O software de gestão de reclamações é usado para aceitar, categorizar e rastrear reclamações de clientes desde a iniciação até a resolução. Ele fornece um meio de vincular problemas aos clientes para que sejam notificados quando sua reclamação for resolvida, priorizar reclamações usando uma variedade de critérios, alertar o pessoal de serviço e implantar recursos para resolver esses problemas, e manter registros de reclamações para análise posterior.
O software de gestão de reclamações é quase sempre de propriedade das equipes de atendimento e suporte ao cliente, mas outros departamentos e funções de trabalho geralmente também têm acesso a ele; reclamações podem ser transmitidas em qualquer interação com o cliente, e os funcionários precisam ter a capacidade de criar um registro. O software de gestão de reclamações é, portanto, geralmente integrado com software de CRM, software de help desk e software de autoatendimento ao cliente. Alguns fornecedores incorporaram a gestão de reclamações diretamente nesses ou em outros sistemas relacionados.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Gestão de Reclamações, um produto deve:
Registrar reclamações de fontes externas à empresa usuária
Identificar e categorizar a fonte e a natureza da reclamação
Atuar como um repositório central e hub de distribuição para tickets de reclamação
Acompanhar o progresso e o status dos tickets pendentes