12 Melhores Métodos de Comunicação Interna para Empresas Bem-Sucedidas

Sem uma comunicação interna eficaz (e provavelmente café), qualquer empresa pararia. Pense nisso: múltiplas equipes espalhadas por fusos horários e países, cada uma com ideias diferentes e vários projetos. A comunicação interna é crucial para que todos trabalhem em direção a um único objetivo - o sucesso da empresa. Ela garante que a informação flua sem problemas dentro de uma organização e capacita os funcionários a se sentirem conectados, informados e valorizados. E assim como há mais de uma maneira de fazer um bolo, há muitas maneiras de se comunicar internamente. Você pode enviar e-mails, usar o Slack, Zoom, ferramentas de comunicação para funcionários para compartilhar atualizações da empresa, ou se encontrar pessoalmente, como nos velhos tempos. Mas é importante lembrar que a ferramenta de comunicação interna que você escolhe afeta a recepção da sua mensagem e a reação do seu público. Por exemplo, enviar mensagens via um aplicativo de mensagens instantâneas para uma pessoa que responde melhor a interações presenciais pode não funcionar. Para poupar você de todo o trabalho e ajudar a escolher a melhor maneira de transmitir sua mensagem, vamos guiá-lo por todos os melhores métodos de comunicação interna. **Top 12 métodos de comunicação interna** 1. Reuniões presenciais 2. Correspondência por e-mail 3. Mensagens de texto e aplicativos de mensagens instantâneas 4. Ferramentas de gerenciamento de projetos 5. Chamadas telefônicas 6. Videoconferências 7. Plataforma intranet corporativa 8. Boletins informativos para funcionários 9. Vídeos 10. Quadros de avisos ou sinalização digital 11. Memorandos 12. Ferramentas de engajamento de funcionários **4 tipos de comunicações internas** Antes de nos aprofundarmos em diferentes métodos de comunicação interna, vamos dar uma olhada nos vários tipos de comunicação interna. Compreender isso ajuda a selecionar a melhor ferramenta de comunicação interna para sua mensagem. **1. Comunicação vertical e seus tipos** A comunicação vertical flui para cima e para baixo entre pessoas em diferentes níveis da hierarquia da organização. Geralmente acontece de duas maneiras: **Comunicação da gestão para os funcionários (de cima para baixo)** Você já recebeu um e-mail do seu gerente sobre metas para o trimestre ou um prazo próximo? Bem, isso é comunicação de cima para baixo. Envolve qualquer comunicação que os subordinados recebem de executivos de nível superior. Também conhecida como comunicação descendente, é comumente usada para compartilhar anúncios, políticas da empresa, metas, orientações, feedback de desempenho e outras decisões essenciais de gestão ou mudanças organizacionais. **Comunicação dos funcionários para a gestão (de baixo para cima)** É o final do mês e você envia um relatório para a gestão compartilhando atualizações da equipe. Isso é comunicação de baixo para cima. Também conhecida como comunicação ascendente, refere-se ao fluxo de informações de subordinados para executivos de nível superior. A comunicação ascendente não se trata apenas de compartilhar atualizações de tarefas. Ela ajuda os funcionários a fornecer feedback, sugestões, ideias, preocupações e opiniões para gerentes ou executivos. Pesquisas anônimas, enquetes e sessões de perguntas e respostas são algumas maneiras eficazes de coletar feedback e opinião dos funcionários sobre políticas e decisões organizacionais importantes. **2. Comunicação horizontal (comunicação entre pares)** Você já mandou uma mensagem para seu colega pedindo ajuda com o trabalho? Isso é comunicação horizontal. Muitos consideram a comunicação vertical a mais importante. No entanto, grande parte da comunicação no trabalho ocorre horizontalmente entre colegas, com quem não se tem uma relação hierárquica. A comunicação horizontal é absolutamente necessária para coordenar tarefas. **3. Comunicação formal e informal** Qualquer comunicação interna pode ser formal ou informal, dependendo dos canais de comunicação e das informações compartilhadas. Qualquer uso de canais de comunicação oficiais, como e-mails, sites da empresa ou documentos escritos para transmitir informações oficiais, é considerado comunicação formal. Interações como reuniões casuais presenciais com colegas, conversas no bebedouro, mensagens instantâneas ou encontros durante eventos sociais que não precisam necessariamente ser sobre a empresa ou políticas oficiais fazem parte da comunicação informal. **4. Comunicação de crise** Este tipo de comunicação trata de entregar informações importantes e precisas aos funcionários quando a organização enfrenta uma crise. Muitas vezes, as empresas têm diretrizes de comunicação de crise que descrevem como os executivos devem responder e se comunicar durante uma crise. As mensagens são compartilhadas por vários canais oficiais para informar os funcionários sobre a situação em desenvolvimento e como mantê-los seguros, mitigar riscos e reduzir o impacto. Exemplos incluem a comunicação que você pode ter recebido da gestão durante a pandemia. **Top 12 métodos de comunicação interna** Com o surgimento do trabalho remoto e híbrido, os métodos de comunicação interna aumentaram. **72%** Dos líderes empresariais acreditam que a comunicação eficaz aumenta a produtividade de suas equipes. Fonte: Grammarly Aqui estão os métodos de comunicação interna mais comumente usados nas empresas. **1. Reuniões presenciais** Reuniões presenciais são um dos métodos antigos de comunicação direta com colegas. Elas são frequentemente pré-agendadas para discutir um tópico relevante com todos os participantes. Seja em grandes grupos ou entre duas pessoas, facilita a comunicação bidirecional e ajuda o organizador da reunião a discernir se os participantes entenderam claramente o que está sendo discutido. Essas reuniões também são mais memoráveis, pois permitem que os participantes percebam sinais não verbais e linguagem corporal que são difíceis de captar por texto ou outros canais de comunicação digital. Como resultado, essas reuniões ajudam a tomar decisões, resolver conflitos e fomentar a colaboração. Agora, antes de agendar uma reunião, pergunte a si mesmo algumas perguntas para que ela não acabe na lista de "essa reunião poderia ter sido um e-mail". As reuniões devem ser agendadas para coisas que não podem ser resolvidas de forma assíncrona e que requerem discussão para obter esclarecimento ou resolução. **2. Correspondência por e-mail** Não sei você, mas, como regra, abro minha caixa de entrada de e-mails quando começo meu dia de trabalho. Ela me diz se preciso resolver algo antes de entrar na minha programação regular. O e-mail é o canal de comunicação mais comumente usado nos locais de trabalho. É rápido, fácil de usar e acessível até mesmo em telefones celulares. Embora geralmente se acredite que os e-mails possam ser usados para compartilhar qualquer tipo de informação, para ser honesto, eles não servem para todos os propósitos e, se usados incorretamente, podem nos atrasar. **Quando enviar um e-mail internamente** - Para enviar anúncios para toda a empresa que exigem que todos os funcionários ou várias pessoas dentro da equipe recebam a mesma mensagem simultaneamente - Para comunicar formalmente decisões ou solicitar ações simples - Para confirmar ou agendar compromissos - Para documentar conversas importantes Aprenda como escrever e-mails profissionais que obtenham a resposta que você precisa. Além disso, siga as melhores práticas para e-mails para que seu e-mail não fique esperando para ser aberto na caixa de entrada do destinatário. **3. Mensagens de texto e aplicativos de mensagens instantâneas** "Vou te mandar os detalhes pelo Slack" é outra frase que se tornou comum nos locais de trabalho nos últimos anos. E-mails, reuniões presenciais e chamadas de conferência têm seu lugar. Mas a mensagem instantânea é a solução para colaboração contínua e comunicação rápida e em tempo real com colegas de equipe. Ela elimina e-mails que ficam na caixa de entrada esperando por respostas e chamadas telefônicas desnecessárias de vai e vem. Algumas pessoas diriam que os mensageiros instantâneos desperdiçam tempo em comparação com outros canais de comunicação. Conversas profissionais podem sair do tópico e se tornar pessoas discutindo seus planos de fim de semana. Quando usados corretamente, no entanto, as mensagens de texto fornecem aos colegas uma saída para comunicação imediata e informal. Essas ferramentas permitem que os usuários pesquisem conversas, oferecem uma experiência de usuário distinta e se integram a outros aplicativos empresariais, como compartilhamento de arquivos, entre vários outros recursos. Como resultado, mensageiros instantâneos como o Slack e o Microsoft Teams se tornaram uma parte essencial do trabalho. **Melhores práticas para mensagens instantâneas no local de trabalho** - Mantenha as mensagens concisas, claras e diretas. - Siga as regras básicas da sua empresa para mensagens instantâneas. - Mantenha um tom profissional e use linguagem apropriada. - Use conversas encadeadas para evitar confusão. - Respeite o horário de trabalho dos colegas ao iniciar conversas. - Evite enviar mensagens não urgentes quando um colega estiver fora do escritório ou ausente, a menos que seja necessário. - Tenha cautela ao discutir informações sensíveis ou confidenciais por meio de mensagens instantâneas. **4. Videoconferências e reuniões virtuais** A videoconferência é o equivalente virtual de estar em uma reunião. Ela rapidamente se tornou um método essencial de comunicação interna com o surgimento das culturas de trabalho remoto e híbrido. A videoconferência reúne equipes e permite interações face a face, independentemente de suas localizações físicas. Além disso, as ferramentas de videoconferência fornecem recursos para gravar as reuniões, permitindo que os participantes se refiram e revisem pontos importantes e os compartilhem com outras partes interessadas. Aqui estão alguns casos em que é vantajoso ter videoconferências, especialmente se você tiver membros da equipe trabalhando em vários locais: - Reuniões de equipe - Eventos globais de "town hall" - Eventos de início de projeto - Atualizações de status importantes e relatórios de progresso - Sessões de brainstorming - Treinamentos e workshops - Sessões de construção de equipe - Sessões individuais **5. Chamadas telefônicas** Claro, adoramos e-mails e mensagens instantâneas em vez de chamadas. No entanto, quando a questão que você deseja discutir é complexa, sensível ou importante, é melhor conversar diretamente com as partes interessadas. E quando você não pode se encontrar para uma reunião presencial, sua próxima melhor alternativa é fazer aquela ligação telefônica. É mais pessoal. Você pode fazer muitas perguntas de acompanhamento e esclarecer tudo de uma vez. Também resolve problemas mais rapidamente. As chamadas de conferência de áudio também são uma boa opção para várias pessoas simultaneamente. **6. Ferramentas de colaboração e gerenciamento de projetos** Uma parte importante da comunicação interna acontece entre colegas que colaboram em projetos. Ferramentas de gerenciamento de projetos online como Trello, Asana ou Jira podem ajudar com isso. Elas permitem que as equipes gerenciem tarefas, atribuam responsabilidades, acompanhem o progresso e se comuniquem sobre projetos específicos. Isso reduz o tempo gasto em reuniões e chamadas para obter atualizações de progresso. Abaixo, usei um aplicativo de gerenciamento de projetos para atribuir tarefas e o arquivo necessário ao meu colega. Nós nos comunicamos dentro da ferramenta, evitando confusão e atrasos. Este quadro de tarefas também ajuda meu gerente a acompanhar o progresso de todas as minhas tarefas atribuídas. **7. Plataformas intranet corporativas** Sua intranet da empresa é o lugar perfeito para armazenar e compartilhar conhecimento empresarial, notícias, atualizações e documentos. Não importa se a informação é urgente ou está acumulando poeira. Se seus funcionários puderem usá-la como um centro centralizado para compartilhamento de conhecimento e comunicação, ter a informação na intranet da sua empresa não pode fazer mal. A G2, por exemplo, tem sua intranet que serve como um repositório de recursos de várias equipes que toda a empresa pode acessar. Elas também atuam como fóruns de discussão. Para obter o melhor da plataforma intranet da sua empresa, estabeleça algumas regras básicas e aconselhe os funcionários sobre como usar e o que compartilhar nela. **8. Boletins informativos para funcionários** Outro canal de comunicação digital para toda a empresa é o boletim informativo para funcionários. Ele entrega notícias essenciais da empresa e é projetado para manter os trabalhadores atualizados, engajados e alinhados com os objetivos da empresa. Um boletim informativo típico da empresa inclui notícias da empresa, atualizações de projetos, eventos futuros, vagas de emprego, atualizações de membros da equipe, marcos da empresa, histórias de clientes e qualquer coisa que envolva os funcionários. Um bom boletim informativo para funcionários nutre o engajamento dos funcionários, promove a cultura da empresa, celebra conquistas e constrói um senso de comunidade no local de trabalho. **9. Vídeos** Quando pensamos em vídeos como uma ferramenta de comunicação, pensamos em vídeos de marketing e campanhas de branding. No entanto, os vídeos também são ferramentas eficazes de comunicação para funcionários. Vídeos pré-gravados são eficientes para uma variedade de propósitos, desde compartilhar atualizações corporativas importantes da liderança até vídeos de treinamento para novos funcionários. A comunicação visual usando vídeos chama a atenção imediata e transmite a mensagem de forma rápida e clara. Por exemplo, meu colega fez um vídeo sobre como criar a imagem perfeita no Canva que corresponda às diretrizes da nossa marca. Isso nos ajudou a evitar várias idas e vindas para mais esclarecimentos e economizou tempo. **10. Quadros de avisos e sinalização digital** Tradicionalmente, os quadros de avisos eram o lugar para compartilhar atualizações oficiais da empresa, eventos, políticas e informações de segurança. Algumas empresas até usavam quadros de avisos para compartilhar eventos pessoais dos funcionários, como aniversários e casamentos. Hoje, os quadros de avisos estão sendo substituídos por sinalizações digitais. Esses quadros eletrônicos exibem anúncios, atualizações de notícias da empresa, vídeos, gráficos e até mesmo dados em tempo real, se necessário. **11. Memorandos** Memorandos empresariais ou memorandos são muito menos comuns hoje em dia. No entanto, ainda é um dos métodos de comunicação oficial mais importantes em qualquer empresa. Memorandos são mais formais e profissionais e recebem mais atenção no local de trabalho. Tradicionalmente, memorandos escritos eram enviados sempre que um anúncio oficial precisava ser feito para um grande grupo de funcionários. Hoje, os memorandos escritos foram substituídos principalmente por e-mails, porque são mais rápidos e fáceis de usar. Para ser claro, nem todos os e-mails são memorandos. Apenas aqueles que compartilham anúncios oficiais de forma formal são considerados memorandos. **12. Ferramentas de engajamento de funcionários** Ferramentas de engajamento de funcionários são um canal de comunicação interna essencial que os departamentos de recursos humanos podem aproveitar. Considere o valor de pesquisas de pulso de funcionários periódicas sobre processos de trabalho e o ambiente de trabalho. Tais pesquisas podem ajudar os executivos a priorizar itens de ação para abordar as preocupações dos funcionários. Ferramentas de engajamento de funcionários ajudam as organizações a solicitar e acompanhar o feedback dos funcionários, reconhecer suas conquistas e promover um ambiente de trabalho positivo. Além disso, essas ferramentas geralmente incluem recursos como feeds de notícias, anúncios e notificações personalizadas, garantindo que os funcionários fiquem informados sobre atualizações da empresa, eventos e informações essenciais para seu crescimento pessoal. **Top 5 ferramentas de engajamento de funcionários** - Lattice - Bonusly - Vantage Circle - Leapsome - Workvivo *Estas são as cinco principais ferramentas de software de engajamento de funcionários do Relatório Grid® de Verão de 2023 da G2. **Como construir uma estratégia de comunicação interna** Toda organização precisa de um plano de comunicação interna que forneça orientação de alto nível sobre como os funcionários podem falar, escrever, interagir e colaborar de forma eficaz. A falta de uma estratégia clara de comunicação interna pode levar a mal-entendidos, funcionários mal informados e queda na produtividade. Para evitar isso, siga estas etapas e construa sua estratégia de comunicação interna: **Avalie sua estratégia atual** Avalie seus métodos atuais de comunicação interna. Quais canais você está usando para comunicação interna? Eles são eficazes? Eles promovem os valores e a cultura da sua empresa? Conduza pesquisas ou entrevistas com funcionários para identificar pontos fortes, fraquezas e áreas que precisam de melhorias em sua estratégia de comunicação existente. Tente obter suas percepções sobre as seguintes perguntas: - Todos os funcionários têm acesso às informações de que precisam? - Eles precisam de mais informações ou transparência dos executivos para se sentirem mais engajados? - Eles recebem informações de que não precisam às vezes? - Há uma sobrecarga de informações? - Quais canais são mais úteis e quais não ajudam? - E há algum problema com um canal de comunicação específico? Esse feedback ajuda você a entender as melhorias necessárias em sua estratégia de comunicação interna. **Defina seu público** Muitas organizações cometem o erro de pensar que seus funcionários são um grupo homogêneo ao se comunicar internamente. No entanto, as organizações têm pessoas de diferentes origens, idades e culturas com diferentes pontos de vista, valores e atitudes em relação ao trabalho em diferentes níveis e departamentos. Portanto, é importante entender os diferentes segmentos de funcionários dentro da sua organização. Considere seus papéis, equipes, locais e preferências de comunicação. Isso ajuda você a determinar a mensagem e o canal certos para vários segmentos de funcionários. **Defina seus objetivos e estratégias** Analisar sua estratégia atual de comunicação interna e seu público ajuda você a definir os objetivos para seu novo plano de comunicação interna. Decida o que precisa ser melhorado e as estratégias que você pode usar para fazer isso. Por exemplo, o feedback dos seus funcionários mostra que eles geralmente precisam de mais comunicação dos executivos da C-suite sobre novas iniciativas de negócios da empresa para o trimestre. Pense em canais, mensagens e estratégias que possam preencher essa lacuna. Você pode ter uma reunião trimestral ou mensal opcional para explicar novas iniciativas a todos os funcionários interessados. Ou você pode compartilhar essas iniciativas em fóruns dedicados na intranet da empresa e no boletim informativo para funcionários. Da mesma forma, estruture métodos de comunicação interna para várias necessidades de comunicação dos seus funcionários. Crie espaços digitais personalizados e canais para diferentes segmentos de funcionários se conectarem e colaborarem. **Crie diretrizes de comunicação interna** Depois de ter todas as suas estratégias e ferramentas de comunicação interna em vigor, crie um guia que todos os funcionários possam consultar para comunicação no local de trabalho. Este guia deve fornecer: - Uma ideia geral das ferramentas e canais que os funcionários podem aproveitar para diferentes tipos de comunicação interna. - Regras básicas sobre quando usar qual ferramenta de comunicação, expectativas e considerações ao usar essas ferramentas, e melhores práticas para uma melhor comunicação. Mais importante ainda, o guia também deve explicar a cultura e os valores da empresa que seus funcionários devem lembrar ao se comunicar com seus colegas. **Meça e modifique** Implemente métricas para medir a eficácia dos seus esforços de comunicação interna. Acompanhe os níveis de engajamento em fóruns de discussão, taxas de abertura de boletins informativos, respostas a pesquisas ou outros indicadores relevantes para avaliar o impacto das suas mensagens. Além disso, peça aos funcionários que compartilhem suas opiniões e preocupações. Ouça o feedback deles e responda prontamente. Se um método específico de comunicação interna não estiver funcionando, descubra o porquê e tente melhorá-lo. Lembre-se de que a forma como nos comunicamos continua mudando. Portanto, não é incomum modificar seu plano de comunicação interna conforme necessário. Mas mantenha seus funcionários informados quando você revisá-lo. **8 melhores práticas de comunicação interna** Aqui estão as melhores práticas de comunicação interna que tornarão o local de trabalho mais eficiente: 1. Compartilhe atualizações oportunas sobre projetos importantes, iniciativas e mudanças organizacionais. 2. Adapte sua mensagem para atender diferentes públicos, considerando seus papéis, responsabilidades e necessidades de informação. 3. Selecione os canais de comunicação mais apropriados para mensagens e públicos específicos. 4. Mantenha suas mensagens simples e mantenha um tom respeitoso. 5. Garanta mensagens consistentes em diferentes canais de comunicação e departamentos. 6. Recolha feedback dos funcionários regularmente. 7. Forneça treinamento e recursos para aprimorar as habilidades de comunicação dos funcionários. 8. Estabeleça métricas para medir a eficácia dos esforços de comunicação interna. **Construa pontes** Na era atual de interconexão, há benefícios reais e recompensas financeiras em fazer a comunicação interna corretamente. Uma boa comunicação interna cria um diálogo aberto, atencioso, contínuo e bidirecional com os funcionários. Ela melhora a colaboração e aumenta a produtividade. Escolher o método certo de comunicação interna para compartilhar informações no local de trabalho é responsabilidade de todos. Seja conversando com um colega sobre um projeto ou pedindo uma promoção ao seu chefe, é útil repensar o método que você usará para comunicar isso. Quer explorar mais? Aprenda sobre os canais de comunicação que sua empresa precisa para ter sucesso.