Melhores de Software de Comunicações Internas
O software de comunicações internas simplifica como os funcionários compartilham informações dentro de uma organização. Essas plataformas facilitam a comunicação segura e organizada através de canais de chat, compartilhamento de arquivos e armazenamento de documentos. Elas frequentemente incorporam videoconferência, gerenciamento de tarefas e outras ferramentas de colaboração para manter os funcionários conectados e produtivos.
As plataformas de comunicação para funcionários melhoram a coordenação da força de trabalho ao fornecer notícias em tempo real, anúncios e atualizações de documentos. Esses sistemas suportam modelos de trabalho remoto e híbrido, permitindo que os funcionários acessem recursos corporativos de forma rápida e eficiente.
As principais plataformas de comunicação interna oferecem análises para medir a eficácia das interações e avaliar o valor das comunicações. Ao integrar vários recursos, essas plataformas promovem uma colaboração aprimorada, reduzem a desordem de e-mails e aumentam a produtividade geral no local de trabalho.
Melhor software de comunicações internas em resumo:
- Melhor Software de Mensagens Instantâneas para Negócios: Microsoft Teams
- Melhor Software de Comunicações para Funcionários: Connecteam
- Melhor Software de Rede Social Empresarial (ESN): Workvivo
- Melhor Software de Plataformas de Comunicação para Trabalhadores da Linha de Frente: Workvivo
Essas soluções de software são classificadas usando um algoritmo que calcula a satisfação do cliente e a presença no mercado com base em avaliações da nossa comunidade de usuários. Para mais informações, confira a Metodologia de Pontuação de Pesquisa da G2.
O que é Software de Comunicação Interna?
O software de comunicação interna, às vezes chamado de software de mensagens empresariais, fornece aos usuários plataformas de mensagens instantâneas que permitem mensagens diretas e em grupo dentro de uma organização. Essas ferramentas visam ser intuitivas e convenientes, facilitando conversas rápidas entre os membros da equipe. Já se foram os dias de enviar e-mails longos apenas para receber respostas de uma palavra. As ferramentas de mensagens empresariais tornam a conversa com colegas de trabalho tão fácil quanto conversar com amigos nas redes sociais ou via mensagem de texto. A maioria das opções de comunicação interna vem equipada com emojis e capacidade de GIF para promover uma conversa autêntica e natural no local de trabalho.
Principais Benefícios do Software de Comunicação Interna
- Oferece capacidade de comunicação instantânea entre membros da equipe
- Permite que as equipes se conectem independentemente da localização
- Torna as mensagens facilmente pesquisáveis
- Fornece um espaço de trabalho virtual menos formal para comunicação da equipe
- Conecta uma organização horizontal e verticalmente
Por que Usar Software de Comunicação Interna?
Seria difícil encontrar uma empresa que não esteja usando uma ferramenta de comunicação interna nos dias de hoje. Elas oferecem uma cornucópia de benefícios que as tornaram uma parte essencial do conjunto de software moderno.
Rápido — "Instantâneo" é bem rápido, e as ferramentas de comunicação interna trazem mensagens instantâneas para a força de trabalho. As equipes podem se comunicar rapidamente, facilitando a colaboração entre funcionários remotos, entre equipes ou entre escritórios.
Informal — A etiqueta de e-mail é notoriamente difícil de dominar e pode parecer uma saída muito formal para perguntas simples. As ferramentas de mensagens empresariais permitem que as equipes deixem de lado o decoro excessivamente profissional e se concentrem apenas no assunto em questão.
Móvel — Todos os produtos competitivos de comunicação interna enfatizam ter um aplicativo móvel robusto e intuitivo para acompanhar sua oferta de desktop. A natureza dos negócios hoje exige que as pessoas estejam sempre online e disponíveis para apoiar seus colegas. Os mensageiros empresariais são tão fáceis de usar em movimento quanto no trabalho.
Adotável — A mensagem instantânea parece natural para a maioria dos usuários neste ponto. Os millennials estão se tornando a maior parte da força de trabalho, e a mensagem instantânea é um elemento básico de como essa geração se comunica. As ferramentas de comunicação interna parecem familiares e, consequentemente, são adotadas facilmente.
Quem Usa Software de Comunicação Interna?
Organizações de todos os setores e tamanhos dependem de mensageiros instantâneos empresariais para conectar seus funcionários. O software equipa os usuários com um método rápido e simplificado de comunicação com colegas sobre qualquer assunto, proporcionando uma alternativa eficaz em termos de tempo e rica em notificações a meios mais passivos como e-mail ou reuniões presenciais menos intrusivas. Os benefícios proporcionados pelo software de comunicação interna são úteis para empresas compostas por 3 ou 3.000 pessoas. A comunicação eficiente é fundamental, seja para coordenar turnos em um laboratório de psicologia universitário ou reuniões em uma empresa da Fortune 500.
Tipos de Software de Comunicação Interna
Independente — Muitos softwares de comunicação interna são produtos independentes com muitas integrações. Ferramentas dedicadas de comunicação interna também às vezes fornecem recursos adicionais, como videoconferência, capacidade limitada de VoIP e diretórios de funcionários para criar um centro completo de comunicação interna.
Integrado — A mensagem instantânea também pode vir como um recurso adicional em outros tipos de software ou suítes de colaboração maiores. A funcionalidade de comunicação interna pode ser frequentemente encontrada em software de intranet de funcionários, software de engajamento de funcionários ou espaços de trabalho virtuais. Outros tipos de software de comunicação, como software de videoconferência, também podem fornecer mensagens instantâneas.
Específico para a indústria — Algumas ferramentas de comunicação interna são construídas para indústrias específicas com suas necessidades únicas em mente. Por exemplo, ferramentas de comunicação interna para manufatura e serviços de campo frequentemente incluem software push-to-talk (PTT) embutido para que funcionários remotos tenham múltiplos canais de comunicação instantânea disponíveis. Existem também plataformas de comunicação e colaboração clínica e software de mensagens compatíveis com HIPAA construídos especificamente para casos de uso em saúde, que levam a conformidade em consideração. Algumas opções populares e generalizadas de comunicação interna também começaram a criar soluções específicas para a indústria ou a incorporar conformidade em seus produtos para que estejam disponíveis para indústrias específicas desde o início.
Recursos do Software de Comunicação Interna
O software de comunicação interna compartilha alguns recursos básicos em todos os produtos. À medida que o espaço se torna mais competitivo, no entanto, alguns fornecedores adicionaram recursos adicionais de comunicação e produtividade para ajudar seu produto a se destacar entre a multidão.
Mensagens instantâneas — Mensagens diretas instantâneas são o principal recurso dos aplicativos de comunicação interna. Os usuários podem enviar mensagens instantâneas uns aos outros em uma base 1:1 ou em grupo. Os grupos podem ser criados por usuários e administradores, dependendo das permissões do administrador.
Atualizações de status — Os usuários podem deixar um status anexado ao seu perfil para indicar sua disponibilidade.
Feed de atividades — Um feed de atividades está disponível para atualizar os usuários sobre novas mensagens enviadas a eles pessoalmente ou em grupos dos quais fazem parte. O feed também às vezes apresenta respostas a postagens feitas pelo usuário.
Notificações — As ferramentas de mensagens empresariais fornecerão notificações quando o usuário receber uma mensagem direta ou uma mensagem for postada em um grupo do qual faz parte. Além disso, os usuários podem desativar as notificações ou definir certas permissões para notificações.
Emojis — Os aplicativos de mensagens empresariais geralmente vêm carregados com emojis. Alguns aplicativos até permitem que os usuários criem seus próprios.
Pesquisa — Uma barra de pesquisa permite que os usuários usem palavras-chave para procurar mensagens antigas.
Compartilhamento de arquivos — Um dos principais benefícios das mensagens empresariais é a capacidade de compartilhar arquivos e documentos de forma fácil e rápida. Os usuários podem enviar links para documentos hospedados na nuvem ou anexar arquivos salvos em um desktop à mensagem que vão enviar. Algumas ferramentas até integram-se com repositórios de arquivos para um compartilhamento de arquivos simplificado.
Pesquisas e enquetes — Os mensageiros empresariais frequentemente fornecem recursos simples de pesquisa e enquete que permitem que os usuários tomem decisões rapidamente dentro do aplicativo.
Recursos Adicionais de Comunicação Interna
Conferência — Houve um esforço crescente por parte dos fornecedores de mensagens empresariais para incluir funcionalidade de conferência de áudio e vídeo em seus produtos. Os usuários que podem alternar entre comunicação baseada em texto e em áudio no aplicativo podem resolver problemas e responder a perguntas mais rapidamente.
Integração com base de conhecimento — Algumas ferramentas de gerenciamento de conhecimento servem como conectores entre aplicativos de comunicação interna e bases de conhecimento. Elas anexam perguntas feitas a respostas e depois enviam ambas para uma base de conhecimento, que pode então ser pesquisada em um formato de perguntas e respostas.
Tradução automática — Alguns aplicativos de mensagens empresariais têm a capacidade de traduzir automaticamente mensagens de um idioma para outro via software de tradução automática.
Compartilhamento de tela — Mensageiros empresariais com capacidade de videoconferência frequentemente também permitem o compartilhamento de tela entre os participantes da conferência.
Assistentes de IA — Assistentes de IA às vezes são incluídos em aplicativos de mensagens empresariais para ajudar a guiar os usuários a comportamentos com base nas mensagens que enviaram. Por exemplo, se um usuário digitar para outro que precisa se encontrar em uma determinada data ou hora, um assistente de IA embutido pode abrir um prompt para o usuário adicionar um evento em seu calendário.
Tendências Relacionadas ao Software de Comunicação Interna
Adição de recursos de conferência — Tradicionalmente, as empresas dependiam de uma ferramenta para comunicação interna e outra para conferência de vídeo e áudio. Isso era benéfico, pois a conferência geralmente inclui entidades externas que não teriam acesso a ferramentas estritamente internas. No entanto, mais empresas estão reconhecendo os benefícios da videoconferência e do VoIP para casos de uso interno. Como a maioria das empresas atualmente tem esses recursos espalhados por várias ferramentas, pode ser inconveniente para os usuários terem uma conversa em um aplicativo e se moverem para outro, mesmo que fosse uma troca mais frutífera se o fizessem.
Subsequentemente, mais empresas estão procurando ferramentas de comunicação interna que também forneçam vias para diálogo. Mais mensageiros empresariais incluem videoconferência e capacidade de VoIP em sua oferta, embora não sejam os melhores da categoria, já que não são o principal recurso do produto. Isso pode estar mudando, no entanto, e mais produtos estão colocando a conferência de áudio e vídeo em pé de igualdade com a mensagem instantânea em termos de suas prioridades.
Problemas Potenciais com Software de Comunicação Interna
Inadequação contextual — A conveniência da mensagem instantânea no local de trabalho é mais frequentemente um benefício. Mas, por mais útil que o software de comunicação interna seja, ele nem sempre é o canal mais eficiente ou apropriado para certas situações. Problemas podem surgir quando os indivíduos não criaram distinções claras sobre quando é apropriado usar um mensageiro empresarial em vez de e-mail ou outro canal de comunicação. Enquanto e-mails de uma linha poderiam ser facilmente transmitidos em um mensageiro instantâneo, mensagens longas com participantes externos potenciais não vão funcionar em uma plataforma de comunicação interna.
Esse problema potencial pode ser evitado com a implementação de diretrizes claras identificando quais canais de comunicação devem ser usados em uma determinada situação. Empresas e organizações devem incluir essas diretrizes em seu processo de integração e treinamento e também torná-las disponíveis em uma base de conhecimento para referência posterior. Indivíduos que não estão usando os canais apropriados devem ser gentilmente lembrados de quebrar esses hábitos.
Software e Serviços Relacionados ao Software de Comunicação Interna
Bots de produtividade — Existem bots de produtividade construídos para software de comunicação interna específico que estendem a funcionalidade deste último. Bots de produtividade podem servir como assistentes de IA se um produto não tiver um embutido ou fornecer recursos úteis que não estão disponíveis para os usuários na plataforma nativa. Por exemplo, bots de produtividade podem adicionar enquetes ou pesquisas a produtos que não as oferecem nativamente ou conectar o aplicativo a outras ferramentas de software.
Intranet de funcionários — Algumas soluções de intranet de funcionários fornecerão uma ferramenta de comunicação interna embutida em seu produto. Se uma não for fornecida nativamente, os produtos frequentemente se integrarão com outras opções populares de mensagens empresariais para preencher as lacunas. Os usuários se beneficiam de ter ferramentas de mensagens instantâneas implantadas dentro de sua intranet para que a intranet possa então servir como uma suíte de colaboração e comunicação consolidada.
Software de Mensagens Instantâneas para Negócios
Software de Comunicações para Funcionários
Software de Rede Social Empresarial (ESN)
O software de redes sociais empresariais (ESN) apoia a comunicação e colaboração de baixo para cima dentro de uma organização. Ele fornece uma plataforma digital para que os funcionários interajam socialmente, colaborem e compartilhem informações, incentivando uma comunicação mais informal e de igual para igual. O software ESN permite que os funcionários compartilhem atualizações, fotos e mensagens diretamente com seus colegas, semelhante às plataformas de mídia social para consumidores. Qualquer organização pode usar o software ESN para promover o engajamento e a colaboração entre os funcionários. Mais especificamente, o software ESN pode ajudar empresas com uma força de trabalho híbrida ou remota a garantir que os funcionários tenham oportunidades de se conectar, engajar e socializar, apesar de sua localização de trabalho. Isso pode ajudar a aumentar o moral e a satisfação geral entre os funcionários.
Embora o software ESN seja um tipo de plataforma de comunicações internas, ele difere do software de comunicações para funcionários nos tipos de comunicações que são projetados para facilitar. O software de comunicações para funcionários é voltado para soluções holísticas que oferecem uma variedade de estilos de comunicação (de cima para baixo, de baixo para cima, assíncrono, síncrono) e transmissão de mensagens essenciais para toda a empresa. O software ESN incentiva a colaboração informal, interativa e de igual para igual, promovendo uma cultura de compartilhamento de conhecimento e trabalho em equipe. Ambos os tipos de software desempenham papéis vitais na melhoria da comunicação interna e na promoção de uma força de trabalho bem conectada e engajada.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Redes Sociais Empresariais (ESN), um produto deve:
- Permitir que os usuários criem e mantenham perfis que incluam informações como dados de contato, habilidades, expertise e interesses
- Ter um feed de atividades ou linha do tempo que exiba atualizações em tempo real, postagens e interações de usuários ou grupos
- Permitir que os usuários interajam com o conteúdo por meio de curtidas e comentários
- Permitir que os usuários façam upload, compartilhem e colaborem em uma variedade de arquivos ou tipos de documentos
- Permitir que os usuários enviem mensagens diretas em conversas individuais ou em grupo
- Organizar grupos ou comunidades com base nos interesses, projetos ou departamentos dos funcionários
Software de Plataformas de Comunicação para Trabalhadores da Linha de Frente
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