No início de cada tarefa, seja ela pensada diretamente ou não, um objetivo é definido.

Corra uma maratona. Faça um castelo de areia. Comece um negócio.

À medida que embarcamos nessas jornadas em direção a esse objetivo, podemos receber alguma ajuda ao longo do caminho. Seu personal trainer pode ajudá-lo a se preparar para a maratona, um amigo pode aparecer com a pá perfeita, ou o banco pode dar um voto de confiança e aceitar sua solicitação de empréstimo.

No entanto, essas almas gentis não podem ser de nenhuma ajuda se você não comunicar seus objetivos a elas. Aparecer na academia não diz exatamente ao seu treinador que você quer ser capaz de correr uma maratona. Você tem que dizer a eles.

Comunicar objetivos é necessário para o sucesso de qualquer operação. Ao enfrentar algo com uma equipe, atualizações frescas mantêm todos na mesma página e a operação no caminho certo para alcançar esse objetivo comum. E a única maneira de fazer isso é manter o fluxo de informações através dos canais de comunicação interna.

Já está familiarizado com os conceitos básicos de comunicação interna? Pule para:

• Comunicação interna nos negócios
• Canais de comunicação interna
• Barreiras de comunicação interna
• Habilidades de comunicação interna

Comunicação interna: os conceitos básicos

A comunicação interna ocorre quando colegas de trabalho, colegas e figuras de autoridade enviam e recebem informações uns aos outros. As mensagens são especificamente adaptadas para situações em que o remetente e o receptor fazem parte do mesmo negócio.

Se você já teve um emprego, você já se comunicou internamente.

Diferença entre comunicação interna e externa

Antes de prosseguirmos, é importante notar a diferença entre comunicação interna e externa, porque, embora sejam semelhantes, servem a dois propósitos completamente diferentes.

A comunicação interna ocorre quando pessoas que fazem parte da mesma organização enviam e recebem informações umas às outras. As mensagens não são compartilhadas com ninguém fora da organização.

Exemplos de comunicação interna:

• Ligar para seu chefe para falar sobre metas para o trimestre
• Reunir-se com sua equipe para discutir um projeto
• Passar pela mesa de um colega para dizer oi

A comunicação externa ocorre quando uma empresa compartilha informações com entidades fora da organização. As pessoas dentro da organização provavelmente ainda têm acesso às informações, mas o objetivo da mensagem é informar públicos externos.

Exemplos de comunicação externa:

• Realizar uma coletiva de imprensa
• Enviar um tweet na conta pública do Twitter da empresa
• Publicar um artigo no blog do seu site

Ok, agora que cobrimos isso, vamos nos aprofundar na comunicação interna.

Comunicação interna nos negócios

Nos negócios, existem dois tipos diferentes de comunicação interna que são determinados pelas pessoas envolvidas na entrega e recepção da mensagem.

Comunicação interna vertical

A comunicação interna vertical acontece entre pessoas em diferentes níveis do negócio. A informação ou desce dos superiores para seus subordinados ou sobe desses subordinados para seus superiores.

Esse tipo de comunicação interna reconhece a existência de uma hierarquia nos negócios. Quando há novas políticas que os funcionários precisam estar cientes, as pessoas com autoridade precisam alertar seus funcionários. Da mesma forma, quando há uma função defeituosa de um negócio que só pode ser corrigida pela alta administração, é responsabilidade dos funcionários trazê-la à atenção de seus superiores.

Os objetivos específicos podem variar entre superiores e seus subordinados, mas ambos estão trabalhando em direção ao objetivo comum do negócio. Manter a comunicação entre esses grupos é necessário para que isso aconteça.

Comunicação interna horizontal

A comunicação interna horizontal é quando a informação é enviada e recebida entre pessoas no mesmo nível hierárquico de um negócio. Pode acontecer em todos os níveis, mas a mensagem é exclusiva para esse grupo.

Esse tipo de comunicação interna é muito utilizado quando os projetos exigem trabalho em equipe e colaboração. Ao trabalhar em equipe, a comunicação é necessária ao especificar objetivos, resolver problemas e tomar decisões.

O trabalho em equipe é uma coisa linda. Compartilhar um objetivo semelhante com outra pessoa torna muito mais fácil alcançá-lo. Mas a única maneira de trabalhar juntos é com uma comunicação interna eficaz.

Canais de comunicação interna

Enviar uma mensagem interna pode acontecer usando todos os tipos de comunicação. No entanto, existem canais específicos que são mais adequados para determinados tópicos. Escolher o canal certo é crucial para ser eficiente e respeitoso ao enviar uma mensagem eficaz.

Canais de comunicação interna verbal

A comunicação verbal contribui muito para o fluxo de informações dentro de uma organização. É usada em uma variedade de situações, como reuniões de grupo, brainstorms e conversas informais no escritório.

A comunicação verbal é a melhor maneira para a gestão compartilhar informações sensíveis. Ser promovido, receber um aumento ou receber uma nova responsabilidade pode ser um grande negócio para alguns. Falar com eles cara a cara sobre isso prova que você os valoriza e seus objetivos pessoais. No entanto, se alguém estiver fora de alcance, uma ligação telefônica ou ferramentas de videoconferência podem intervir e fornecer um toque pessoal semelhante.

Canais de comunicação interna escrita

A comunicação escrita é sua melhor aposta ao enviar grandes quantidades de informações. Quando feita corretamente, os e-mails, memorandos ou boletins informativos que incluem essas informações devem ser fáceis para os destinatários entenderem e consultarem posteriormente.

Sim, a comunicação escrita é fundamental ao enviar mensagens longas. No entanto, também é útil ao enviar mensagens sobre tarefas simples do dia a dia. Mensageiros instantâneos, mensagens de texto e e-mail são ótimas ferramentas para fazer perguntas rápidas e esclarecer informações.

Barreiras de comunicação interna

Como todos os outros tipos de comunicação, a interna tem seus desafios. Vamos abordar algumas barreiras comuns de comunicação interna que sua empresa pode enfrentar.

Falando com várias gerações

Os locais de trabalho de hoje contêm pessoas de uma ampla variedade de faixas etárias. Uma lacuna de conhecimento em tecnologia de comunicação pode dificultar a consistência com as ferramentas utilizadas. Além disso, as gerações mais jovens podem gostar de interagir usando muitos tipos diferentes de software de comunicação interna, e as informações podem se perder.

Manter o público engajado

Algumas mensagens de comunicação interna podem ser extensas e monótonas. Não importa o quanto tentem passar por grandes quantidades de informações, algumas pessoas acham difícil se concentrar o tempo todo em que estão lendo ou ouvindo uma mensagem longa.

Não há canais de comunicação suficientes

Certos canais de comunicação são melhores para situações específicas. Se sua empresa usa apenas canais de comunicação formais que servem a propósitos super profissionais, mensagens rápidas para colegas não terão um lugar para serem enviadas e recebidas. E se você usar apenas canais informais, não há lugar para profissionalismo.

Muitos canais de comunicação

Por outro lado, você também pode ter muitos canais de comunicação. As pessoas podem não saber qual canal é melhor para sua mensagem, e as informações podem se perder no mar de canais.

Habilidades de comunicação interna

Superar todas essas barreiras de comunicação interna pode parecer assustador. Não tema, as habilidades de que você precisa estão aqui.

Habilidades gerais de comunicação

Isso pode parecer óbvio, mas para ter sucesso na comunicação interna, você deve ter conhecimento de todos os tipos de comunicação. Habilidades de comunicação verbal e escrita são essenciais.

Conhecimento do tópico

Para circular informações precisas e relevantes, você precisa ter um entendimento sólido do tópico que está discutindo. Ser o primeiro a distribuir informações faz de você o ponto de referência para perguntas, preocupações e esclarecimentos a partir desse momento.

Reconhecendo o público

Entender seu público é necessário antes de enviar uma mensagem de comunicação interna. Dê uma olhada nos seus destinatários e avalie seu conhecimento atual sobre o tópico que você está apresentando. Um colega no seu mesmo nível pode saber tudo o que você sabe. Um novo membro da equipe pode precisar de mais informações sobre o tópico, mas fazer o mesmo com um membro da alta administração é uma perda de tempo.

Aproveitando as ferramentas

A quantidade de ferramentas para comunicação interna é impressionante. Mas elas estão lá por um motivo. Ferramentas online como e-mail, mensageiros instantâneos e software de videoconferência eliminam o estresse de se comunicar com pessoas que estão fora de alcance. Use-as.

Focando na mensagem

Antes de enviar uma mensagem, pense nos pontos principais que você deseja que seu público absorva. Focar nesses pontos fornecerá às pessoas dentro do seu negócio as informações de que precisam para trabalhar em direção aos objetivos compartilhados da organização. Como receptor, escolha o que você acha que é a ideia principal e retorne a ela se você se perder no volume da mensagem.

Voz interna

Alcançar objetivos pode ser difícil. Mas é ainda mais difícil quando você tem uma equipe desinformada. Quer você esteja trabalhando em uma equipe de dois ou vinte, priorize a comunicação interna.

Quer aprender mais sobre o outro lado da comunicação? Confira nosso recurso sobre comunicação interna e externa para mais informações!