Qu'est-ce que les dossiers publics ? Comment accéder à n'importe quel dossier

La période avant 1966 était caractérisée par une transparence et une responsabilité limitées aux États-Unis. Le gouvernement fonctionnait avec un haut degré de secret, ce qui faisait que des citoyens comme nous se sentaient comme des détectives se lançant dans une quête insaisissable.

Ensuite, en 1966, la loi sur la liberté d'information (FOIA) a été adoptée aux États-Unis. Elle garantissait que les documents et informations gouvernementaux devaient être accessibles au public via des dossiers publics. L'objectif était d'augmenter la confiance dans le gouvernement en permettant aux citoyens d'accéder à des informations sur la conduite du gouvernement.

À mesure que les données augmentent et que les menaces à la sécurité deviennent plus fréquentes, les organisations ne peuvent plus compter sur des méthodes obsolètes pour gérer les dossiers publics. Mettre en œuvre un logiciel de gestion des dossiers publics peut aider les organisations à répondre à la demande croissante d'accès efficace et sécurisé aux dossiers.

Cet article explorera les différents types de dossiers publics, leur importance et les options d'accessibilité disponibles pour le public.

Rappelez-vous, cependant, que différents États ont leurs propres lois sur ce qui constitue un dossier public, donc vous devriez contacter les agences gouvernementales de votre État pour des précisions.

Importance de l'accès aux dossiers publics

L'accès aux dossiers publics améliore la transparence et la responsabilité dans les gouvernements et les institutions publiques, permettant ainsi aux individus de prendre des décisions éclairées sur leur gouvernement lors des élections.

Par exemple, en accédant aux informations sur le financement des campagnes, vous pouvez comprendre les actions de vos représentants et faire un choix éclairé de gouvernement. Une fois élus, l'accès aux dossiers publics peut également vous aider à tenir les élus responsables et à vous assurer que leurs actions sont en accord avec vos meilleurs intérêts.

Les chercheurs dépendent des dossiers publics pour étudier les sciences sociales, l'économie, la gestion des politiques publiques, et plus encore. Ils fournissent des données précieuses en analysant les tendances, en évaluant les programmes gouvernementaux et en développant des politiques fondées sur des preuves.

Les dossiers publics sont cruciaux pour les besoins juridiques et commerciaux. Les avocats, enquêteurs et chercheurs s'appuient sur eux pour collecter des preuves, effectuer une analyse financière, effectuer une diligence raisonnable, vérifier des informations et soutenir des procédures judiciaires. De même, les entreprises dépendent des dossiers publics pour évaluer les conditions du marché, évaluer les partenaires ou les concurrents, et prendre des décisions éclairées.

De plus, l'accès aux dossiers publics garantit la protection des droits et de la vie privée des individus. Les dossiers publics incluent souvent des informations sur la propriété, les affaires judiciaires, les casiers judiciaires et les actions gouvernementales. En accédant et en examinant ces dossiers, les individus peuvent vérifier l'exactitude des informations, corriger les erreurs et contester toute pratique illégale qui pourrait porter atteinte à leurs droits.

11 types de dossiers publics

De nombreuses institutions gouvernementales et privées créent et maintiennent des dossiers publics pour aider le public à obtenir les informations nécessaires et promouvoir la transparence.

Avant de commencer, vous devez comprendre quel type de dossier public vous recherchez. Cela peut vous faire gagner des heures de recherche. Chaque État et pays a un processus de gestion des dossiers différent, donc identifier la catégorie dont vous avez besoin vous donne une longueur d'avance.

Statistiques vitales

Les statistiques vitales se réfèrent aux données quantitatives que le gouvernement collecte pour aider à gérer divers programmes, distribuer de l'argent et communiquer avec ses citoyens. Les responsables gouvernementaux utilisent ces informations pour prendre des décisions pour le public.

Le recensement est un exemple célèbre de statistiques vitales, suivant des données sur les naissances, les décès, la propriété, les impôts, les maladies, le vote et le service militaire.

Lois et règlements

Les individus et les organisations doivent connaître les lois et règlements qu'ils doivent suivre. Le processus de formation des lois et règlements est ouvert à l'examen public, et les dossiers sur le respect de ces lois et règlements par les individus et les organisations sont également partagés.

Les journalistes accèdent à ces dossiers publics pour obtenir des informations sur diverses questions, telles que les décisions judiciaires, les propositions législatives et d'autres questions importantes.

Procédures judiciaires

Le système juridique américain est respecté parce que les tribunaux travaillent sous l'examen public. Si une institution ou un individu va en justice, leur affaire et toute accusation portée contre eux deviennent une question de dossier public à moins qu'un juge ne scelle le dossier.

Cela signifie que le public peut accéder à des informations sur les témoins, les preuves et tout ce qui se passe au tribunal. La documentation des activités judiciaires aide à garantir que le système juridique est équitable et transparent.

Dossiers de justice pénale

Les agences responsables du maintien de l'ordre à l'échelle locale, étatique et fédérale travaillent sous l'examen public. Cela signifie que les informations sur les arrestations sont disponibles pour le public, et personne ne devrait être mis en détention sans dossier.

Le public peut accéder aux appels de service de la police ainsi qu'aux registres de prison. Lorsque certains criminels sont libérés, les dossiers publics mentionnent où ils vivent et le type de supervision dont ils font l'objet.

Dossiers éducatifs

Les dossiers éducatifs contiennent des informations relatives à l'expérience éducative d'une personne. Ils sont conservés par les écoles, collèges et universités et sont protégés par des lois sur la vie privée.

Les dossiers éducatifs incluent les notes, les relevés de notes, la présence, les mesures disciplinaires, les scores aux tests standardisés et les informations personnelles.

Rapports d'évaluation des programmes gouvernementaux

Des organisations comme le bureau de responsabilité du gouvernement fédéral ou les bureaux des auditeurs d'État enquêtent minutieusement sur le fonctionnement des programmes gouvernementaux et créent des rapports d'évaluation. Ces rapports fournissent des informations impartiales sur l'efficacité et l'efficience des programmes gouvernementaux. Ils sont cruciaux car ces types d'enquêtes sont prohibitives en termes de coût pour les organisations de presse, les partis politiques ou les candidats.

Dossiers de santé

Les dossiers de santé contiennent des informations sur l'historique médical d'un individu, les procédures, les diagnostics, les traitements ou les médicaments. Ils sont soumis à des réglementations strictes en matière de confidentialité en vertu de la Loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA) et du Règlement général sur la protection des données (RGPD) aux États-Unis. Certaines circonstances peuvent justifier la mise à disposition de documents médicaux au public, comme pour la recherche ou en réponse à une ordonnance du tribunal.

Informations financières de diverses institutions

Les institutions à but lucratif, à but non lucratif et publiques conservent des dossiers de leurs états financiers et activités. Les agences gouvernementales, comme l'Internal Revenue Service (IRS), la Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) et la Securities and Exchange Commission (SEC), supervisent ces dossiers, qui sont généralement disponibles pour le public afin d'assurer la responsabilité et la confiance dans le système financier.

Dossiers financiers des campagnes politiques

Bien que les décisions de la Cour suprême aient rendu plus difficile de voir d'où proviennent les fonds de campagne, les gouvernements rendent toujours les informations sur les dons politiques disponibles pour le public. La Commission électorale fédérale (FEC) dispose d'une vaste base de données d'informations sur les contributions de campagne pour assurer la transparence du processus politique.

Dossiers de propriété

Les dossiers de propriété incluent des informations sur l'immobilier comme les actes de propriété, les hypothèques, les permis de construire, les violations du code du bâtiment et les transferts de propriété. Les bureaux gouvernementaux locaux maintiennent les dossiers de propriété pour l'accès et l'examen publics.

Licences

Les gouvernements génèrent des revenus en délivrant des licences, qui sont requises pour presque toutes les entreprises. Les licences sont étendues et diversifiées. Par exemple, des professions comme les médecins, les ingénieurs, les avocats et les enseignants nécessitent souvent différentes licences. Le système aide à garantir que les professionnels et les entreprises respectent les normes et les règlements.

Cependant, certains types de dossiers créés par des particuliers, des entreprises ou d'autres entités qui font légalement et financièrement partie du Commonwealth ne sont certainement pas considérés comme des dossiers publics par la plupart des lois des États.

Comment accéder aux dossiers publics

Acquérir des dossiers publics peut poser des défis en raison des périodes de rétention diverses associées aux dossiers disponibles. Deux principaux types de dossiers publics sont classés en fonction de leurs périodes de rétention : permanents et temporaires. Les dossiers permanents sont conservés à long terme, tandis que les dossiers temporaires peuvent être éliminés s'ils sont jugés non pertinents.

Les dossiers publics sont généralement conservés dans des installations désignées appelées Lieux de Dépôt (PODs), qui stockent les dossiers originaux des agences gouvernementales locales et étatiques. Il existe deux types de PODs : Classe A et Classe B. Les PODs de Classe A stockent à la fois des dossiers permanents, tels que les certificats de naissance et de décès, les actes de propriété, les licences de mariage et les jugements de tribunal, ainsi que des dossiers temporaires. En revanche, les PODs de Classe B ne sont autorisés à stocker que des dossiers publics temporaires, tels que les factures de services publics, les procès-verbaux des réunions publiques et les dossiers de paie.

Avant de commencer une recherche de dossiers publics, il est crucial de déterminer les informations spécifiques dont vous avez besoin. Développer des compétences essentielles pour affiner votre recherche et filtrer les informations superflues est vital pour naviguer efficacement dans ce processus. Il est important de noter que mener de telles recherches de manière indépendante peut être chronophage, pouvant prendre des semaines. Par conséquent, rassembler les informations de base nécessaires à l'avance est essentiel pour éviter de perdre un temps précieux.

Naviguer dans les complexités d'une demande de dossiers publics exige un ensemble de compétences spécifiques. Heureusement, des ressources sont disponibles pour vous aider à initier votre recherche de dossiers publics, qui peut varier en fonction des lois et règlements de votre État.

Qui peut demander des dossiers publics ?

La FOIA stipule que les bureaux publics doivent rendre les dossiers disponibles une fois qu'une demande formelle est reçue. N'importe qui peut demander des dossiers publics en les demandant simplement, bien qu'il soit conseillé de demander l'accès poliment. En général, la demande peut être faite de n'importe quelle manière choisie par le demandeur : par téléphone, en personne, ou par courriel ou lettre.

De nombreuses agences gouvernementales offrent des formulaires de demande en ligne pour aider les individus à demander des dossiers publics. Les gouvernements qui utilisent des logiciels de dossiers publics, des outils de gestion des demandes des citoyens ou des portails de dossiers ouverts ont tendance à avoir un processus d'accès plus transparent.

Certains gouvernements peuvent exiger que les gens se présentent en personne pour demander des dossiers publics, et certains États peuvent exiger que vous soyez résident de cet État pour faire une demande.

Bien que les dossiers publics soient censés être librement accessibles, des frais peuvent s'appliquer pour y accéder, en particulier pour les copies papier.

Combien coûtent les dossiers publics ?

Des frais sont facturés pour la récupération des dossiers publics. Le coût d'obtention des dossiers publics varie à travers le pays, certains États ayant un barème de frais à l'échelle de l'État que les agences gouvernementales doivent suivre. En revanche, d'autres, comme l'Alabama, laissent à l'agence le soin de déterminer un tarif raisonnable.

Certaines agences gouvernementales facturent un tarif horaire fixe basé sur le temps passé à rechercher, examiner et expurger les dossiers publics. À Rhode Island, il y a des frais de recherche et de récupération de 15 $ par heure, applicables après la première heure, tandis qu'au Colorado, les frais correspondants sont de 30 $ par heure. Certains facturent également pour l'impression des dossiers publics ou la main-d'œuvre impliquée dans leur récupération.

En revanche, des États comme la Californie, l'Illinois, l'Ohio, la Pennsylvanie et Washington interdisent la perception de frais pour les dossiers publics et peuvent seulement occasionnellement imposer des frais pour certains types de dossiers ou dans certaines circonstances.

Vous devez rechercher le processus dans votre État ou juridiction avant de faire une demande afin de comprendre à l'avance les frais ou exigences potentiels.

Accéder gratuitement aux dossiers publics

Accéder gratuitement aux dossiers publics peut être une ressource précieuse pour obtenir des informations. Voici quelques méthodes courantes que vous pouvez explorer.

• De nombreuses agences gouvernementales ont des sites Web qui rendent les dossiers publics disponibles en ligne. Utilisez le site Web de votre gouvernement fédéral, étatique, ou local et recherchez la section des dossiers publics.
• Certains sites Web privés, tels que Instant Checkmate et Truthfinder, offrent un accès gratuit aux dossiers publics. Ceux-ci vous aident à obtenir des dossiers publics plus commodément que les sites Web gouvernementaux.
• Utilisez votre base de données de bibliothèques locales ou de palais de justice qui conservent des archives de toutes les procédures.
• Utilisez un moteur de recherche qui se concentre sur la recherche de dossiers publics, comme Pipl. N'oubliez pas de rendre la requête aussi précise que possible pour trouver exactement ce dont vous avez besoin.
• Vous pouvez demander des informations à l'agence publique qui détient les dossiers par courriel ou lettre.

Application des lois sur les dossiers publics

L'application des lois sur les dossiers publics diffère d'un État à l'autre. Cependant, dans de nombreux États, les procureurs généraux sont chargés de superviser et de faire respecter la conformité aux lois sur les dossiers publics par les agences étatiques. Dans les États où les procureurs généraux n'ont pas d'autorité d'application, vous pouvez intenter une action civile si l'accès aux dossiers publics vous est refusé.

Si une agence étatique viole intentionnellement les lois sur les dossiers publics, les procureurs généraux peuvent intenter une action en justice pour faire respecter la conformité. De plus, les procureurs généraux sont responsables de l'établissement de politiques et de procédures qui guident les agences étatiques sur les lois sur les dossiers publics. Cela garantit que les agences étatiques maintiennent et partagent les dossiers publics en conformité avec la loi.

Feuilleter les documents

La fondation des États-Unis repose sur le principe de « nous le peuple », et l'accès aux dossiers publics favorise une société où l'information est facilement disponible et les décisions sont prises dans l'intérêt du peuple.

En vous familiarisant avec les différents types de dossiers publics et les méthodes pour y accéder, vous pouvez participer activement aux processus démocratiques, protéger vos droits et contribuer à une société transparente et responsable.

Adoptez la technologie pour rationaliser vos interactions avec les gouvernements locaux et étatiques en utilisant un logiciel de demande des citoyens.

Cet article a été initialement publié en 2023. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.