Mise en œuvre de VDI : Cela ne doit pas être un casse-tête

À mesure que votre entreprise se développe, sa pile technologique aussi. Les nouvelles avancées dans le domaine des affaires entraînent la nécessité de nouvelles technologies, ce qui implique souvent de nouveaux logiciels.

Mettre en œuvre un nouveau logiciel au sein de votre organisation est une chose, mais installer un outil comme l'infrastructure de bureau virtuel (VDI) en est une autre.

La VDI permet aux utilisateurs de votre organisation d'accéder à leurs bureaux depuis n'importe où dans le monde via un portail sécurisé. Bien qu'il s'agisse d'un logiciel pratique, son utilisation impliquera un ajustement et un changement significatifs - ce n'est pas votre mise en œuvre logicielle habituelle.

Comment mettre en œuvre la VDI

Lors de la mise en œuvre d'un nouveau logiciel, en particulier quelque chose comme la VDI qui peut changer la façon dont votre organisation fonctionne et accède à l'information, suivre un processus est votre meilleure chance pour réussir une mise en œuvre rationalisée.

Voici les dix étapes que toute organisation devrait respecter lors de la mise en œuvre d'une VDI.

1. Développer un cas d'affaires

Avant de mettre en œuvre une nouvelle solution logicielle, vous devrez obtenir l'adhésion des parties prenantes importantes.

Fournissez à la direction de votre organisation toutes les informations dont elle pourrait avoir besoin pour comprendre les avantages de la VDI, à quoi ressemblera le reste du processus de mise en œuvre et, peut-être plus important encore, les risques de ne pas utiliser la VDI.

Soulignez les complications liées au travail avec votre infrastructure actuelle et les défis associés, tels que la gestion des bureaux physiques, la maintenance du système d'exploitation et la conformité réglementaire.

N'oubliez pas d'inclure les objectifs de la mise en œuvre dans votre cas d'affaires. Voici une liste de certains objectifs courants de la mise en œuvre d'une VDI :

• Permettre aux travailleurs à distance d'accéder aux informations en toute sécurité et de travailler de manière productive
• Faciliter et rendre plus pratique l'accès aux bureaux
• Augmenter la sécurité et protéger les informations stockées sur les bureaux
• Réduire la charge sur le département informatique
• Réduire les coûts matériels

Vous voudrez également inclure une ventilation de ce que cela coûtera à votre organisation. La VDI sera considérée comme une dépense opérationnelle, ce qui signifie qu'elle est associée au coût quotidien de fonctionnement de l'entreprise.

Cet état d'esprit "payer au fur et à mesure" pourrait faciliter l'acceptation des coûts de mise en œuvre de la VDI par la direction.

2. Sélectionner un type de VDI

Une fois que vous avez obtenu l'adhésion de la direction et que vous avez le feu vert pour aller de l'avant avec le reste de la mise en œuvre de la VDI, vous devez sélectionner le type de VDI dont votre organisation a besoin.

Il existe deux types de déploiement de VDI : persistant et non persistant. Celui que vous choisissez dépendra des besoins des utilisateurs de votre organisation.

Une VDI persistante permet aux utilisateurs de personnaliser leurs bureaux, en enregistrant tous les changements qu'ils effectuent. Ce déploiement est souvent utilisé dans une organisation qui a besoin que les bureaux virtuels remplacent un ordinateur personnel physique, comme les écoles et les bureaux.

Une VDI non persistante, en revanche, n'offre pas de bureau personnalisé. Lorsque l'utilisateur se connecte, il a accès aux applications du bureau virtuel, mais aucun changement n'est enregistré. Ce déploiement est plus destiné à des utilisations ponctuelles, comme dans les bibliothèques publiques ou les kiosques.

3. Déterminer une méthode de déploiement

Une fois que vous avez décidé du déploiement, vous devrez ensuite déterminer votre approche. Dans ce cas, l'approche fait référence à la rapidité ou à la lenteur avec laquelle vous allez mettre en œuvre la VDI.

Certaines organisations commenceront par mettre en œuvre la VDI pour un seul projet, verront comment cela se passe, apporteront des ajustements, puis passeront à un deuxième projet en utilisant la VDI.

Une autre option consiste à déployer par département - commencer par la comptabilité puis passer au marketing. Ou commencer par la recherche de marché puis l'appliquer aux ressources humaines.

Quelle que soit votre décision, prendre les choses département par département est généralement une bonne approche si vous craignez de perturber les flux de travail des projets. Une autre option consiste à mettre en œuvre la VDI bureau par bureau, ce qui ne fonctionnera évidemment que si vous avez plus d'un emplacement, et si ces emplacements fonctionnent bien de manière indépendante.

4. Établir des environnements utilisateur

La VDI concerne avant tout les utilisateurs finaux, donc déterminer les exigences en matière d'expérience utilisateur est essentiel pour une mise en œuvre réussie.

Vous voulez que la VDI que vous sélectionnez permette aux personnes de votre organisation, et non les empêche d'accéder aux matériaux dont elles ont besoin. Pensez aux capacités que vous devez permettre pour chaque utilisateur final qui interagira avec votre VDI en fonction de son rôle dans l'organisation et du travail qu'il accomplira en utilisant la VDI.

Les facteurs importants à prendre en compte lors de la détermination des environnements utilisateur appropriés incluent les besoins en matière de bureau unique ou multiple, le streaming audio et vidéo, et les exigences d'impression. Les environnements utilisateur ne seront pas les mêmes pour chaque personne, mais pour faciliter un peu le processus, vous pouvez regrouper les utilisateurs ayant des exigences similaires dans des pools de bureaux, et prévoir de leur fournir la même image de bureau.

Une fois que vous avez compris les exigences et établi les environnements utilisateur pour votre organisation, vous pouvez effectuer une évaluation pour comprendre les indicateurs qui seront importants pour créer un plan d'infrastructure.

Trois indicateurs clés à surveiller de près incluent le nombre total d'utilisateurs d'applications, le temps de chargement moyen et les périodes de pointe d'utilisation.

5. Créer un plan d'infrastructure

Ensuite, vous devez créer un plan d'infrastructure. Pour ce faire, commencez par faire une révision complète de toute la technologie que votre organisation utilise. Évaluez vos environnements de stockage et identifiez d'autres domaines au sein de votre organisation qui sont déjà dans un état de virtualisation.

Avec une bonne compréhension de ce avec quoi vous travaillez actuellement, vous pouvez ensuite créer un plan d'infrastructure. Déterminez quels outils vont être virtualisés et exécutés depuis votre centre de données, et identifiez tout autre équipement dont vous pourriez avoir besoin pour soutenir ce centre de données. En gardant à l'esprit vos environnements utilisateur, déterminez quel type de bande passante votre VDI nécessitera pour réussir.

6. Cartographier les options de solution

Avec vos environnements utilisateur et votre plan d'infrastructure à l'esprit, vous pouvez trouver avec précision la solution qui correspond le mieux aux besoins de votre organisation. Il existe de nombreuses options, et certains fournisseurs offriront un produit qui correspond parfaitement à votre ensemble spécifique de besoins.

Lors du choix d'une VDI, il est préférable de consulter les recommandations d'utilisateurs réels. Faites attention à leur secteur d'activité, à la taille de l'entreprise, aux systèmes d'exploitation qu'ils utilisent et aux fonctionnalités qu'ils jugent les plus utiles. Se concentrer sur les avis positifs d'utilisateurs ayant des besoins similaires aux vôtres vous donnera la meilleure idée du produit à choisir.

Rappelez-vous, le but d'avoir une VDI est de permettre aux utilisateurs d'accéder en toute sécurité à leurs bureaux depuis n'importe où ils pourraient travailler. En examinant les fonctionnalités de chaque solution de fournisseur, regardez leur performance, mais n'oubliez pas de considérer leurs mesures de sécurité et l'impact que la VDI aura sur votre réseau.

En plus de cela, assurez-vous que tous les logiciels actuels que votre organisation utilise s'intègrent bien avec la VDI que vous choisissez. Si l'un de vos logiciels nécessite un matériel spécifique, vérifiez qu'il fonctionne avec la solution VDI sélectionnée.

En plus de cela, vérifiez que c'est légal - certaines entreprises de logiciels interdisent aux utilisateurs d'installer leur programme sur une VDI.

7. Créer un plan de communication

En fin de compte, la mise en œuvre d'un logiciel échouera si vous n'avez pas un plan de communication efficace derrière elle. Mettez de côté les aspects techniques de la mise en œuvre d'une VDI pendant un moment, et prenez le temps de faire savoir à tout le monde au sein de votre organisation ce à quoi ils peuvent s'attendre une fois que ce nouvel outil sera déployé.

Voici quelques éléments que vous devriez inclure dans votre plan de communication pour la mise en œuvre de la VDI :

• Qu'est-ce qu'une VDI ?
• Pourquoi votre entreprise utilise-t-elle une VDI ?
• Comment la VDI affectera-t-elle le travail de chacun ?
• Comment les gens obtiendront-ils de l'aide s'ils en ont besoin ?

Et bien sûr, laissez ces discussions ouvertes aux questions, commentaires et préoccupations. Si quelque chose n'est pas dit, la mise en œuvre pourrait rencontrer des turbulences inattendues.

8. Commencer par un test

Se lancer directement dans une mise en œuvre logicielle sans pilote peut être une grosse erreur. Commencer par un test vous aidera à identifier les problèmes que les utilisateurs pourraient rencontrer, vous permettant de créer un plan de dépannage.

Créez un cadre pour le pilote, rassemblez un groupe d'utilisateurs test, et définissez des indicateurs ou des scénarios qui indiqueront s'il a été un succès ou un échec. En fonction de ce que vous avez découvert lors du pilote, créez un plan pour ceux qui utiliseront la VDI une fois qu'elle sera complètement mise en œuvre. Offrez des meilleures pratiques et des ressources supplémentaires auxquelles ils peuvent se référer une fois qu'ils commencent à utiliser le logiciel.

9. Installer la VDI

En ajustant votre stratégie en fonction des résultats du pilote que vous avez mené, il est temps de mettre en œuvre votre VDI. Construisez votre infrastructure VDI dans le centre de données en fonction du plan que vous avez créé, migrez vos données, et décidez d'une date d'installation.

Fournissez une session de formation pour chaque utilisateur, et envisagez d'offrir des sessions spécifiques pour ceux qui ont un bureau virtuel plus complexe. Enregistrez la formation, soit sous forme écrite, vidéo, ou les deux, afin que les utilisateurs puissent s'y référer s'ils ont besoin d'aide pour résoudre un problème.

10. Mesurer le succès

Une fois que tout est déployé, vous pouvez toujours utiliser, et peut-être ajuster, les indicateurs du pilote pour mesurer le succès de la mise en œuvre.

Offrez un canal de communication ouvert et continu pour les retours, où les utilisateurs peuvent exprimer de nouveaux problèmes et préoccupations à mesure qu'ils se familiarisent avec la VDI. La façon dont les utilisateurs se sentent par rapport au nouveau logiciel, et s'ils peuvent l'utiliser comme prévu, est un indicateur clé du succès de la mise en œuvre.

Après avoir formé les utilisateurs de votre organisation à l'utilisation de la VDI, revenez aux objectifs que vous avez fixés au début de ce parcours de mise en œuvre et identifiez si votre VDI vous a aidé à les atteindre.

Erreurs de mise en œuvre de la VDI

Comme pour tout nouveau processus organisationnel, il y a beaucoup d'erreurs à commettre lors de la mise en œuvre d'une solution VDI. Certains petits obstacles sont inévitables, difficiles à éviter, et n'auront pas d'impact négatif trop important sur votre installation.

Cependant, il y a trois erreurs majeures qui peuvent et doivent être évitées.

Tout faire d'un coup

Tout d'abord, une erreur préjudiciable que les organisations peuvent commettre lors de la mise en œuvre d'une VDI est d'adopter l'approche du big bang et de tout faire d'un coup.

Au fur et à mesure que vous planifiez et mettez en œuvre votre VDI, assurez-vous d'adopter une approche par étapes (voir l'étape trois ci-dessus). Que vous commenciez un certain département avec la VDI, un bureau entier, ou tous vos travailleurs à distance, prendre les choses petit à petit est la meilleure façon de comprendre les besoins de chaque groupe au sein de votre organisation.

Vous pourriez découvrir que certains départements et besoins des utilisateurs fonctionnent mieux sur un bureau non virtualisé, et il est préférable de combattre cela petit à petit, plutôt que tout d'un coup.

Ne pas avoir suffisamment de ressources en place

Une autre erreur que les implémenteurs de VDI commettent souvent est de négliger l'importance de certaines ressources, ce qui entraîne une mauvaise expérience de bureau virtuel pour les utilisateurs.

Avant de mettre en œuvre une solution VDI, assurez-vous de comprendre les besoins de chaque utilisateur et les ressources associées qui vous aideront à les fournir (voir les étapes quatre et cinq ci-dessus). Les facteurs clés à surveiller, en termes de ressources, sont le stockage et la bande passante.

Pour offrir des temps de réponse rapides des applications et une expérience utilisateur positive, votre VDI doit être prête à gérer toutes les instances de bureau virtuel de chaque utilisateur. Équiper votre centre de données avec les bonnes ressources à l'avance est beaucoup plus facile que de réaliser que vous avez besoin de plus d'espace de stockage ou de bande passante une fois que tout a été mis en œuvre.

Dans l'ensemble, il est dans votre intérêt d'être réaliste, sur-préparé, et généreux lors de la détermination des ressources dont vous avez besoin pour réussir votre mise en œuvre de la VDI.

Négliger d'avoir une infrastructure de secours

Au fur et à mesure que vous pilotez et mettez pleinement en œuvre votre VDI, vous devez toujours avoir une infrastructure de secours prête à être utilisée.

Le mot clé ici est prête - si elle est en veille et non prête à être utilisée si l'infrastructure VDI échoue, vous perdrez un temps précieux et de la productivité. Pour éviter le désastre, ayez une infrastructure de secours surveillée, testée, et prête à être déployée à tout moment.

Prenez votre mise en œuvre au sérieux

En plus de suivre les dix étapes énumérées ci-dessus, prendre la mise en œuvre de la VDI au sérieux est tout ce qu'il y a à faire. Ne négligez pas les petits détails - ils pourraient faire la différence entre un déploiement qui prospère et un qui échoue.

Si vous mettez en œuvre la VDI pour une main-d'œuvre à distance et que vous recherchez d'autres outils logiciels qui faciliteront la tâche, consultez notre liste de logiciels de travail à distance.