Les départements des ressources humaines sont idéalement placés pour superviser les logiciels de surveillance des employés en tant qu'instrument de gestion de la responsabilité légale, de l'équilibre travail-vie personnelle des employés et pour aborder les opportunités de développement. Cependant, les employés deviennent de plus en plus sceptiques quant à leur utilisation dans leur vie professionnelle quotidienne et à la manière dont les données sont interprétées. Le mécontentement parmi la population active continue de croître, et les législateurs des États ont remarqué cela et ont commencé à adopter des lois pour contrer les abus.

Surveiller la performance au milieu de la méfiance des employés

Lorsque les employés entendent parler de logiciels de surveillance des employés (EM), beaucoup l'associent immédiatement à la surveillance sur le lieu de travail. Un exemple de surveillance sur le lieu de travail serait la controverse Away de 2019, où The Verge a rapporté sur une culture d'entreprise toxique. Le PDG de l'époque a eu accès à une salle de chat privée des employés sur Slack et a commencé à licencier des employés qui parlaient négativement de la direction.

Les employés craignent régulièrement que leurs commentaires soient mal interprétés par un supérieur, ce qui entraînerait la formation d'une opinion négative. Désormais, la gamme de jugements s'étend à presque tous les comportements traçables qui peuvent être mesurés à l'aide de logiciels de surveillance des employés. Étant donné que la plupart des employés ne savent pas comment ils sont mesurés et quelle est la performance de référence, une suspicion intense est une réponse normale.

La pertinence croissante des logiciels de surveillance des employés

Les logiciels de surveillance des employés existent depuis avant la pandémie. Cependant, l'intérêt pour le produit a augmenté depuis l'adoption généralisée du travail hybride et à distance causée par la pandémie. La mise en œuvre du travail à distance comme norme a complètement bouleversé la manière dont les managers et les dirigeants d'entreprise interagissent avec les normes de bureau (ou leur absence). Les raisons les plus courantes pour lesquelles les managers adoptent ces produits sont de surveiller la productivité, la gestion de la main-d'œuvre, la sécurité des données, la responsabilité légale, l'engagement des employés et la culture de travail.

Une étude récente publiée le 23 janvier 2023 a montré que 60 % des entreprises avec des employés à distance utilisent des logiciels de surveillance. La plupart des logiciels de surveillance des employés observent les comportements et les actions des employés sur leur ordinateur pour s'assurer qu'ils ne s'engagent pas dans des activités non pertinentes pour le travail, comme faire défiler les réseaux sociaux ou être absent du clavier (AFK) pendant les heures de travail. Des outils de surveillance plus sophistiqués peuvent inclure l'activation à distance d'une caméra d'ordinateur portable, le suivi GPS et l'analyse des sentiments des communications avec des collègues ou des clients.

Même les données de G2 soutiennent fortement cette tendance à la hausse. En tant que mesure de l'intérêt pour le produit, depuis 2020, le trafic des visiteurs vers la catégorie Logiciel de Surveillance des Employés sur G2 a augmenté de 500 %.

Main guidante ou Œil de Sauron ? Risques et défis

La plupart des employés voient les logiciels de surveillance des employés avec suspicion, et à juste titre. Il y a très peu de transparence sur la manière dont ils sont mesurés, les capacités du logiciel et comment les données vont être utilisées. Ce mécontentement a également été soupçonné d'être un facteur contribuant au phénomène de grande démission. Cependant, est-ce la méfiance envers le logiciel ou la méfiance envers la direction ?

Dans certains cas, l'utilisation de logiciels de surveillance des employés est justifiable. Différents départements utiliseront des instruments de surveillance des employés en fonction de leurs responsabilités départementales. La plupart du personnel de direction dans les revenus voient l'EM comme une opportunité d'augmenter la productivité, d'améliorer leur résultat net, de contrôler la qualité et de réduire les activités non liées au travail.

Les départements des ressources humaines ont la responsabilité de guider et de maintenir la culture d'entreprise. Il est bien dans le champ d'action des RH d'évaluer la fréquence à laquelle les employés utilisent les congés payés, prennent des pauses déjeuner et ont un mauvais équilibre travail-vie personnelle. Les solutions de surveillance des employés peuvent également être considérées comme une opportunité d'améliorer le moral des employés, la rétention, la conformité, les initiatives DEI (Diversité, Équité, Inclusion) et la culture de travail. Par exemple, les employés minoritaires changent-ils de code plus régulièrement avec certains personnels qu'avec d'autres ?

Ces informations peuvent également être utilisées pour limiter les abus de pouvoir managériaux et pour construire un environnement de travail plus sain. Les managers avec des équipes performantes peuvent également être audités pour un faible équilibre travail-vie personnelle (pas seulement auto-déclaré). Les managers avec des équipes performantes et un bon équilibre travail-vie personnelle peuvent être situés pour devenir des leaders d'entreprise car ils auront un effet de haut en bas sur l'amélioration de la culture d'entreprise.

L'utilisation de logiciels de surveillance des employés devrait être planifiée et organisée soigneusement avec l'intention d'utiliser les informations de manière officielle. Les départements juridiques devraient également être impliqués dans une certaine mesure. Des protocoles devraient être rédigés pour prendre en compte les implications de l'utilisation des données.

Des préoccupations légales sérieuses à l'horizon

Ce mécontentement envers la surveillance des employés est devenu une telle préoccupation que certains législateurs ont commencé à définir la responsabilité légale pour les employeurs qui utilisent des logiciels de surveillance des employés.

Les législateurs des États ont déjà commencé à imposer des limitations sur les actions de surveillance des employés effectuées par les entreprises. Des législations exigeant d'alerter les employés lorsqu'ils sont surveillés ont déjà été adoptées à New York (S2628), dans le Connecticut (Section 31-48d) et dans le Delaware (Title 19 § 705). C'est une déclaration étonnamment forte de la part des législateurs des États, car les lois précédentes sur la confidentialité des données ont inclus des limitations de surveillance sur la responsabilité pour répondre aux besoins des entreprises (par exemple, CCPA, CPRA). Le Règlement général sur la protection des données de l'Union européenne (GDPR) protège déjà les employés contre les logiciels de surveillance discrets.

La Californie, l'hôte de la Silicon Valley, a tenté et échoué à introduire la Loi sur la responsabilité technologique en milieu de travail (AB-1651) en avril 2022. Elle aurait exigé que les employés soient informés lorsqu'ils sont surveillés et qu'ils puissent consulter et corriger leurs propres données. La loi était également suffisamment complète sur le plan technologique pour interdire la surveillance hors service et sur les appareils personnels, la technologie de reconnaissance faciale et les algorithmes de performance automatisés.

Les employeurs qui ont l'intention de déployer des logiciels de surveillance des employés sont fortement conseillés de consulter leurs départements RH et juridiques avant la mise en œuvre. Une autre considération importante est que le langage ne spécifie pas comment le travail à distance impactera les juridictions qui seront interprétées lorsque les employés à distance voyageront à travers le pays, voire le monde.

L'avenir des logiciels de surveillance des employés

La popularité croissante des logiciels de surveillance des employés en raison de la normalisation du travail à distance est accueillie avec suspicion par de nombreux employés en raison du manque de transparence sur la manière dont ils sont mesurés et comment les informations sont interprétées. Les départements RH peuvent utiliser ce logiciel pour améliorer la culture d'entreprise et limiter les abus de pouvoir managériaux. L'opportunité devrait être mise en œuvre avec des procédures opérationnelles standard planifiées comme des freins et contrepoids sur les pratiques EM existantes dans les départements de revenus.

Les législatures des États ont pris note du mécontentement envers ce logiciel et ont commencé à adopter des lois pour limiter son utilisation. Les employés européens sont protégés par le GDPR. À l'avenir, les entreprises devraient consulter leurs départements juridiques et RH sur les lois et règlements régissant l'utilisation des solutions de surveillance des employés.

Édité par Jigmee Bhutia