En savoir plus sur Logiciel de surveillance des employés
Qu'est-ce que le logiciel de surveillance des employés ?
La surveillance des employés est largement définie comme un moyen de surveiller les employés pour observer et suivre leurs activités. Ce logiciel aide à recueillir des informations sur les employés, y compris toute activité utilisateur lors de l'accès à un réseau d'entreprise, l'activité des travailleurs à distance, ou lorsqu'ils représentent l'entreprise en dehors du bureau, comme chez un client. La surveillance des employés aide les employeurs à suivre les messages électroniques écrits et reçus, d'autres communications électroniques, les habitudes d'utilisation des applications, les frappes individuelles, l'historique de navigation sur Internet, les heures de connexion ou de déconnexion du réseau, les fichiers copiés sur des clés USB, leur localisation physique (pour les travailleurs à distance) et la productivité des employés. La surveillance des employés fait partie d'un système de surveillance plus large, appelé systèmes de gestion d'entreprise (EMS), qui implique la surveillance de plusieurs types de suivi ou de surveillance au sein d'une organisation.
Quels types de logiciels de surveillance des employés existent ?
Surveillance des appareils : Les téléphones et les ordinateurs peuvent être surveillés par les gestionnaires pour suivre les appels, les e-mails et l'utilisation générale d'Internet des employés. Des fonctionnalités comme le blocage d'URL peuvent empêcher les employés de passer du temps sur des sites Web inappropriés dans un cadre professionnel.
Surveillance des interactions avec les clients : Les interactions avec les clients peuvent être surveillées pour s'assurer que l'employé communique avec les clients de manière correcte et efficace. Les gestionnaires peuvent utiliser des informations pour voir où un employé a besoin d'amélioration lorsqu'il parle à un client par téléphone ou par message texte.
Pourquoi utiliser un logiciel de surveillance des employés ?
Le logiciel de surveillance des employés permet aux entreprises de suivre la qualité du travail d'un employé et le temps qu'un employé passe à travailler. Les rapports mettent en évidence les employés les plus productifs, aidant les entreprises à visualiser la productivité de chacun dans leur main-d'œuvre. La surveillance ne met pas seulement en lumière les employés qui ont du mal à se concentrer sur le travail, mais elle montre aussi qui sont les meilleurs performeurs.
Informations sur la productivité : En observant et en gérant comment un employé passe son temps, les gestionnaires peuvent mesurer la performance et le temps perdu pendant les heures de travail.
Informations sur la concentration sur les projets : Lorsque les gestionnaires sont conscients du projet sur lequel un employé se concentre, ils peuvent saisir l'opportunité de réorienter la concentration de l'employé si nécessaire. Par exemple, si un gestionnaire remarque qu'un employé priorise une tâche par rapport à une autre tâche avec une date d'échéance plus proche, le gestionnaire peut s'adresser à l'employé et lui demander de se concentrer sur une tâche qui nécessite une attention immédiate. De nombreux types de logiciels de surveillance des employés peuvent être intégrés dans des solutions de gestion de projet pour rationaliser ce processus.
Informations sur la sécurité : La surveillance des employés ouvre la possibilité de prévenir et de suivre les problèmes de sécurité liés aux employés. Si le réseau d'une entreprise est compromis, la surveillance des e-mails et de l'utilisation d'Internet peut identifier où et quand une violation de sécurité s'est produite. De plus, les appels téléphoniques peuvent être surveillés pour s'assurer que les employés ne partagent pas d'informations sensibles ou n'acceptent pas d'informations sensibles de la part des clients.
Transparence de la main-d'œuvre : Dans l'ensemble, la surveillance des employés offre une transparence accrue pour les équipes de gestion. La surveillance donne une vue d'ensemble de la productivité globale et des obstacles auxquels les employés sont confrontés et permet des améliorations de la productivité.
Quelles sont les fonctionnalités courantes des logiciels de surveillance des employés ?
Surveillance des appels : La surveillance des appels permet aux employeurs d'enregistrer et d'écouter les appels téléphoniques des employés. Les appels sont analysés pour s'assurer qu'ils respectent les normes de l'entreprise.
Surveillance des e-mails : La surveillance des e-mails permet aux employeurs d'enregistrer l'activité des e-mails des employés. Les communications internes et externes peuvent être analysées dans le but de s'assurer que l'employé envoie des livrables appropriés et communique d'une manière conforme aux normes de l'entreprise.
Surveillance de l'utilisation d'Internet : La surveillance du Web permet aux employeurs d'observer quelles pages Web les employés visitent et pendant combien de temps. Cela donne un aperçu supplémentaire de l'endroit où le temps est le plus passé et si un employé passe un temps excessif sur des sites Web sans rapport avec le travail.
Captures d'écran : Les captures d'écran fournissent un contexte supplémentaire à la surveillance d'Internet. Les employeurs ont accès à des vues en temps réel de l'écran d'ordinateur d'un employé. Les captures d'écran donnent un aperçu supplémentaire pour savoir si la page Web qu'un employé visite est appropriée dans un environnement de travail.
Enregistrement du temps : Les employeurs peuvent voir combien de temps un employé passe sur un projet ou une page Web spécifique, mesurant ainsi l'efficacité des tâches.
Suivi des tâches : Les employeurs peuvent visualiser sur quelle tâche l'employé se concentre, ce qui permet aux gestionnaires d'intervenir et de communiquer des changements de tâches à l'employé.
Suivi de localisation : Le logiciel intègre des fonctions GPS pour suivre et surveiller les déplacements des employés. Cela est principalement utile lorsque les livraisons et les ramassages de biens de l'entreprise sont concernés.
Alertes : Cette fonctionnalité alerte l'employeur lorsque des protocoles critiques et des zones sécurisées sont violés.
Analyse comportementale : Les systèmes de surveillance des employés se concentrent également sur les métriques comportementales. Cela aide les employeurs à mieux surveiller les équipes à distance et à se concentrer sur les employés qui ont besoin de formation ou de conseils supplémentaires.
Quels sont les avantages du logiciel de surveillance des employés ?
Éliminer le gaspillage : Éliminer le gaspillage est la fonction principale du logiciel de surveillance des employés. Le logiciel de surveillance des employés aide à augmenter la productivité ; au cœur de cela, il s'agit de maintenir les employés dans les meilleures pratiques et de faire ce pour quoi ils ont été payés par l'entreprise.
Gestion efficace : Les données collectées à l'aide de ce logiciel aident à constituer une équipe plus efficace en mettant en évidence les forces et les faiblesses des employés. Cela conduit à une plus grande visibilité pour les employeurs, leur donnant ainsi le pouvoir de déléguer les tâches plus efficacement.
Augmenter la productivité des employés : Comme les employés sont continuellement surveillés, ils deviennent conscients de leurs actions et de leur travail. De plus, cela aide les employeurs à identifier les erreurs de processus et à les corriger, augmentant ainsi la productivité.
Augmenter la sécurité : Le logiciel de surveillance des employés permet aux utilisateurs de voir les documents enregistrés, les applications installées, les sites Web visités et les messages envoyés sur les biens de l'entreprise, comme les ordinateurs et les appareils mobiles. Il surveille les fichiers commerciaux, les informations sur les comptes et les données des clients. Cela peut protéger les entreprises contre les menaces internes, les violations de sécurité et les comportements suspects.
Améliorer la performance de l'équipe : Examiner l'activité des employés aide à identifier les travailleurs qui ne répondent pas aux attentes de l'entreprise. L'accès à des données telles que les heures de connexion et de déconnexion, le temps total passé sur des tâches individuelles, etc., permet aux entreprises d'examiner efficacement la productivité des employés.
Qui utilise le logiciel de surveillance des employés ?
Tous les types de postes de gestion bénéficient de la surveillance de leurs employés. L'aspect le plus bénéfique de la surveillance est le rapport de productivité global qui donne aux gestionnaires une idée de la performance de leur équipe sur les tâches quotidiennes. Cette connaissance permet aux gestionnaires d'assigner des tâches en fonction du niveau de performance de chaque employé, de déterminer quelles tâches certains membres de l'équipe excellent et d'identifier les pertes de temps potentielles ou les obstacles à la productivité pendant les heures de travail.
Logiciels liés au logiciel de surveillance des employés
Logiciel de suivi du temps : Le logiciel de suivi du temps permet aux travailleurs de suivre passivement ou manuellement le temps passé sur des projets, des tâches et d'autres livrables.
Logiciel de gestion de la main-d'œuvre des centres de contact : Le logiciel de gestion de la main-d'œuvre des centres de contact permet aux entreprises de gérer les horaires, les activités et la performance de leurs employés de centre d'appels.
Logiciel de gestion des menaces internes (ITM) : Le logiciel ITM est un logiciel de surveillance de l'activité des utilisateurs qui aide les entreprises à empêcher les utilisateurs internes de prendre des actions malveillantes ou négligentes au sein des systèmes, telles que l'accès, la copie, la suppression, la modification ou la destruction de données ou d'autres actifs de l'entreprise sans autorisation.
Défis liés au logiciel de surveillance des employés
Baisse du moral des employés : En général, les gens n'aiment pas être surveillés. Non seulement cela donne une impression de méfiance, mais cela diminue également le moral et est considéré comme intrusif. Permettre à un employé de se concentrer uniquement sur le travail pendant les heures de travail contribue souvent à l'épuisement professionnel, entraînant des taux de rotation élevés. Les employés ne devraient pas être considérés comme des machines qui doivent se concentrer sur le travail pendant toute la durée de leur poste. Il est important pour les gestionnaires de trouver un équilibre approprié lors de la surveillance des employés et de s'assurer qu'ils ne sont pas découragés.
Problèmes juridiques : Il est essentiel d'obtenir le consentement des employés pour être surveillés. De plus, certains États ont des lois spécifiques sur la vie privée qui valent la peine d'être vérifiées avant de mettre en œuvre une solution. Par exemple, la loi californienne exige que les employeurs indiquent s'ils enregistrent les appels professionnels d'un employé. Les entreprises ayant des employés à l'étranger doivent également prendre en compte les lois sur la vie privée d'autres pays. De nombreux pays en Europe, par exemple, ont des lois plus strictes sur la surveillance des e-mails.
Rapports trompeurs : Dans de nombreux cas, les sites Web considérés comme inappropriés pour le travail peuvent être nécessaires pour l'employé à visiter. Par exemple, un spécialiste des médias sociaux aura des sites Web de médias sociaux dans ses rapports d'utilisation de la surveillance des employés. Les gestionnaires devront faire la distinction entre les sites Web réellement liés au travail et ceux qui peuvent contribuer à la perte de temps au travail.
Tendances des logiciels de surveillance des employés
Suivi du bien-être des employés : Les entreprises peuvent faire un pas technologique vers l'assurance du bien-être des employés avec des trackers d'activité. Souvent sous la forme d'un bracelet, les trackers d'activité mesurent le rythme cardiaque, la forme physique et les habitudes de sommeil d'un employé. Bien que cela ne fournisse pas d'informations sur l'efficacité au travail, cela permet aux employeurs de proposer un programme de bien-être à leurs employés dans le but de promouvoir des habitudes saines.
Capteurs intelligents biométriques : Bien que rares en raison de problèmes juridiques, certains employeurs optent pour une approche de surveillance plus personnelle avec des cartes d'accès intelligentes. Ces capteurs (généralement dans les badges de carte d'accès) mesurent le nombre de fois qu'un employé se lève de son siège, la fréquence à laquelle il élève la voix et exactement où se trouve l'employé dans le bureau.
Comment acheter un logiciel de surveillance des employés ?
Avant de choisir un logiciel de surveillance des employés, les employeurs doivent déterminer ce qui doit être surveillé et dans quelle mesure. Les employeurs doivent également prendre en compte plusieurs facteurs avant de s'engager dans une solution de surveillance des employés, tels que la taille de la main-d'œuvre (à distance et au bureau) et le budget global. Les employeurs ayant une main-d'œuvre de centre d'appels peuvent vouloir envisager une solution avec surveillance des appels téléphoniques. Les employeurs ayant une main-d'œuvre à distance peuvent vouloir une solution complète avec suivi de l'utilisation d'Internet. Avant tout, les employeurs doivent considérer à quel point surveiller les employés et s'assurer que les employés sont à l'aise avec la solution choisie.
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de surveillance des employés
Que ce soit la première fois qu'une entreprise achète un logiciel de surveillance des employés ou qu'elle cherche à remplacer son système actuel, G2.com peut les aider dans le processus de sélection. La première étape consiste à définir une liste d'exigences que le produit doit satisfaire pour que l'entreprise soit la plus productive. Ces exigences aideront les acheteurs à réduire la liste des produits à considérer.
Tout d'abord, les acheteurs doivent évaluer le besoin de logiciel de surveillance des employés et déterminer quelles fonctionnalités seront les plus utiles pour l'entreprise.
Comparer les produits de logiciels de surveillance des employés
Créer une liste longue
L'évaluation des fournisseurs devrait commencer par une liste longue, qui aidera à déterminer si une solution donnée est adaptée ou non. Avec une liste longue, on crée une liste large d'outils qui s'alignent sur les objectifs commerciaux. Pour qu'il y ait un terrain de jeu équitable, il est important de poser le même ensemble de questions à chaque vendeur.
Créer une liste courte
Ensuite, un tri doit avoir lieu. Grâce à des questions ciblées, des démonstrations et des essais, on peut passer d'une liste longue à une liste courte. Bien que cela diffère pour chaque entreprise et cas d'utilisation, trois à cinq produits sont généralement un bon nombre. Avec cette liste en main, les entreprises peuvent produire une matrice pour comparer les fonctionnalités et les prix des différentes solutions.
Réaliser des démonstrations
Pour s'assurer que la comparaison est exhaustive, l'utilisateur doit faire une démonstration de chaque solution de la liste courte avec le même cas d'utilisation et les mêmes ensembles de données. Cela permettra à l'entreprise d'évaluer de manière équitable et de voir comment chaque fournisseur se compare à la concurrence.
Sélection du logiciel de surveillance des employés
Choisir une équipe de sélection
Avant de commencer, il est crucial de créer une équipe gagnante qui travaillera ensemble tout au long du processus, de l'identification des points de douleur à la mise en œuvre. L'équipe de sélection de logiciels devrait être composée de membres de l'organisation qui ont le bon intérêt, les compétences et le temps pour participer à ce processus. Un bon point de départ est de viser trois à cinq personnes qui occupent des rôles tels que le principal décideur, le chef de projet, le propriétaire du processus, le propriétaire du système ou l'expert en la matière du personnel, ainsi qu'un responsable technique, un administrateur informatique ou un administrateur de la sécurité. Dans les petites entreprises, l'équipe de sélection des fournisseurs peut être plus petite, avec moins de participants multitâches et assumant plus de responsabilités.
Négociation
Ce n'est pas parce que quelque chose est écrit sur la page de tarification d'une entreprise que cela signifie que c'est fixe (bien que certaines entreprises ne bougeront pas). Il est impératif d'ouvrir une conversation concernant les prix et les licences. Par exemple, le fournisseur peut être disposé à accorder une réduction pour les contrats pluriannuels ou pour recommander le produit à d'autres.
Décision finale
Après cette étape, et avant de s'engager pleinement, il est recommandé de lancer un test ou un programme pilote pour tester l'adoption avec un petit échantillon d'utilisateurs. Si l'outil est bien utilisé et bien reçu, l'acheteur peut être confiant que la sélection était correcte. Sinon, il pourrait être temps de revenir à la planche à dessin.