12 meilleures méthodes de communication interne pour des entreprises prospères

Sans une communication interne efficace (et probablement du café), toute entreprise s'arrêterait. Pensez-y : plusieurs équipes réparties sur différents fuseaux horaires et pays, chacune avec des idées différentes et divers projets. La communication interne est cruciale pour que tout le monde travaille vers un objectif commun : le succès de l'entreprise. Elle garantit que l'information circule sans heurts au sein d'une organisation et permet aux employés de se sentir connectés, informés et valorisés. Et tout comme il existe plus d'une façon de faire un gâteau, il existe de nombreuses façons de communiquer en interne. Vous pouvez envoyer des e-mails, utiliser Slack, Zoom, des outils de communication pour employés pour partager des mises à jour de l'entreprise, ou vous rencontrer en face à face, comme autrefois. Mais il est important de se rappeler que l'outil de communication interne que vous choisissez affecte la réception de votre message et la réaction de votre public. Par exemple, envoyer des messages via une application de messagerie instantanée à une personne qui réagit mieux à une interaction en personne peut échouer. Pour vous éviter tous les tracas et vous aider à choisir le meilleur moyen de transmettre votre message à tous, nous vous guiderons à travers toutes les meilleures méthodes de communication interne. Top 12 des méthodes de communication interne 1. Réunions en face à face 2. Correspondance par e-mail 3. SMS et applications de messagerie instantanée 4. Outils de gestion de projet 5. Appels téléphoniques 6. Vidéoconférences 7. Plateforme intranet d'entreprise 8. Bulletins d'information pour les employés 9. Vidéos 10. Tableaux d'affichage ou signalisation numérique 11. Mémos 12. Outils d'engagement des employés 4 types de communications internes Avant d'approfondir les différentes méthodes de communication interne, examinons les différents types de communication interne. Comprendre cela vous aide à sélectionner le meilleur outil de communication interne pour votre message. 1. Communication verticale et ses types La communication verticale circule de haut en bas entre les personnes à différents niveaux de la hiérarchie de l'organisation. Elle se produit généralement de deux manières : Communication de la direction aux employés (de haut en bas) Avez-vous reçu un e-mail de votre manager sur les objectifs du trimestre ou une échéance à venir ? Eh bien, c'est de la communication de haut en bas. Elle implique toute communication que les subordonnés reçoivent des cadres de niveau supérieur. Également appelée communication descendante, elle est couramment utilisée pour partager des annonces, des politiques d'entreprise, des objectifs, des conseils, des retours sur performance et d'autres décisions de gestion essentielles ou des changements organisationnels. Communication des employés à la direction (de bas en haut) C'est la fin du mois, et vous envoyez un rapport à la direction partageant les mises à jour de l'équipe. C'est de la communication de bas en haut. Également connue sous le nom de communication ascendante, elle fait référence au flux d'informations des subordonnés vers les cadres de niveau supérieur. La communication ascendante ne se limite pas à partager des mises à jour de tâches. Elle aide les employés à fournir des retours, des suggestions, des idées, des préoccupations et des opinions aux managers ou aux cadres. Les enquêtes anonymes, les sondages et les sessions de questions-réponses sont quelques moyens efficaces de recueillir les retours et les opinions des employés sur les politiques et décisions organisationnelles clés. 2. Communication horizontale (communication entre pairs) Avez-vous envoyé un message à votre collègue pour lui demander de l'aide avec le travail ? C'est de la communication horizontale. Beaucoup considèrent la communication verticale comme la plus importante. Cependant, une grande partie de la communication au travail se fait horizontalement entre collègues, avec lesquels on n'a pas de relation hiérarchique. La communication horizontale est absolument nécessaire pour coordonner les tâches. 3. Communication formelle et informelle Toute communication interne peut être formelle ou informelle en fonction des canaux de communication et des informations partagées. Toute utilisation de canaux de communication officiels comme les e-mails, les sites Web de l'entreprise ou les documents écrits pour transmettre des informations officielles est considérée comme une communication formelle. Les interactions comme les réunions informelles en face à face avec des collègues, les discussions autour de la fontaine à eau, la messagerie instantanée ou les rassemblements lors d'événements sociaux qui n'ont pas nécessairement à être sur l'entreprise ou les politiques officielles font partie de la communication informelle. 4. Communication de crise Ce type de communication concerne la transmission d'informations importantes et précises aux employés lorsque l'organisation fait face à une crise. Souvent, les entreprises ont des directives de communication de crise qui décrivent comment les cadres doivent répondre et communiquer pendant une crise. Les messages sont partagés sur plusieurs canaux officiels pour informer les employés de la situation en développement et comment les garder en sécurité, atténuer les risques et réduire l'impact. Des exemples incluent la communication que vous avez pu recevoir de la direction pendant la pandémie. Top 12 des méthodes de communication interne Avec l'émergence du travail à distance et hybride, les méthodes de communication interne ont augmenté. 72% des dirigeants d'entreprise estiment qu'une communication efficace augmente la productivité de leur équipe. Source : Grammarly Voici les méthodes de communication interne les plus couramment utilisées dans les entreprises. 1. Réunions en face à face Les réunions en personne sont l'une des méthodes à l'ancienne pour communiquer directement avec des collègues. Elles sont souvent pré-arrangées pour discuter d'un sujet pertinent avec tous les participants. Qu'elles se déroulent en grands groupes ou entre deux personnes, elles facilitent la communication bidirectionnelle et aident l'organisateur de la réunion à discerner si les participants ont bien compris ce qui est discuté. Ces réunions sont également plus mémorables car elles permettent aux participants de capter des indices non verbaux et le langage corporel qui sont difficiles à saisir par texte ou d'autres canaux de communication numérique. En conséquence, ces réunions aident à prendre des décisions, résoudre des conflits et alimenter la collaboration. Maintenant, avant de planifier une réunion, posez-vous quelques questions pour qu'elle ne finisse pas dans la liste "cette réunion aurait pu être un e-mail". Les réunions doivent être planifiées pour des choses qui ne peuvent pas être résolues de manière asynchrone et nécessitent une discussion pour obtenir des clarifications ou une résolution. 2. Correspondance par e-mail Je ne sais pas pour vous, mais en règle générale, j'ouvre ma boîte de réception d'e-mails lorsque je commence ma journée de travail. Cela me dit si je dois m'occuper de quelque chose avant de me lancer dans mon emploi du temps habituel. L'e-mail est le canal de communication le plus couramment utilisé dans les lieux de travail. Il est rapide, facile à utiliser et accessible même sur les téléphones portables. Bien qu'il soit généralement admis que les e-mails peuvent être utilisés pour partager tout type d'information, en toute honnêteté, ils ne servent pas tous les objectifs, et s'ils sont utilisés incorrectement, peuvent nous ralentir. Quand envoyer un e-mail en interne Pour envoyer des annonces à l'échelle de l'entreprise qui nécessitent que tout le personnel ou plusieurs personnes au sein de l'équipe reçoivent le même message simultanément Pour communiquer formellement des décisions ou demander des actions simples Pour confirmer ou planifier des rendez-vous Pour documenter des conversations importantes Apprenez comment écrire des e-mails professionnels qui vous obtiennent la réponse dont vous avez besoin. Suivez également les meilleures pratiques pour les e-mails afin que votre e-mail ne se retrouve pas en attente d'être ouvert dans la boîte de réception du destinataire. 3. SMS et applications de messagerie instantanée "Je vais vous envoyer les détails sur Slack" est une autre phrase qui est devenue courante dans les lieux de travail ces dernières années. Les e-mails, les réunions en personne et les appels de conférence ont tous leur place. Mais la messagerie instantanée est la solution pour une collaboration continue et une communication rapide et en temps réel avec les coéquipiers. Elle élimine les e-mails qui traînent dans les boîtes de réception en attente de réponses et les appels téléphoniques inutiles. Certaines personnes diraient que les messageries instantanées font perdre du temps par rapport à d'autres canaux de communication. Les conversations professionnelles peuvent dévier du sujet et devenir des discussions sur les plans du week-end. Cependant, lorsqu'elle est utilisée correctement, la messagerie offre aux collègues un exutoire pour une communication immédiate et informelle. Ces outils permettent aux utilisateurs de rechercher des conversations, offrent une expérience utilisateur distinctive et s'intègrent à d'autres applications d'entreprise comme le partage de fichiers, entre plusieurs autres fonctionnalités. En conséquence, les messageries instantanées comme Slack et Microsoft Teams sont devenues une partie essentielle du travail. Meilleures pratiques pour la messagerie instantanée au travail Gardez les messages concis, clairs et précis. Suivez les règles de base de votre entreprise pour la messagerie instantanée. Maintenez un ton professionnel et utilisez un langage approprié. Utilisez des conversations en fil pour éviter la confusion. Soyez respectueux des heures de travail des collègues lorsque vous initiez des conversations. Évitez d'envoyer des messages non urgents lorsqu'un collègue est absent ou en congé, sauf si nécessaire. Faites preuve de prudence lorsque vous discutez d'informations sensibles ou confidentielles par messagerie instantanée. 4. Vidéoconférences et réunions virtuelles La vidéoconférence est l'équivalent virtuel d'être en réunion. Elle est rapidement devenue une méthode de communication interne essentielle avec l'émergence des cultures de travail à distance et hybride. La vidéoconférence réunit les équipes et permet des interactions en face à face, peu importe leur emplacement physique. De plus, les outils de vidéoconférence offrent des fonctionnalités pour enregistrer les réunions, permettant aux participants de se référer et de revoir les points importants et de les partager avec d'autres parties prenantes. Voici quelques exemples où il est avantageux d'avoir des vidéoconférences, surtout si vous avez des membres de l'équipe travaillant depuis plusieurs endroits : Réunions d'équipe Événements mondiaux de type "town hall" Événements de lancement de projet Mises à jour majeures et rapports d'avancement Sessions de brainstorming Formations et ateliers Sessions de renforcement d'équipe Sessions en tête-à-tête 5. Appels téléphoniques Bien sûr, nous aimons les e-mails et la messagerie instantanée plutôt que les appels. Cependant, lorsque le problème que vous souhaitez discuter est complexe, sensible ou important, il est préférable de parler directement avec les parties prenantes concernées. Et lorsque vous ne pouvez pas les rencontrer pour une réunion en face à face, votre meilleure alternative est de passer cet appel téléphonique. C'est plus personnel. Vous pouvez poser beaucoup de questions de suivi et tout clarifier en une seule fois. Cela résout également les problèmes plus rapidement. Les appels de conférence audio sont également une bonne option pour plusieurs personnes simultanément. 6. Outils de collaboration et de gestion de projet Une grande partie de la communication interne se fait entre collègues collaborant sur des projets. Les outils de gestion de projet en ligne comme Trello, Asana ou Jira peuvent aider à cela. Ils permettent aux équipes de gérer les tâches, d'assigner des responsabilités, de suivre les progrès et de communiquer sur des projets spécifiques. Cela réduit le temps passé en réunions et appels pour obtenir des mises à jour sur les progrès. Ci-dessous, j'ai utilisé une application de gestion de projet pour assigner des tâches et le fichier requis à mon coéquipier. Nous avons communiqué au sein de l'outil, évitant la confusion et les retards. Ce tableau de tâches aide également mon manager à suivre l'avancement de toutes mes tâches assignées. Source : Asana 7. Plateformes intranet d'entreprise Votre intranet d'entreprise est l'endroit idéal pour stocker et partager des connaissances, des nouvelles, des mises à jour et des documents d'entreprise. Peu importe si l'information est urgente ou prend la poussière. Si vos employés peuvent l'utiliser comme un hub centralisé pour le partage de connaissances et la communication, avoir l'information sur votre intranet d'entreprise ne peut pas faire de mal. G2, par exemple, a son intranet qui sert de référentiel de ressources de plusieurs équipes que l'ensemble de l'entreprise peut accéder. Ils agissent également comme des forums de discussion. Pour tirer le meilleur parti de la plateforme intranet de votre entreprise, établissez des règles de base et conseillez aux employés comment l'utiliser et ce qu'il faut partager dessus. 8. Bulletins d'information pour les employés Un autre canal de communication numérique à l'échelle de l'entreprise est le bulletin d'information pour les employés. Il transmet des nouvelles essentielles de l'entreprise et est conçu pour tenir les travailleurs informés, engagés et alignés sur les objectifs de l'entreprise. Un bulletin d'information typique de l'entreprise inclut des nouvelles de l'entreprise, des mises à jour de projet, des événements à venir, des offres d'emploi, des mises à jour des membres de l'équipe, des jalons de l'entreprise, des histoires de clients et tout ce qui engage les employés. Un bon bulletin d'information pour les employés nourrit l'engagement des employés, promeut la culture d'entreprise, célèbre les réalisations et construit un sentiment de communauté sur le lieu de travail. En relation : Apprenez comment créer un bulletin d'information interne qui attire l'attention. 9. Vidéos Quand nous pensons aux vidéos comme outil de communication, nous pensons aux vidéos marketing et aux campagnes de marque. Cependant, les vidéos sont également des outils de communication efficaces pour les employés. Les vidéos préenregistrées sont efficaces pour une variété de fins, allant du partage de mises à jour importantes de l'entreprise par la direction aux vidéos de formation pour les nouveaux employés. La communication visuelle utilisant des vidéos attire immédiatement l'attention et transmet le message rapidement et clairement. Par exemple, mon collègue a réalisé une vidéo sur la création de l'image Canva parfaite qui correspond à nos directives de marque. Cela nous a aidés à éviter plusieurs allers-retours pour des clarifications supplémentaires et a permis de gagner du temps. Source : Loom 10. Tableaux d'affichage et signalisation numérique Traditionnellement, les tableaux d'affichage étaient l'endroit pour partager des mises à jour officielles de l'entreprise, des événements, des politiques et des informations de sécurité. Certaines entreprises utilisaient même des tableaux d'affichage pour partager des événements personnels des employés comme les anniversaires et les mariages. Aujourd'hui, les tableaux d'affichage sont remplacés par des signalétiques numériques. Ces panneaux électroniques affichent des annonces, des mises à jour de nouvelles de l'entreprise, des vidéos, des graphiques et même des données en temps réel si nécessaire. 11. Mémos Les mémorandums ou mémos d'entreprise sont beaucoup moins courants de nos jours. Cependant, c'est toujours l'une des méthodes de communication officielle les plus importantes dans toute entreprise. Les mémos sont plus formels et professionnels et attirent plus d'attention sur le lieu de travail. Traditionnellement, les mémos écrits étaient envoyés chaque fois qu'une annonce officielle devait être faite à un grand groupe d'employés. Aujourd'hui, les mémos écrits ont été remplacés par des e-mails principalement parce qu'ils sont plus rapides et plus faciles à utiliser. Pour être clair, tous les e-mails ne sont pas des mémos. Seuls ceux qui partagent des annonces officielles de manière formelle sont considérés comme des mémos. 12. Outils d'engagement des employés Les outils d'engagement des employés sont un canal de communication interne essentiel que les départements des ressources humaines peuvent exploiter. Considérez la valeur des enquêtes périodiques sur les processus de travail et l'environnement de travail. Ces enquêtes peuvent aider les cadres à prioriser les actions à entreprendre pour répondre aux préoccupations des employés. Les outils d'engagement des employés aident les organisations à solliciter et suivre les retours des employés, reconnaître leurs réalisations et promouvoir un environnement de travail positif. De plus, ces outils incluent souvent des fonctionnalités telles que des flux d'actualités, des annonces et des notifications personnalisées, garantissant que les employés restent informés des mises à jour de l'entreprise, des événements et des informations essentielles pour leur croissance personnelle. Top 5 des outils d'engagement des employés Lattice Bonusly Vantage Circle Leapsome Workvivo *Ce sont les cinq principaux logiciels d'engagement des employés du rapport Grid® de l'été 2023 de G2. Comment construire une stratégie de communication interne Chaque organisation a besoin d'un plan de communication interne qui fournit des orientations de haut niveau sur la façon dont les employés peuvent parler, écrire, interagir et collaborer efficacement. L'absence d'une stratégie de communication interne claire peut entraîner des malentendus, des employés mal informés et une baisse de productivité. Pour éviter cela, suivez ces étapes et construisez votre stratégie de communication interne : Évaluez votre stratégie actuelle Évaluez vos méthodes actuelles de communication interne. Quels canaux utilisez-vous pour la communication interne ? Sont-ils efficaces ? Promeuvent-ils les valeurs et la culture de votre entreprise ? Menez des enquêtes ou des entretiens avec les employés pour identifier les forces, les faiblesses et les domaines nécessitant des améliorations dans votre stratégie de communication existante. Essayez d'obtenir leurs idées sur les questions suivantes : Tous les employés ont-ils accès aux informations dont ils ont besoin ? Ont-ils besoin de plus d'informations ou de transparence de la part des cadres pour se sentir plus engagés ? Reçoivent-ils parfois des informations dont ils n'ont pas besoin ? Y a-t-il une surcharge d'informations ? Quels canaux sont les plus utiles, et qu'est-ce qui n'aide pas ? Et y a-t-il un problème avec un canal de communication particulier ? Ces retours vous aident à comprendre les améliorations nécessaires dans votre stratégie de communication interne. Définissez votre public De nombreuses organisations font l'erreur de penser que leurs employés forment un groupe homogène lorsqu'elles communiquent en interne. Cependant, les organisations ont des personnes de différents horizons, âges et cultures avec des points de vue, des valeurs et des attitudes différents envers le travail à différents niveaux et départements. Il est donc important de comprendre les différents segments d'employés au sein de votre organisation. Considérez leurs rôles, équipes, emplacements et préférences de communication. Cela vous aide à déterminer le bon message et le bon canal pour plusieurs segments d'employés. En relation : Apprenez comment construire de solides relations avec les employés et assurez-vous que les employés sont heureux au travail. Définissez vos objectifs et stratégies Analyser votre stratégie de communication interne actuelle et votre public vous aide à définir les objectifs de votre nouveau plan de communication interne. Décidez de ce qui doit être amélioré et des stratégies que vous pouvez utiliser pour le faire. Par exemple, vos retours d'employés montrent qu'ils ont généralement besoin de plus de communication de la part des cadres de la suite C sur les nouvelles initiatives commerciales à l'échelle de l'entreprise pour le trimestre. Réfléchissez aux canaux, messages et stratégies qui peuvent combler cette lacune. Vous pouvez organiser une réunion trimestrielle ou mensuelle facultative pour expliquer les nouvelles initiatives à tous les employés intéressés. Ou vous pouvez partager ces initiatives sur des forums dédiés sur l'intranet de l'entreprise et le bulletin d'information des employés. De même, élaborez des stratégies de communication interne pour les divers besoins de communication de vos employés. Créez des espaces numériques personnalisés et des canaux pour que différents segments d'employés se connectent et collaborent. Créez des directives de communication interne Une fois que vous avez toutes vos stratégies et outils de communication interne en place, créez un guide que tous les employés peuvent consulter pour la communication sur le lieu de travail. Ce guide doit fournir : Une idée générale des outils et canaux que les employés peuvent utiliser pour différents types de communication interne. Des règles de base sur quand utiliser quel outil de communication, les attentes et considérations lors de l'utilisation de ces outils, et les meilleures pratiques pour une meilleure communication. Surtout, le guide doit également expliquer la culture d'entreprise et les valeurs que vos employés doivent garder à l'esprit lorsqu'ils communiquent avec leurs collègues. Mesurez et modifiez Mettez en place des indicateurs pour mesurer l'efficacité de vos efforts de communication interne. Suivez les niveaux d'engagement sur les forums de discussion, les taux d'ouverture des bulletins d'information, les réponses aux enquêtes ou d'autres indicateurs pertinents pour évaluer l'impact de vos messages. De plus, demandez aux employés de partager leurs opinions et préoccupations. Écoutez leurs retours et répondez rapidement. Si une méthode de communication interne spécifique ne fonctionne pas, découvrez pourquoi et essayez de l'améliorer. Rappelez-vous, la façon dont nous communiquons évolue constamment. Il n'est donc pas rare de modifier votre plan de communication interne au besoin. Mais informez vos employés lorsque vous le révisez. 8 meilleures pratiques de communication interne Voici les meilleures pratiques de communication interne qui rendront le lieu de travail plus efficace : Partagez des mises à jour en temps opportun sur des projets importants, des initiatives et des changements organisationnels. Adaptez votre message pour convenir à différents publics tout en tenant compte de leurs rôles, responsabilités et besoins en information. Sélectionnez les canaux de communication les plus appropriés pour des messages et des publics spécifiques. Gardez vos messages simples et maintenez un ton respectueux. Assurez une cohérence des messages à travers différents canaux de communication et départements. Recueillez régulièrement les retours des employés. Fournissez des formations et des ressources pour améliorer les compétences en communication des employés. Établissez des indicateurs pour mesurer l'efficacité des efforts de communication interne. Construisez des ponts À l'ère actuelle de l'interconnexion, il y a de réels avantages et récompenses financières à bien faire la communication interne. Une bonne communication interne crée un dialogue ouvert, réfléchi, continu et bidirectionnel avec les employés. Elle améliore la collaboration et augmente la productivité. Choisir la bonne méthode de communication interne pour partager des informations sur le lieu de travail est la responsabilité de chacun. Que vous discutiez avec un collègue d'un projet ou que vous demandiez une promotion à votre patron, il est utile de repenser la méthode que vous utiliserez pour communiquer. Vous voulez explorer davantage ? Découvrez les canaux de communication dont votre entreprise a besoin pour réussir.