Presque toutes les entreprises publiques ou privées disposant d'un département de comptabilité et de finance effectuent une clôture de fin de mois, de trimestre et d'année, qui est une série d'étapes pour examiner, enregistrer et rapprocher les informations comptables.

Pour ce blog, je vais me référer uniquement à la clôture de fin de mois pour plus de cohérence et de simplicité.

Il est important pour les entreprises d'effectuer une clôture de fin de mois pour garder les données comptables organisées et s'assurer que toutes les transactions de la période de reporting sont prises en compte. La clôture de fin de mois contient une série d'étapes détaillées qui vérifient et ajustent les soldes des comptes et produisent des rapports pour représenter et communiquer la véritable situation financière d'une entreprise à la direction, aux investisseurs et aux autres parties prenantes.

Habituellement, un système ERP, ou d'autres plateformes financières, assistent dans les clôtures en automatisant des processus tels que la gestion des rapprochements, l'importation ou l'intégration de feuilles de calcul, le signalement des incohérences, le reporting, les flux de travail, etc. Souvent, les organisations s'appuient sur plusieurs plateformes dans le processus de clôture, chacune effectuant une tâche spécifique. Par exemple, une plateforme de budgétisation et de prévision peut partager des informations avec un logiciel de clôture financière, qui à son tour extrait des données d'un système ERP.

Mais que se passe-t-il si une organisation utilise une plateforme ERP sur site — un logiciel ERP sur site fonctionne à l'aide de serveurs internes à un emplacement contrôlé par l'entreprise, utilisant leur propre infrastructure informatique, personnel, systèmes et processus — ou un autre logiciel sur site, et est obligée de clôturer ses livres depuis chez elle ? Dans une telle situation, ils ne sont pas non plus habilités à utiliser un logiciel d'infrastructure de bureau virtuel (VDI), un réseau privé virtuel (VPN), ou un logiciel de bureau à distance pour accéder à leur poste de travail et réseau sur site. Quelles tâches doivent-ils effectuer manuellement et comment les équipes peuvent-elles rester organisées et maintenir les flux de travail appropriés lorsque chaque employé travaille depuis un endroit différent ?

Rester organisé

Il y a plusieurs étapes impliquées dans le processus de clôture de fin de mois qui sont généralement réparties entre plusieurs employés, ce qui rend la communication et la gestion des flux de travail plus cruciales que jamais. Un logiciel de gestion des flux de travail aide à la collaboration entre les membres de l'équipe et assiste dans la définition et la gestion des activités et tâches de clôture. La direction doit également s'assurer que les coordonnées de chaque employé sont à jour, que leurs calendriers sont visibles pour les autres membres de l'équipe, et qu'un système de messagerie instantanée et de communication efficace est en place et utilisé, tel que Slack ou Microsoft Teams.

Lorsque chaque dollar compte et que l'attention aux détails est une nécessité à chaque étape du processus, il est impératif d'avoir une communication ouverte et une clarté entre les équipes pour éviter tout malentendu.

Maintenir le grand livre (GL)

Le point de départ pour consolider et clôturer les livres à la fin du mois est le grand livre (GL). Au cours du mois précédent, les comptables et autres membres du personnel financier enregistrent les débits et crédits des factures payées et des paiements reçus, pour vérifier que toutes les transactions de la période sont enregistrées dans les bons comptes et pour les bons montants. Ils doivent également tracer une ligne ferme entre une période et la suivante afin qu'il y ait une coupure nette pour les activités de chaque période. En suivant le principe de correspondance, les dépenses doivent être enregistrées dans la même période que les revenus associés.

Habituellement, ces informations sont organisées et automatiquement alimentées dans un système ERP, ce qui aboutit à une balance de vérification ou une liste préliminaire de tous les soldes de comptes à la fin d'une période. Mais ne pas avoir accès à un système ERP sur site pose des défis à cette étape du processus.

Les comptables doivent maintenant enregistrer manuellement les transactions AP et AR en accédant à plusieurs sources, telles que leur banque, l'automatisation des comptes fournisseurs et l'automatisation des comptes clients, les reçus ou factures papier, etc. Cela est non seulement chronophage et fastidieux, mais ouvre la porte à l'erreur humaine qui causera sans aucun doute des incohérences plus loin dans le processus de clôture.

Ensuite, ces soldes de comptes doivent être ajustés pour suivre les GAAP (Principes Comptables Généralement Acceptés), qui est un ensemble de règles pour des états financiers cohérents, précis et comparables que les entreprises doivent suivre. Il est obligatoire pour les entreprises publiques, mais de nombreuses entreprises privées suivent également ces directives. En raison de ces directives, et sans l'aide d'une plateforme ERP basée sur le cloud, les comptables doivent confirmer manuellement que les données qu'ils présentent sont exactes, transparentes et présentées à intervalles réguliers.

Un autre défi que l'adhésion manuelle aux normes GAAP apporte aux équipes comptables est l'accumulation des transactions sur une base d'engagement, plutôt que sur une base de trésorerie. La comptabilité d'engagement enregistre les transactions dans la période où elles se produisent, indépendamment du moment des paiements. Cela pose un défi lorsqu'il est fait manuellement car les employés devront comparer les enregistrements entre les périodes, et selon la taille de l'organisation, entre les entreprises. La comptabilité de trésorerie n'est pas conforme aux GAAP car elle enregistre les revenus et les dépenses en fonction des entrées et sorties de trésorerie, créant ainsi des différences de timing dans les paiements. Cela, à son tour, peut brouiller la réalité financière des transactions, rendant les résultats meilleurs ou pires qu'ils ne le sont réellement.

Un autre aspect crucial de la clôture de fin de mois est la création et la présentation de rapports, graphiques et autres supports aux parties prenantes financières, telles que les investisseurs, les banques et la direction. En général, un système ERP ou un système comptable est capable de digérer les informations financières qui lui sont fournies, et de produire au moins les trois rapports standard (compte de résultat, bilan, tableau des flux de trésorerie) de manière précise et en temps opportun, à condition que les informations reçues soient correctes. Sans accès à un système pour aider à la création de ces rapports, les équipes comptables et financières devraient collecter, examiner et entrer manuellement les données dans un modèle. Cela nécessiterait une coordination entre plusieurs employés pour s'assurer que les données sont d'abord correctes, puis pour formater les rapports afin qu'ils correspondent aux rapports des périodes précédentes. Encore une fois, cette augmentation de l'interaction humaine peut entraîner des erreurs et des erreurs que les systèmes ERP aident à éviter.

Autres processus manuels

La gestion des données est un autre processus de fin de mois qui devient difficile lorsqu'il est effectué manuellement. Des éléments tels que les listes de contrôle, les calendriers, les documents et les rapprochements qui étaient auparavant stockés en un seul endroit pour une référence facile, sont maintenant peut-être dispersés sur plusieurs systèmes et employés. Cela crée non seulement un problème logistique lors de la consolidation et de la vérification de ces données, mais il est maintenant plus difficile de localiser et de voir si des modifications ont été apportées, et par qui.

La plupart des fonctionnalités des logiciels de clôture de fin de mois fournissent un tableau de bord qui permet aux membres de l'équipe de voir ce qui doit être fait et quel est le statut de chaque tâche. Cette sorte de liste de contrôle fournit également des notes et des documents pour faciliter la communication des employés et garde la documentation de support facilement accessible.

Ces fonctionnalités du processus de clôture de la comptabilité financière sont importantes car elles aident à éliminer le travail en double, les redondances, et à s'assurer que tout le monde travaille sur le même document et que rien n'est modifié deux fois ou copié. Ne pas avoir accès à ces fonctionnalités obligerait les gestionnaires à suivre manuellement quels employés effectuent quelles tâches, et à s'assurer que ces informations sont partagées avec succès avec l'équipe. Chaque employé doit être minutieux avec sa documentation tout au long du processus de clôture pour maintenir non seulement un flux de travail ordonné et organisé, mais aussi pour produire des données précises.

Cette liste ci-dessous couvre certaines étapes impliquées dans une clôture de fin de mois et montre à quel point la communication et l'organisation au sein de l'équipe sont importantes.

Il y a beaucoup de pièces mobiles dans un processus de clôture financière de fin de mois. Il y a des calculs compliqués utilisant des données provenant de plusieurs sources qui créent des rapports importants que la direction et d'autres parties prenantes utilisent pour guider la direction financière de l'entreprise. Sans l'assistance d'un ERP basé sur le cloud, d'un logiciel de comptabilité ou de clôture financière, les équipes de comptabilité et de finance travaillant à domicile à plein temps doivent s'assurer qu'il y a une communication claire entre les équipes dans le cabinet comptable concernant les processus et les responsabilités. Ils doivent également fixer des attentes réalistes pour chaque membre de l'équipe et expliquer comment leur travail s'intègre et impacte le processus de clôture.