Le guide tout-en-un pour la surveillance des employés

Notre besoin de productivité a explosé avec le travail à distance.
Alors que les entreprises continuent de naviguer dans ces nouveaux cadres, les managers essaient de maintenir les niveaux de productivité. Ce changement a introduit le concept de la surveillance des employés pour suivre les tâches, les projets et le temps global passé pendant les heures de travail.

De nombreuses entreprises permettent à leurs employés de travailler à domicile pour un avenir prévisible – et certaines même pour toujours. Investir dans un logiciel de surveillance des employés est précieux pour les entreprises qui ont du mal à garder un œil sur la présence et la productivité des employés à distance.

Que vous dirigiez une équipe en bureau, hybride ou à distance, surveiller vos employés fournit des informations qui peuvent rendre les processus plus efficaces et maintenir l'engagement des employés.

La surveillance traditionnelle des employés se concentrait fortement sur la micro-gestion et la surveillance des employés.

La technologie moderne permet aux entreprises et aux superviseurs d'utiliser ces outils de manière responsable pour rendre les gens plus productifs et s'aligner de manière transparente avec les politiques de l'entreprise.

Les données collectées par le suivi du personnel peuvent être analysées pour comprendre et évaluer le comportement des employés. Ces informations aident les employeurs à en savoir plus sur la dynamique d'équipe, les conversations entre pairs et les processus commerciaux existants.

Les informations recueillies par la surveillance des employés sur le lieu de travail sont étroitement liées à leurs tâches quotidiennes. Ainsi, elles fournissent une représentation crédible d'une gestion efficace de la main-d'œuvre.

Types de surveillance des employés

Alors, qu'est-ce qui est exactement considéré comme de la surveillance des employés et du suivi d'activité ?

Il existe une large gamme d'activités qui relèvent de la surveillance de vos travailleurs, allant de la collecte de preuves de travail à l'espionnage pur et simple et aux méthodes de surveillance. Quel que soit votre cas d'utilisation, le meilleur logiciel de surveillance des employés offrira différentes façons de recueillir des données sur les employés.

Lors de la sélection d'une approche de surveillance des employés, considérez les préoccupations possibles qui peuvent en découler et les moyens de réduire les risques.

Activité Internet et informatique

Travailler à distance signifie travailler en ligne. La surveillance des employés à distance englobe souvent le suivi de l'activité Internet. Cela inclut, mais ne se limite pas à, suivre les URL visitées pendant les heures de travail, l'utilisation des réseaux sociaux et le filtrage Web.

Les employeurs préoccupés par le temps passé loin des tâches de travail utilisent le plus souvent ce type de surveillance.

Un autre aspect est le téléchargement de programmes pour surveiller l'activité sur les appareils de travail. Cela permet de suivre l'utilisation des applications de bureau et de fournir des rapports de données avec des feuilles de temps pour mesurer la performance des employés. Cela permet aux managers de comprendre combien de temps l'appareil a été activement utilisé pour le travail.

Certaines entreprises empêchent l'utilisation de certains sites Web et applications informatiques. Les employés sont limités à l'utilisation des portails et systèmes de travail et n'ont pas accès à d'autres applications. Une telle surveillance est couramment observée dans le secteur bancaire et dans les entreprises qui traitent des informations confidentielles.

Surveillance des e-mails

Presque toutes les entreprises du 21e siècle utilisent le bon vieux e-mail pour communiquer à la fois en interne et en externe. L'e-mail est l'outil le plus couramment suivi pour aider les entreprises à identifier les problèmes potentiels et sécuriser les données importantes.

Il y a deux principaux avantages à surveiller l'activité des employés par le biais de leurs e-mails :

1. Sécurité des données

La surveillance des e-mails des employés est utile pour les entreprises qui craignent les fuites de données. Cela aide également à bloquer les e-mails suspects provenant de parties externes pour protéger davantage les données et les actifs organisationnels.

2. Résolution des conflits

Cet aspect particulier de la surveillance des employés est bénéfique pour les grandes équipes réparties dans le monde entier. Simplement en examinant les e-mails envoyés et reçus, on peut aider à résoudre les conflits entre les employés ou entre les travailleurs et leurs managers.

Appels et messagerie vocale

Les conversations de support client et les interactions de vente sont deux exemples courants de suivi des appels. Ces appels sont suivis pour évaluer la performance des représentants et servir de matériel de formation pour les nouvelles recrues.

La surveillance des appels aide les employeurs à comprendre ce qui fonctionne pour les meilleurs performeurs et comment leurs stratégies peuvent être enseignées aux employés qui ont du mal à atteindre leurs objectifs.

Keylogging

Le keylogging, ou enregistrement des frappes, est l'enregistrement des frappes sur l'ordinateur d'un employé et la conversion de ces données en un fichier lisible. Ce type de surveillance des employés présente le plus de risques car il peut entraîner des fuites de mots de passe.

Un autre inconvénient du keylogging est le fait que les employés ne savent souvent pas si leurs mouvements de clavier sont suivis, ce qui peut causer de la confusion et de l'anxiété.

Suivi du temps et des fichiers

Le suivi du temps est l'un des types de surveillance des employés les plus répandus. Il collecte des données sur le moment où les employés pointent, dépointent et prennent des pauses. Le logiciel de suivi du temps fournit un aperçu de la quantité de travail effectuée par l'employé pendant la journée et rapporte les informations sur des feuilles de temps.

Certaines systèmes de surveillance des employés suivent également les fichiers envoyés et reçus sur les appareils de travail. Cela va des transferts de fichiers à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation, des conversions, des enregistrements USB et de l'accès au matériel.

Messageries instantanées

Le travail à distance a introduit tout un ensemble de nouvelles applications pour certaines entreprises, telles que Slack, MS Teams et Skype. La plupart des interactions des employés se déroulent sur ces supports et jouent un rôle dans la création d'une culture d'entreprise axée sur la communication active.

Les entreprises peuvent suivre ces interactions pour s'assurer que les employés ne profitent pas de ces plateformes et maintiennent le contrôle sur le matériel partagé. Un avantage de suivre ces conversations est qu'il prévient l'intimidation sur le lieu de travail et maintient une culture empathique. Cependant, les employés doivent être informés de cela pour la transparence.

Suivi GPS

Bien que rarement observé, certaines entreprises suivent les téléphones ou les voitures des employés pour déterminer leur emplacement à tout moment. Ce type de surveillance est généralement observé dans les industries qui nécessitent des informations de positionnement précises, telles que les services de messagerie ou les entreprises de transport et de poste.

Le suivi des coordonnées GPS peut également aider à récupérer des biens manquants et à assurer la sécurité des employés pour les entreprises qui envoient leur personnel en déplacement.

Par exemple, la plupart des journalistes et des équipes de service sur le terrain sont suivis une fois qu'ils quittent le bureau pour des raisons de communication et de sécurité, car ils peuvent finir par emprunter des routes inconnues pour couvrir les nouvelles.

Avantages et inconvénients de la surveillance des employés

Il n'est pas surprenant que les logiciels de suivi puissent avoir un impact durable sur la culture de votre entreprise, les politiques et les relations employeur-employé. Comme toute autre technologie, la surveillance de vos travailleurs peut avoir un impact positif ou négatif, selon l'utilisation et la dépendance de l'entreprise à l'outil.

Avantages de la surveillance des employés

Lorsqu'elle est utilisée de manière responsable et transparente, la surveillance des employés peut augmenter les niveaux de productivité avec des données pour assurer le succès de l'entreprise et offrir aux employés la possibilité d'atteindre leur véritable potentiel de travail.

Augmentation des niveaux de productivité

Obtenir des informations sur la progression des employés aide les managers à identifier les flux de travail non productifs et à comprendre quels projets mènent à l'épuisement professionnel des employés.

Une diminution de la productivité des employés est un signe clair de travail non concentré, de manque de motivation dans leur rôle et d'incapacité à atteindre les objectifs.

La surveillance des employés facilite le suivi du temps passé au travail, fournissant une image de savoir si les employés sont distraits ou passent leur temps sur des tâches non liées au travail. Cela peut aider à améliorer la productivité en abordant les problèmes concernant la réduction de la concentration et le multitâche.

Opérations commerciales efficaces

Les entreprises surestiment souvent les processus qu'elles mettent en place pour augmenter les bénéfices et aider les employés. La surveillance des employés à distance évalue les activités commerciales inefficaces, obsolètes ou incapables de servir leur objectif souhaité.

La surveillance des employés optimise les ressources organisationnelles pour les employés à distance et en bureau et fournit des informations sur les processus et systèmes qui doivent changer pour soutenir la productivité.

Délégation et administration des tâches simplifiées

La délégation et le contrôle des tâches sont deux points de douleur majeurs pour tout manager. Lorsqu'ils sont bien faits, ils peuvent encourager le travail d'équipe et améliorer la collaboration interfonctionnelle.

Les solutions de surveillance des employés suivent qui travaille sur quels projets, réduisant le temps de projet et l'ambiguïté de la propriété. Avec des fonctionnalités de contrôle des données uniques, les employeurs peuvent également décider qui peut accéder à des tâches et informations spécifiques, facilitant ainsi une administration rationalisée.

Certaines logiciels de surveillance des employés à distance s'intègrent avec des outils de paie et des technologies de suivi du temps pour améliorer la gestion des absences, réduire le travail manuel et éliminer les erreurs humaines.

Plus d'engagement des employés

Le roulement des employés est un problème sérieux sur le lieu de travail. Les entreprises avec des équipes à distance doivent travailler plus dur pour engager les employés et établir de solides relations avec leurs pairs et superviseurs.

La surveillance des employés aide à réduire le désengagement grâce à l'analyse du comportement et augmente la motivation à travailler en suivant le temps d'inactivité.

Amélioration de la cybersécurité organisationnelle

C'est l'un des plus grands avantages de l'utilisation d'outils de surveillance. Les actifs et les données de l'entreprise sont sujets aux fuites de données, aux attaques de logiciels malveillants et au piratage.

En suivant les e-mails, les messages et les fichiers, les managers peuvent vérifier si les employés respectent les protocoles de sécurité lors du partage d'informations. Cela prévient les violations de sécurité internes et externes et aide les employés à suivre les protocoles de l'entreprise.

Risque réduit de violation des conformités

Un bon logiciel de surveillance des employés aide les employés à suivre la conformité en matière de sécurité et à éviter les fuites de données. Celles-ci se produisent généralement en raison d'un manque de sensibilisation à la sécurité et de négligence des employés.

Inconvénients de la surveillance des employés

La surveillance des employés, lorsqu'elle est utilisée à des fins autres que la mesure de la productivité, peut avoir un impact négatif sur la perception de l'entreprise par les employés. Elle peut également entraîner un manque de confiance entre les travailleurs et causer de l'insatisfaction.

Suspicion envers l'entreprise

Ceci n'est pas Big Brother. Si les employés ont l'impression d'être espionnés, cela peut entraîner du ressentiment, un manque de confiance et un mécontentement général.

Pour s'assurer que cela ne se produise pas, soyez transparent dans votre communication concernant le logiciel de surveillance des employés mis en place. Il est également judicieux d'expliquer pourquoi vous choisissez de surveiller l'activité des employés et comment ils peuvent en bénéficier également.

Problèmes potentiels de confidentialité

La surveillance des employés tourne autour de la capture d'informations personnelles. Cela soulève des préoccupations en matière de confidentialité et la nécessité de traiter ces problèmes dès le départ.

Offrez aux employés la possibilité de comprendre quelles données sont collectées et comment elles sont utilisées. Il est également essentiel de mentionner quelles mesures de protection existent concernant les données des employés dans la politique de l'entreprise.

Préoccupations juridiques

C'est un gros problème et c'est souvent le plus difficile à naviguer en raison des différentes lois dans le monde. Même si la surveillance des lieux de travail et des employés est généralement légale dans la plupart des situations, il est toujours préférable de vérifier les lois pour éviter toute complication.

Pour résumer, voici les principaux avantages et inconvénients de la surveillance des employés :

Les problèmes éthiques de la surveillance des employés

Bien que la surveillance des employés aide à suivre le travail, elle apporte avec elle un ensemble de problèmes éthiques concernant les droits et la sécurité des employés. Il est essentiel de trouver un équilibre entre ce qui peut et ce qui ne doit pas être surveillé dans un environnement de travail.

Le consentement est essentiel, surtout lorsqu'il s'agit de surveiller les employés en temps réel pendant la journée de travail. Assurez-vous que vos employés sont pleinement conscients des activités qui sont suivies avant de mettre en œuvre tout outil de surveillance des employés. La pratique de la surveillance des travailleurs a fait l'objet de nombreuses critiques ces dernières années, il est donc important de prendre en compte les préoccupations éthiques, morales et juridiques.

La surveillance éthique des employés est possible et favorise la collaboration et une meilleure communication interpersonnelle, et aide à dissiper les doutes que les employés peuvent avoir concernant la pratique. Quel que soit le type de surveillance, il est important de noter que le premier et principal cas d'utilisation de toute technologie doit être de soutenir les employés et d'améliorer la productivité.

Les 5 meilleurs logiciels de surveillance des employés

Les solutions de surveillance des employés aident à construire une main-d'œuvre productive et proactive. Ces outils simplifient les tâches quotidiennes et jouent un rôle intégral dans l'obtention d'informations sur la performance et le comportement des employés.

Pour être inclus en tant que solution logicielle dans cette catégorie, un produit doit :

• Surveiller les conversations téléphoniques et par chat des employés lors des interactions avec les clients
• Superviser les ordinateurs des employés pour assurer les niveaux de productivité
• Archiver les conversations de support client pour l'assurance qualité et les besoins de formation

* Ci-dessous se trouvent les 5 principales solutions logicielles de surveillance des employés du rapport Grid® de l'hiver 2022 de G2. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté.

1. Time Doctor

Time Doctor est un outil de surveillance des employés qui fournit des analyses sur le temps passé à travailler et la présence. Il donne une répartition du temps passé sur les tâches, les projets et les clients pour augmenter la productivité des employés et des managers.

Ce que les utilisateurs aiment :

« J'aime qu'il m'aide à enregistrer mes heures de travail et à mieux gérer mon agenda. Je peux également suivre ce que mes agents font pour m'assurer qu'ils utilisent leur temps correctement et sont productifs. Je peux voir des captures d'écran et je peux modifier leurs feuilles de temps en cas de besoin d'une exception. »

- Avis sur Time Doctor, Karina L.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« L'outil a un minuteur pop-up qui s'affiche chaque fois qu'il détecte une faible activité. Je pense que c'est une excellente fonctionnalité, mais il doit également mieux identifier quand vous êtes réellement en faible activité ou si vous regardez une vidéo, par exemple. »

- Avis sur Time Doctor, Joan J.

2. Hubstaff

Hubstaff aide à lutter contre l'inefficacité avec un suivi du temps simplifié et une gestion d'équipe et de projet. Il s'intègre à plus de 30 applications et suit précisément le temps sur les appareils, permettant aux employeurs de voir le travail se dérouler en temps réel sur les appareils.

Ce que les utilisateurs aiment :

« En tant qu'équipe numérique, nous utilisons Hubstaff pour le suivi du temps et la gestion de la paie pour tous les employés à distance.

C'est un outil complet qui nous permet d'ajouter plusieurs projets et de suivre le temps d'un employé sur chaque projet. Il dispose d'un tableau de bord avec des feuilles de temps en ligne qui ont été utiles et faciles à utiliser. Il crée des captures d'écran des activités des employés et permet d'ajouter des notes au temps suivi. »

- Avis sur Hubstaff, Yulia L.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Les corrections peuvent être difficiles à faire au début, et récemment, les interactions de Hubstaff avec Windows 10 ne sont pas les meilleures. Les notifications pour changer un statut de suivi sont envoyées deux fois au lieu d'une. »

- Avis sur Hubstaff, Vojislav K.

3. ActivTrak

Les utilisateurs cherchant à optimiser les processus et à maximiser la technologie choisissent ActivTrak pour améliorer la productivité. Il permet un travail à distance sans faille et dispose de capacités étendues de sourcing de données pour suivre les journaux de temps et d'activité.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Cela nous a permis de travailler à distance sans souci et nous pouvons maintenant élargir l'équipe sans les restrictions géographiques habituelles. Nous aimons la possibilité de décider quelles applications sont liées au travail afin que le suivi soit fait automatiquement.

Notre équipe peut suivre son temps mais est également consciente qu'avec des captures d'écran toutes les quelques minutes, elle doit s'assurer qu'elle fait la bonne chose, pas seulement survoler les applications. »

- Avis sur ActivTrak, Nicholas F.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« J'espère que la possibilité de suivre la productivité d'un employé sur différents appareils sera incluse à l'avenir pour consolider les informations. Un autre domaine d'amélioration concerne le registre des utilisateurs, qui collecte les noms à partir du registre lui-même au lieu de l'annuaire actif. Cela entraîne beaucoup de travail manuel. »

- Avis sur ActivTrak, José Alfredo M.

4. Workpuls

Workpuls est un logiciel d'analyse de la main-d'œuvre qui surveille la productivité des employés, suit le temps et aide à gérer les équipes à distance. Conçu avec une sécurité de niveau entreprise, il protège les données et simplifie les conformités en matière de confidentialité.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Workpuls est l'une des options les moins chères sur le marché avec le plus de fonctionnalités incluses. Il dispose de fonctionnalités de pointage d'entrée/sortie ainsi que d'options de révision des applications et des sites Web.

Les capacités de capture d'écran peuvent être modifiées pour les préférences individuelles et il est facile d'activer et de désactiver les employés. Les managers, les clients et les administrateurs peuvent également être ajoutés sans coût supplémentaire. »

- Avis sur Workpuls, Jean Carlo F.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« J'espère qu'à un stade ultérieur, les rapports pourront être disponibles au niveau individuel afin que chaque personne puisse mesurer sa productivité tout au long de la journée.

Sur leur plateforme individuelle, les employés peuvent enregistrer leurs temps de pause ou d'absence afin que le rapport soit plus précis. Les heures non productives pourraient être mieux suivies, y compris les sites et applications qui contribuent à une moindre productivité. »

- Avis sur Workpuls, Candice B.

5. We360.ai

We360.ai est un logiciel de surveillance des employés basé sur le cloud qui fournit des données et des informations exploitables pour améliorer l'environnement de travail des employés. L'outil automatise la présence, mesure la productivité et suit les informations avec un tableau de bord d'intelligence d'affaires.

Ce que les utilisateurs aiment :

« We360.ai est un package complet pour les équipes qui souhaitent se développer dans différents endroits. Pour moi, c'est la fonctionnalité de productivité qui m'aide à évaluer l'engagement des employés au travail.

Avec We360.ai, nous avons pu embaucher des talents de premier plan de différents endroits. Notre équipe fonctionne efficacement grâce aux fonctionnalités de suivi des applications, de capture d'écran et de suivi de la productivité. »

- Avis sur We360.ai, Abhigyanam G.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Ce serait merveilleux s'il y avait un mode où les employés peuvent seulement pointer et dépointer dans l'application. Je ne veux pas qu'ils regardent la productivité, les tâches, les congés ou les feuilles de temps. Il serait utile que je puisse basculer leur application vers un module de présence simple. »

- Avis sur We360.ai, Shivam S.

Le suivi est bon, mais le faire de manière responsable est excellent

Les outils de surveillance des employés ont une large gamme de fonctionnalités pour suivre presque tout ce que les employés font pendant leurs journées de travail. Ils aident les managers à comprendre la progression des tâches, les temps de concentration et la productivité individuelle des employés.

Cependant, il y a de graves conséquences à la mauvaise utilisation de ce logiciel. Les employés peuvent se retourner contre l'entreprise et les répercussions juridiques peuvent être encore plus coûteuses que la mise en œuvre de la technologie de surveillance. Par conséquent, il est essentiel d'être constamment transparent à ce sujet avec vos employés et de prendre le consentement là où c'est nécessaire. 

La meilleure façon d'aborder la surveillance des employés est de maintenir une communication ouverte avec vos travailleurs et de choisir un logiciel qui répond à vos besoins de suivi. L'objectif final doit être d'aider à maintenir une culture d'entreprise forte tout en améliorant la productivité et le bien-être des employés.

La surveillance des employés peut aider à la croissance globale de l'entreprise. Cependant, une mauvaise utilisation de ces outils peut entraîner la frustration des employés et un environnement de travail toxique. En savoir plus sur les environnements de travail hostiles et les moyens de réduire les risques.