12 mejores métodos de comunicación interna para negocios exitosos

Sin una comunicación interna efectiva (y probablemente café), cualquier negocio se detendría. Piénsalo: múltiples equipos repartidos por zonas horarias y países, cada uno con diferentes ideas y varios proyectos. La comunicación interna es crucial para que todos trabajen hacia un único objetivo: el éxito de la empresa. Asegura que la información fluya sin problemas dentro de una organización y empodera a los empleados para que se sientan conectados, informados y valorados. Y al igual que hay más de una forma de hacer un pastel, hay muchas formas de comunicarse internamente. Puedes enviar correos electrónicos, usar Slack, Zoom, herramientas de comunicación para empleados para compartir actualizaciones de la empresa, o reunirte cara a cara, como en los viejos tiempos. Pero es importante recordar que la herramienta de comunicación interna que elijas afecta la recepción de tu mensaje y la reacción de tu audiencia. Por ejemplo, enviar mensajes a través de una aplicación de mensajería instantánea a una persona que responde mejor a la interacción en persona puede fallar. Para ahorrarte todos los problemas y ayudarte a elegir la mejor para transmitir tu mensaje en toda la organización, te guiaremos a través de todos los mejores métodos de comunicación interna. **Los 12 mejores métodos de comunicación interna** 1. Reuniones cara a cara 2. Correspondencia por correo electrónico 3. Mensajería de texto y aplicaciones de mensajería instantánea 4. Herramientas de gestión de proyectos 5. Llamadas telefónicas 6. Videoconferencias 7. Plataforma de intranet corporativa 8. Boletines para empleados 9. Videos 10. Tablones de anuncios o señalización digital 11. Memorandos 12. Herramientas de compromiso de los empleados **4 tipos de comunicaciones internas** Antes de profundizar en los diferentes métodos de comunicación interna, veamos varios tipos de comunicación interna. Comprender esto te ayuda a seleccionar la mejor herramienta de comunicación interna para tu mensaje. **1. Comunicación vertical y sus tipos** La comunicación vertical fluye hacia arriba y hacia abajo entre personas en diferentes niveles de la jerarquía de la organización. Generalmente ocurre de dos maneras: **Comunicación de la gerencia a los empleados (de arriba hacia abajo)** ¿Has recibido un correo electrónico de tu gerente sobre los objetivos del trimestre o una fecha límite próxima? Bueno, eso es comunicación de arriba hacia abajo. Involucra cualquier comunicación que los subordinados reciben de los ejecutivos de nivel superior. También conocida como comunicación descendente, se utiliza comúnmente para compartir anuncios, políticas de la empresa, objetivos, orientación, retroalimentación de desempeño y otras decisiones de gestión esenciales o cambios organizacionales. **Comunicación de los empleados a la gerencia (de abajo hacia arriba)** Es fin de mes y envías un informe a la gerencia compartiendo actualizaciones del equipo. Eso es comunicación de abajo hacia arriba. También conocida como comunicación ascendente, se refiere al flujo de información de los subordinados a los ejecutivos de nivel superior. La comunicación ascendente no se trata solo de compartir actualizaciones de tareas. Ayuda a los empleados a proporcionar retroalimentación, sugerencias, ideas, preocupaciones y opiniones a los gerentes o ejecutivos. Encuestas anónimas, encuestas y sesiones de preguntas y respuestas son algunas formas efectivas de recopilar retroalimentación y opinión de los empleados sobre políticas y decisiones organizacionales clave. **2. Comunicación horizontal (comunicación entre pares)** ¿Le enviaste un mensaje a tu compañero de equipo pidiéndole ayuda con el trabajo? Eso es comunicación horizontal. Muchos consideran que la comunicación vertical es la más importante. Sin embargo, gran parte de la comunicación en el trabajo ocurre horizontalmente entre compañeros de trabajo, con quienes no se tiene una relación jerárquica. La comunicación horizontal es absolutamente necesaria para coordinar tareas. **3. Comunicación formal e informal** Cualquier comunicación interna puede ser formal o informal según los canales de comunicación y la información compartida. Cualquier uso de canales de comunicación oficiales como correos electrónicos, sitios web de la empresa o documentos escritos para transmitir información oficial se considera comunicación formal. Interacciones como reuniones informales cara a cara con colegas, charlas en la máquina de café, mensajería instantánea o reuniones durante eventos sociales que no necesariamente tienen que ver con la empresa o políticas oficiales son parte de la comunicación informal. **4. Comunicación de crisis** Este tipo de comunicación se trata de entregar información importante y precisa a los empleados cuando la organización enfrenta una crisis. A menudo, las empresas tienen pautas de comunicación de crisis que describen cómo deben responder y comunicarse los ejecutivos durante una crisis. Los mensajes se comparten a través de múltiples canales oficiales para informar a los empleados sobre la situación en desarrollo y cómo mantenerlos seguros, mitigar riesgos y reducir el impacto. Ejemplos incluyen la comunicación que podrías haber recibido de la gerencia durante la pandemia. **Los 12 mejores métodos de comunicación interna** Con la aparición del trabajo remoto e híbrido, los métodos de comunicación interna han aumentado. **72%** De los líderes empresariales creen que una comunicación efectiva aumenta la productividad de su equipo. Fuente: Grammarly Aquí están los métodos de comunicación interna más comúnmente utilizados en las empresas. **1. Reuniones cara a cara** Las reuniones en persona son uno de los métodos tradicionales de comunicarse directamente con los colegas. A menudo se organizan previamente para discutir un tema relevante con todos los participantes. Ya sea que ocurran en grupos grandes o entre dos personas, facilitan la comunicación bidireccional y ayudan al organizador de la reunión a discernir si los asistentes entendieron claramente lo que se está discutiendo. Estas reuniones también son más memorables ya que permiten a los asistentes captar señales no verbales y lenguaje corporal que son difíciles de captar a través de texto u otros canales de comunicación digital. Como resultado, tales reuniones ayudan a tomar decisiones, resolver conflictos y fomentar la colaboración. Ahora, antes de programar una reunión, hazte algunas preguntas para que no termine en la lista de "esta reunión podría haber sido un correo electrónico". Las reuniones deben programarse para cosas que no pueden resolverse de manera asincrónica y requieren discusión para obtener aclaración o resolución. **2. Correspondencia por correo electrónico** No sé tú, pero como regla, abro mi bandeja de entrada de correo electrónico cuando comienzo mi jornada laboral. Me dice si necesito abordar algo antes de sumergirme en mi horario regular. El correo electrónico es el canal de comunicación más utilizado en los lugares de trabajo. Es rápido, fácil de usar y accesible incluso en teléfonos móviles. Aunque generalmente se cree que los correos electrónicos pueden usarse para compartir cualquier tipo de información, en toda honestidad, no sirve para todos los propósitos, y si se usa incorrectamente, puede ralentizarnos. **Cuándo enviar un correo electrónico internamente** - Para enviar anuncios a toda la empresa que requieren que todo el personal o varias personas dentro del equipo reciban el mismo mensaje simultáneamente - Para comunicar formalmente decisiones o solicitar acciones simples - Para confirmar o programar citas - Para documentar conversaciones importantes Aprende cómo escribir correos electrónicos profesionales que te consigan la respuesta que necesitas. Además, sigue las mejores prácticas para correos electrónicos para que tu correo no se quede esperando ser abierto en la bandeja de entrada del receptor. **3. Mensajería de texto y aplicaciones de mensajería instantánea** "Te enviaré los detalles por Slack" es otra frase que se ha vuelto común en los lugares de trabajo en los últimos años. Los correos electrónicos, las reuniones en persona y las llamadas de conferencia tienen su lugar. Pero la mensajería instantánea es la solución para la colaboración continua y la comunicación rápida y en tiempo real con los compañeros de equipo. Elimina los correos electrónicos que permanecen en las bandejas de entrada esperando respuestas y las llamadas telefónicas innecesarias de ida y vuelta. Algunas personas dirían que los mensajeros instantáneos desperdician tiempo en comparación con otros canales de comunicación. Las conversaciones profesionales pueden desviarse del tema y convertirse en personas discutiendo sus planes de fin de semana. Sin embargo, cuando se usa correctamente, la mensajería proporciona a los compañeros de trabajo una salida para la comunicación inmediata e informal. Estas herramientas permiten a los usuarios buscar conversaciones, ofrecen una experiencia de usuario distintiva e integran con otras aplicaciones empresariales como el intercambio de archivos, entre varias otras características. Como resultado, mensajeros instantáneos como Slack y Microsoft Teams se han convertido en una parte esencial del trabajo. **Mejores prácticas para la mensajería instantánea en el lugar de trabajo** - Mantén los mensajes concisos, claros y directos. - Sigue las reglas básicas de tu empresa para la mensajería instantánea. - Mantén un tono profesional y usa un lenguaje apropiado. - Usa conversaciones en hilos para evitar confusiones. - Sé respetuoso con las horas de trabajo de los colegas al iniciar conversaciones. - Evita enviar mensajes no urgentes cuando un colega esté fuera de la oficina o ausente, a menos que sea necesario. - Ten cuidado al discutir información sensible o confidencial a través de la mensajería instantánea. **4. Videoconferencias y reuniones virtuales** La videoconferencia es el equivalente virtual de estar en una reunión. Se ha convertido rápidamente en un método esencial de comunicación interna con la aparición de culturas de trabajo remoto e híbrido. La videoconferencia reúne a los equipos y permite interacciones cara a cara independientemente de sus ubicaciones físicas. Además, las herramientas de videoconferencia proporcionan características para grabar las reuniones, lo que permite a los asistentes referirse y revisar puntos importantes y compartirlos con otros interesados. Aquí hay algunos casos en los que es ventajoso tener videoconferencias, especialmente si tienes miembros del equipo trabajando desde múltiples ubicaciones: - Reuniones de equipo - Eventos globales de ayuntamiento - Eventos de inicio de proyectos - Actualizaciones de estado importantes e informes de progreso - Sesiones de lluvia de ideas - Capacitación y talleres - Sesiones de construcción de equipo - Sesiones uno a uno **5. Llamadas telefónicas** Claro, amamos los correos electrónicos y la mensajería instantánea sobre las llamadas. Sin embargo, cuando el problema que deseas discutir es complejo, sensible o importante, es mejor hablar directamente con las partes interesadas. Y cuando no puedes reunirte con ellos para una reunión cara a cara, tu mejor alternativa es hacer esa llamada telefónica. Es más personal. Puedes hacer muchas preguntas de seguimiento y aclarar todo de una vez. También resuelve problemas más rápido. Las llamadas de conferencia de audio también son una buena opción para múltiples personas simultáneamente. **6. Herramientas de colaboración y gestión de proyectos** Una gran parte de la comunicación interna ocurre entre colegas que colaboran en proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos en línea como Trello, Asana o Jira pueden ayudar con eso. Permiten a los equipos gestionar tareas, asignar responsabilidades, rastrear el progreso y comunicarse sobre proyectos específicos. Reduce el tiempo dedicado a reuniones y llamadas para obtener actualizaciones de progreso. A continuación, he utilizado una aplicación de gestión de proyectos para asignar tareas y el archivo requerido a mi compañero de equipo. Nos comunicamos dentro de la herramienta, evitando confusiones y retrasos. Este tablero de tareas también ayuda a mi gerente a realizar un seguimiento del progreso de todas mis tareas asignadas. **7. Plataformas de intranet corporativa** Tu intranet de la empresa es el lugar perfecto para almacenar y compartir conocimientos empresariales, noticias, actualizaciones y documentos. No importa si la información es urgente o está acumulando polvo. Si tus empleados pueden usarla como un centro centralizado para compartir conocimientos y comunicación, tener la información en la intranet de tu empresa no puede hacer daño. G2, por ejemplo, tiene su intranet que sirve como un repositorio de recursos de múltiples equipos al que toda la empresa puede acceder. También actúan como foros de discusión. Para obtener lo mejor de la plataforma de intranet de tu empresa, establece algunas reglas básicas y aconseja a los empleados sobre cómo usarla y qué compartir en ella. **8. Boletines para empleados** Otro canal de comunicación digital a nivel de empresa es el boletín para empleados. Entrega noticias esenciales de la empresa y está diseñado para mantener a los trabajadores actualizados, comprometidos y alineados con los objetivos de la empresa. Un boletín típico de la empresa incluye noticias de la empresa, actualizaciones de proyectos, próximos eventos, ofertas de trabajo, actualizaciones de miembros del equipo, hitos de la empresa, historias de clientes y cualquier cosa que involucre a los empleados. Un buen boletín para empleados fomenta el compromiso de los empleados, promueve la cultura de la empresa, celebra logros y construye un sentido de comunidad en el lugar de trabajo. **9. Videos** Cuando pensamos en videos como una herramienta de comunicación, pensamos en videos de marketing y campañas de marca. Sin embargo, los videos también son herramientas efectivas de comunicación para empleados. Los videos pregrabados son eficientes para una variedad de propósitos, desde compartir actualizaciones corporativas importantes de la dirección hasta videos de capacitación para nuevos empleados. La comunicación visual mediante videos capta la atención inmediata y transmite el mensaje de manera rápida y clara. Por ejemplo, mi colega hizo un video sobre cómo crear la imagen perfecta en Canva que coincida con nuestras pautas de marca. Esto nos ayudó a evitar varios intercambios de ida y vuelta para más aclaraciones y ahorró tiempo. **10. Tablones de anuncios y señalización digital** Tradicionalmente, los tablones de anuncios eran el lugar para compartir actualizaciones oficiales de la empresa, eventos, políticas e información de seguridad. Algunas empresas incluso usaban tablones de anuncios para compartir eventos personales de los empleados como cumpleaños y bodas. Hoy en día, los tablones de anuncios están siendo reemplazados por señalizaciones digitales. Estos tableros electrónicos muestran anuncios, actualizaciones de noticias de la empresa, videos, gráficos e incluso datos en tiempo real si es necesario. **11. Memorandos** Los memorandos empresariales o memos son mucho menos comunes en estos días. Sin embargo, sigue siendo uno de los métodos de comunicación oficial más importantes en cualquier negocio. Los memos son más formales y profesionales y reciben más atención en el lugar de trabajo. Tradicionalmente, se enviaban memos escritos cada vez que se debía hacer un anuncio oficial a un gran grupo de empleados. Hoy en día, los memos escritos han sido reemplazados principalmente por correos electrónicos porque son más rápidos y fáciles de usar. Para ser claros, no todos los correos electrónicos son memos. Solo aquellos que comparten anuncios oficiales de manera formal se consideran memos. **12. Herramientas de compromiso de los empleados** Las herramientas de compromiso de los empleados son un canal de comunicación interna esencial que los departamentos de recursos humanos pueden aprovechar. Considera el valor de las encuestas periódicas de pulso de los empleados sobre los procesos de trabajo y el entorno laboral. Tales encuestas pueden ayudar a los ejecutivos a priorizar elementos de acción para abordar las preocupaciones de los empleados. Las herramientas de compromiso de los empleados ayudan a las organizaciones a solicitar y rastrear la retroalimentación de los empleados, reconocer sus logros y promover un ambiente de trabajo positivo. Además, estas herramientas a menudo incluyen características como fuentes de noticias, anuncios y notificaciones personalizadas, asegurando que los empleados se mantengan informados sobre actualizaciones de la empresa, eventos e información esencial para su crecimiento personal. **Cómo construir una estrategia de comunicación interna** Cada organización necesita un plan de comunicación interna que proporcione orientación de alto nivel sobre cómo los empleados pueden hablar, escribir, interactuar y colaborar de manera efectiva. La falta de una estrategia clara de comunicación interna puede llevar a malentendidos, empleados mal informados y una disminución de la productividad. Para evitar esto, sigue estos pasos y construye tu estrategia de comunicación interna: **Evalúa tu estrategia actual** Evalúa tus métodos actuales de comunicación interna. ¿Qué canales estás utilizando para la comunicación interna? ¿Son efectivos? ¿Promueven los valores y la cultura de tu empresa? Realiza encuestas o entrevistas con empleados para identificar fortalezas, debilidades y áreas que requieren mejora en tu estrategia de comunicación existente. Intenta obtener sus opiniones sobre las siguientes preguntas: - ¿Todos los empleados tienen acceso a la información que necesitan? - ¿Necesitan más información o transparencia de los ejecutivos para sentirse más comprometidos? - ¿A veces reciben información que no necesitan? - ¿Hay una sobrecarga de información? - ¿Qué canales son más útiles y cuáles no ayudan? - ¿Y hay algún problema con un canal de comunicación en particular? Esta retroalimentación te ayuda a entender las mejoras necesarias en tu estrategia de comunicación interna. **Define tu audiencia** Muchas organizaciones cometen el error de pensar que sus empleados son un grupo homogéneo al comunicarse internamente. Sin embargo, las organizaciones tienen personas de diferentes orígenes, edades y culturas con diferentes puntos de vista, valores y actitudes hacia el trabajo en diferentes niveles y departamentos. Por lo tanto, es importante entender los diferentes segmentos de empleados dentro de tu organización. Considera sus roles, equipos, ubicaciones y preferencias de comunicación. Esto te ayuda a determinar el mensaje y el canal adecuados para múltiples segmentos de empleados. **Define tus objetivos y estrategias** Analizar tu estrategia actual de comunicación interna y audiencia te ayuda a establecer los objetivos para tu nuevo plan de comunicación interna. Decide qué necesita mejorar y las estrategias que puedes usar para hacerlo. Por ejemplo, tu retroalimentación de los empleados muestra que generalmente requieren más comunicación de los ejecutivos de nivel C sobre nuevas iniciativas comerciales a nivel de empresa para el trimestre. Piensa en canales, mensajes y estrategias que puedan llenar este vacío. Puedes tener una reunión trimestral o mensual opcional para explicar nuevas iniciativas a todos los empleados interesados. O puedes compartir tales iniciativas en foros dedicados en la intranet de la empresa y el boletín para empleados. De manera similar, estrategiza métodos de comunicación interna para diversas necesidades de comunicación de tus empleados. Crea espacios digitales personalizados y canales para que diferentes segmentos de empleados se conecten y colaboren. **Crea pautas de comunicación interna** Una vez que tengas todas tus estrategias y herramientas de comunicación interna en su lugar, crea un manual que todos los empleados puedan consultar para la comunicación en el lugar de trabajo. Este manual debe proporcionar: - Una idea general de las herramientas y canales que los empleados pueden aprovechar para diferentes tipos de comunicación interna. - Reglas básicas sobre cuándo usar qué herramienta de comunicación, expectativas y consideraciones al usar esas herramientas, y mejores prácticas para una mejor comunicación. Lo más importante, el manual también debe explicar la cultura y los valores de la empresa que tus empleados deben recordar al comunicarse con sus colegas. **Mide y modifica** Implementa métricas para medir la efectividad de tus esfuerzos de comunicación interna. Rastrea los niveles de compromiso en foros de discusión, tasas de apertura de boletines, respuestas a encuestas u otros indicadores relevantes para evaluar el impacto de tus mensajes. Además, pide a los empleados que compartan sus opiniones y preocupaciones. Escucha su retroalimentación y responde de manera oportuna. Si un método específico de comunicación interna no está funcionando, averigua por qué e intenta mejorarlo. Recuerda, la forma en que nos comunicamos sigue cambiando. Por lo tanto, no es raro modificar tu plan de comunicación interna según sea necesario. Pero mantén a tus empleados informados cuando lo revises. **8 mejores prácticas de comunicación interna** Aquí están las mejores prácticas de comunicación interna que harán que el lugar de trabajo sea más eficiente: 1. Comparte actualizaciones oportunas sobre proyectos importantes, iniciativas y cambios organizacionales. 2. Adapta tu mensaje para adaptarse a diferentes audiencias considerando sus roles, responsabilidades y necesidades de información. 3. Selecciona los canales de comunicación más apropiados para mensajes y audiencias específicos. 4. Mantén tus mensajes simples y mantén un tono respetuoso. 5. Asegura una mensajería consistente a través de diferentes canales de comunicación y departamentos. 6. Recoge retroalimentación de los empleados regularmente. 7. Proporciona capacitación y recursos para mejorar las habilidades de comunicación de los empleados. 8. Establece métricas para medir la efectividad de los esfuerzos de comunicación interna. **Construye puentes** En la era actual de interconexión, hay beneficios reales y recompensas financieras al hacer bien la comunicación interna. Una buena comunicación interna crea un diálogo abierto, reflexivo, continuo y bidireccional con los empleados. Mejora la colaboración y mejora la productividad. Elegir el método de comunicación interna adecuado para compartir información en el lugar de trabajo es responsabilidad de todos. Ya sea charlando con un compañero de trabajo sobre un proyecto o pidiendo un ascenso a tu jefe, ayuda a repensar el método que usarás para comunicarlo. ¿Quieres explorar más? Aprende sobre los canales de comunicación que tu empresa necesita para tener éxito.