Mejores Software de Comunicaciones Internas
El software de comunicaciones internas optimiza cómo los empleados comparten información dentro de una organización. Estas plataformas facilitan la comunicación segura y organizada a través de canales de chat, intercambio de archivos y almacenamiento de documentos. A menudo incorporan videoconferencias, gestión de tareas y otras herramientas de colaboración para mantener a los empleados conectados y productivos.
Las plataformas de comunicación para empleados mejoran la coordinación de la fuerza laboral al ofrecer noticias en tiempo real, anuncios y actualizaciones de documentos. Estos sistemas apoyan modelos de trabajo remoto e híbrido, permitiendo a los empleados acceder a los recursos corporativos de manera rápida y eficiente.
Las principales plataformas de comunicación interna proporcionan análisis para medir la efectividad de las interacciones y evaluar el valor de las comunicaciones. Al integrar diversas características, estas plataformas fomentan una mejor colaboración, reducen el desorden de correos electrónicos y mejoran la productividad general en el lugar de trabajo.
Mejor software de comunicaciones internas de un vistazo:
- Mejor software de mensajería instantánea para negocios: Microsoft Teams
- Mejor software de comunicaciones para empleados: Connecteam
- Mejor software de redes sociales empresariales (ESN): Workvivo
- Mejor software de plataformas de comunicación para trabajadores de primera línea: Workvivo
Estas soluciones de software están clasificadas utilizando un algoritmo que calcula la satisfacción del cliente y la presencia en el mercado basado en reseñas de nuestra comunidad de usuarios. Para más información, consulte la metodología de puntuación de investigación de G2.
¿Qué es el Software de Comunicaciones Internas?
El software de comunicaciones internas, a veces llamado software de mensajería empresarial, proporciona a los usuarios plataformas de mensajería instantánea que permiten la mensajería directa y grupal dentro de una organización. Estas herramientas pretenden ser intuitivas y convenientes, facilitando conversaciones rápidas entre los miembros del equipo. Atrás quedaron los días de enviar correos electrónicos largos solo para recibir respuestas de una palabra. Las herramientas de mensajería empresarial hacen que hablar con compañeros de trabajo sea tan fácil como chatear con amigos en redes sociales o por mensaje de texto. La mayoría de las opciones de comunicaciones internas están equipadas con capacidad de emojis y GIF para promover una conversación auténtica y natural dentro del lugar de trabajo.
Beneficios Clave del Software de Comunicaciones Internas
- Ofrece capacidad de comunicación instantánea entre los miembros del equipo
- Permite a los equipos conectarse independientemente de la ubicación
- Hace que los mensajes sean fácilmente buscables
- Proporciona un espacio de trabajo virtual menos formal para la comunicación del equipo
- Conecta una organización horizontal y verticalmente
¿Por qué Usar Software de Comunicaciones Internas?
Sería difícil encontrar un negocio que no esté utilizando una herramienta de comunicaciones internas en esta época. Proporcionan una cornucopia de beneficios que los han convertido en un elemento básico del conjunto de software moderno.
Rápido — "Instantáneo" es bastante rápido, y las herramientas de comunicaciones internas llevan la mensajería instantánea a una fuerza laboral. Los equipos pueden comunicarse rápidamente entre sí, facilitando la colaboración entre empleados remotos, entre equipos o entre oficinas.
Informal — La etiqueta del correo electrónico es notoriamente difícil de dominar y puede parecer un medio demasiado formal para preguntas simples. Las herramientas de mensajería empresarial permiten a los equipos deshacerse del decoro excesivamente profesional y centrarse únicamente en el asunto en cuestión.
Móvil — Todos los productos competitivos de comunicaciones internas enfatizan tener una aplicación móvil robusta e intuitiva para acompañar su oferta de escritorio. La naturaleza de los negocios hoy en día requiere que las personas estén siempre en línea y disponibles para apoyar a sus compañeros. Los mensajeros empresariales son tan fáciles de usar en movimiento como en el trabajo.
Adoptable — La mensajería instantánea se siente natural para la mayoría de los usuarios en este punto. Los millennials están convirtiéndose en la mayor parte de la fuerza laboral, y la mensajería instantánea es un elemento básico de cómo se comunica esta generación. Las herramientas de comunicaciones internas se sienten familiares y, posteriormente, se adoptan fácilmente.
¿Quién Usa el Software de Comunicaciones Internas?
Organizaciones de todas las industrias y tamaños dependen de los mensajeros instantáneos empresariales para conectar a sus empleados. El software equipa a los usuarios con un método rápido y simplificado de comunicarse con sus compañeros para cualquier tema, proporcionando una alternativa efectiva en tiempo y con muchas notificaciones a medios más pasivos como el correo electrónico o reuniones en persona menos intrusivas. Los beneficios proporcionados por el software de comunicaciones internas son útiles para negocios compuestos por 3 o 3,000 personas. La comunicación eficiente es primordial, ya sea para coordinar turnos en el laboratorio de psicología de una universidad o reuniones en una empresa Fortune 500.
Tipos de Software de Comunicaciones Internas
Independiente — Muchos software de comunicaciones internas son productos independientes con muchas integraciones. Las herramientas dedicadas de comunicaciones internas también a veces proporcionan características adicionales como videoconferencias, capacidad limitada de VoIP y directorios de empleados para crear un centro completo de comunicaciones internas.
Integrado — La mensajería instantánea también puede venir como una característica adicional en otros tipos de software o suites de colaboración más grandes. La funcionalidad de comunicaciones internas a menudo se puede encontrar en software de intranet para empleados, software de compromiso de empleados o espacios de trabajo virtuales. Otros tipos de software de comunicación, como el software de videoconferencia, también pueden proporcionar mensajería instantánea.
Específico de la industria — Algunas herramientas de comunicaciones internas están construidas para industrias específicas con sus necesidades únicas en mente. Por ejemplo, las herramientas de comunicaciones internas para manufactura y servicio de campo a menudo incluirán software de pulsar para hablar (PTT) integrado para que los empleados remotos tengan múltiples canales de comunicación instantánea disponibles para ellos. También hay plataformas de comunicación y colaboración clínica y software de mensajería compatible con HIPAA construidos específicamente para casos de uso en el cuidado de la salud, que toman en cuenta el cumplimiento. Algunas opciones populares y generalizadas de comunicaciones internas también han comenzado a crear soluciones específicas para la industria o a incorporar el cumplimiento en su producto para que estén disponibles para industrias específicas desde el primer momento.
Características del Software de Comunicaciones Internas
El software de comunicaciones internas comparte algunas características básicas en todos los productos. Sin embargo, a medida que el espacio se vuelve más competitivo, algunos proveedores han agregado características adicionales de comunicación y productividad para ayudar a que su producto se destaque entre la multitud.
Mensajería instantánea — La mensajería instantánea y directa es el pilar de las aplicaciones de comunicaciones internas. Los usuarios pueden enviar mensajes instantáneos entre sí de manera 1:1 o en grupo. Los grupos pueden ser creados por usuarios y administradores, dependiendo de los permisos del administrador.
Actualizaciones de estado — Los usuarios pueden dejar un estado adjunto a su perfil para indicar su disponibilidad.
Feed de actividad — Un feed de actividad está disponible para actualizar a los usuarios sobre nuevos mensajes enviados a ellos personalmente o en grupos de los que forman parte. El feed también a veces presenta respuestas a publicaciones hechas por el usuario.
Notificaciones — Las herramientas de mensajería empresarial proporcionarán notificaciones cuando el usuario haya recibido un mensaje directo o se haya publicado un mensaje en un grupo del que forma parte. Además, los usuarios pueden desactivar las notificaciones o establecer ciertos permisos para las notificaciones.
Emojis — Las aplicaciones de mensajería empresarial a menudo vienen cargadas con emojis. Algunas aplicaciones incluso permiten a los usuarios crear los suyos propios.
Búsqueda — Una barra de búsqueda permite a los usuarios usar palabras clave para buscar mensajes antiguos.
Compartición de archivos — Uno de los principales beneficios de la mensajería empresarial es la capacidad de compartir archivos y documentos de manera fácil y rápida. Los usuarios pueden enviar enlaces a documentos alojados en la nube o adjuntar archivos guardados en un escritorio al mensaje que van a enviar. Algunas herramientas incluso se integran con repositorios de archivos para una compartición de archivos más fluida.
Encuestas y sondeos — Los mensajeros empresariales a menudo proporcionan características simples de encuestas y sondeos que permiten a los usuarios tomar decisiones rápidamente dentro de la aplicación.
Características Adicionales de Comunicaciones Internas
Conferencias — Ha habido un esfuerzo creciente por parte de los proveedores de mensajería empresarial para incluir funcionalidad de conferencias de audio y video dentro de sus productos. Los usuarios que pueden moverse entre la comunicación basada en texto y la basada en audio en la aplicación pueden resolver problemas y responder preguntas más rápidamente.
Integración de base de conocimiento — Algunas herramientas de gestión del conocimiento sirven como conectores entre aplicaciones de comunicaciones internas y bases de conocimiento. Adjuntan preguntas hechas a respuestas y luego envían ambas a una base de conocimiento, que luego se puede buscar en un formato de preguntas y respuestas.
Traducción automática — Algunas aplicaciones de mensajería empresarial tienen la capacidad de traducir automáticamente mensajes de un idioma a otro a través de software de traducción automática.
Compartición de pantalla — Los mensajeros empresariales con capacidad de videoconferencia a menudo también permiten la compartición de pantalla entre los participantes de la conferencia.
Asistentes de IA — Los asistentes de IA a veces se incluyen en las aplicaciones de mensajería empresarial para ayudar a guiar a los usuarios hacia comportamientos basados en los mensajes que han enviado. Por ejemplo, si un usuario escribe a otro que necesitan reunirse en una fecha u hora determinada, un asistente de IA integrado puede abrir un aviso para que el usuario agregue un evento en su calendario.
Tendencias Relacionadas con el Software de Comunicaciones Internas
Adición de características de conferencias — Tradicionalmente, las empresas dependían de una herramienta para comunicaciones internas y otra para conferencias de video y audio. Esto era beneficioso ya que las conferencias a menudo incluyen entidades externas que de otro modo no tendrían acceso a herramientas estrictamente internas. Sin embargo, más empresas están reconociendo los beneficios de las videoconferencias y VoIP para casos de uso interno. Dado que la mayoría de las empresas actualmente tienen estas características distribuidas en múltiples herramientas, puede ser inconveniente para los usuarios tener una conversación en una aplicación y moverse a otra, incluso si sería un intercambio más fructífero si lo hicieran.
Subsecuentemente, más empresas están buscando herramientas de comunicaciones internas que también proporcionen vías para el diálogo. Más mensajeros empresariales incluyen videoconferencias y capacidad de VoIP en su oferta, aunque no sean los mejores de su clase ya que no son la característica principal del producto. Esto puede estar cambiando, sin embargo, y más productos están poniendo las conferencias de audio y video al mismo nivel que la mensajería instantánea en términos de sus prioridades.
Problemas Potenciales con el Software de Comunicaciones Internas
Inapropiado en contexto — La conveniencia de la mensajería instantánea en el lugar de trabajo es más a menudo que no una ventaja. Pero tan útil como es el software de comunicaciones internas, no siempre es el canal más eficiente o apropiado para ciertas situaciones. Pueden surgir problemas cuando los individuos no han creado distinciones claras sobre cuándo es apropiado usar un mensajero empresarial en lugar de correo electrónico u otro canal de comunicación. Mientras que los correos electrónicos de una línea podrían fácilmente ser transmitidos en un mensajero instantáneo, los mensajes de formato largo con posibles participantes externos no van a funcionar en una plataforma de comunicaciones internas.
Este problema potencial se puede evitar con la implementación de pautas claras que identifiquen qué canales de comunicación deben usarse en una situación dada. Las empresas y organizaciones deben incluir estas pautas en su proceso de incorporación y capacitación y también hacerlas disponibles en una base de conocimiento para referencia posterior. A los individuos que no estén usando los canales apropiados se les debe recordar suavemente que rompan estos hábitos.
Software y Servicios Relacionados con el Software de Comunicaciones Internas
Bots de productividad — Hay bots de productividad construidos para software de comunicaciones internas específicos que extienden la funcionalidad de este último. Los bots de productividad pueden servir como asistentes de IA si un producto no tiene uno integrado o proporcionar características útiles que de otro modo no están disponibles para los usuarios en la plataforma nativa. Por ejemplo, los bots de productividad pueden agregar encuestas o sondeos a productos que no los ofrecen de manera nativa o conectar la aplicación a otras herramientas de software.
Intranet de empleados — Algunas soluciones de intranet para empleados proporcionarán una herramienta de comunicaciones internas integrada en su producto. Si no se proporciona de manera nativa, los productos a menudo se integran con otras opciones populares de mensajería empresarial para llenar los vacíos. Los usuarios se benefician de tener herramientas de mensajería instantánea desplegadas dentro de su intranet para que la intranet pueda servir como una suite de colaboración y comunicación consolidada.
Software de mensajería instantánea para negocios
Software de Comunicaciones para Empleados
Software de Redes Sociales Empresariales (ESN)
El software de redes sociales empresariales (ESN) apoya la comunicación y colaboración de abajo hacia arriba dentro de una organización. Proporciona una plataforma digital para que los empleados interactúen socialmente, colaboren y compartan información, fomentando una comunicación más informal y de igual a igual. El software ESN permite a los empleados compartir actualizaciones, fotos y mensajes directamente con sus colegas, al igual que las plataformas de redes sociales para consumidores. Cualquier organización puede utilizar el software ESN para promover el compromiso y la colaboración entre los empleados. Más específicamente, el software ESN puede ayudar a las empresas con una fuerza laboral híbrida o remota a garantizar que los empleados tengan oportunidades de conectarse, participar y socializar a pesar de su ubicación de trabajo. Esto puede ayudar a mejorar la moral y la satisfacción general entre los empleados.
Si bien el software ESN es un tipo de plataforma de comunicaciones internas, se diferencia del software de comunicaciones para empleados en los tipos de comunicaciones que están diseñados para facilitar. El software de comunicaciones para empleados está orientado hacia soluciones holísticas que ofrecen una variedad de estilos de comunicación (de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba, asincrónica, sincrónica) y la transmisión de mensajes esenciales a nivel de toda la empresa. El software ESN fomenta la colaboración informal, interactiva y de igual a igual, promoviendo una cultura de intercambio de conocimientos y trabajo en equipo. Ambos tipos de software desempeñan roles vitales en mejorar la comunicación interna y promover una fuerza laboral bien conectada y comprometida.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Redes Sociales Empresariales (ESN), un producto debe:
- Permitir a los usuarios crear y mantener perfiles que incluyan información como datos de contacto, habilidades, experiencia e intereses
- Tener un feed de actividad o línea de tiempo que muestre actualizaciones en tiempo real, publicaciones e interacciones de usuarios o grupos
- Permitir a los usuarios interactuar con el contenido a través de "me gusta" y comentarios
- Permitir a los usuarios cargar, compartir y colaborar en una variedad de archivos o tipos de documentos
- Permitir a los usuarios enviar mensajes directos en conversaciones uno a uno o en grupo
- Organizar grupos o comunidades basados en los intereses, proyectos o departamentos de los empleados
Plataformas de Software de Comunicación para Trabajadores de Primera Línea
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