Al comienzo de cada tarea, ya sea que se piense directamente en ello o no, se establece un objetivo.

Correr un maratón. Hacer un castillo de arena. Empezar un negocio.

A medida que emprendemos estos viajes hacia ese objetivo, podríamos recibir algo de ayuda en el camino. Tu entrenador personal podría ayudarte a prepararte para el maratón, un amigo podría venir con la pala perfecta, o el banco podría dar un salto de fe y aceptar tu solicitud de préstamo.

Sin embargo, estas almas amables no pueden ser de ayuda si no comunicas tus objetivos con ellas. Presentarse en el gimnasio no le dice exactamente a tu entrenador que quieres poder correr un maratón. Tienes que decírselo.

Comunicar los objetivos es necesario para el éxito de cualquier operación. Cuando se aborda algo con un equipo, actualizaciones frescas mantienen a todos en la misma página y la operación en camino para alcanzar ese objetivo común. Y la única manera de hacerlo es mantener el flujo de información a través de canales de comunicación interna.

¿Ya estás familiarizado con los conceptos básicos de la comunicación interna? Salta adelante:

• Comunicación interna en los negocios
• Canales de comunicación interna
• Barreras de comunicación interna
• Habilidades de comunicación interna

Comunicación interna: los conceptos básicos

La comunicación interna ocurre cuando compañeros de trabajo, colegas y figuras de autoridad envían y reciben información entre sí. Los mensajes están específicamente diseñados para situaciones donde el emisor y el receptor son parte de la misma empresa.

Si alguna vez has tenido un trabajo, has comunicado internamente.

Diferencia entre comunicación interna y externa

Antes de continuar, es importante señalar la diferencia entre comunicación interna y externa, porque aunque son similares, sirven para dos propósitos completamente diferentes.

La comunicación interna es cuando las personas que son parte de la misma organización envían y reciben información entre sí. Los mensajes no se comparten con nadie fuera de la organización.

Ejemplos de comunicación interna:

• Llamar a tu jefe para hablar sobre los objetivos del trimestre
• Reunirse con tu equipo para discutir un proyecto
• Pasar por el escritorio de un colega para saludar

La comunicación externa tiene lugar cuando una empresa comparte información con entidades fuera de la organización. Las personas dentro de la organización probablemente todavía tengan acceso a la información, pero el propósito del mensaje es informar a audiencias externas.

Ejemplos de comunicación externa:

• Realizar una conferencia de prensa
• Enviar un tweet en la cuenta pública de Twitter de la empresa
• Publicar un artículo en el blog de tu sitio web

Bien, ahora que hemos cubierto eso, profundicemos en la comunicación interna.

Comunicación interna en los negocios

En los negocios, hay dos tipos diferentes de comunicación interna que se determinan por las personas involucradas en la entrega y recepción del mensaje.

Comunicación interna vertical

La comunicación interna vertical ocurre entre personas en diferentes niveles de la empresa. La información se transmite ya sea de superiores a sus subordinados o de esos subordinados a sus superiores.

Este tipo de comunicación interna reconoce la existencia de una jerarquía en las empresas. Cuando hay nuevas políticas que los empleados necesitan conocer, las personas con autoridad deben alertar a sus empleados. De manera similar, cuando hay una función defectuosa de un negocio que solo puede ser arreglada por la alta dirección, es responsabilidad de los empleados llevarlo a la atención de sus superiores.

Los objetivos específicos pueden variar entre superiores y sus subordinados, pero ambos están trabajando hacia el objetivo común del negocio. Mantener la comunicación entre estos grupos es necesario para que eso suceda.

Comunicación interna horizontal

La comunicación interna horizontal es cuando la información se envía y recibe entre personas en el mismo nivel jerárquico de un negocio. Puede ocurrir en todos los niveles, pero el mensaje es exclusivo para ese grupo.

Este tipo de comunicación interna se utiliza mucho cuando los proyectos requieren trabajo en equipo y colaboración. Al trabajar en un equipo, la comunicación es necesaria al especificar objetivos, resolver problemas y tomar decisiones.

El trabajo en equipo es algo hermoso. Compartir un objetivo similar con alguien más hace que sea mucho más fácil alcanzarlo. Pero la única manera de trabajar juntos es con una comunicación interna efectiva.

Canales de comunicación interna

Enviar un mensaje interno puede ocurrir utilizando todo tipo de comunicación. Sin embargo, hay canales específicos que son más adecuados para ciertos temas. Elegir el canal correcto es crucial para ser eficiente y respetuoso al enviar un mensaje efectivo.

Canales de comunicación interna verbal

La comunicación verbal contribuye en gran medida al flujo de información dentro de una organización. Se utiliza en una variedad de situaciones, como reuniones de grupo, lluvias de ideas y charlas informales en la oficina.

La comunicación verbal es la mejor manera para que la dirección comparta información sensible. Ser promovido, recibir un aumento o recibir una nueva responsabilidad puede ser un gran problema para algunos. Hablar con ellos cara a cara sobre ello demuestra que los valoras a ellos y a sus objetivos personales. Sin embargo, si alguien está fuera de alcance, una llamada telefónica o herramientas de videoconferencia pueden intervenir y proporcionar un toque personal similar.

Canales de comunicación interna escrita

La comunicación escrita es tu mejor opción al enviar grandes cantidades de información. Cuando se hace correctamente, los correos electrónicos, memorandos o boletines que incluyen esta información deben ser fáciles de entender para los receptores y poder referirse a ellos en un momento posterior.

Sí, la comunicación escrita es clave al enviar mensajes extensos. Sin embargo, también es útil al enviar mensajes sobre tareas simples del día a día. Los mensajeros instantáneos, los mensajes de texto y el correo electrónico son excelentes herramientas para hacer preguntas rápidas y aclarar información.

Barreras de comunicación interna

Como todos los tipos de comunicación, la interna tiene sus desafíos. Repasemos algunas barreras comunes de comunicación interna que tu empresa podría enfrentar.

Hablar con múltiples generaciones

Los lugares de trabajo de hoy en día contienen personas de una amplia variedad de grupos de edad. Una brecha de conocimiento en tecnología de comunicación podría dificultar la consistencia con las herramientas que se utilizan. Además, las generaciones más jóvenes podrían querer interactuar utilizando demasiados tipos diferentes de software de comunicación interna, y la información puede perderse.

Mantener a la audiencia comprometida

Algunos mensajes de comunicación interna pueden ser extensos y aburridos. No importa cuán duro intenten superar grandes cantidades de información, algunas personas encuentran difícil concentrarse todo el tiempo que están leyendo o escuchando un mensaje largo.

No suficientes canales de comunicación

Ciertos canales de comunicación son mejores para situaciones específicas. Si tu empresa solo utiliza canales de comunicación formales que sirven para propósitos súper profesionales, los mensajes rápidos a colegas no tendrán un lugar donde ser enviados y recibidos. Y si solo usas canales informales, no hay lugar para el profesionalismo.

Demasiados canales de comunicación

Por otro lado, también puedes tener demasiados canales de comunicación. Las personas podrían no saber cuál canal es mejor para su mensaje, y la información puede perderse en el mar de canales.

Habilidades de comunicación interna

Superar todas esas barreras de comunicación interna puede parecer desalentador. No temas, las habilidades que necesitas están aquí.

Habilidades generales de comunicación

Esto podría parecer obvio, pero para tener éxito en la comunicación interna, debes tener conocimiento de todos los tipos de comunicación. Las habilidades de comunicación verbal y escrita son imprescindibles.

Conocimiento del tema

Para circular información precisa y relevante, necesitas tener un sólido entendimiento del tema que estás discutiendo actualmente. Ser el primero en distribuir información te convierte en el punto de referencia para preguntas, preocupaciones y aclaraciones de ese momento en adelante.

Reconocer a la audiencia

Entender a tu audiencia es necesario antes de enviar un mensaje de comunicación interna. Observa a tus receptores y evalúa su conocimiento actual sobre el tema que estás presentando. Un colega en tu mismo nivel podría saber todo lo que tú sabes. Un nuevo miembro del equipo podría necesitar más antecedentes sobre el tema, pero hacer lo mismo con un miembro de la alta dirección es una pérdida de tiempo.

Aprovechar las herramientas

La cantidad de herramientas para la comunicación interna es abrumadora. Pero están ahí por una razón. Las herramientas en línea como el correo electrónico, los mensajeros instantáneos y el software de videoconferencia eliminan el estrés de comunicarte con personas que están fuera de alcance. Úsalas.

Enfocarse en el mensaje

Antes de enviar un mensaje, piensa en los puntos clave que quieres que tu audiencia se lleve. Enfocarse en esos puntos proporcionará a las personas dentro de tu negocio la información que necesitan para trabajar hacia los objetivos compartidos de la organización. Como receptor, elige lo que crees que es la idea principal y vuelve a ella si te pierdes en el volumen del mensaje.

Voz interna

Alcanzar objetivos puede ser difícil. Pero es aún más difícil cuando tienes un equipo desinformado. Ya sea que estés trabajando en un equipo de dos o veinte, prioriza la comunicación interna.

¿Quieres aprender más sobre el otro lado de la comunicación? Consulta nuestro recurso sobre comunicación interna y externa para más información!