Mehr über Software für die Automatisierung professioneller Dienstleistungen erfahren
Was ist Professional Services Automation Software?
Professional Services Automation (PSA) Software bietet alle oder die meisten Funktionen, die zur Verwaltung eines Unternehmens für professionelle Dienstleistungen erforderlich sind. Dies ermöglicht es Dienstleistungsunternehmen, Nachfrage, Vertrieb, Servicebereitstellung zu verwalten und Kosten sowie Rentabilität zu verfolgen. PSA ist vor allem für mittelständische und große Unternehmen mit komplexen Dienstleistungsportfolios und oft internationaler Präsenz von Vorteil.
Hauptvorteile der Professional Services Automation Software
- Bietet ein zentrales Datenrepository für alle Abteilungen eines Unternehmens für professionelle Dienstleistungen
- Verwaltet Projekte, Aufgaben und Aktivitäten auf kollaborative Weise, was die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter erhöht
- Verbessert die Kundenzufriedenheit, indem die Kundennachfrage mit den Fähigkeiten des Unternehmens abgeglichen wird, wodurch sichergestellt wird, dass die verkauften Dienstleistungen erfolgreich erbracht werden können
Warum Professional Services Automation Software verwenden?
PSA ersetzt mehrere unterschiedliche Systeme, die von verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens für professionelle Dienstleistungen verwendet werden, wie z.B. Buchhaltung, Projektmanagement oder Customer Relationship Management (CRM). PSA ist für Dienstleistungsunternehmen von Vorteil, die sich auf Enterprise Resource Planning (ERP) Software verlassen haben, die nicht für ihre Branche konzipiert war und Anpassungen oder Integrationen mit anderer Software erforderte.
Ressourcenmanagement optimieren — Personelle und materielle Ressourcen stellen die wichtigsten Ausgaben für Unternehmen im Bereich der professionellen Dienstleistungen dar. Daher müssen diese Unternehmen die Ressourcenzuweisung optimieren, um Verschwendung zu vermeiden, qualitativ hochwertige Projekte zu liefern und gleichzeitig profitabel zu sein.
Kosten und Rentabilität überwachen — Ein einheitliches System ermöglicht es Dienstleistungsunternehmen, die Kosten der zur Projekterbringung eingesetzten Ressourcen zu verfolgen. PSA hilft auch Buchhaltungsteams, Einnahmen zu verwalten und mit den Kosten zu vergleichen, um die Rentabilität des Unternehmens zu bestimmen.
Wer nutzt Professional Services Automation Software?
Alle Mitarbeiter eines Dienstleistungsunternehmens profitieren von der Nutzung von PSA, ebenso wie seine Partner und Freiberufler. PSA-Software bietet in der Regel Portale für Kunden, um auf bestimmte Arten von Informationen zuzugreifen, wie z.B. den Fortschritt ihrer Projekte oder um Kundendienstanfragen zu stellen.
Die Abteilungen, die PSA am meisten benötigen, sind das Projektmanagementbüro, Vertrieb und Marketing sowie die Buchhaltung.
Projekt- und Portfoliomanager — Projektmanager und das Projektmanagementbüro (PMO) definieren die Aufgaben, Ressourcen und Aktivitäten, die erforderlich sind, um die vom Unternehmen verkauften Dienstleistungen zu erbringen. Ähnliche Dienstleistungen werden in der Regel in Portfolios gruppiert und können Ressourcen für eine bessere Effizienz teilen. PSA bietet auch Funktionen zur Überwachung von Projekten über mehrere Teams und Portfolios hinweg, zur Identifizierung von Engpässen und zur Bereitstellung von Korrekturmaßnahmen.
Vertrieb und Marketing — Die Dienstleistungsmärkte sind sehr wettbewerbsintensiv, daher müssen sich Unternehmen von ihren Mitbewerbern abheben. Dazu müssen Marketingteams Kampagnen personalisieren, um Interessenten anzuziehen, die eher zu Kunden werden. Vertriebsmitarbeiter nutzen PSA, um Beziehungen zu Interessenten und Kunden zu pflegen, wodurch deren Zufriedenheit verbessert und ihre Loyalität sichergestellt wird. PSA bietet auch Upsell-Möglichkeiten und wertvolle Informationen darüber, welche Dienstleistungen am profitabelsten sind.
Buchhaltungsteams — Buchhalter nutzen PSA-Software, um Kosten wie Beratungsstunden und Reisekosten zu verfolgen und sicherzustellen, dass Projekte und Dienstleistungen Gewinn generieren. Das Buchhaltungsteam muss auch sicherstellen, dass die Rechnungsstellung korrekt erfolgt und dass Kunden für die erhaltenen Dienstleistungen bezahlen. Gleichzeitig bearbeiten Buchhalter Zahlungen an Partner, Auftragnehmer und interne Gehaltsabrechnungen. Für große Unternehmen nutzen Buchhalter PSA, um Finanzdaten aus mehreren Geschäftseinheiten zu konsolidieren. Schließlich hilft PSA Finanzfachleuten beim Monats- und Jahresabschluss und bei der Erstellung von Finanzberichten.
Arten von Professional Services Automation Software
PSA-Software variiert im Umfang, in der Funktionalität und in der Art und Weise, wie sie von Käufern implementiert wird.
All-in-one PSA — Wie der Name schon sagt, bietet All-in-one PSA alle Funktionen, die zur Verwaltung eines Unternehmens für professionelle Dienstleistungen erforderlich sind, von Projekt- und Portfoliomanagement über Vertrieb und Marketing, Buchhaltung und manchmal HR oder Gehaltsabrechnung. All diese Funktionen werden als integriertes System oder Lösungssuite bereitgestellt, die Käufer separat erwerben können.
Best-of-breed PSA — Diese Art von PSA konzentriert sich hauptsächlich auf Projekt- und Portfoliomanagement und verwandte Funktionen wie Ressourcenmanagement. Während es Funktionen für Abrechnung, CRM und Marketing enthalten kann, sind diese Funktionen in der Regel begrenzt, und Unternehmen müssen für erweiterte Anforderungen mit anderen Systemen integrieren. Die Unternehmen, die diese Produkte anbieten, arbeiten in der Regel mit einem oder wenigen Partnern zusammen, um eine engere Integration mit ihrer CRM- oder Buchhaltungssoftware zu bieten.
Branchenspezifische PSA — Die meisten PSA-Software kann in jeder Dienstleistungsbranche eingesetzt werden, aber einige Anbieter spezialisieren sich auf einen oder wenige Nischensektoren. Beispielsweise richtet sich Agenturmanagement-Software an die Bedürfnisse von Marketing- und PR-Agenturen sowie an Marketingabteilungen großer Unternehmen. Neben PSA-Funktionen bieten diese Lösungen auch branchenspezifische Funktionen wie Online-Proofing und Content-Management.
Funktionen der Professional Services Automation Software
Die meisten PSA-Produkte bieten die unten aufgeführten Funktionen, aber ihre Robustheit variiert erheblich von einem Produkt zum anderen. Es ist daher wichtig, dass Käufer verstehen, welche Funktionen enthalten sind und wie sie bereitgestellt werden (out of the box oder durch Integration und Anpassung).
Projektmanagement — Projekte sind der Kern jedes dienstleistungsorientierten Unternehmens. Jede Art von Dienstleistung wird durch ein oder mehrere Projekte erbracht, die Ressourcen, Zeitpläne, Fristen und Liefergegenstände definieren und verfolgen. PSA definiert, implementiert und überwacht all diese Projekte, einzeln oder in Gruppen.
Portfoliomanagement — Dienstleistungsunternehmen neigen dazu, sich nur auf eine oder wenige Branchen zu spezialisieren, wie z.B. Marketing, IT oder Unternehmensberatung. Für jede dieser Branchen bieten Unternehmen mehrere Arten von Dienstleistungen an, wie z.B. Softwareentwicklung und technischen Support für IT. Jede Dienstleistung kann auf verschiedene Weise erbracht werden, z.B. unterschiedliche Unterstützungsniveaus oder in unterschiedlichen Frequenzen (einmalig vs. fortlaufend). Alle Projekte, die sich auf eine Art von Dienstleistung beziehen, werden in Portfolios gruppiert, damit sie gemeinsam verwaltet und verfolgt werden können. Da diese Projekte sehr ähnlich sind, teilen sie Ressourcen, Wissen und Schlüsselkennzahlen (KPIs).
Ressourcenmanagement — Personelle und materielle Ressourcen stellen einen wichtigen Teil der Betriebskosten eines Dienstleistungsunternehmens dar. Um Projekte pünktlich und im Budget zu liefern, müssen PSA-Nutzer wissen, welche Ressourcen verfügbar sind und wann, und wie sie diesen Projekten zugewiesen werden können, um Engpässe zu vermeiden. Da sich Projekte oft ändern, muss die Ressourcennutzung und -planung flexibel sein, um sich anzupassen.
Projektbuchhaltung — Standard-Buchhaltungssoftware verwaltet Finanzdaten nur auf Unternehmensebene, nicht nach Projekt oder Portfolio. Um diese Lücke zu schließen, bietet PSA-Software Funktionen für die Projektbuchhaltung und zur Verfolgung der Kosten und Rentabilität jedes Portfolios, manchmal nach Projekt.
Vertrieb und Marketing — Die meisten PSA-Produkte enthalten Funktionen für Vertrieb und Marketing, wie z.B. Kunden- und Kommunikationsmanagement. PSA hilft Nutzern auch, Preise und Rabatte für die vom Unternehmen angebotenen Dienstleistungen zu definieren und zu verwalten. Für erweiterte Funktionen wie Lead-Management integriert PSA-Software in der Regel mit CRM- und Vertriebssoftware.
Zusammenarbeit — Zusammenarbeit macht Mitarbeiter produktiver, indem sie ihnen ermöglicht, Wissen und Inhalte zu teilen und gemeinsam an Aufgaben und Projekten zu arbeiten. Dies ist besonders wichtig für komplexe Projekte und schwierige Aufgaben, die nur von einem Team aus mehreren Mitarbeitern erbracht werden können. Externe Nutzer, wie Freiberufler, profitieren ebenfalls von der Nutzung von PSA-Funktionen wie Arbeitsbereichen, um mit den Mitarbeitern des Unternehmens zusammenzuarbeiten.
Weitere Funktionen der Professional Services Automation Software: Zahlungsfunktionen, Portfolio-Mix-Funktionen, Portfolio-Performance-Funktionen, Projektbuchhaltungsfunktionen, Projektplanungsfunktionen, Erlösanerkennungsfunktionen, Risikofunktionen
Zusätzliche Funktionen der Professional Services Automation
HR und Gehaltsabrechnung — Eine vollständige PSA-Software sollte Funktionen zur Verwaltung von Mitarbeitern und deren Bezahlung enthalten. Dies stellt sicher, dass das Unternehmen Mitarbeiter basierend auf Fähigkeiten und Erfahrung Projekten zuweist und dass sie fair für ihre Arbeit bezahlt werden.
Risikomanagement — Die Durchführung komplexer Projekte und Portfolios kann durch verschiedene Arten von Risiken gefährdet werden, die das Potenzial haben, den Betrieb des Unternehmens zu stören. Einige Risiken, wie z.B. Ressourcenmangel, können durch bessere Planung verhindert werden. Unvorhersehbare Risiken wie Änderungen der Kundennachfrage sind schwer vorherzusagen, aber Unternehmen können Notfallpläne definieren, um ihre negativen Auswirkungen auf ihren Betrieb zu begrenzen.
Trends im Zusammenhang mit Professional Services Automation Software
PSA-Software entwickelt sich ständig in vielerlei Hinsicht weiter: Einige Anbieter konzentrieren sich weiterhin auf All-in-one-Suiten, während andere es vorziehen, sich auf Branchen wie IT, Bauwesen oder Marketing und PR zu spezialisieren. Andere wichtige Trends werden unten beschrieben.
Remote-Arbeit — Da immer mehr Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten und Unternehmen zunehmend mit Freiberuflern zusammenarbeiten, hat sich PSA-Software angepasst, um Remote-Arbeit zu unterstützen. Externe Nutzer können beispielsweise auf die PSA-Software zugreifen, um mit den Mitarbeitern des Unternehmens zusammenzuarbeiten, haben jedoch eingeschränkten Zugriff, um Datenverletzungen zu vermeiden und sensible Informationen offenzulegen. Außerdem bietet PSA-Software erweiterte Funktionen für die Zusammenarbeit wie Arbeitsbereiche, Diskussionen und Online-Meetings oder -Veranstaltungen, was es den Nutzern erleichtert, von zu Hause aus zu arbeiten.
Strategisches Portfoliomanagement — Große Dienstleistungsunternehmen benötigen erweiterte Funktionen, um ihr Produktportfolio zu optimieren. Einige PSA-Produkte bieten Funktionen für das strategische Portfoliomanagement, die es Unternehmenskunden ermöglichen, Strategien zur Portfoliooptimierung zu definieren und umzusetzen. Während diese Funktionen für die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU), die Dienstleistungsunternehmen sind, nicht entscheidend sind, sind sie für mittelgroße bis große Unternehmen in projektbasierten Branchen wie Architektur, Ingenieurwesen und Bauwesen (AEC) von entscheidender Bedeutung.
Potenzielle Probleme mit Professional Services Automation Software
Komplexität — Da PSA-Software darauf abzielt, alle oder die meisten Geschäftsanforderungen eines Unternehmens für professionelle Dienstleistungen abzudecken, kann es schwierig sein, sie zu übernehmen und zu warten, insbesondere für KMU. Während es für kleinere Unternehmen verlockend sein mag, PSA für alles zu verwenden, kann diese Art von Software Funktionen bieten, die sie nicht benötigen.
Kosten — Da PSA robuste erweiterte Funktionen bietet, können die Kosten für einige Unternehmen unerschwinglich sein. Das Abonnementmodell hat PSA zugänglicher gemacht, aber Käufer müssen möglicherweise zusätzliche Investitionen in die Produktkonfiguration oder -integration tätigen.
Branchenspezialisierung — Während PSA als generischer Begriff für jede Art von Dienstleistungen verwendet wird, spezialisieren sich einige Anbieter auf eine oder wenige Branchen wie Marketing und PR, IT oder AEC. Ein Beispiel sind Softwareprodukte, die speziell für Managed Service Provider (MSP) entwickelt wurden und nicht zur Verwaltung anderer Arten von Dienstleistungen verwendet werden können, da sie Funktionen für Helpdesk oder IT-Asset-Management bieten.
Zwei-Ebenen-Implementierung — Nicht alle PSA-Lösungen bieten robuste Funktionen für alle Abteilungen eines Dienstleistungsunternehmens. Beispielsweise kann die Buchhaltungs- oder CRM-Funktionalität für Unternehmen mit erweiterten Anforderungen unzureichend sein. Infolgedessen müssen Käufer möglicherweise separate Systeme für CRM oder Buchhaltung erwerben und diese mit ihrer PSA-Software integrieren.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Professional Services Automation Software
Je nach dem Grad der funktionalen Unterstützung einer PSA-Software kann eine Integration erforderlich sein, um sie zu ergänzen. Einige der häufigsten Arten von Software, die mit PSA integriert werden, sind unten beschrieben.
ERP-Systeme — Unternehmen, die eine Mischung aus Produkten und Dienstleistungen anbieten, müssen möglicherweise zusätzlich zu PSA ein ERP-System verwenden. Beispielsweise würde ein Hersteller von Industrieanlagen ERP für die Produktion und PSA für Dienstleistungen wie die Installation und Wartung von Anlagen verwenden.
Buchhaltungssoftware — Erweiterte Buchhaltungsfunktionen wie Finanzkonsolidierung sind nicht immer in PSA-Software enthalten, weshalb Unternehmen möglicherweise separate Finanzpakete verwenden müssen. Buchhaltung kann auch für globale Unternehmen erforderlich sein, um Transaktionen in mehreren Währungen zu verwalten.
Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) Software — PPM-Software wird verwendet, um PSA zu ergänzen, das nicht immer erweiterte Funktionen für das Portfoliomanagement enthält. Funktionen für Portfoliorisiko und strategisches Portfoliomanagement sind in der Regel nicht Teil der PSA-Software, werden jedoch von den meisten PPM-Produkten bereitgestellt.
Reise- und Spesenmanagement-Software — Während PSA-Software Projektkosten verfolgt, enthält sie nicht immer robuste Funktionen für das Reise- und Spesenmanagement. In einigen Märkten wie der Unternehmensberatung stellen Reisen erhebliche Kosten dar, die die Rentabilität des Unternehmens erheblich beeinflussen. Auch die Buchung von Reisen und Unterkünften wird in der Regel nicht von PSA-Software unterstützt.
