Ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großes Unternehmen sind, ein optimierter Gehaltsabrechnungsprozess ist entscheidend, um Ihre Mitarbeiter zufrieden zu halten und Ihre Finanzen in Ordnung zu bringen.

Von der Nutzung von Gehaltsabrechnungssoftware bis hin zum Outsourcing kann Ihr Unternehmen bestimmen, welche Gehaltsabrechnungsoption am besten zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passt.

Was ist Gehaltsabrechnung?

Was ist Gehaltsabrechnung genau?

Die Gehaltsabrechnung ist Teil der größeren Vergütungs- und Leistungsstrategie, die die meisten Unternehmen haben. Personalabteilungen beziehen sich auch auf das „Durchführen der Gehaltsabrechnung“ als den Prozess der Berechnung der Zahlungen, die Sie jedem Mitarbeiter schulden. Unternehmen führen die Gehaltsabrechnung oft wöchentlich, halbmonatlich oder monatlich durch.

Wie man die Gehaltsabrechnung durchführt

Die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung kann auf drei verschiedene Arten erfolgen:

1. Führen Sie die Gehaltsabrechnung selbst durch

2. Verwenden Sie Gehaltsabrechnungsmanagement-Software

3. Verwenden Sie einen Gehaltsabrechnungsdienst

Das Verständnis der Schritte in jeder Option sowie der Vor- und Nachteile wird Ihrem Unternehmen helfen, zu entscheiden, welche Gehaltsabrechnungsoption am besten zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passt.

Wie man die Gehaltsabrechnung selbst durchführt

Die manuelle Verarbeitung ermöglicht es Unternehmen, die Gehaltsabrechnung selbst durchzuführen. Diese Option ist klug für kleinere Unternehmen, die gerade erst anfangen und möglicherweise begrenzte Mittel haben. Wenn Sie versuchen herauszufinden, wie Sie die Gehaltsabrechnung selbst durchführen, wird es hilfreich sein, die folgenden Schritte zu befolgen:

1. Erhalten Sie eine Arbeitnehmer-Identifikationsnummer

Bevor Sie beginnen, die Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen durchzuführen, müssen Sie eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) erhalten. Eine EIN ermöglicht es Ihrem Unternehmen, sich als Geschäft zu identifizieren, damit Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen können. Sie können eine Arbeitnehmer-Identifikationsnummer auf der IRS-Website beantragen.

2. Lassen Sie die Mitarbeiter ein W-4-Formular ausfüllen

W-4-Formulare informieren Arbeitgeber darüber, wie viel Geld von jedem Gehaltsscheck für Steuerzwecke einbehalten werden soll. Dies ist ein einzelnes Formular, das neue Mitarbeiter ausfüllen sollten, bevor sie bei Ihrem Unternehmen anfangen zu arbeiten. Neue Mitarbeiter müssen ein W-4 ausfüllen, bevor sie ihren ersten Gehaltsscheck erhalten. (Hier ist ein offizielles W-4-Formular für 2019.)

3. Erstellen Sie einen Gehaltsabrechnungsplan

Unternehmen können wählen, ob sie ihre Mitarbeiter wöchentlich, halbmonatlich oder monatlich bezahlen. Die Festlegung von Zahlungsterminen ist wichtig, damit Sie dann Steuerzahlungen und Fristen für die Steuererklärung planen können.

4. Berechnen Sie die Einkommensteuern

Um staatliche Prüfungen zu vermeiden, müssen Sie die Bundes- und Landessteuern, die von den Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter abgezogen werden, genau berechnen. Finden Sie die Steuern Ihres Bundesstaates hier.

5. Reichen Sie jährliche W-2-Formulare ein

Wenn Mitarbeiter W-2-Formulare einreichen, hilft dies dem IRS zu bestimmen, wie viel Geld von jedem Mitarbeiter einbehalten wurde, damit sie Steuererstattungen einziehen können. Sie müssen diese Datei einmal im Jahr beim IRS einreichen.

Gehaltsabrechnungssoftware

Wenn Sie die Gehaltsabrechnung im Haus durchführen möchten, ohne die manuelle Arbeit, könnte die Verwendung von Gehaltsabrechnungssoftware der beste Schritt für Ihr Unternehmen sein. Einige Schritte aus dem Prozess der Gehaltsabrechnung selbst müssen auch vor der Verwendung von Gehaltsabrechnungssoftware abgeschlossen werden. Hier sind die Schritte zur Durchführung der Gehaltsabrechnung mit Gehaltsabrechnungssoftware:

1) Wählen Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware

Um die Gehaltsabrechnungssoftware auszuwählen, die am besten für Ihr Unternehmen funktioniert, ist es nützlich, eine Software zu wählen, die mit der Größe Ihres Unternehmens korreliert. Je nachdem, ob Sie ein kleines, mittelgroßes oder großes Unternehmen sind, können Sie eine kleine Unternehmens-, mittelgroße oder Unternehmens-Gehaltsabrechnungssoftware wählen. Bei der Suche nach Software ist es auch vorteilhaft, die spezifischen Funktionen zu berücksichtigen, die Ihr Unternehmen möglicherweise benötigt.

2) Geben Sie Unternehmensinformationen ein

Sobald Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware ausgewählt haben, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, geben Sie Ihre Unternehmens- und Mitarbeiterinformationen ein. Dazu gehören Ihre Arbeitnehmer-Identifikationsnummer und Unternehmens-W-4-Formulare.

3) Lassen Sie die Mitarbeiter ihre Zeit erfassen

Bevor Ihre Mitarbeiter bezahlt werden, müssen sie die Stunden eingeben, die sie gearbeitet haben. Sie können dies mit Zeit- und Anwesenheitssoftware oder Workforce-Management-Software tun.

4) Führen Sie die Unternehmensgehaltsabrechnung durch

Sobald die Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden eingegeben haben, sollten Gehaltsabrechnungsadministratoren oder Manager überprüfen, ob die Arbeitsstunden korrekt sind, und dann ihre Bezahlung genehmigen. Dies automatisiert die Gehaltsabrechnung, um am geplanten Datum zu laufen.

5) Berechnen Sie die Mitarbeitersteuern

Der letzte Schritt besteht darin, die Unternehmenssteuern einzureichen. Wenn Sie sich für eine vollständige Gehaltsabrechnungssoftware entscheiden, werden Ihre Unternehmenssteuern automatisch berechnet.

Bild mit freundlicher Genehmigung von Patriot Software

Gehaltsabrechnungsdienste

Wenn Ihr Unternehmen die Gehaltsabrechnung nicht im Haus durchführen möchte, können Sie an einen Gehaltsabrechnungsdienst auslagern. Es gibt zwei Arten von Gehaltsabrechnungsdiensten:

1. Unterstützte Gehaltsabrechnungsdienste

2. Selbstbedienungs-Gehaltsabrechnungsdienste

Unterstützte Gehaltsabrechnungsdienste

Unterstützte Gehaltsabrechnungsdienste erledigen die meisten oder alle Ihrer Unternehmensgehaltsabrechnungen für Sie. Diese Dienste können die Mitarbeiterbezahlung berechnen, Zahlungen leisten und Steuerformulare wie W-2s erstellen.

Gehaltsabrechnungsdienste kümmern sich um alle Mitarbeitersteuern und sparen Unternehmen Zeit bei der Einreichung. Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter in mehreren Bundesstaaten hat, ist es schwierig, mehrere lokale und staatliche Steuern im Auge zu behalten. Unterstützte Gehaltsabrechnungsdienste können bei Aufgaben wie diesen helfen.

Sobald Sie sich für einen unterstützten Dienst entscheiden, bleiben nicht viele Schritte für Sie übrig. Ihnen wird ein Gehaltsabrechnungsspezialist zugewiesen, der Ihre Gehaltsabrechnung bearbeitet.

Der Hauptvorteil eines unterstützten Gehaltsabrechnungsdienstes besteht darin, dass die Gehaltsabrechnung immer pünktlich abgeschlossen wird. Unterstützte Gehaltsabrechnungsdienste stellen sicher, dass Ihr Unternehmen niemals eine Zahlung verpasst oder vergisst, Steuern einzureichen, was beides erhebliche Strafen nach sich ziehen kann.

Selbstbedienungs-Gehaltsabrechnungsdienste

Im Gegensatz zu unterstützten Gehaltsabrechnungsdiensten liegt die Verantwortung für die Gehaltsabrechnung bei den Selbstbedienungsdiensten in den Händen des Unternehmens.

Die Schritte zur Durchführung der Selbstbedienungs-Gehaltsabrechnung ähneln denen der Gehaltsabrechnungssoftware-Schritte.

Selbstbedienungs-Gehaltsabrechnungsdienste ermöglichen es Ihrem Unternehmen, die Gehaltsabrechnung rund um die Uhr durchzuführen. Sie lassen auch Mitarbeiter persönliche Daten bearbeiten, ihre Steuerabzüge ändern, geleistete Stunden eingeben, wichtige Leistungsoptionen anzeigen und auf ihre Gehaltsabrechnungshistorie zugreifen.

Selbstbedienungs-Gehaltsabrechnungsdienste berechnen Unternehmen in der Regel basierend auf der Anzahl der Mitarbeiter, die sie haben. Dies kann helfen, wenn Sie ein kleines Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern sind.

Der Hauptvorteil der Wahl einer Selbstbedienungs-Gehaltsabrechnungsoption besteht darin, dass sie den Mitarbeitern viel Eigenverantwortung überträgt. Sie können ihre eigenen Stunden eingeben, ihre Abzüge anzeigen und sich für Unternehmensleistungen anmelden.

Der Nachteil ist, dass jeder Mitarbeiter lernen muss, wie man das System benutzt. Das bedeutet, dass jeder neue Mitarbeiter geschult werden muss, was eine beträchtliche Zeit in Anspruch nehmen kann.

Fazit

Es gibt viele verschiedene Gehaltsabrechnungsoptionen zur Auswahl. Einige Optionen übertragen mehr Verantwortung auf Ihre Mitarbeiter, sind aber kostengünstiger, während andere den gesamten Prozess an Dienste auslagern, aber mehr kosten. Das Ziel ist es, die Option zu finden, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

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