Mit so vielen Optionen von Lohnabrechnungssoftware bis hin zu externen Dienstleistungen zur Verwaltung der Lohnabrechnung sollte die Bezahlung von Mitarbeitern keine Herausforderung darstellen.

Aber das ist nicht immer der Fall, aus den folgenden Gründen:

• Lokale, nationale und internationale Vorschriften zur Lohnabrechnung sind kompliziert, und das wird sich wahrscheinlich in absehbarer Zeit nicht ändern.

• Technologie vereinfacht und verkompliziert die Lohnabrechnung zugleich, da es so viele Optionen für Tools und andere Funktionen gibt.

• Die Mitarbeitererfahrung ist wichtiger denn je, und die Lohnabrechnung kann einen erheblichen Einfluss darauf haben. Zum Beispiel ist Lohnraub ein ernstes Problem in den USA. Wenn Sie nicht sicher sind, was das bedeutet, hier ist ein ausgezeichneter Lohnraub in den USA (via EPI.org)

  

Wie man die richtige Software und Dienstleistungen für die Lohnabrechnung auswählt

Viele Softwareanbieter und Lohnabrechnungsdienstleister konzentrieren sich nur auf einen Teil des Lohnabrechnungsprozesses, was bedeutet, dass Unternehmen oft mit zwei oder mehr Anbietern zusammenarbeiten, um die Lohnabrechnung zu verwalten. Lohnabrechnungsaktivitäten können in zwei Hauptgruppen unterteilt werden: Lohnabrechnungsmanagement (normalerweise mit HR- oder Lohnabrechnungssoftware durchgeführt) und Lohnabrechnungsverarbeitung (typischerweise mit Buchhaltungssoftware durchgeführt).

Lohnabrechnung und der Mitarbeiterlebenszyklus

Um zu verstehen, wie sich die beiden Arten von Lohnabrechnungsaktivitäten unterscheiden, werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Phasen des Mitarbeiterlebenszyklus, in denen die Lohnabrechnung wichtig ist:

Rekrutierung

Lohnabrechnungsregeln bestimmen, wie viel und wie oft Mitarbeiter bezahlt werden. Unternehmen legen in der Regel Standardlohnregeln für jede Position oder Art von Job fest. Dies hilft Personalvermittlern zu wissen, was sie den Kandidaten anbieten können, lässt ihnen aber auch Spielraum für Verhandlungen. Idealerweise sollten alle Änderungen an den Standardlohnregeln von der Personalabteilung genehmigt werden.

Einarbeitung

Wenn neue Mitarbeiter in einem Unternehmen anfangen zu arbeiten, ist eine der ersten Aufgaben, die sie erledigen, die Bereitstellung von Lohnabrechnungsinformationen. Aus Sicht der Lohnabrechnung ist das der einfache Teil. Die Dinge werden komplizierter, wenn der neue Mitarbeiter basierend auf Regeln bezahlt wird, die Überstunden, verschiedene Schichtarten (zum Beispiel werden dritte Schichten normalerweise höher bezahlt als erste und zweite Schichten), Arbeitsbedingungen und so weiter abdecken.

Leistungsbeurteilungen

Das Ergebnis von Leistungsbeurteilungen kann eine Gehaltserhöhung sein, die im Mitarbeiterprofil für die Lohnabrechnungsverarbeitung berücksichtigt werden muss. Es gibt auch Boni und andere Anreize, die verwendet werden können, um gute Leistungen zu belohnen. Unternehmen haben in der Regel gut definierte Regeln, die Manager verwenden, um zu entscheiden, wer einen Bonus erhält, die Höhe jedes Bonus und wie oft Boni ausgezahlt werden.

Offboarding

Wenn ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt, muss die Personalabteilung bestimmen, was das Unternehmen ihm schuldet, nicht nur in unbezahlten Gehältern, sondern auch in Boni oder Urlaubstagen, falls zutreffend. Da Unternehmen das Offboarding nicht immer als wichtig erachten, sind Fehler häufig. Das bedeutet, dass Mitarbeiter nicht immer den korrekten Betrag erhalten, den das Unternehmen ihnen schuldet, oder sie erhalten ihn zu spät.

In jeder dieser Phasen muss das Unternehmen den Mitarbeiter für Dinge wie Grundgehalt, Boni, Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub und Überstunden bezahlen. Darüber hinaus zahlt das Unternehmen auch für Leistungen wie Krankenversicherung oder Altersvorsorge und Steuern für Arbeitslosigkeit, Sozialversicherung und mehr.

Um Mitarbeiter zufrieden zu stellen und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und Lohnkosten zu verfolgen, müssen Unternehmen Lohnabrechnungsregeln für jeden Mitarbeiter implementieren und jede Art von Ausgaben verschiedenen Kostenstellen zuordnen.

Lohnabrechnungsmanagement und -verarbeitung

Das Lohnabrechnungsmanagement wird in der Regel mit HR- oder Lohnabrechnungssoftware durchgeführt, während die Lohnabrechnungsverarbeitung Buchhaltungs- oder ERP-Produkte erfordert. Um besser zu verstehen, wie das funktioniert, werfen wir einen Blick auf ein Beispiel eines Mitarbeiters, der Vollzeit arbeitet, drei Monate Mutterschaftsurlaub nimmt, gelegentlich Überstunden macht und einige Vorteile und Vergünstigungen erhält:

Wie in der Mitte des obigen Bildes gezeigt, kann die Lohnabrechnung für kleine Unternehmen mit einfachen Jobpositionen und Lohnregeln sehr unkompliziert sein. In diesem Fall können Lohnregeln in einer Tabelle verwaltet werden, und es ist nur ein Buchungseintrag erforderlich, um die Lohnabrechnung zu verarbeiten.

Die Dinge können viel komplizierter werden für Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden von Mitarbeitern, mehreren Standorten und Dutzenden von verschiedenen Jobpositionen. Es gibt auch Branchen wie die Fertigung oder den Einzelhandel, in denen Unternehmen stündliche Mitarbeiter haben, was bedeutet, dass sie die Arbeitszeit jeder Person verfolgen müssen. Die rechte Seite des obigen Bildes beschreibt einen Buchungseintrag, der erforderlich ist, wenn Unternehmen verschiedene Arten von Lohnabrechnungskomponenten wie Gehalt, Steuern und Leistungen verfolgen.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, haben Unternehmen folgende Optionen:

• Verwenden Sie Software, die Buchhaltungs- und Lohnabrechnungsfunktionen umfasst, idealerweise als Teil desselben Pakets. Dies gewährleistet einen nahtlosen Fluss von Lohnabrechnungsinformationen, der Management und Verarbeitung abdeckt, Fehler vermeidet und bei der Einhaltung von Vorschriften hilft. Lohnkosten können besser verwaltet werden als mit unterschiedlichen Systemen, insbesondere wenn eine Zeiterfassungsfunktion enthalten ist.

• Integrieren Sie ERP- und Buchhaltungssoftware mit Lohnabrechnungs- und HR-Lösungen. Dies ist entscheidend, wenn Unternehmen beschließen, verschiedene Softwarepakete sowohl für das Lohnabrechnungsmanagement als auch für die Verarbeitung zu verwenden. Die meisten ERP-Anbieter bieten eine Art Integration mit HR- oder Lohnabrechnungssystemen an, aber jedes Unternehmen ist anders, was bedeutet, dass die Integration möglicherweise für spezifische Bedürfnisse angepasst werden muss.

• Das Outsourcing der Lohnabrechnung kann bei der Verarbeitung helfen, aber Unternehmen müssen sich dennoch um das Lohnabrechnungsmanagement kümmern, von Lohnregeln bis zur Zeiterfassung. Lohnabrechnungsdienste können bei der Einhaltung von Vorschriften helfen und sicherstellen, dass die richtigen Steuern auf jede Jobposition und jeden Standort angewendet werden. Unternehmen müssen ihnen jedoch Details darüber liefern, wie viel jeder Mitarbeiter in einem Zeitraum, normalerweise einem Monat, gearbeitet hat.

Um Unternehmen bei der Auswahl der besten Option für ihre Bedürfnisse zu helfen, haben wir die folgenden Kategorien erstellt, um bei der Lohnabrechnungsverwaltung und -verarbeitung zu helfen:

HR-Management-Suiten umfassen in der Regel alle Funktionen, die zur Verwaltung von Humanressourcen erforderlich sind, von Lohnabrechnung und Leistungen bis hin zu Rekrutierung und Talentmanagement. Core-HR-Software konzentriert sich auf traditionelle HR-Funktionalitäten wie Lohnabrechnung, Leistungen oder Personalmanagement.

Workforce-Management-Software hilft Unternehmen, Humanressourcen Aufgaben, Projekten, Jobs oder Arbeitsaufträgen zuzuweisen. Um zu verfolgen, wie viel Zeit Mitarbeiter tatsächlich mit verschiedenen Aufgaben verbringen, verwenden Unternehmen Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware.

Lohnabrechnungssoftware verwaltet Lohnabrechnungsregeln für verschiedene Jobpositionen sowie verschiedene Steuern im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung. Für große Unternehmen mit globaler Präsenz bietet Multi-Country-Lohnabrechnungssoftware erweiterte Funktionen zur Verwaltung der Lohnabrechnung in verschiedenen Ländern und über mehrere Geschäftsbereiche hinweg.

Buchhaltungssoftware umfasst oft Lohnabrechnungsverarbeitungsfunktionen, muss jedoch mit Lohnabrechnungssystemen oder Zeiterfassungssoftware integriert werden, die Informationen zu Lohnregeln und der von Mitarbeitern geleisteten Arbeitszeit bereitstellen.

ERP-Systeme umfassen Buchhaltungsfunktionen für die Lohnabrechnungsverarbeitung und manchmal auch Lohnabrechnungsmanagement-Funktionalität. Wenn das Lohnabrechnungsmanagement nicht enthalten ist, ist eine Integration mit Lohnabrechnungs-, HR-Management-Suiten und Core-HR-Lösungen erforderlich.

Für das Outsourcing gibt es Lohnabrechnungsdienstleister, die sich ausschließlich auf die Lohnabrechnung konzentrieren, sowie Buchhaltungsdienstleister, die sich auf Buchhaltung spezialisiert haben, aber möglicherweise auch Lohnabrechnungsverarbeitung anbieten.

Klicken Sie auf das Bild unten, um zu jeder Kategorie zu navigieren, eine Liste von Produkten für jede Art von Software zu sehen und Softwareprodukte zu vergleichen.