Sind Ihre E-Mails sicher? E-Mail-Archivierung kann Ihnen Millionen sparen

Kommunikationsmittel kommen und gehen, aber E-Mail bleibt der König der Kommunikation.

Von E-Mails initiierte Korrespondenz ist in der Geschäftswelt so wichtig, dass es für eine Organisation fast unmöglich ist, ohne den Austausch von E-Mail-Daten zu funktionieren. Große Konzerne, mittelständische Unternehmen und sogar kleine Unternehmen nutzen E-Mails, um Geschäfte abzuwickeln, Informationen auszutauschen und mit Kunden und anderen Unternehmen in Kontakt zu treten.

Aber was passiert mit all Ihren wichtigen E-Mails, wenn Ihr Computer abstürzt? Oder schlimmer noch, was, wenn jemand sensible Daten vom Server Ihres Unternehmens stiehlt?

Von einem Kommunikationsmittel bis hin zur Erweiterung der Fähigkeiten anderer Software ist ein E-Mail-Server zu einem integralen Bestandteil der IT-Infrastruktur jeder Organisation geworden. Vor diesem Hintergrund suchen Unternehmen heute nach Möglichkeiten, ihre E-Mail-Systeme für eine bessere Leistung zu verbessern und den Fluss digitaler Informationen zu sichern.

Eine Möglichkeit, wie Unternehmen Datenverlust vermeiden können, ist die E-Mail-Archivierung. Die Implementierung von E-Mail-Archivierungssoftware reduziert das Risiko des Verlusts von E-Mail-Daten. Die E-Mail-Nachrichten können leicht abgerufen werden, wenn Benutzer wichtige E-Mails löschen oder verlieren.

E-Mail-Archivierung ist eine der nützlichsten Methoden des Datenmanagements. Dieser Prozess umfasst das Aufbewahren von E-Mail-Nachrichten, die Geschäftseinheiten senden und empfangen. Es umfasst alles von der Wiederherstellung bis zur Aufzeichnung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, unter anderem.

Mit der täglich wachsenden Anzahl von E-Mails benötigen Sie einen organisierten Ansatz, um sie besser zu verwalten. Es ist ziemlich einfach, archivierte Informationen mit wenig Aufwand zu kategorisieren, zu verwalten und abzurufen. Die Massen-E-Mail-Archivierung hilft auch, die Zeit zu reduzieren, die für die Verwaltung von Nachrichten aufgewendet wird, und die Speicher- und Systemkosten zu senken.

Allein im Jahr 2020 wurden schätzungsweise 306,4 Milliarden E-Mails täglich gesendet und empfangen. Jede E-Mail zu speichern ist sinnlos. Es erhöht die Kosten und die Dauer der E-Discovery-Prozesse. Es ist auch unzuverlässig, sich darauf zu verlassen, dass Benutzer ihre E-Mails archivieren. Wenn sie vergessen oder nicht wissen, was sie archivieren sollen, wird ein Unternehmen zur Rechenschaft gezogen, insbesondere wenn die E-Mail für Rechtsstreitigkeiten oder Prüfungszwecke benötigt wird.

Das manuelle Archivieren der E-Mails ist ein mühsamer Prozess, und Sie benötigen eine robuste Lösung, die Ihnen dabei hilft. Eine E-Mail-Archivierungslösung übernimmt die gesamte schwere Arbeit und archiviert, speichert und bewahrt E-Mails automatisch für Sie auf.

Wichtigkeit der E-Mail-Archivierung

E-Mail ist nicht nur eine wesentliche Form der digitalen Kommunikation; es ist auch eine wichtige Informationsquelle für Unternehmen. Aber die Verwaltung dieses Vermögenswerts kann schwierig sein. Über E-Mail gesendete Daten werden nicht an einem separaten Ort gespeichert, sondern in den Postfächern der Mitarbeiter, wodurch viele Datensilos mit jahrelangem Wissen entstehen, das sich täglich erweitert.

Dieses Wissen im Laufe der Zeit zu bewahren, damit Kollegen es nutzen können, ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Es gibt fünf Hauptgründe, warum eine Organisation ihre E-Mails archivieren sollte.

1. Geschäftskontinuität

Die durchschnittliche Ausfallzeit für ein Unternehmen nach einem Ransomware-Angriff beträgt 21 Tage. Dies entspricht fast Millionen, die durch verpasste Gelegenheiten verloren gehen. Diese Ausfallzeit gilt nur für Organisationen mit angemessenen Backups. Wenn ein Unternehmen keine ordnungsgemäßen Backups hat, wird es mehr Zeit damit verbringen, E-Mails wiederherzustellen, neue Domains einzurichten und andere zeitaufwändige und lästige Aufgaben zu erledigen.

Jeder Mitarbeiter in Ihrer Organisation hat viele geschäftskritische E-Mail-Nachrichten in seinem Posteingang. Während einer Katastrophe müssen sie möglicherweise auf kritische Dienste und Daten zugreifen, die höchstwahrscheinlich in diesen E-Mail-Nachrichten enthalten sind. Die E-Mail-Archivierung ermöglicht es Unternehmen, ein Repository aller eingehenden und ausgehenden E-Mails zu führen, das schnell gesichert und abgerufen werden kann.

Viele Unternehmen schließen Backups ihrer Geräte, Dateien und Server als Teil ihrer Business-Disaster-Recovery-Strategie (BDR) ein. Sie ignorieren normalerweise das Speichern von E-Mail-Nachrichten. Hier hilft eine Archivierungslösung E-Mail-Administratoren, E-Mail-Nachrichten vor Beschädigung zu schützen und Konten mit intakten Inhalten schnell wiederherzustellen.

2. Einhaltung von Vorschriften

Während alle Unternehmen einer Compliance-Verpflichtung unterliegen, die die Aufbewahrung und Bereitstellung von Unternehmensinformationen erfordert, unterliegen einige Sektoren strengeren und manchmal anspruchsvolleren regulatorischen Anforderungen.

Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Pharmazeutika und Energie sind einige Sektoren, die strengen Compliance-Vorschriften unterliegen. Health Insurance Portability Accountability Act (HIPAA), Financial Industry Regulatory Authority (FINRA), Sarbanes Oxley Act (SOX) und General Data Protection Regulation (GDPR) sind einige der obligatorischen Vorschriften, die Unternehmen befolgen müssen.

Unternehmen sollten nach einer Archivierungslösung suchen, die ihren Compliance-Anforderungen entspricht. Die meisten regulierten Branchen erfordern Lösungen mit einem richtlinienbasierten, granularen Ansatz, der Daten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt.

3. Rechtliche Unterstützung

Unternehmen agieren in Umgebungen, die ständig kritisiert und rechtlichen Auseinandersetzungen oder Ermittlungen unterzogen werden. Litigation Discovery ist der Prozess, bei dem ein Gericht die an einem Rechtsstreit beteiligten Parteien auffordert, fallrelevante Daten vorzulegen.

Im Falle einer Prüfung, E-Discovery oder Untersuchung, die das Unternehmen betrifft, muss das Unternehmen seine Dateien durchsuchen und alle relevanten Informationen dem Gericht zur Verfügung stellen. Es ist entscheidend, die Einreichung in einem angemessenen Zeitrahmen vorzunehmen, ohne Ressourcen zu erschöpfen. Die Kosten für die Bereitstellung von Details für Rechtsstreitigkeiten können enorm sein und oft die in einem Rechtsstreit verfolgten Schäden übersteigen.

Dies ist häufig bei Unternehmen der Fall, die keine geeignete E-Mail-Archivierungsstrategie haben. E-Mail-Archivierungslösungen speichern E-Mail-Aufzeichnungen sicher und systematisch in einem zentralen, leicht durchsuchbaren Repository, in dem Einzelpersonen den E-Mail-Inhalt nicht manipulieren können.

4. Wissensmanagement

Das E-Mail-System eines Unternehmens dient als Unternehmenswissensspeicher. Es kann eine große Menge wertvoller E-Mail-Daten enthalten, die oft entscheidend für ein Unternehmen sind. Benutzern den Zugriff auf dieses Unternehmensvermögen zu ermöglichen, kann sie produktiver machen. Selbst Organisationen, die Tools zur Informationssilosierung verwenden, wie z. B. CRM-Software, sind immer noch stark auf E-Mails angewiesen, um klar zu kommunizieren.

Ein E-Mail-Archivierungssystem bietet geeignete Wissensmanagement-Tools wie E-Mail-Datensatzsortierung, erweiterte Such- und Wiederherstellungsfunktionen. Dies ermöglicht IT-Administratoren und Endbenutzern, die Wissensbasis innerhalb eines Unternehmens-E-Mail-Archivs zu verwalten.

5. Speicherverwaltung

Unternehmen verwenden häufig E-Mail-Speicherquoten, um zu verhindern, dass Nachrichtenspeicher expandieren und die Serverleistung beeinträchtigen. Der Nachteil von Quoten ist ihre Auswirkung auf die Produktivität der Endbenutzer. Quoten können schwerwiegendere Folgen haben, als nur zu verhindern, dass Benutzer ihre E-Mails verwenden, wenn ihnen der Speicherplatz ausgeht. Beispielsweise können Quoten und daraus resultierende Hindernisse Benutzer dazu zwingen, kritische E-Mails zu löschen, um Platz für neue E-Mails zu schaffen.

Der Anstieg der E-Mail-Nutzung und der relative Anstieg der E-Mail-Größe beeinträchtigen die Effizienz, Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit von Unternehmens-E-Mail-Servern. Infolgedessen erfordert das Speichern von E-Mails online mehr physischen Speicherplatz und Hardware, um die Serverlasten zu verwalten. E-Mail-Compliance-Vorschriften haben auch zur erhöhten Nachfrage nach Speicher beigetragen.

Während Speicherlösungen das Problem des wachsenden E-Mail-Speichers lösen können, ist ein E-Mail-Archivierungssystem eine viel bessere Option. Neben der Erstellung eines zentralen E-Mail-Repositorys komprimiert Archivierungssoftware die E-Mail-Nachrichten, was zu erheblichen Einsparungen beim Speicherplatz im Vergleich zur herkömmlichen Mail-Speicherung führt.

Eine E-Mail-Archivierungslösung archiviert Geschäftsmails, ohne sperrige PST-Dateien lokal zu speichern. Da PST-Dateien 2 bis 5 Mal mehr physischen Speicherplatz benötigen als ein E-Mail-Archiv, würde dies zu erheblichen Speichereinsparungen führen.

Wie funktioniert die E-Mail-Archivierung?

Das Archivieren von E-Mails einzeln ist eine Herausforderung. Die Mehrheit der E-Mails wird auf Ihrem System oder einem Server im Internet gespeichert. Dies hängt vom E-Mail-System des Benutzers ab.

Archivierung von lokal gespeicherten E-Mails

Wenn Sie eine E-Mail-App auf dem System installiert haben, wird die E-Mail im Dateiverzeichnis der App gespeichert. Die meisten Desktop-E-Mail-Clients enthalten eine Menüoption zum Archivieren einer Kopie Ihrer E-Mail. Die Funktion ist in allen E-Mail-Programmen gleich, aber die Terminologie oder der Prozess kann leicht variieren.

Ein Standardverfahren besteht darin, den E-Mail-Ordner oder das Verzeichnis auszuwählen, das Sie archivieren möchten, und dann "Datei > Speichern unter" oder "Datei > Archivieren" oder "Datei > Exportieren" oder etwas Ähnliches auszuwählen. Manchmal werden Benutzer aufgefordert, das Format anzugeben, in dem sie ihre E-Mail speichern möchten.

Archivierung von remote gespeicherten E-Mails

E-Mails werden von webbasierten E-Mail-Diensten auf Remote-Servern gespeichert. Nur wenige große, bekannte webbasierte Dienste erlauben es Benutzern, ihre E-Mails von den E-Mail-Servern herunterzuladen. Andere verlangen von den Benutzern, für einen Premium-Service zu bezahlen. Möglicherweise können Sie keine E-Mails herunterladen, wenn Sie deren kostenlosen Service nutzen.

Die meisten webbasierten E-Mail-Dienste bieten zwei Möglichkeiten, Remote-E-Mails zu archivieren: das individuelle Archivieren einer E-Mail, indem sie aus dem Posteingang in den Archivordner verschoben wird, und das Massenarchivieren einer großen Anzahl von E-Mails in den Archivordner.

E-Mail-Archivierungslösungen

Die oben genannten Methoden zur Archivierung von E-Mails verlassen sich darauf, dass Benutzer jedes Archiv aktualisieren. Die IT kann die E-Mails eines Benutzers sichern, aber es kann Wochen dauern, um etwas Spezifisches zu finden. Die Einführung von Software, die hochspezialisierte E-Mail-Archivierungsdienste bietet, hilft Unternehmen, Daten aus Tausenden von Postfächern zu kuratieren.

Mehrere Drittanbieter-E-Mail-Archivierungslösungen ermöglichen es Unternehmen, E-Mails zu archivieren und andere Aufgaben zur Mail-Organisation durchzuführen. Ein E-Mail-Archivierungstool verbessert ein bestehendes E-Mail-System. Der Administrator kann Regeln konfigurieren, um festzulegen, welche E-Mails in das Archiv verschoben werden und wann, oder ob sie nach der Archivierung aus den Postfächern des Servers gelöscht werden sollen. Das System speichert diese dann in einer sicheren, zugänglichen Cloud-Umgebung.

Die E-Mail-Archivierungsplattform erstellt einen durchsuchbaren Index, der Massen-E-Mails in Minuten durchsucht. Unternehmen erhalten in der Regel eine E-Mail-Archivierungsoption als Teil einer umfassenden Software as a Service (SaaS)-Suite für Backup und Disaster Recovery, E-Mail-Governance oder Informationslebenszyklusmanagement. Einige Anbieter bieten E-Mail-Archivierung auch als eigenständiges Produkt an.

Arten von E-Mail-Archivierungslösungen

Ein gutes E-Mail-Archivierungssystem kann Organisationen helfen, Informationen schnell zu verfolgen. Funktionen wie Suchfunktionen können Informationen ohne technische Komplikationen lokalisieren. Diese Fähigkeit, Daten auf den Speicherlaufwerken schnell zu finden, hilft den Mitarbeitern, effizient zu arbeiten.

On-Premise-E-Mail-Archivierung

On-Premise-E-Mail-Archivierung ist auch als Inhouse-E-Mail-Archivierung bekannt. Es erfordert, dass der Kunde die Software und Hardware-Infrastruktur kauft, die in der Serverumgebung der Organisation installiert werden muss.

Eine Inhouse-E-Mail-Archivierungsoption beinhaltet das Speichern der E-Mail-Archive auf einem Server innerhalb der Unternehmensanlage. Der größte Vorteil der On-Premise-Archivierung besteht darin, dass sensibles Material hinter der Unternehmensfirewall gespeichert und von internen Mitarbeitern verwaltet wird. Dies ermöglicht mehr Kontrolle über Datenintegrität und Vertraulichkeit. Da die Organisation ausschließlich und unabhängig von ihren eigenen Ressourcen abhängt, kann sie ihren Compliance-Status jederzeit überprüfen.

Der Hauptnachteil ist die hohe Anfangsinvestition und die unmittelbare Auswirkung, die die Plattform auf die IT-Abteilung des Unternehmens haben könnte. Um ein internes E-Mail-Archiv einzurichten, muss die Organisation zunächst eine geeignete E-Mail-Archivierungssoftware und die Hardware (Server) kaufen, um das Archiv zu beherbergen.

Cloud-basierte E-Mail-Archivierung

Cloud-basierte E-Mail-Archivierungslösungen sind günstiger zu implementieren als On-Premise-Alternativen. Unternehmen können sofort loslegen, ohne in Hardware oder IT-Ressourcen zu investieren. Die Betriebskosten sind ebenfalls gering, da der Anbieter in der Regel neue Funktionen und Software-/Hardware-Updates implementiert.

In einer cloud-gehosteten Lösung zeichnet ein Softwareprogramm auf dem Mail-Server des Unternehmens alle E-Mail-Nachrichten auf. Es sendet die Nachrichten über das Internet an ein externes Datenlager zur Archivierung. Autorisierte Benutzer können dann einen Webbrowser oder eine geeignete E-Mail-Anwendung verwenden, um auf die externen Daten zuzugreifen.

E-Mail-Archivierung vs. E-Mail-Backup

Trotz mehrerer alternativer Kommunikationsmittel bleibt E-Mail das mächtigste Kommunikationsmittel für Unternehmen weltweit. Aufgrund dieser ständigen Abhängigkeit von E-Mails sind E-Mail-Archivierung und Backup entscheidend für die Geschäftskontinuität. Die Erzählung wird jedoch schwieriger für Unternehmen, die regulatorische Standards erfüllen und sich auf E-Discovery vorbereiten müssen.

Während E-Mail-Archivierung und Backup miteinander verbundene Geschäftsprozesse sind, gibt es immer noch einige Missverständnisse über den Unterschied zwischen Backup und Archiv. Menschen verwenden diese Begriffe häufig austauschbar, aber sie sind unterschiedliche Lösungen.

Da Sie sich fragen, ob Sie ein E-Mail-Backup- oder Archivsystem benötigen, ist die Antwort einfach: Sie benötigen beides aus unterschiedlichen Gründen. E-Mail-Backup und Archivierung arbeiten zusammen, um die umfassendste Lösung für die Speicherung und Sicherung geschäftskritischer Daten zu bieten.

E-Mail-Backup

Ein E-Mail-Backup ist ein Schnappschuss der Geschäftsmail-Datenbank zu einem bestimmten Zeitpunkt. Zu jedem beliebigen Zeitpunkt existiert nur ein Schnappschuss im Backup, was bedeutet, dass das alte Backup gelöscht wird, bevor das neue es ersetzt.

Angenommen, E-Mails werden versehentlich gelöscht oder beschädigt, und ein neues Backup wird erstellt, bevor Administratoren sie wiederherstellen können. In diesem Fall gehen die E-Mails dauerhaft verloren, wenn das neueste Backup das alte ersetzt.

E-Mail-Backup ist darauf ausgelegt, Daten kurzfristig und mittelfristig zu speichern und regelmäßig einen Schnappschuss der E-Mail-Datenbank zu erstellen. Dieser Ansatz ermöglicht die Erstellung von Kopien ganzer Datensätze, die dann auf ein externes Speichermedium oder eine Cloud-Umgebung verschoben und später wiederhergestellt werden können. Infolgedessen dient ein Backup nur als Disaster-Recovery-Tool, um temporäre, gesicherte Datensätze bei Datenverlust von externem Speicher zurück zu übertragen.

Eine E-Mail-Backup-Lösung erstellt häufig temporäre Kopien der Daten auf dem E-Mail-Server auf einem externen Speichergerät oder in der Cloud. Hier bedeutet der Begriff temporär, dass Daten innerhalb des Backups umgeschrieben oder gelöscht werden (wie bei inkrementellen Backups) oder gemäß einem vorgegebenen Zeitplan gelöscht werden, wenn die Backup-Datei nicht mehr benötigt wird. Das Erstellen dieser Duplikate verhindert nicht die Notwendigkeit von Postfachquoten. Volle Postfächer und der oft damit verbundene Bedarf an E-Mail-Austausch ärgern sowohl Benutzer als auch IT-Administratoren.

Backups können wichtige Daten wiederherstellen, die aufgrund von Fehlern, mechanischen Ausfällen oder betrieblichen Bedenken verloren gegangen sind, aber das Verfahren erlaubt keine schnelle Suche nach einzelnen E-Mails. Backups sind weniger hilfreich für die Sicherung unstrukturierter Unternehmensdaten, da sie nicht durchsucht werden können.

E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung ermöglicht eine einfache und effiziente Informationsverwaltung und fungiert als Mechanismus zur Kategorisierung und Speicherung von Daten. Es ist einer der wichtigsten Aspekte einer digitalen Unternehmensstrategie. Archivierte E-Mails können im lokalen Netzwerk oder auf der Cloud-Plattform gespeichert werden, und Benutzer können die Funktionen und Funktionalitäten besser nutzen.

E-Mail-Archivierung ist für viele Unternehmen in regulierten Bereichen wie Finanzoperationen, Gesundheitswesen oder Rechtsdienstleistungen gesetzlich vorgeschrieben. Es bietet spezielle Tools, um E-Mail-Aufzeichnungen manipulationssicher, nachvollziehbar und wiederherstellbar für eine Prüfung, HR-Untersuchung oder Rechtsstreitigkeit zu halten.

E-Mail-Archivierung ist für die großflächige Datenaufbewahrung, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und E-Discovery gedacht. Es indiziert und archiviert alle E-Mails sicher, während es sofortigen Zugriff und Durchsuchbarkeit von Geschäftsmails und anderen wichtigen Nachrichten bietet.

Professionelle E-Mail-Archivierungssysteme halten Daten "manipulationssicher", indem sie sie verschlüsseln, Hash-Werte generieren, Benutzerfähigkeiten einschränken und Audit-Protokolle wichtiger Aktivitäten führen. Alle E-Mails werden in ihrem ursprünglichen Write Once Read Many (WORM)-konformen Format gespeichert und können nicht geändert werden. Dies bedeutet, dass das Archivieren von E-Mails garantiert, dass ein Unternehmen alle geltenden Vorschriften einhält.

Sowohl E-Mail-Archivierung als auch Backups bieten Deduplizierung und Komprimierung von E-Mail-Inhalten und Anhängen, was zu einem geringeren Verbrauch von Speicherplatz führt. Im Gegensatz zu E-Mail-Backup-Lösungen hilft die E-Mail-Archivierung jedoch, archivierte Elemente vom Server zu löschen, was die Speicheranforderungen erheblich reduziert.

Einige Plattformen speichern einen umfassenden Index der Inhalte und Metadaten der gespeicherten E-Mails und Anhänge. Dies ermöglicht es Endbenutzern, bestimmte E-Mails im Live-System schnell und effektiv zu durchsuchen, ohne sich auf den IT-Administrator zu verlassen.

Best Practices für die E-Mail-Archivierung

Da E-Mail eines der wertvollsten Vermögenswerte einer Organisation ist, ist die Fähigkeit, sie durch Archivierung zu bewahren, entscheidend. Technologische Fortschritte haben den Prozess der E-Mail-Archivierung erheblich unterstützt und einige Best Practices bereitgestellt, die befolgt werden sollten.

• Sichern Sie die Datensicherheit. Unternehmen riskieren die Einhaltung von Vorschriften, wenn ihre archivierten Daten nicht sicher sind. Alle Daten, die die Umgebung verlassen, sollten immer verschlüsselt werden, um ihre Sicherheit zu gewährleisten. Erwägen Sie eine cloudbasierte E-Mail-Archivierungslösung, die die Informationen während der Übertragung und im Ruhezustand in der Cloud-Infrastruktur schützt.
• Passen Sie den E-Mail-Aufbewahrungszeitraum an. Wenn ein Administrator versehentlich "alles aufbewahren" als Standardrichtlinie für die Archivierungsstrategie eines Unternehmens festlegt, kann dies ein großes Problem verursachen. Das Datenvolumen im Archiv wirkt sich auf die Leistung aus und erhöht die Speicherkosten und verzerrte Datenanalysen. Ein Unternehmen muss zunächst die verschiedenen Benutzertypen identifizieren, um den Aufbewahrungszeitraum zu bestimmen.
• Die E-Mail-Compliance wird aufrechterhalten. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erfordert, dass Unternehmen sensible Daten aufbewahren und bei Bedarf zugänglich machen. Ihre E-Mail-Archivierungsstrategie muss geeignete Aufbewahrungsfristen für verschiedene Informationskategorien enthalten. Zum Beispiel erfordert die HIPAA-Compliance, dass ein Unternehmen Gesundheitsdaten sieben Jahre lang aufbewahrt.
• Verwendung von Cloud-Speicherressourcen für die E-Mail-Archivierung: E-Mail-Messaging-Plattformen wie Office 365, Mimecast, Gmail und Cloudian bieten cloudbasierte E-Mail-Archivierungsfunktionen. Ein Cloud-Archiv bietet Vorteile wie weniger Bedarf an Datenmigration von einer Plattform zur anderen, längere Datenhaltbarkeit, erhöhte Skalierbarkeit von Ressourcen zur Erfüllung von Archivierungsanforderungen und die Möglichkeit, Archivierungskosten im Vergleich zu älteren Speicherlösungen zu senken.

Vorteile der E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung ist entscheidend für das E-Mail-Management, um sicherzustellen, dass wertvolle Geschäftsdaten und Korrespondenz sicher gespeichert und langfristig aufbewahrt werden. Neben der Möglichkeit, dass Endbenutzer und Mitarbeiter E-Mails schnell anzeigen können, vereinfacht eine E-Mail-Archivierungsplattform die Optimierung der Serverleistung und die Erfüllung von Speicherquoten, während kritische Daten aufbewahrt werden. Zu den Vorteilen der Einführung von E-Mail-Archivierungstools und -diensten gehören:

• Verhinderung von Datenverlust. Kritische Daten gehen verloren, wenn Mitarbeiter versehentlich E-Mails löschen oder ihr gesamtes Postfach gelöscht wird, wenn sie das Unternehmen verlassen. Alle E-Mails, einschließlich Anhängen, werden im Archiv für zukünftigen Zugriff mit E-Mail-Archivierungssoftware aufbewahrt.
• Einfache Datenwiederherstellung. Einzelne E-Mails und Anhänge können mit E-Mail-Archivierungstools leicht abgerufen werden. Wenn ein Benutzer eine wertvolle E-Mail löscht oder verlegt, wird sie mit Hilfe einer guten E-Mail-Archivierungslösung schnell wiederhergestellt. Die Metadaten werden auch abgerufen, wenn die E-Mail wiederhergestellt wird, was es einfacher macht, die Datenzusammenfassung zu sortieren und die gesuchten Informationen zu finden.
• Reduzierte Speicherkosten. Kostenmanagement für Speicher ist ein wichtiger Grund, in E-Mail-Archivierungslösungen zu investieren. Das Archivieren von E-Mails kann helfen, den Speicherplatz zu reduzieren, der von Geschäftsmails belegt wird. E-Mails und Anhänge werden häufig mit Archivierungsmethoden komprimiert. Sie verwenden auch Deduplizierung-Techniken, um sicherzustellen, dass nur eine Kopie jeder E-Mail archiviert wird. Dies ist oft nicht der Fall, wenn E-Mails auf Mail-Servern gespeichert werden, da das Weiterleiten von E-Mails häufig zu zwei Versionen derselben E-Mail-Nachricht führt und Ihr Speicherplatz unnötig beansprucht wird.

Herausforderungen der E-Mail-Archivierung

Auf den ersten Blick mag es einfach erscheinen, mit der E-Mail-Archivierung zu beginnen. Die Ziele sind einfach: Erstellen Sie doppelte E-Mail-Transaktionen und speichern Sie sie für die spätere Wiederherstellung. Es gibt jedoch viele große Herausforderungen, die mit der Archivierungsstrategie einhergehen.

• Veraltete E-Mail-Archivierungspraktiken: Obwohl sich Geschäftspraktiken und IT-Systeme weiterentwickelt haben, hat sich die E-Mail-Archivierung wirklich nicht verändert. Viele der heutigen E-Mail-Archivierungslösungen, wie Office 365, sind nicht für aktuelle Nutzungsmuster ausgelegt. Obwohl sie Daten effektiv aufnehmen, ist das Entdecken und Extrahieren relevanter Daten schwierig. Dies führt zu einer Reihe von IT- und Endbenutzer-Workflow-Problemen.
• Erhöhte Kosten: Veraltete E-Mail-Archive haben eine geringere Kapitalrendite (ROI). Der Betrieb und die Wartung eines On-Premise-E-Mail-Archivierungssystems erfordert kontinuierlichen Aufwand und Ausgaben für die Aktualisierung und Erneuerung sowohl der Hardware als auch der Software. Darüber hinaus erfordert die Aufrechterhaltung dieser Infrastruktur die Beibehaltung teurerer IT-Administratoren und Supportmitarbeiter. Trotz effizienter Datenmanagementstrategien wie der Festlegung von Postfachquoten und Aufbewahrungsfristen übersteigen die Speicherkosten häufig die Erwartungen, da die Datenmengen wachsen.

Beste E-Mail-Archivierungslösungen

Ein E-Mail-Archivierungssystem komprimiert und speichert E-Mails, die älter als ein bestimmtes, vom Benutzer definiertes Alter sind, für zukünftige Referenzen oder Prüfungen. Diese Plattformen ermöglichen es Unternehmen, vollständige Protokolle aller E-Mail-Austausche zu bewahren, ohne viel Speicherplatz zu verbrauchen.

Unternehmen können E-Mail-Konversationen von Mitarbeitern, Verkaufs-E-Mail-Engagement-Aufzeichnungen und mehr überwachen, indem sie E-Mails für einen vollständigen Überblick über das Konversationsprotokoll aufbewahren. IT-Abteilungen können E-Mail-Archivierungssysteme verwenden, um die E-Mail-Historie zu speichern, was HR-Abteilungen, Management, Verkaufsteams und anderen hilft, archivierte E-Mails zu prüfen und Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Ein Produkt muss die folgenden Kriterien erfüllen, um in die Kategorie der E-Mail-Archivierung aufgenommen zu werden:

• Ermöglichen Sie die Suche nach Schlüsselwörtern, um gespeicherte E-Mails zu filtern
• Verschlüsseln Sie gespeicherte E-Mails und verwenden Sie zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, um sie sicher zu halten
• Komprimieren und speichern Sie E-Mails, die älter als ein bestimmtes Alter sind

*Unten sind die fünf führenden E-Mail-Archivierungsplattformen basierend auf G2-Daten, die am 8. November 2021 gesammelt wurden. Einige Bewertungen können zur Klarheit bearbeitet worden sein.*

1. Mimecast Cloud Archive

Mimecast Cloud Archive ist eine branchenübliche E-Mail-Archivierungslösung. Es bietet drei manipulationssichere verschlüsselte Kopien, um Ihre E-Mail-Inhalte vor Datenverlust für die langfristige Datenaufbewahrung zu schützen. Mimecast speichert alle E-Mails eines Unternehmens in einem hochsicheren Tresor. Die Software speichert alle eingehenden, ausgehenden und internen E-Mail-Austausche zusammen mit umfangreichen Metadaten, die eine einfache Suche mit leistungsstarker E-Discovery ermöglichen.

Die Software generiert auch Daten, die zeigen, wann und wer das Archiv angesehen hat. Dies kann einem Unternehmen helfen, konform zu bleiben und rechtliche Argumente zu unterstützen. Die Plattform enthält auch Funktionen, die es Benutzern ermöglichen, auf ihre eigenen Archive zuzugreifen, was für die Verwaltung alter Kunden wichtig ist. Mimecast ist eine beliebte Wahl für Unternehmen, die die schnellen E-Discovery-Zeiten und die Benutzerfreundlichkeit des Archivs schätzen, insbesondere auf mobilen Geräten.

Was Benutzer mögen:

"Die beste Funktion von Mimecast ist die Suche und Validierung von URLs und Anhängen. Diese Verbindung wird über das Mimecast-Netzwerk geleitet, und der Benutzer darf nicht darauf zugreifen, wenn der Link bösartig ist. Selbst wenn etwas nicht korrekt erscheint, wird die E-Mail gespeichert und der Empfänger an die Anhänge erinnert. Es spart viel Zeit und ermöglicht es uns, Malware schnell zu identifizieren."

- Mimecast Cloud Archive Review, André A.

Was Benutzer nicht mögen:

"Es wäre gut, eine Aufnahme von E-Mails direkt von Office 365 anstelle des PST-Uploads zu haben (noch in der Beta, als ich das letzte Mal nachgesehen habe)."

- Mimecast Cloud Archive Review, Paris W.

2. Jatheon Archiving Suite

Jatheon Archiving Suite ist ein flexibles, On-Premise-E-Mail-Archivierungssystem, das es Organisationen weltweit ermöglicht, elektronische Kommunikation wie E-Mails, soziale Medien, Textnachrichten, Telefonanrufe und Instant Messaging zu sammeln, zu speichern, zu verwalten und wiederherzustellen. Die Archivierungsplattform bietet eine kostengünstige Lösung für mittelgroße bis große Unternehmen mit Compliance-, Archivierungs- und Speicheranforderungen.

Die vollständig mit Server-Grade-Hardware gebauten Lösungen von Jatheon ermöglichen es Unternehmen, verschiedene Module entsprechend ihren spezifischen Archivierungsanforderungen zu aktivieren. Darüber hinaus können Benutzer die E-Mail-Software in einer virtuellen Umgebung als virtuelle Archivierungslösung hosten.

Was Benutzer mögen:

"Es gibt ein paar Dinge, die ich an der Jatheon Archiving Suite mag. Erstens ist der Bereitstellungsprozess einfach, und das Tool ist leicht anpassbar. Diese Software bietet großartige Sicherheitsfunktionen, und das Hochladen sowie das Abrufen von E-Mails ist nahtlos. Das Tool ist auch zugänglich, da es cloudbasiert ist und es sowohl eine Web- als auch eine mobile Version gibt."

- Jatheon Archiving Suite Review, Florence G.

Was Benutzer nicht mögen:

"Ich mag die Benutzeroberfläche nicht. Sie ist nicht intuitiv, und ich muss häufig das Handbuch lesen, wenn ich etwas erreichen möchte. Schade, dass es nicht als Mail-Server in Krisenzeiten fungieren kann. Es ist nur ein Repository für E-Mails, die durch Ihr System fließen. Es gibt Redundanzen in der Jatheon-Lösung, aber sie sind alle nur ein Archiver."

- Jatheon Archiving Suite Review, John M. D.

3. Barracuda Essentials

Barracuda Essentials ist eine E-Mail-Archivierungsplattform, die aus drei Cloud-Diensten besteht: einem sicheren E-Mail-Gateway, einem Kontinuitätsdienst und einem Archivierungsdienst. Das E-Mail-Archiv wird für eine schnelle E-Discovery mit einer in die Speicherumgebung integrierten Suchmaschine indiziert.

IT-Administratoren können E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien basierend auf dem Inhalt der E-Mail ändern. Benutzer können auch identifizierte E-Mail-Kommunikationen, die für rechtliche Verfahren erforderlich sind, in einen "Rechtshalt"-Status versetzen, um sie vor Manipulation zu schützen. Infolgedessen ist es eine geeignete Plattform für Unternehmen, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu etablieren, wie z. B. in der Finanzbranche.

Das sichere E-Mail-Gateway bietet einen Kontinuitätsdienst, indem es alle durchlaufenden E-Mails für 96 Stunden speichert. Alle Geschäftspostfächer werden auf dem Server gespiegelt, und Mitarbeiter können während E-Mail-Server-Ausfällen über einen Webbrowser auf ihre E-Mails zugreifen.

Mitarbeiter können auch das Gateway-Mail-System verwenden, um E-Mails an die Domain des Unternehmens zu senden. Wenn der primäre Mail-Server wieder in Betrieb ist, wird das System es mit den während seiner Ausfallzeit empfangenen E-Mails aktualisieren. Das sichere E-Mail-Gateway verhindert auch die Verbreitung von Spam-E-Mails und E-Mails, die Malware, Phishing und Imitationsangriffe enthalten.

Was Benutzer mögen:

"Barracuda Essentials ist ein großartiges komplettes Tool, das wir mit einer vollständigen Lösung verwenden, um unsere E-Mails und Daten in Office 365 und Microsoft Exchange zu schützen. Was ich auch mag, ist der Schutz vor fortgeschrittenen Bedrohungen durch Zero-Day-Angriffe und der Schutz vor Löschungen und Hacking von Informationen."

- Barracuda Essentials Review, Gabriel S.

Was Benutzer nicht mögen:

"Ich mag das Layout der Seite nicht. Ich fand es etwas schwierig zu navigieren, als ich auf meinem mobilen Gerät war. Ich würde auch Elemente in Quarantäne stellen, die in der Vergangenheit akzeptiert wurden."

- Barracuda Essentials Review, Neisha P.

4. N-able Mail Assure

N-able Mail Assure (ehemals bekannt als SolarWinds Mail Assure) ist eine cloudbasierte E-Mail-Archivierungsplattform, die es Unternehmen ermöglicht, eingehende und ausgehende E-Mails zu kontrollieren und zu sichern. Die Software bietet E-Mail-Schutz durch die Nutzung kollektiver Bedrohungsinformationen, gewährleistet E-Mail-Kontinuität und eine E-Mail-Archivierungsfunktion.

Die Lösung verwendet Echtzeit-Künstliche Intelligenz, um Spam, Viren, Phishing-Angriffe, Ransomware, Malware und andere E-Mail-gebundene Gefahren zu erkennen. Ausgehende E-Mails werden automatisch auf Datenlecks überprüft. N-able Mail Assure wird am häufigsten von mittelgroßen Organisationen und Unternehmen in der IT- und Dienstleistungsbranche verwendet.

Was Benutzer mögen:

"Die Mail Assure-Oberfläche ist sehr benutzerfreundlich und einfach zu navigieren, bietet viele Anpassungsoptionen zum Anpassen der Spam-Schwellenwerteinstellungen. Die Protokolle haben viele Filteroptionen, die es schnell machen, problematische E-Mails zu finden."

- N-able Mail Assure Review, Steven W.

Was Benutzer nicht mögen:

"Das einzige, was ich sagen würde, fehlt, ist, dass Mail Assure nicht gut darin zu sein scheint, gefälschte E-Mails zu verhindern, die von einer Müll-E-Mail-Adresse kommen. Aber die E-Mail-Signatur stimmt vielleicht mit der des Präsidenten des Unternehmens oder einer anderen Person in einer hohen Position überein. Dies ist ein großes Problem für unsere Kunden."

- N-able Mail Assure Review, Nathan S.

5. Gmail Backup Tool

Gmail Backup Tool, auch bekannt als Aryson Gmail Backup Tool, ist ein Windows-basiertes E-Mail-Backup-Tool, das E-Mails von persönlichen und geschäftlichen Gmail-Konten sichern kann. Die Plattform ermöglicht es Benutzern, E-Mail-Backups in verschiedenen Dateiformaten zu speichern, einschließlich PST, EML, MBOX, PDF, MSG, EMLX, HTML und TXT.

Das Tool ermöglicht es Benutzern auch, E-Mail-Nachrichten von einem Gmail-Konto zu Gmail, Yahoo, Hotmail, Thunderbird, Office 365 und IMAP-Konten zu übertragen. Das Gmail Backup Tool ist mit allen Versionen des Windows-Betriebssystems kompatibel, einschließlich Windows 10 und früher. Es ermöglicht Benutzern, E-Mails von ihrem Gmail-Konto als PST-Dateien zu speichern, die mit jeder Version der Microsoft Outlook-Anwendung angezeigt werden können. Es speichert auch E-Mail-Backups als EML-Dateien, die leicht in Windows Live Mail, Thunderbird, Windows Mail und Apple Mail importiert werden können.

Was Benutzer mögen:

"Es erspart viele Kopfschmerzen im Zusammenhang mit der Verwaltung von Gmail in verschiedenen Formaten wie PDF, HTML, PST usw. Wenn eine Datei versehentlich gelöscht wird, ruft dieses Tool die gewünschte Datei leicht ab. Die Benutzeroberfläche ist ziemlich einfach und leicht. Es hat einen automatischen Backup-Mechanismus, um meine Gmail-Dateien zu schützen."

- Gmail Backup Tool Review, Dhiraj G.

Was Benutzer nicht mögen:

"Ich finde es teuer für mich. Außerdem erlaubt die kostenlose Version nicht das Speichern in verschiedenen Dateiformaten."

- Gmail Backup Tool Review, Din B.

Verpassen Sie wichtige E-Mail-Daten? Nicht mehr!

E-Mail-Archivierung versichert den Benutzern, dass ihre E-Mail-Nachrichten und Daten sicher sind, selbst wenn der Absender oder Empfänger die Nachrichten aus ihrem Postfach löscht. Das Archivieren von E-Mails stellt die gesetzliche Einhaltung sicher und hilft, rechtliche Probleme zu vermeiden.

Dies ist besonders nützlich für Unternehmen wie Banken und Finanzinstitute, die häufig auf dokumentierte Beweise wie E-Mails angewiesen sind, um ihre Interessen in einem Rechtsstreit zu verteidigen.

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