Beste E-Mail-Archivierungssoftware
E-Mail-Archivierungssoftware komprimiert und speichert E-Mails, die älter als ein bestimmtes, vom Benutzer definiertes Alter sind, mit dem Ziel, sie später zu referenzieren oder zu prüfen. Diese Lösungen ermöglichen es Unternehmen, vollständige Aufzeichnungen aller E-Mail-Transaktionen zu führen, ohne erheblichen Speicherplatz zu verbrauchen. Durch die Archivierung von E-Mails können Unternehmen E-Mail-Gespräche von Mitarbeitern, Verkaufsgesprächsverläufe und mehr prüfen, um einen umfassenderen Überblick über die Gesprächshistorie eines Benutzers oder Unternehmens zu erhalten. IT-Abteilungen nutzen E-Mail-Archivierungslösungen, um die E-Mail-Historie zu bewahren, sodass HR-Teams, das Management, Verkaufsteams und andere dann archivierte E-Mails prüfen und Geschäftsentscheidungen treffen können. E-Mail-Archivierungstools funktionieren gut mit einer Vielzahl von Kommunikationsplattformen als Methode zur Bewahrung von B2B-, B2C- und Mitarbeiterinteraktionen.
Um sich für die Aufnahme in die Kategorie E-Mail-Archivierung zu qualifizieren, muss ein Produkt:
E-Mails über ein bestimmtes Alter hinaus komprimieren und speichern Eine Stichwortsuche bereitstellen, um durch archivierte E-Mails zu sortieren Gespeicherte E-Mails mit Verschlüsselung und anderen Sicherheitsmaßnahmen schützenAm besten E-Mail-Archivierungssoftware auf einen Blick
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Die Mimecast Cloud Archive-Lösung bewahrt mehrere Kopien jeder eingehenden, ausgehenden und internen E-Mail auf, zusammen mit detaillierten Metadaten und einer Kopie der E-Mail, falls sie durch Richtl
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- 68% Unternehmen mittlerer Größe
- 19% Kleinunternehmen
18,281 Twitter-Follower
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Der Barracuda Message Archiver gewährleistet eine sichere, langfristige Speicherung, während Benutzer jederzeit und auf jedem Gerät sofortigen Zugriff auf archivierte Nachrichten erhalten.
- 47% Unternehmen
- 26% Unternehmen mittlerer Größe
15,553 Twitter-Follower
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Dropsuite, ein Unternehmen von NinjaOne, ist eine preisgekrönte Cloud-Software-Plattform, die es Unternehmen und Organisationen weltweit ermöglicht, ihre wichtigen Geschäftsinformationen einfach zu si
- Informationstechnologie und Dienstleistungen
- Computer- und Netzwerksicherheit
- 76% Kleinunternehmen
- 18% Unternehmen mittlerer Größe
4,120 Twitter-Follower
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Im Jahr 2003 im Vereinigten Königreich gestartet, hat Cryoserver Kunden in 28 Ländern weltweit. Es bedient eine große Kundenbasis in allen Sektoren, einschließlich Finanz-, Industrie- und Regierungsse
- Informationstechnologie und Dienstleistungen
- 52% Unternehmen mittlerer Größe
- 28% Unternehmen
463 Twitter-Follower
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Der Barracuda Cloud Archiving Service bietet eine vollständige On-Demand-Software-as-a-Service (SaaS)-Cloud-Lösung. Mit unserem geführten Einrichtungsassistenten sind die meisten Kunden in der Regel i
- 43% Unternehmen mittlerer Größe
- 36% Kleinunternehmen
15,553 Twitter-Follower
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Jatheons Archivierungslösung hilft Organisationen, strukturierte und unstrukturierte historische Kommunikationsdaten für Audits, Compliance und E-Discovery zu speichern, zuzugreifen, zu durchsuchen un
- 57% Unternehmen mittlerer Größe
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1,671 Twitter-Follower
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Mimecast Mailbox Continuity bietet stets verfügbare, nahtlose E-Mail-Verfügbarkeit durch automatisches Service-Failover und -Failback in nahezu Echtzeit während eines E-Mail-Ausfalls.
- 60% Unternehmen mittlerer Größe
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18,281 Twitter-Follower
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Trustifi ist ein Cybersicherheitsunternehmen, das Lösungen auf einer Software-as-a-Service-Plattform anbietet. Trustifi führt den Markt mit den am einfachsten zu verwendenden und zu implementierenden
- 50% Unternehmen mittlerer Größe
- 36% Kleinunternehmen
355 Twitter-Follower
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N-able™ Mail Assure ist cloudbasierte E-Mail-Sicherheit, die Ihnen und Ihren Kunden hilft, die Kontrolle zu behalten und eingehende sowie ausgehende E-Mails mit kollektiver Bedrohungsintelligenz, 24/7
- Informationstechnologie und Dienstleistungen
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- 69% Kleinunternehmen
- 24% Unternehmen mittlerer Größe
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Micro Focus Enterprise Messaging ist eine vollständige Kollaborationslösung, die Ihrer Organisation E-Mail, Terminplanung, Instant Messaging, chatbasierte Teamarbeit, Sicherheit, Archivierung, Backup
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- 45% Unternehmen mittlerer Größe
21,719 Twitter-Follower
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E-Mail-Archivierungslösung. ArcTitan ist ein E-Mail-Archivierungsprodukt, das es Benutzern ermöglicht, Ihre Geschäftsmails sicher zu archivieren und diese archivierten E-Mails einfach abzurufen. Konfo
- 50% Unternehmen mittlerer Größe
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2,042 Twitter-Follower
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Proofpoint Essentials für kleine Unternehmen ist eine cloudbasierte Sicherheitslösung auf Unternehmensebene für kleine und mittlere Unternehmen mit E-Mail-Sicherheit, Kontinuität, Archivierung und Sch
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30,915 Twitter-Follower
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Gmail-Backup-Tool ermöglicht es dem Benutzer, ein vollständiges Backup seines Kontos zu erstellen, indem er alle Postfachelemente auf den PC herunterlädt.
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16 Twitter-Follower
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Yahoo Backup Tool ist eine hochwirksame Software zur Sicherung von Yahoo-Mail-Daten und kann die E-Mails problemlos in verschiedene Dateiformate wie MBOX, PST, MSG, PDF, TXT, HTML, MHT usw. speichern.
- 70% Kleinunternehmen
- 30% Unternehmen
45 Twitter-Follower
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ComplyKEY MailMeter ist eine Softwarelösung für vereinfachte Datenkonformität, effiziente E-Mail-Archivierung und nahtlose eDiscovery. Wir verstehen die Bedeutung der Einhaltung von regulatorischen An
- 50% Kleinunternehmen
- 30% Unternehmen mittlerer Größe
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Zix Information Archiving bietet einheitliche Datenarchivierung, optimierte Kommunikation und erhöhte Effizienz in Organisationen. Die Aufbewahrung von Nachrichten für alle digitalen Kommunikationen e
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62,066 Twitter-Follower
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FileChimp ist eine intelligente Mustererkennungsanwendung, um Dateien in Zielordner zu filtern (durch Kopieren oder Verschieben).
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- 33% Unternehmen mittlerer Größe
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Data Archive Manager™ ist eine E-Mail-Archivierungslösung für Unternehmens- und Regierungs-Exchange-Server.
- 60% Kleinunternehmen
- 50% Unternehmen mittlerer Größe
1,356 Twitter-Follower
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Ein weltweit anerkannter Marktführer in der Branche der elektronischen Informationsarchivierung, bietet Intradyn preisgünstige Lösungen zur Archivierung von E-Mails, sozialen Medien und Text/SMS für R
- 75% Kleinunternehmen
- 13% Unternehmen
70 Twitter-Follower
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Automatisch E-Mails von Apple Mail, Outlook für Mac, Office 365 für Mac, Thunderbird, Postbox, Gmail, Yahoo und anderen Mail-Diensten, die IMAP- und POP-Dienste unterstützen, direkt auf dem Mac sicher
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- 42% Unternehmen
- 42% Kleinunternehmen
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Athena Archiver ist ein E-Mail-Archivierungs- und Speicherverwaltungssystem der nächsten Generation, das Unternehmen dabei unterstützt, den wachsenden Anforderungen an Rechtsstreitigkeiten, Compliance
- 67% Unternehmen mittlerer Größe
- 33% Kleinunternehmen
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MailArchiva ist ein beliebter E-Mail-Archivierungs- und E-Mail-Discovery-Server für Unternehmen.
- 83% Unternehmen mittlerer Größe
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Smarshs Connected Archive umfasst Erfassungs-, Archivierungs-, Überwachungs- und E-Discovery-Funktionen über mehr als 80 Kommunikationskanäle. Es bietet beispiellose Effizienz für kleine bis mittelgro
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5,728 Twitter-Follower
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Email Vault ist die mühelose, intelligente Art, die wertvollste Kommunikationspipeline Ihres Unternehmens zu bewahren und zu verstehen: E-Mail. Entwickelt für kleine bis mittelgroße Unternehmen und i
- 75% Kleinunternehmen
- 25% Unternehmen mittlerer Größe
7 Twitter-Follower
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MirrorWeb bietet eine einheitliche Kommunikationsüberwachungsplattform. Wir unterstützen Unternehmen bei der Erfüllung der Aufzeichnungsanforderungen, die von der SEC, FINRA, FCA und MiFID auferlegt w
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478 Twitter-Follower
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Reflexion ist eine cloudbasierte E-Mail-Sicherheits-, Archivierungs-, Verschlüsselungs- und Kontinuitätslösung für Managed Service Provider.
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- 36% Unternehmen
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Vaultastic kann Ihre Geschäftsdaten aus einer Vielzahl von aktiven und alten Datenquellen in ein zentrales, einheitliches Cloud-Repository aufnehmen. Die plattformübergreifende Architektur von Vaulta
- 50% Kleinunternehmen
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58 Twitter-Follower
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Vollständig verwalteter E-Mail-Archivierungsdienst zur Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen.
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13,271 Twitter-Follower
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Archive Manager ist eine vollständige Softwarelösung zur Archivierung von E-Mail- und Messaging-Inhalten. Es ermöglicht Ihnen, Ihr E-Mail-System mit erweiterten Suchfunktionen zu erfassen, zu speicher
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17,399 Twitter-Follower
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Sharp Archive ist ein führendes Archivierungsunternehmen, das hauptsächlich Unternehmen, Einzelpersonen und Organisationen bedient, die verpflichtet sind, ihre Social-Media-Inhalte und -Kommunikation
- 100% Kleinunternehmen
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410 Labs, Hersteller von Mailstrom, ist ein schlankes Produktstudio, das 2010 von Dave Troy und Matthew Koll gegründet wurde.
- 100% Unternehmen mittlerer Größe
306 Twitter-Follower
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Automatisch alle E-Mails Ihrer Organisation archivieren, verwalten und sichern. Metalogix Archive Manager für Exchange bietet die flexibelste und effektivste Möglichkeit, Exchange zu archivieren und z
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17,399 Twitter-Follower
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MessageSolution Enterprise Archive Hauptmerkmale: Transparenter Outlook- und Webzugriff auf das Archiv; Hochgeschwindigkeitssuche und -abruf; Postfachverwaltung reduziert den Server-Speicher um über 9
- 100% Kleinunternehmen
672 Twitter-Follower
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Die Behörde bietet konforme cloudbasierte eDiscovery-, Archivierungs- und Backup-, Notfallwiederherstellungs- und Datenmigrationslösungen für beliebte Systeme und Plattformen wie Exchange, Office 365,
- 100% Unternehmen mittlerer Größe
35,165 Twitter-Follower
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Jederzeitiger Zugriff auf Ihre archivierten Nachrichten für kosteneffiziente Compliance und E-Discovery. Schützen Sie Ihre Geschäftsinformationen, vereinfachen Sie die Compliance und verbessern Sie d
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325 Twitter-Follower
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RestorEmail archiviert Geschäftsemails wie Office 365, Exchange, Exchange Online, Google Apps for Work usw.
- 100% Unternehmen
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Sageflo Achiver ist die ultimative Suchmaschine für Ihre Marketingkommunikation. Archiver speichert eine Kopie jeder einzigartigen E-Mail, SMS oder gedruckten Werbematerialien, die an einen einzelnen
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27 Twitter-Follower
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DRS Softech präsentiert stolz das Exchange Server Backup & Restore Tool, eine leistungsstarke und sichere Lösung, die entwickelt wurde, um die Sicherung und Wiederherstellung von Exchange-Postfäch
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Eines der besten IMAP-Backup-Tools, das es Benutzern ermöglicht, Backups und Migrationen von IMAP-unterstützten E-Mail-Clients in verschiedenen Dateiformaten und E-Mail-Clients durchzuführen. Darüber
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MailDivert PST Converter für Mac und Windows ist eine vollständige Migrationslösung, die Benutzern hilft, Outlook PST-Dateien in über 20 Speicheroptionen zu importieren, exportieren, verschieben, über
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MARS – Mail Archive & Recovery System MARS is a SaaS solution designed for project managers in the construction industry, providing seamless email archiving and retrieval within Outlook. By str
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Das DRS Softech OST Recovery Tool ist eine intelligente und benutzerfreundliche Software, die Ihnen hilft, beschädigte oder defekte Outlook-OST-Dateien zu reparieren und wiederherzustellen. Sie können
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Das DRS Softech Outlook Email Backup Tool ist eine vertrauenswürdige Lösung zum Sichern kompletter Postfachelemente wie E-Mails, Kalender, Ereignisse, Aufgaben und mehr. Es ermöglicht den Export von O
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DRS Softech PST zu PDF Konverter ist ein professionelles Werkzeug, das entwickelt wurde, um Outlook PST-Dateien mit vollständiger Genauigkeit in das PDF-Format zu konvertieren. Es bewahrt E-Mail-Eigen
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Qboxmail ist ein europäischer E-Mail-Hosting-Anbieter mit Sitz in Italien, der dafür bekannt ist, alle seine Kontrollpanels und Anwendungen vollständig intern zu entwickeln, was uns einen einzigartige
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Ein erweiterbares, kontextbewusstes Cloud-Archiv für globale Organisationen Entwickelt, um ohne Kompromisse zu skalieren, während Ihr Datenvolumen wächst
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StoneFly Cloud-Gateway mit Ihren bestehenden IT-Systemen integrieren und Ihre Daten in die Cloud Ihrer Wahl übertragen. Unsere Datentransferdienste sind weltweit verfügbar. StoneFly Cloud-Gateway ist
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Mehr über E-Mail-Archivierungssoftware erfahren
Was ist E-Mail-Archivierungssoftware?
E-Mail-Archivierungssoftware komprimiert, speichert und indexiert E-Mails für zukünftige Referenzen oder rechtliche Prüfungen. Während E-Mails übertragen werden, kopiert die Archivlösung jede E-Mail und speichert sie auf einem lokalen Server, einem Cloud-Server oder beidem (hybrid). E-Mail-Nutzer können ihre alten E-Mails löschen, um Platz zu sparen, da sie alte E-Mails jederzeit im E-Mail-Archiv abrufen können. Die E-Mail-Archivierung ist ein fortlaufender Prozess, sodass sich die Nutzer zu keinem Zeitpunkt Sorgen über Datenverlust machen müssen.
Aus der Perspektive einer Organisation können sie vollständige Aufzeichnungen über alle E-Mail-Transaktionen führen, ohne erheblichen Speicherplatz zu verbrauchen. Obwohl E-Mails komprimiert werden, können Unternehmen und rechtliche Einheiten dennoch die E-Mail-Konversationen von Mitarbeitern, die Interaktionshistorien von Verkaufsmails und Konversationshistorien durchsuchen, indexieren und prüfen. Gespeicherte E-Mails sind in der Regel schreibgeschützt, und ihr Zugriff wird von Administratoren überwacht und protokolliert. Dies verhindert unbefugten Zugriff und schützt die Integrität der E-Mail-Historie. Die E-Mail-Archivierung ist nicht nur für einzelne Nutzer von Vorteil, sondern auch für Unternehmen, die gesetzliche Vorschriften einhalten müssen. Finanzdienstleistungsunternehmen, Gesundheitsorganisationen, Anwaltskanzleien und andere regulierte Organisationen sind gesetzlich verpflichtet, Kopien ihrer E-Mails aufzubewahren. Unabhängig davon, mit welchen Branchen der Nutzer arbeitet, ist die E-Mail-Archivierung wichtig und vorteilhaft für alle.
Welche Arten von E-Mail-Archivierungssoftware gibt es?
On-Premise E-Mail-Archivierung
On-Premise E-Mail-Archivierungssoftware speichert alle E-Mails auf physischen Servern in den Räumlichkeiten der Organisation. Diese Art von Lösung, die in den 2000er Jahren begann, ist sehr zuverlässig und kann vollständig an unterschiedliche Bedürfnisse angepasst werden. Allerdings erfordert sie eine hohe Anfangsinvestition, um die Server aufzubauen und das IT-Team zu verwalten.
Cloud E-Mail-Archivierung
Cloud E-Mail-Archivierungssoftware speichert alle E-Mails auf einem entfernten physischen Server, der von einem Drittanbieter verwaltet wird. Sie wird auf Abonnementbasis berechnet, sodass keine Anfangsinvestitionen und Wartung erforderlich sind. Seriöse Anbieter bieten zuverlässige, kostengünstige und einfach zu verwaltende Archivierungsdienste, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Allerdings ist die Migration in die Cloud immer noch ein großes Hindernis.
Hybride E-Mail-Archivierung
Die hybride Lösung ermöglicht die E-Mail-Archivierung sowohl vor Ort als auch in der Cloud. Es ist eine Lösung für Unternehmen, die sich im Migrationsprozess befinden oder sich nicht vollständig auf eine Cloud-Lösung festlegen möchten.
Welche Funktionen hat E-Mail-Archivierungssoftware?
Die folgenden sind einige Kernfunktionen innerhalb der E-Mail-Archivierungssoftware, die den Nutzern helfen können, ihre E-Mail-Aufbewahrungs- und E-Discovery-Richtlinien zu verwalten:
E-Mail-Journaling: Jede E-Mail, jeder Kalender- und Ereignistransaktion muss in Echtzeit kopiert und auf dem Archivserver gespeichert werden. Archivierte E-Mails sollten niemals ersetzt oder modifiziert werden, um ihre Integrität zu wahren. Dies ist notwendig, um die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zu gewährleisten, da die gespeicherten Informationen zu 100 % der ursprünglichen Quelle entsprechen müssen.
E-Mail-Komprimierung: Alle kopierten E-Mails werden komprimiert, um Platz auf den Archiven zu sparen. Dies spart Serverplatz und Geld.
E-Mail-Abruf: E-Mail-Kontoinhaber und Administratoren sollten in der Lage sein, alle ihre E-Mails innerhalb des Aufbewahrungszeitraums abzurufen. Dies bedeutet auch, dass der E-Mail-Archivserver eine hohe Verfügbarkeit haben sollte, damit der Abrufprozess nicht ständig unterbrochen wird.
Administrations-Dashboard: Administratoren sollten in der Lage sein, den Benutzerzugriff auf E-Mail-Archive und benutzerdefinierte Richtlinien über ein Dashboard zu steuern. Das Dashboard muss genaue Datentabellen und Visualisierungen generieren, damit Entscheidungsträger über den genutzten Speicherplatz und die Zugriffskontrolle informiert werden können. Erweiterte Berichtstools in E-Mail-Archivierungslösungen können auch unangemessene oder sensible E-Mail-Austausche identifizieren. Dies warnt Administratoren vor Nutzungsmustern und Benutzerverhalten, die gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen.
Elektronische Entdeckung (eDiscovery): eDiscovery ist eine gesetzliche Anforderung, um elektronische Daten für Rechtsstreitigkeiten oder rechtliche Compliance zu durchsuchen und wiederherzustellen. Unternehmen sollten in der Lage sein, Tags und Attribute einzurichten, um E-Mails basierend auf Absender-/Empfängerinformationen, Daten, Schlüsselwörtern usw. zu durchsuchen. Auch das Management mehrerer Suchanfragen wird empfohlen, um die Suche zu beschleunigen. Nutzer können die Suchen speichern oder ändern, ohne jede einzelne Suche durchgehen zu müssen.
Welche Vorteile hat E-Mail-Archivierungssoftware?
Speicherkosteneinsparungen: Je nach Größe eines Unternehmens kann der benötigte Speicherplatz für E-Mails schnell wachsen. Das Archivieren alter E-Mails kann Platz freimachen und die Leistung des E-Mail-Servers erhöhen.
Richtlinienkonformität: Die E-Mail-Archivierung stellt sicher, dass eine Organisation automatisch die richtige E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie befolgt. Eine vollständige Lösung ermöglicht es den Nutzern, ihre E-Mails problemlos von einem sicheren Server abzurufen. Dies spart Geld, da keine Prüfer und Anwälte bezahlt werden müssen, die Zeit damit verbringen, alle E-Mails zu durchsuchen. Diese E-Mails sind manipulationssicher, da kein Mitarbeiter sie auf dem Speicherserver bearbeiten kann. Es ist wichtig, sich vor dem Kauf der Software über die lokalen Gesetze zur Aufbewahrungs- und Sicherheitsrichtlinie von E-Mails zu informieren.
Notfallwiederherstellung: Während die E-Mail-Archivierung kein E-Mail-Backup ist, kann sie als Notfallwiederherstellungsoption verwendet werden. Wenn Unternehmen Datenverluste in E-Mail-Systemen wie Hardwarefehler oder Cyberangriffe erleben, können sie ihre E-Mails schnell wiederherstellen. Wenn nur ein Teil der E-Mails verloren gegangen ist, können sie diesen spezifischen Teil wiederherstellen, anstatt das gesamte System wiederherzustellen.
E-Mail-Sicherheit: Die beste E-Mail-Archivlösung schützt E-Mail-Nachrichten über einen Mailserver. Die Datenarchivierung muss nicht immer eine schnelle Suche durchführen, aber sie muss die E-Mail-Kommunikation verschlüsseln, um Cyberangriffe zu verhindern.
Geschäftskontinuität: Wenn der E-Mail-Austauschserver ausfällt, ermöglichen einige Lösungen dem Nutzer, E-Mails von ihrem Server zu senden und zu empfangen. Dies fungiert als E-Mail-Dienst zur Geschäftskontinuität, sodass Nutzer keine wichtigen E-Mail-Austausche online verpassen.
Wer nutzt E-Mail-Archivierungssoftware?
Mitarbeiter: Jeder in der Organisation sollte in der Lage sein, dieses Tool zu nutzen, um seine E-Mails abzurufen.
E-Mail-Manager: E-Mail-Manager sollten in der Lage sein, Archivierungsberechtigungen und -richtlinien über diese Software festzulegen. Sie können auch unangemessenen E-Mail-Austausch verhindern, indem sie riskante Benutzermuster und unregelmäßige Inhaltsberichte analysieren. Dies könnte das Unternehmen vor potenzieller Wettbewerbsintelligenz oder Spionage schützen.
Rechtliche Einheiten: Gerichte, Anwälte und Prüfer müssen E-Discovery-Tools für Rechtsstreitigkeiten und rechtliche Zwecke nutzen. Es spart ihnen Zeit, die notwendigen Dokumente zu finden, da E-Mail-Archivierungslösungen nach Namen, E-Mail-Adressen, Schlüsselwörtern usw. filtern und suchen können.
Herausforderungen mit E-Mail-Archivierungssoftware
E-Mail-Archivierungslösungen können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen.
Langsamer E-Mail-Abruf: Da die E-Mail auf Archivservern gespeichert wird, kann es langsam sein, sie von diesem Server herunterzuladen und hochzuladen. Archivspeicher ist kostengünstig, da er durch eine langsame Übertragungsgeschwindigkeit kompensiert wird. Mehrere Nutzer, die gleichzeitig abrufen, verlangsamen auch den Server. Käufer müssen sicherstellen, dass der E-Mail-Archivlösung-Server eine bestimmte Datenübertragungsgeschwindigkeit gemäß den Anforderungen gewährleistet.
Zugriff auf den E-Mail-Abruf: Unbefugter E-Mail-Zugriff auf den Archivserver kann wichtige Unternehmensgeheimnisse und sensible Informationen preisgeben. E-Mail-Manager müssen am ersten Tag den richtigen Zugriff für jedes Konto festlegen.
Redundanz mit anderer Backup-Software: Unternehmen haben heute andere Notfallwiederherstellungs- und Backup-Lösungen, die ähnliche Dinge wie E-Mail-Archivierungssoftware tun. Während das E-Mail-Archiv seine eigene einzigartige Funktionalität und Anwendungsfall hat, können die Kosten für die Speicherung mehrerer Kopien von E-Mails mit unterschiedlicher Software im Laufe der Zeit erheblich steigen. Käufer müssen sicherstellen, dass die zukünftigen Speicherkosten das Budget nicht überschreiten.
Welche Unternehmen sollten E-Mail-Archivierungssoftware kaufen?
Während alle Unternehmen, die E-Mails verwenden, E-Mail-Archivierungslösungen in Betracht ziehen sollten, sind die folgenden zwei Branchen besonders auf die Software angewiesen:
Finanzbranche: Die Finanzbranche ist stark reguliert, sodass sie E-Mail-Archivierung benötigt, um lokale Gesetze einzuhalten. Es gibt Anreize für Unternehmen und Mitarbeiter, E-Mail-Kopien für finanzielle Gewinne zu ändern. E-Mail-Archivierungslösungen verhindern dies, indem sie manipulationssichere E-Mail-Kopien garantieren. Außerdem enthalten Finanzdokumente branchenspezifische Wörter und Zahlen, die schwer zu entdecken sind. Viele E-Mail-Archivierungslösungen bieten Suchoptionen, die Schlüsselwörter und ähnliche Begriffe enthalten können, um den richtigen Inhalt schnell zu finden. Generische E-Mail-Suchen fehlen oft diese Funktionalität, was sie zu minderwertigen Lösungen macht, die den Anforderungen der Branche nicht gerecht werden.
Gesundheitsbranche: Sensible E-Mail-Austausche zwischen Gesundheitsdienstleistern und Patienten werden von Regierungen reguliert und sind Ziel von Cyberangriffen/Erpressungen. Eine Archivlösung verhindert unbefugte Manipulation von E-Mails, gewährleistet Compliance und bietet Geschäftskontinuität. Da die Patientenversorgung sehr zeitkritisch sein kann, kann das rechtzeitige Senden und Empfangen von E-Mails Leben retten.
Wie kauft man E-Mail-Archivierungssoftware
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für E-Mail-Archivierungssoftware
Käufer könnten versucht sein, lange Listen detaillierter Anforderungen zu erstellen oder solche, die zu vage sind. Idealerweise sollte ein RFI detailliert genug sein, um die wesentlichen Anforderungen abzudecken, aber nicht so lang, dass es Mitarbeiter und Anbieter davon abhält, es zu nutzen. Da nicht alle Anforderungen die gleiche Bedeutung haben, sollten Käufer ihnen Prioritäten zuweisen und sich auf die wichtigsten konzentrieren.
Unverzichtbare Funktionen sind kritische Funktionen, die das Unternehmen benötigt, um seine täglichen Abläufe basierend auf seiner Branche auszuführen. Zum Beispiel benötigen Finanzunternehmen Software, die Finanzsuchbegriffe verarbeiten und die E-Mail-Temperamentrichtlinie sichern kann.
Wichtige Anforderungen sollten eine hohe Priorität haben, sind aber nicht unbedingt entscheidend, wenn es einen Ersatz gibt. Zum Beispiel sind erweiterte Analysen und Dashboards zur Vorhersage von Benutzermustern wichtig, aber nicht entscheidend, wenn der Käufer bereits Mitarbeiterüberwachungssoftware verwendet, die E-Mail-Inhalte analysieren kann.
Nice-to-have-Funktionen können je nach Abteilung und Team variieren. Zum Beispiel sind mobile Apps, die E-Mails auf einem Telefon anstelle eines PCs abrufen können, nützlich, aber oft unnötig.
Vergleichen Sie E-Mail-Archivierungssoftware-Produkte
Erstellen Sie eine Longlist
Bei der Erstellung einer Longlist sollten nicht mehr als 10 Produkte ausgewählt werden, indem alle Optionen eliminiert werden, die nicht gut zum Käufer passen. Ein einfacher Anfang ist zu überprüfen, welche E-Mail-Software das Unternehmen verwendet. Die E-Mail-Archivierungssoftware muss mit der E-Mail-Software des Unternehmens kompatibel sein. Wenn ein Unternehmen Gmail verwendet, sollten sie keinen Archiver kaufen, der sich auf On-Premise konzentriert, da Gmail ein SaaS-Produkt ist. Außerdem müssen Nutzer die gesetzlichen Anforderungen (wie den Datenschutz nach der DSGVO) für ihr Unternehmen und ihre Branche prüfen. Einige Softwarelösungen gewährleisten die Einhaltung bestimmter Gesetze, aber das garantiert nicht, dass sie dies immer tun. E-Mail-Archivierungssoftware wird nach der Anzahl der Nutzer und/oder dem genutzten Speicherplatz berechnet. Nutzer können ein ideales Budget basierend darauf berechnen und Unternehmen herausfiltern, die es nicht erfüllen.
Erstellen Sie eine Shortlist
Die Produkte auf der Longlist können auf den ersten Blick sehr ähnlich sein, daher benötigen Käufer mehr Details über die Produkte und die Anbieter, um eine Shortlist zu erstellen. Hier kommt die Anforderungsliste ins Spiel. Entscheidungsträger verwenden diese Liste, um RFIs zu erstellen, die Anbieter auffordern, detaillierte Informationen darüber bereitzustellen, wie sie die vom Käufer benötigten Funktionen liefern. Einige Anbieter lehnen es möglicherweise ab, auf RFIs zu antworten, was sie automatisch vom Auswahlprozess disqualifiziert. Andere werden eliminiert, weil sie unbefriedigende Antworten gegeben haben.
Anbieter stellen auch Testimonials, Kundenreferenzen und technische Dokumentationen zur Verfügung, um zu beweisen, dass sie die Qualifikationen und die Expertise haben, das Produkt pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern.
Führen Sie Demos durch
Demos sollten live durchgeführt werden, nicht mit Folienpräsentationen oder Screenshots. Anbieter sollten einem Skript mit Szenarien folgen, die vom Käufer erstellt wurden. Ein Beispiel für ein Szenario wäre zu zeigen, wie das System E-Mail-Kopien speichern, bestimmte E-Mails basierend auf branchenspezifischen Begriffen suchen und die E-Mail rechtzeitig abrufen kann. Käufer sollten Notizen zur Geschwindigkeit der Datenübertragung und des genutzten Speicherplatzes machen, da nicht alle Komprimierungs-, Datenübertragungs- und Speicheroptionen gleich sind.
Alle E-Mail-Archivierungsanbieter sollten dasselbe Demo-Skript verwenden, und Käufer müssen jedes Kriterium und Szenario mit einem Bewertungssystem wie Punktzahlen von eins bis fünf (wobei eins die niedrigste Bewertung und fünf die höchste ist) bewerten.
Alle Mitglieder des Auswahlteams, die an den Demos teilnehmen, sollten die gezeigte Funktionalität bewerten. Die Ergebnisse können dann kombiniert und analysiert werden, um die Hauptstärken und -schwächen jedes Produkts zu identifizieren.
Auswahl der E-Mail-Archivierungssoftware
Wählen Sie ein Auswahlteam
IT-Manager, Prüfer, Anwälte und einige Endnutzer sollten im Auswahlteam enthalten sein. Externe Berater und ausgelagerte IT-Teams können auch eine neutrale Perspektive bieten oder bei Verhandlungen helfen.
Verhandlung
Verständlicherweise möchten Unternehmen die Kosten während der Preisverhandlungen senken, aber dies sollte nicht zum Nachteil der Nutzer geschehen. Stattdessen ist es vorzuziehen, sich darauf zu konzentrieren, den größtmöglichen Wert für das Geld zu erhalten. Ein Beispiel ist der Kundensupport, der im Preis der Software enthalten ist, aber normalerweise auf Arbeitszeiten und Wochentage beschränkt ist. Globale Unternehmen benötigen möglicherweise einen 24/7-Follow-the-Sun-Support, was bedeutet, dass Probleme zwischen Teams in verschiedenen Zeitzonen weitergegeben werden können, sodass die Nutzer nicht zu lange auf eine Lösung warten müssen.
Die Verhandlung umfasst auch rechtliche und vertragliche Bedingungen sowie Service Level Agreements (SLAs). Ein Beispiel ist die Cloud-Verfügbarkeit, die garantiert, dass SaaS-Archivierungsprodukte betriebsbereit sind. Die meisten Anbieter bieten eine Verfügbarkeit von 95 % und höher, aber selbst ein paar Stunden im Monat können für regulierte Unternehmen im Finanz- und Gesundheitswesen sehr störend sein.
Endgültige Entscheidung
Die endgültige Entscheidung sollte von einem Team getroffen werden, nicht von einer einzelnen Person. Es ist auch wichtig, einen strukturierten Ansatz und die während der vorherigen Phasen gesammelten Daten zu verwenden. Entscheidungshilfesysteme können Anforderungen priorisieren, die Stärken und Schwächen jedes Produkts identifizieren und verschiedene Kaufszenarien erstellen.
