Gestão de Fluxo de Trabalho

O que é gestão de fluxo de trabalho?

Gestão de fluxo de trabalho é o processo de definir e gerenciar uma sequência de eventos que precisam ocorrer para cumprir um objetivo organizacional. Um fluxo de trabalho refere-se às ações específicas que realizarão uma tarefa de negócios. Com a gestão de fluxo de trabalho, as empresas podem simplificar as tarefas do dia a dia e organizar informações facilmente.

As empresas usam software de gestão de fluxo de trabalho para integrar e automatizar elementos do fluxo de trabalho. As ferramentas de gestão de fluxo de trabalho oferecem às empresas a capacidade de criar fluxos de trabalho, gerenciar dependências, construir formulários, enviar alertas e notificações, e criar um centro para comunicação e colaboração.

Software de Gestão de Fluxo de Trabalho

Software que menciona gestão de fluxo de trabalho como recurso ou termo.

Smartsheet

monday Work Management

Asana

ClickUp

Jira

CMW Platform

Tipos de fluxos de trabalho

Existem quatro tipos de fluxos de trabalho que as empresas podem utilizar. Cada fluxo de trabalho pode prosperar, mas cada empresa pode ter preferências diferentes. Após determinar qual fluxo de trabalho funciona melhor para seus recursos, as empresas podem usar melhor as práticas de gestão de fluxo de trabalho para garantir o sucesso. 

1. Sequencial é um fluxo de trabalho que segue um plano claro passo a passo. Os passos ocorrem um logo após o outro e continuam avançando. Nenhum passo pode começar a menos que o passo anterior seja concluído.
2. Paralelo é um fluxo de trabalho no qual múltiplos passos acontecem simultaneamente com outros passos. Por exemplo, ao integrar um novo funcionário, esse novo funcionário pode estar aprendendo sobre seguro com recursos humanos, práticas de segurança com TI e técnicas de branding com o departamento de marketing, tudo ao mesmo tempo. Todos os passos do processo funcionam em conjunto sem afetar uns aos outros.
3. Máquina de estados é um fluxo de trabalho que depende de como o fluxo está se desempenhando. Este fluxo de trabalho pode ser alterado à medida que o projeto está em andamento. Embora haja um processo geral passo a passo, as coisas podem regredir se necessário. 
4. Baseado em regras é um fluxo de trabalho que pode fluir em várias direções dependendo do progresso das tarefas. Por exemplo, um passo do projeto pode precisar ser aprovado pelo CEO. Se o CEO estiver disponível na quinta-feira, então a aprovação pode ser coletada, e o projeto pode avançar para o próximo passo na sexta-feira. Se o CEO não estiver disponível, então é necessário agendar um horário para prosseguir. Enquanto espera, a equipe começa a trabalhar em outro elemento do projeto que pode ser concluído. Isso ocorre porque um fluxo de trabalho baseado em regras foi criado para determinar quais tarefas podem ser feitas dependendo de como elementos externos afetam o fluxo geral. 

Elementos da gestão de fluxo de trabalho

Vários elementos se combinam para criar um fluxo de trabalho. As empresas devem identificar cada elemento e seu papel único em sua organização específica para construir um sistema de gestão de fluxo de trabalho forte.

• Passos. Todo fluxo de trabalho começa com um objetivo. Os passos em direção a esse objetivo devem ser inicialmente delineados para demonstrar exatamente como a organização pretende atender às expectativas. 
• Partes interessadas. Várias pessoas estão envolvidas no processo de gestão de fluxo de trabalho, incluindo funcionários, gerentes ou colaboradores externos. Uma pessoa não precisa estar ativa durante todo o fluxo de trabalho para ser considerada uma parte interessada. Desde que contribuam com algo em algum momento, devem ser contabilizadas no processo de construção e gestão do fluxo de trabalho. 
• Recursos. Após identificar as principais pessoas, é hora de voltar a atenção para as tarefas. Os recursos necessários podem incluir objetos físicos, como espaço, ferramentas e máquinas, ou produtos intangíveis, como tempo, software e manutenção. A menos que seja declarado de outra forma no fluxo de trabalho proposto, as empresas devem garantir que todos os recursos estejam disponíveis antes de implementar um novo fluxo de trabalho.
• Papéis. Uma vez que tudo esteja no lugar, as empresas podem começar a compartilhar tarefas com aqueles envolvidos no fluxo de trabalho. Isso inclui comunicar cuidadosamente e efetivamente as responsabilidades de cada membro da equipe, juntamente com seu papel dentro do quadro geral. 
• Diretrizes. As diretrizes são a essência da gestão do processo de fluxo de trabalho. Elas determinam como as tarefas são ordenadas e suas contingências em outras tarefas.
• Registros. As empresas não aprenderão nada com um fluxo de trabalho se não houver um rastro de papel. As empresas devem monitorar o desempenho enquanto documentam cada passo do processo.
• Resultados. Com os registros coletados, as empresas devem analisar regularmente os resultados do fluxo de trabalho para identificar áreas de melhoria.

Benefícios da gestão eficaz de fluxo de trabalho

A gestão eficaz de fluxo de trabalho é um componente crítico de qualquer organização. Empresas que gerenciam bem seus fluxos de trabalho têm maior eficiência, produtividade melhorada e potencial de crescimento mais forte. Benefícios adicionais são discutidos abaixo.

• Comunicação melhorada. O principal objetivo da gestão de fluxo de trabalho é colocar todos na mesma página. Quando tanto tempo é gasto organizando passos e compartilhando-os efetivamente, as empresas podem criar um ambiente onde a comunicação não é apenas importante, mas uma prioridade.
• Autonomia dos funcionários. Ninguém gosta de um chefe helicóptero. A gestão de fluxo de trabalho dá aos funcionários o espaço para assumir a responsabilidade por suas tarefas. Uma ênfase na boa comunicação permite que os funcionários saibam exatamente o que se espera deles e como seu papel contribui para o sucesso da empresa.
• Aumento da produtividade.  Quando os funcionários sabem o que se espera deles, têm menos perguntas. Confusão e má comunicação são grandes responsáveis por atrasos de tempo dentro de um fluxo de trabalho. Fortalecer a comunicação permite que os funcionários trabalhem de forma independente e confiante. 
• Menos erro humano. Como a maioria dos sistemas de gestão de fluxo de trabalho depende de tecnologia de automação, gastar tempo implementando o software certo reduz significativamente a quantidade de erro humano que é possível durante um fluxo de trabalho. 

Melhores práticas de gestão de fluxo de trabalho

A gestão de fluxo de trabalho não acontece por acaso. As empresas têm que organizar diligentemente seus processos para tornar a gestão de fluxo de trabalho valiosa. Aqui estão alguns itens que as empresas devem contemplar enquanto refinam seu fluxo de trabalho.

• Espere o inesperado. Quando se trata de gerenciar um fluxo de trabalho, planos de backup devem sempre fazer parte da equação. Os supervisores devem garantir que todos dentro do fluxo de trabalho estejam cientes do plano B. 
• Ajuste de acordo com as necessidades atuais. Mesmo com um plano de backup, as empresas podem enfrentar decisões que precisam ser tomadas em tempo real. As empresas não devem ter medo de ajustar elementos do fluxo de trabalho se necessário, mas têm que garantir que todas as mudanças sejam comunicadas efetivamente.
• Gaste tempo escolhendo a ferramenta certa. A melhor parte da gestão de fluxo de trabalho é que uma infinidade de softwares pode ajudar no processo. As empresas devem gastar tempo suficiente selecionando a ferramenta correta para complementar melhor os fluxos de trabalho existentes ou ajudar a implementar novos.

Gestão de fluxo de trabalho vs. gestão de processos de negócios vs. gestão de projetos

Gestão de fluxo de trabalho, de processos de negócios e de projetos são todos essenciais para o sucesso de um objetivo de negócios. Algumas empresas podem até usar os termos de forma intercambiável. No entanto, esses processos diferem em sua gestão, aplicação e objetivo geral.

Gestão de fluxo de trabalho é um processo para gerenciar e automatizar operações de negócios. Abrange o processo de organizar tarefas, pessoas, dados e informações para alcançar objetivos.

Gestão de processos de negócios é a abordagem geral que as empresas adotam para editar, monitorar, analisar e gerenciar as funções que compõem todos os componentes de seus negócios.

Gestão de projetos é o processo de liderar uma equipe para completar tarefas e objetivos predefinidos. Na maioria das vezes, isso também está sob uma restrição de tempo especificada. Algumas empresas utilizam software de gestão de projetos para criar planos de projeto, alocar recursos, monitorar despesas, atualizar tarefas ou acompanhar o progresso.

A gestão de fluxo de trabalho e a gestão de processos de negócios não diferem necessariamente muito porque a gestão de fluxo de trabalho é, na verdade, parte da gestão de processos de negócios. Enquanto a gestão de processos de negócios supervisiona todas as atividades e objetivos da empresa de uma perspectiva geral, a gestão de fluxo de trabalho começa a se concentrar nas tarefas reais que contribuem para os resultados finais. 

A gestão de fluxo de trabalho e a gestão de projetos compartilham alguns dos mesmos componentes, mas também diferem em muitos aspectos. A gestão de fluxo de trabalho foca no desenvolvimento de fluxos de trabalho e planejamento colaborativo de projetos necessário para que várias equipes colaborem em direção a um objetivo de longo prazo. Por outro lado, a gestão de projetos foca principalmente em supervisionar os elementos específicos de projetos de curto prazo. A gestão de fluxo de trabalho está preocupada com a organização de pessoas e outros recursos, enquanto a gestão de projetos se concentra apenas em completar tarefas individuais dentro de um cronograma definido usando técnicas específicas de gestão de escopo.

Um sistema eficaz de gestão de fluxo de trabalho pode ser plugado em qualquer projeto e funcionar com a mesma eficiência porque é um método de etapas definidas. Um processo de gestão de projetos deve ser flexível porque as tarefas variam de projeto para projeto e nenhum projeto é executado da mesma maneira.

Quer saber como as empresas podem adotar uma abordagem mais prática para a gestão de fluxo de trabalho? Saiba mais sobre automação de fluxo de trabalho e como implementá-la.