O que é automação de fluxo de trabalho?
A automação de fluxo de trabalho projeta e executa uma série de tarefas empresariais repetitivas com base em regras de negócios para reduzir interações humanas e aumentar a produtividade. O fluxo de trabalho é uma série de tarefas que devem ser realizadas para alcançar um objetivo empresarial. As operações diárias da maioria das empresas dependem de tarefas repetitivas, como enviar verificação por e-mail, preencher formulários, e assim por diante. Ao realizar algo repetitivo, erros humanos podem ocorrer, por exemplo, o funcionário pode enviar um e-mail para o destinatário errado com um nome semelhante ou esquecer de incluir o documento completo. O erro humano é um problema inevitável para a maioria dos processos empresariais, por isso as empresas usam software de gestão de fluxo de trabalho e software de automação para simplificar a interação humana de um processo. A automação de fluxo de trabalho é realizada usando software de automação de processos robóticos (RPA) e também é referida como RPA.
A automação de fluxo de trabalho transforma processos manuais complicados em tarefas simples. Os gerentes podem projetar um fluxo de trabalho específico e atribuí-los à equipe de acordo com a disponibilidade. O membro individual da equipe receberá as tarefas atribuídas para completar sem ter que interagir com o gerente. Uma vez que o membro da equipe marca a tarefa como concluída, o gerente ou a próxima pessoa responsável pode revisar e aprovar ou negar o trabalho concluído com um clique de um botão. Diferentes próximos passos aparecerão de acordo com as decisões. Isso elimina a interação de ida e volta entre todas as partes envolvidas para agilizar processos de alto volume.
Tipos de automação de fluxo de trabalho
Dependendo das tarefas, as empresas escolherão diferentes ferramentas de gestão de fluxo de trabalho.
- Automação de fluxo de trabalho genérica: A maioria dos softwares de gestão de fluxo de trabalho permite que os gerentes construam um fluxo de trabalho genérico que funciona para uma ampla gama de tarefas.
- Automação de documentos ou formulários: Este tipo de software de automação digitaliza a captura de dados automatizando o processo de criação e gestão de conteúdo digital. Permite a criação de uma variedade de formulários, como listas de verificação, contratos, pesquisas, ordens de serviço, registros internos da empresa e documentos voltados para o cliente.
- Automação de carga de trabalho: Automatizar tarefas relacionadas a TI é referido como automação de carga de trabalho. As equipes de TI usam este tipo de software para agilizar tarefas comuns de TI e integrar com o software de service desk ou software de help desk para gerenciar solicitações internas e externas recebidas.
Benefícios do uso da automação de fluxo de trabalho
Quando usada corretamente, a automação de fluxo de trabalho pode levar a muitos benefícios. Alguns desses benefícios incluem:
- Reduzir erros humanos: Cada tarefa é padronizada, então sem entrada manual e decisões de processo manual, a margem para erro é menor.
- Melhorar a conformidade: Ao limitar o escopo e estabelecer limites para cada tarefa, a tarefa só pode ser aprovada quando estiver em conformidade com os padrões e políticas da empresa. Os fluxos de trabalho históricos são registrados para auditoria.
- Eliminar gestão desnecessária: Quanto maior o projeto, mais trabalho administrativo é necessário para garantir a comunicação da equipe, transferência de tarefas e avaliação. A automação de fluxo de trabalho pode realizar todas essas tarefas, substituindo administradores para economizar custos indiretos.
- Melhorar a transparência: Os gerentes podem ver uma visão de 360 graus das tarefas concluídas em diferentes pipelines para cada membro da equipe. Isso ajuda a reduzir significativamente os vieses ao avaliar o desempenho e a produtividade dos funcionários.
- Reduzir papelada e e-mails: Ao aprovar e lidar com tarefas no software de gestão de fluxo de trabalho, as equipes não precisam mais realizar o trabalho por papel ou e-mail.
- Melhorar a produtividade: Lidar com tarefas repetitivas é entediante e consome tempo. Em vez de passar horas indo e voltando nos detalhes administrativos, os funcionários podem simplesmente fazer o trabalho solicitado e clicar em enviar quando concluído. Isso economiza tempo e aumenta o moral dos funcionários.
Elementos básicos da automação de fluxo de trabalho
O formato para automação de fluxo de trabalho na gestão de fluxo de trabalho pode variar, mas a automação completa de fluxo de trabalho incluirá os seguintes elementos:
- Design do fluxo de trabalho: Os gerentes podem criar um fluxo de trabalho do zero ou usando modelos. Isso envolve uma série de árvores de decisão com lógica if/then.
- Execução do fluxo de trabalho: Uma vez que a tarefa projetada começa, as tarefas serão atribuídas aos membros correspondentes da equipe para especificar qual trabalho precisa ser feito com base em conjuntos de habilidades, prioridade e disponibilidade.
- Avaliação do fluxo de trabalho: O fluxo de trabalho pode ser otimizado revisando horas de conclusão, qualidade do trabalho, e assim por diante.
Melhores práticas de automação de fluxo de trabalho
Para que a automação de fluxo de trabalho funcione, as empresas devem seguir estas melhores práticas:
- Alinhar com a política da empresa: Ao projetar um fluxo de trabalho, o designer precisa considerar os objetivos do projeto e a conformidade.
- Envolver as partes interessadas: Não se cria simplesmente trabalho e o atribui a outros sem consultá-los. Para obter adesão de gerentes, membros da equipe e executivos, o designer do fluxo de trabalho deve discutir as expectativas, custos e resultados com eles desde o início. Isso evita consequências indesejadas e ajuda na gestão de mudanças.
- Definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) para cada tarefa: Agora que cada tarefa pode ser rastreada, os gerentes podem definir KPIs para avaliar a qualidade do trabalho para cada etapa do processo. Muitas vezes, os gerentes só têm KPI para o projeto inteiro em vez de analisar tarefas individuais.
- Desligar o administrador: Uma vez que todas as tarefas estão automatizadas, os gerentes podem não precisar de administradores para acompanhar todas as tarefas. Eles devem considerar gradualmente desligá-los para economizar dinheiro.
Automação de fluxo de trabalho vs. gestão de processos de negócios (BPM)
A automação de fluxo de trabalho faz parte do software de gestão de processos de negócios (BPM). BPM é a prática de agilizar e melhorar atividades empresariais para realizar ações empresariais específicas de forma mais eficiente. Essas ações empresariais requerem colaboração entre equipes e consistem em muitas partes móveis, sejam elas sistemas de software ou intervenção humana.
A automação de fluxo de trabalho geralmente se refere a uma sequência de tarefas que envolvem um ou mais membros da equipe. Por outro lado, BPM refere-se a um planejamento e execução empresarial central que gerencia todos os departamentos em escala empresarial. Também pode-se dizer que a automação ou gestão de fluxo de trabalho é uma versão leve do BPM.
Discussões sobre automação de fluxo de trabalho no G2
Tian Lin
Tian is a research analyst at G2 for Cloud Infrastructure and IT Management software. He comes from a traditional market research background from other tech companies. Combining industry knowledge and G2 data, Tian guides customers through volatile technology markets based on their needs and goals.
