O que são listas de tarefas?
Listas de tarefas são uma lista de atividades que um indivíduo precisa completar ou realizar. As tarefas são geralmente organizadas por ordem de prioridade ou importância. Uma lista de tarefas pode ser escrita em um pedaço de papel ou utilizando software de gerenciamento de tarefas. Os itens da lista podem se referir à vida pessoal ou profissional de uma pessoa.
Tipos de listas de tarefas
Existem vários tipos de listas de tarefas que se pode escolher criar:
- Lista de visão: Uma lista de tarefas que compreende as coisas que alguém deseja vivenciar na vida, também considerada uma lista de desejos ou um quadro de visão. Estas devem inspirar motivação e ajudar a completar grandes objetivos de vida. Tendem a ser mais longas e podem exceder 80 itens.
- Lista de tarefas de 100 dias: Um plano trimestral com prioridades selecionadas para os próximos três meses. Inspiradas pela frase “os primeiros 100 dias” nos negócios e na política, essas listas dão aos indivíduos a chance de se provar. Devem encorajar um impulso positivo e reflexão sobre o que é mais importante realizar.
- Lista de talvez um dia: Coisas que podem não ser particularmente importantes, mas que se gostaria de realizar em algum momento. Estas são feitas para evocar curiosidade em tarefas ou objetivos que alguém não tem 100% de certeza se deseja fazer, ou que não se arrependeria necessariamente se os itens nunca fossem riscados.
- Lista semanal: Tarefas que precisam ser completadas em uma semana. As tarefas nesta lista podem ser retiradas de uma lista de 100 dias e devem ser planejadas e organizadas no domingo à noite ou na segunda-feira de manhã.
- Lista diária 3T: As tarefas mais importantes ou cruciais para um dia específico da semana compõem esta lista, que deve ser criada logo pela manhã. As tarefas nesta lista, que significa ferramentas, tempo e confiança, devem estar alinhadas com os objetivos semanais e trimestrais e ajudar a manter o impulso e a motivação em direção a um objetivo significativo. Geralmente, essas listas são curtas e contêm de três a cinco itens.
Outros tipos de listas de tarefas são mais para uso pessoal, como uma lista de compras, uma lista de filmes ou livros para assistir ou ler, ou uma lista de compras.
Benefícios das listas de tarefas
Quando feitas corretamente, há muitos benefícios que se pode experimentar ao criar uma lista de tarefas. Alguns desses benefícios são:
- Aguçar a memória: Uma lista de tarefas pode atuar como um auxílio de memória externo, já que é possível manter apenas algumas informações de cada vez. Manter uma lista de tarefas atualizada facilita o acompanhamento de cada tarefa. Esta lista também pode reforçar a informação caso algo seja esquecido.
- Aumentar a produtividade: Fazer uma lista de tarefas pode priorizar as tarefas mais importantes que precisam ser concluídas primeiro. Isso evita perder tempo em tarefas que não requerem atenção imediata.
- Aumentar a motivação: Uma lista de tarefas pode ser usada como uma ferramenta motivacional porque ajuda a esclarecer e dividir objetivos de longo prazo em objetivos de curto prazo mais alcançáveis. Além disso, à medida que alguém risca itens de uma lista de tarefas, é provável que experimente um aumento na confiança também.
- Melhorar a gestão do tempo: Como as tarefas em uma lista de tarefas devem ser organizadas por importância, entender quais projetos ou itens precisam ser trabalhados primeiro pode melhorar a gestão do tempo.
- Medir melhor o progresso: Se uma lista de tarefas for extensa e cheia de uma variedade de tarefas, visualizar quais itens estão completos e quais precisam de trabalho pode ajudar a medir o progresso e quão perto alguém está de alcançar um objetivo específico.
Elementos básicos das listas de tarefas
Os elementos básicos de uma lista de tarefas dependerão das tarefas gerais que ela contém. Na maioria das vezes, esses elementos são:
- Tarefas organizadas da mais para a menos importante
- Itens centrados em prioridades de trabalho, projetos pessoais ou uma combinação
- Prazos para os itens da lista
- O software certo para manter todos os itens da lista organizados, que pode ser um aplicativo de lista de tarefas ou ferramentas de gerenciamento de tarefas ou ferramentas de gerenciamento de projetos
- Itens que sejam o mais específicos possível
- Tornar a lista facilmente acessível para que possa ser verificada e acompanhada todos os dias
Melhores práticas para listas de tarefas
Ao construir uma lista de tarefas, existem práticas específicas a seguir para garantir que seja o mais abrangente possível.
- Atualize regularmente as listas de tarefas: Sem atualizações regulares, uma lista pode se tornar obsoleta. É melhor editar as listas de tarefas a cada dois dias, no mínimo. Assim que uma tarefa for pensada, ela deve ser incluída na lista.
- Limite os itens em uma lista de tarefas: Quanto mais opções em uma lista de tarefas, mais difícil pode ser decidir por onde começar ou o que é mais importante. É melhor se ater a três a cinco itens mais significativos e algumas tarefas menores, menos essenciais.
- Comece com a tarefa mais importante: Ao criar uma lista de tarefas, organize-a do item mais para o menos importante. Em seguida, comece com as tarefas mais difíceis ou críticas. Caso contrário, as tarefas mais significativas podem nunca ser realizadas.
- Nunca microgerencie: É fácil para alguém sentir que criar uma lista de tarefas é para se auto-microgerenciar, mas esse não é o caso. Foque menos em tarefas menores e mais em itens abrangentes que ajudarão a alcançar objetivos.
- Adicione datas de vencimento: Se um item específico em uma lista de tarefas tiver um prazo ou data de vencimento que não pode ser ignorado, esse detalhe deve estar na lista.
- Mantenha interessante: Uma lista de tarefas deve estar alinhada com a vida, visão e missão do criador, e coisas em que ele se destaca. Isso torna possível manter-se motivado e na tarefa.
- Faça mais de uma lista: Em vez de se sentir isolado com uma lista de tarefas, considere fazer várias. Essas listas podem ser divididas em tarefas pessoais, itens de trabalho, tarefas domésticas e mais.
Exemplo de lista de tarefas
Abaixo está um exemplo de como uma lista de tarefas pode parecer.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
