O que é o controle de tempo?
O controle de tempo é um processo em que as horas de trabalho dos funcionários são registradas durante um período fixo de tempo ou durante a duração de um projeto. Embora isso geralmente seja apenas para horas de trabalho, os intervalos também podem ser monitorados para garantir que os funcionários tirem o tempo de descanso a que têm direito.
Os funcionários geralmente registram suas próprias horas em um software de controle de tempo dedicado, semelhante aos cartões de ponto tradicionais, mas agora usando versões digitalizadas. Isso pode incluir registrar a entrada e saída no início e no final de seu turno ou dia de trabalho, ou registrar qualquer hora de almoço ou intervalos feitos, juntamente com qualquer tempo de folga programado.
Os gerentes ou o departamento de recursos humanos (RH) revisam os registros de controle de tempo dos funcionários ao longo do ano para garantir que as horas sejam precisas e que os funcionários estejam sendo compensados pelas horas trabalhadas, incluindo qualquer compensação adicional por horas extras. Eles também verificam qualquer discrepância nos registros.
Tipos de controle de tempo
Monitorar o tempo geralmente é muito simples – os funcionários registram a entrada quando começam seu turno e registram a saída quando terminam. Cada empresa exige que seus funcionários monitorem seu tempo para diferentes propósitos, mas a maioria dos cenários pode ser categorizada como controle de tempo pessoal ou controle de tempo de projeto.
O controle de tempo pessoal é mais comum entre funcionários horistas. Os trabalhadores iniciam seu relógio de ponto no início do dia de trabalho e registram qualquer intervalo antes de registrar a saída no final do dia. Dessa forma, os gerentes podem ver quantas horas cada funcionário trabalhou, juntamente com quaisquer horas adicionais que possam precisar ser pagas. Muitas ferramentas de controle de tempo usam recursos automatizados para calcular o pagamento dos funcionários com base nas horas registradas em sua folha de ponto.
Algumas organizações usam o controle de tempo de projeto mesmo que tenham funcionários assalariados, pois ainda podem precisar monitorar seu tempo ao trabalhar em projetos específicos de clientes. Isso é especialmente o caso se essas horas de trabalho forem faturáveis ao cliente.
Agências de marketing, equipes jurídicas ou firmas de contabilidade são todos exemplos de negócios que podem precisar cobrar de um cliente por horas adicionais gastas trabalhando em seus projetos fora do escopo de suas horas contratadas.
Elementos básicos do controle de tempo
O lugar mais simples para começar com o controle de tempo é anotar um horário de início e término em papel. Mas sem contexto, essa informação pode rapidamente não fazer sentido. É por isso que o controle de tempo eficaz deve sempre incluir:
- A quantidade de tempo gasto em tarefas ou no dia de trabalho total. Esta é a informação mínima que deve ser registrada ao monitorar o tempo. Qualquer sistema pode funcionar para isso, como uma entrada manual em caderno, planilha ou ferramenta de controle de tempo. Para trabalhadores de turno, mais detalhes do que horários de início e término podem não ser necessários, mas isso é determinado caso a caso.
- Trabalho concluído. Especialmente ao monitorar o tempo para gestão de projetos ou ao trabalhar com clientes faturáveis, é vital registrar detalhes do trabalho realizado durante cada bloco de tempo. Para clientes faturáveis, essa informação geralmente é anotada em faturas para que os clientes tenham uma visão de onde seu dinheiro está sendo gasto.
- Intervalos. É uma boa prática documentar quando os intervalos foram feitos e por quanto tempo, mesmo que estejam incluídos no tempo de trabalho pago. Os gerentes costumam olhar para essa informação ao longo de um mês ou ano para garantir que nenhum funcionário tire mais tempo do que tem direito.
- O tempo total gasto trabalhando. Os totais são úteis tanto para funcionários quanto para gerentes, particularmente quando a folha de pagamento é automatizada com base no número de horas trabalhadas. Os erros devem ser corrigidos o mais rápido possível, por isso é sempre uma boa ideia revisar as horas totais no final de cada período antes de enviá-las para revisão ou aprovação.
Benefícios do controle de tempo
Para muitos funcionários, monitorar seu tempo pode parecer um passo extra desnecessário em seu dia de trabalho. Mas há vários benefícios notáveis em manter o controle das horas de trabalho, como:
- Tornar os membros da equipe mais responsáveis. Cada membro da equipe deve saber onde se encaixa no quadro geral da empresa. A responsabilidade com o controle de tempo não é apenas garantir que os funcionários cheguem ao trabalho na hora e trabalhem o número de horas exigido. Também permite que eles vejam onde contribuíram para metas e projetos maiores. Essa informação desempenha um grande papel em avaliações de desempenho e incentiva os funcionários a promoções.
- Melhorar a transparência no local de trabalho. O controle de tempo identifica facilmente onde os membros da equipe podem estar trabalhando demais ou ficando aquém. Isso permite que os gerentes intervenham e reequilibrem a carga de trabalho na equipe.
- Entender onde o orçamento está sendo desperdiçado. É fácil que o tempo passe sem fazer muito progresso. Isso rapidamente consome orçamentos de projetos e recursos se não for controlado. O controle de tempo significa que os gerentes de projeto veem onde o orçamento está sendo gasto e como isso contribui para o resultado geral.
- Melhorar a eficiência operacional. Para empresas de serviços, gastar muito tempo no projeto de um cliente sem receber compensação adicional leva a funcionários insatisfeitos e sobrecarregados, sem mencionar clientes com expectativas irreais. O controle de tempo deixa claro onde estão essas ineficiências para que a equipe possa abordá-las antes que saiam do controle.
Melhores práticas para controle de tempo
Cada funcionário quer monitorar seu tempo de uma maneira diferente. Embora alguns elementos possam ser flexíveis, como o nível de detalhe incluído nos registros, manter os sistemas de controle de tempo simples torna o processo muito mais fácil de gerenciar.
- Peça aos funcionários que registrem seu tempo uma vez por dia. Se os funcionários estão se movendo entre diferentes projetos, pode rapidamente se tornar um incômodo para eles registrar cada vez que completam uma tarefa. Em vez disso, incentive os membros da equipe a registrar seu tempo no final do dia de trabalho com base no cliente, projeto ou tarefa.
- Forneça modelos para os membros da equipe seguirem. Se os funcionários nunca monitoraram seu tempo antes, pode ser confuso saber quais informações devem ser registradas. Ao integrar novos membros da equipe ou implementar um novo sistema de controle de tempo, dê a eles um modelo do que deve ser incluído em cada entrada registrada que eles possam seguir até que a prática se torne natural.
- Revise frequentemente as folhas de ponto. Os gerentes devem revisar as folhas de ponto pelo menos a cada duas semanas ou antes de processar a folha de pagamento. Isso lhes dá tempo para identificar e corrigir quaisquer erros antes que problemas maiores ocorram, como funcionários não sendo pagos por horas extras.
Mantenha as horas de trabalho dos funcionários em dia e garanta que cada membro da equipe seja pago pelo que lhe é devido com um software de gestão de compensação dedicado.
Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
