O que é gerenciamento de tarefas?
A priorização de tarefas é um processo que divide a lista de afazeres de um funcionário ou equipe em partes gerenciáveis com base na prioridade ou urgência. Priorizar tarefas envolve determinar o que precisa ser feito primeiro. Em vez de olhar para uma lista de tarefas como um todo, os membros da equipe classificam as tarefas por prioridade e as enfrentam a partir daí.
Software de gerenciamento de tarefas ajuda as empresas a transformar metas e projetos em tarefas individuais.
Tipos de tarefas
Ao priorizar tarefas em uma lista de afazeres, pense nelas em termos de prioridade e urgência. Normalmente, é recomendado combinar todas as tarefas relevantes em um destes tipos:
- Alta prioridade: Estas são tarefas que têm urgência imediata. Elas são muito valiosas ou estão ligadas a objetivos empresariais valiosos. Muitas vezes, têm prazos inadiáveis com base nas necessidades de clientes ou outras entidades.
- Média prioridade: Estas são tarefas ligadas a objetivos empresariais valiosos que podem não ter necessariamente prazos inadiáveis ou partes interessadas externas.
- Baixa prioridade: Estas tarefas têm prazos flexíveis, propósitos perenes ou, de outra forma, não são uma prioridade no momento para a empresa.
- Opcional/longo prazo: As equipes podem mover essas tarefas para outro sprint ou trimestre quando se trata de priorização e carga de trabalho. Os funcionários exploram essas tarefas quando todas as outras foram concluídas.
Tipos de priorização de tarefas
Existem centenas de maneiras de organizar e priorizar uma lista de tarefas. Aqui estão algumas:
- Método Ivy Lee: No final de cada dia de trabalho, as pessoas que usam este método anotam as seis tarefas mais importantes para completar no próximo dia de trabalho. Em seguida, ordenam essas seis tarefas por prioridade.
- Matriz de Decisão de Eisenhower: Esta matriz divide todas as tarefas em uma das quatro combinações de "Importante" e "Urgente". Importante significa que a tarefa é de maior prioridade; Urgente significa que a tarefa tem um prazo definido. As categorias são Importante e Urgente; Importante, mas Não Urgente; Não Importante, Mas Urgente; Não Importante, Não Urgente.
- Método "Coma o Sapo": Esta técnica significa que os usuários fazem a tarefa mais demorada ou difícil primeiro antes de passar para as mais simples ou curtas.
- Regra 25–5: Também conhecida como a estratégia de 2 Listas, as pessoas que usam esta estratégia anotam 25 tarefas para realizar durante a semana (ou outro período de tempo). Elas escolhem as cinco principais e priorizam essas primeiro e guardam as outras 20 para outro momento.
- Regra 1–3–5: Cada dia, esses usuários trabalham em uma coisa de alta prioridade, três coisas de média prioridade e cinco coisas de baixa prioridade.
- Método MoSCoW: As tarefas são divididas em quatro categorias, que são Deve Fazer, Deveria Fazer, Poderia Fazer e Não Vai Fazer. Os trabalhadores então abordam essas tarefas na ordem das categorias.
Passos para a priorização de tarefas
Existem cinco passos envolvidos na priorização eficaz e produtiva de tarefas descritos abaixo:
- Colete uma lista de todas as tarefas em andamento para a equipe na semana, mês ou trimestre. Certifique-se de que todas estejam em um só lugar. Considere usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos ou gerenciamento de tarefas para este propósito.
- Organize a lista de tarefas e classifique-as com base na prioridade para a equipe com as categorias mencionadas anteriormente. Liste os prazos com as tarefas para manter todos responsáveis.
- Cada dia, organize e priorize a lista de tarefas com base no esforço pessoal e na urgência pessoal ou da equipe.
- Passe por cada tarefa do dia uma de cada vez. Seja realista com o tempo necessário para cada uma.
- No final de cada período de tempo, realize uma análise pós-morte e aprenda com o que funcionou bem e o que não funcionou ao priorizar para o futuro.
Benefícios da priorização de tarefas
A priorização eficaz de tarefas resulta em benefícios e aspectos positivos como:
- Gerenciar adequadamente as cargas de trabalho dos funcionários e evitar o esgotamento dos funcionários
- Melhorar a eficiência da equipe e da empresa
- Acompanhar os indicadores-chave de desempenho (KPIs) dos funcionários e o progresso com as metas da empresa
- Alterar prioridades futuras com base nos sucessos e fracassos de tarefas anteriores
- Economizar tempo, esforço e estresse dos funcionários
Melhores práticas de priorização de tarefas
Ao passar pela priorização de tarefas e completar tarefas, siga estas dicas e melhores práticas para garantir o sucesso.
- Não confunda prioridade com o tempo que levará para completar um projeto. Ocupação não é sinônimo de produtividade ou valor da tarefa.
- Evite distrações ao completar tarefas urgentes e prioritárias. Desligue o telefone, feche abas de navegador não relacionadas e comunique o tempo de foco.
- Priorize coisas como pausas para bem-estar e pausas para saúde mental na programação também. Esses períodos de recuperação necessários ajudarão a melhorar a produtividade quando o trabalho for retomado.
Whitney Rudeseal Peet
Whitney Rudeseal Peet is a former freelance writer for G2 and a story- and customer-centered writer, marketer, and strategist. She fully leans into the gig-based world, also working as a voice over artist and book editor. Before going freelance full-time, Whitney worked in content and email marketing for Calendly, Salesforce, and Litmus, among others. When she's not at her desk, you can find her reading a good book, listening to Elton John and Linkin Park, enjoying some craft beer, or planning her next trip to London.
