O que é agendamento de turnos?
O agendamento de turnos é o processo de desenvolvimento de horários de trabalho para aumentar a eficiência, priorizando as necessidades da empresa enquanto garante a satisfação dos funcionários.
O agendamento de turnos envolve muito planejamento e organização para garantir que a empresa tenha o número necessário de membros da equipe trabalhando durante um determinado turno, respeitando também o equilíbrio entre vida profissional e pessoal dos funcionários. As empresas agendam os turnos dos funcionários usando vários métodos para registrar e distribuir os horários. Os métodos escolhidos dependem dos principais objetivos da empresa e dos recursos disponíveis.
Algumas empresas utilizam software de agendamento de funcionários para automatizar o processo de agendamento. Este software permite que as empresas criem e mantenham horários digitalmente, obtenham visibilidade das tarefas dos funcionários, coletem análises de desempenho, acompanhem a disponibilidade dos funcionários e evitem falhas de comunicação, tendo essas informações disponíveis a qualquer momento em qualquer dispositivo.
Tipos de horários de turnos
Oito principais tipos de horários de turnos são usados para definir como as horas de trabalho são organizadas em um cronograma semanal. Não há tipo de horário errado, e uma empresa pode experimentar diferentes tipos para encontrar o que funciona para ela e seus funcionários.
- Um horário fixo é um período de tempo consistente acordado entre o empregador e o funcionário. O número de horas e dias no horário permanecerá o mesmo de semana para semana. Este é o mais comum dos horários.
- Um horário dividido divide as horas de um funcionário em duas ou mais seções em um dia de trabalho. Um turno de trabalho dividido pode ter um funcionário trabalhando no turno da manhã e da noite, pulando a tarde. Um curto intervalo ou hora de almoço não conta como um horário dividido.
- Um horário rotativo cria períodos de trabalho alternados. Isso significa que um funcionário pode estar trabalhando no turno do dia por uma semana e no turno da noite na próxima.
- Um horário flexível é feito com uma certa quantidade de horas obrigatórias para os funcionários, com algumas horas não definidas. Os funcionários podem então agendar essas horas ao longo da semana como desejarem.
- Um horário comprimido dará aos funcionários a maioria de suas horas em um curto período para permitir mais tempo para dias de folga programados.
- Um horário de plantão é criado para garantir que alguém esteja disponível para trabalhar em uma emergência. Este horário é usado principalmente por empresas que operam 24/7 e precisam de olhos em seus processos o tempo todo. Os horários de plantão geralmente são planejados com antecedência para que os funcionários saibam quando estão de plantão.
- Um horário de horas extras é o tempo registrado para um funcionário assumir horas extras além de suas horas regulares de trabalho. Este tempo deve ser agendado e aprovado pelo funcionário com antecedência.
- O “sem horário” horário é favorecido por empresas que dependem mais de seus funcionários completando tarefas do que do número de horas trabalhadas. Isso significa que, se os funcionários completarem as responsabilidades necessárias da semana em menos horas do que estão programados, eles não precisam completar o restante dessas horas. Empresas que usam horários “sem horário” podem até permitir que os funcionários trabalhem as horas que quiserem, desde que as tarefas sejam concluídas a tempo.
Benefícios de um agendamento de turnos eficaz
O agendamento de turnos ajuda as empresas a planejar com antecedência e se manter organizadas. O horário de turno certo permite que as empresas atendam às necessidades diárias e mantenham os funcionários felizes. Apesar de quão tedioso o processo pode ser, os benefícios do agendamento de turnos criam um ambiente saudável para empregadores e funcionários.
Um processo eficaz de agendamento de turnos ajuda as empresas a:
- Cumprir as leis trabalhistas acompanhando as horas de trabalho de cada funcionário e distribuindo a carga de trabalho de forma justa.
- Diminuir a rotatividade de funcionários mantendo os funcionários no centro das principais decisões de agendamento. A retenção aumenta quando os funcionários se sentem ouvidos e compreendidos.
- Garantir que os clientes possam ser atendidos tendo os recursos necessários disponíveis para eles. Isso inclui agendar mais do que o suficiente de funcionários para fornecer assistência quando necessário.
- Apoiar a satisfação dos funcionários garantindo que todos os membros da equipe tenham um papel no agendamento. O horário certo deve respeitar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal do funcionário.
- Criar um ambiente de comunicação aberta tornando o agendamento de turnos um esforço colaborativo.
Métodos de agendamento
Existem quatro métodos de agendamento usados para registrar as horas de trabalho dos funcionários. Existem prós e contras para cada método, que envolvem custos potenciais, margem para erro humano ou níveis variados de estrutura.
- Agendamento casual envolve pouco ou nenhum planejamento concreto. Todas as decisões de agendamento são feitas discutindo a disponibilidade com os funcionários no local e pessoalmente. Este método é o mais econômico, mas corre o risco de desorganização, pois as decisões de agendamento raramente são formalmente documentadas.
- Agendamento tradicional é simplesmente colocar a caneta no papel. Este método também é econômico e fácil de implementar, mas pode ser extremamente tedioso ao fazer ajustes no horário.
- Agendamento funcional utiliza planilhas para delinear as próximas horas de trabalho. O Microsoft Excel é geralmente a plataforma preferida para criar esses horários. As planilhas mitigam o erro humano, mas ter que fazer manualmente as alterações no horário é demorado.
- Agendamento inovador automatiza o processo de agendamento com software. Embora a automação de agendamento ajude a manter as informações atualizadas e disponíveis para os funcionários, essas ferramentas podem ser caras e precisam de treinamento adequado para serem usadas efetivamente.
Melhores práticas de agendamento de turnos
Elaborar um horário de turnos não é fácil, e montar um horário que atenda às expectativas do empregador e do funcionário pode ser desafiador. As empresas devem considerar estas dicas para um processo de agendamento de turnos bem-sucedido que beneficie todos os membros da equipe.
- Entenda as necessidades da empresa. Antes de escolher qualquer método de agendamento de turnos, os empregadores devem considerar os principais indicadores de desempenho (KPIs) da carga de trabalho principal. Isso deve servir como um guia para qual opção de agendamento, ou combinação única, atenderá a esses objetivos.
- Identifique qual tipo de horário será utilizado. Após delinear os objetivos da empresa, os empregadores devem escolher um tipo de horário e um método para agendamento.
- Priorize a disponibilidade dos funcionários. Os empregadores devem dar aos funcionários a liderança para fornecer sua disponibilidade de trabalho. A gestão deve sempre honrar quaisquer pedidos de folga pré-existentes dos funcionários.
- Agende o mais longe possível com antecedência. Os gerentes devem criar o horário de turnos o mais rápido possível para permitir que os funcionários planejem adequadamente ou levantem questões que precisam ser abordadas. A maioria dos recursos recomenda que os horários sejam compartilhados com os funcionários pelo menos duas semanas antes.
- Comunique os métodos de agendamento. Os empregadores devem manter a comunicação aberta, explicando aos funcionários o processo de agendamento de turnos. Os gerentes devem explicar como o agendamento é feito e discutir quaisquer dúvidas ou preocupações.
- Certifique-se de que o horário seja fácil de acessar. O agendamento de turnos deve incluir uma maneira eficiente de distribuir o horário a todos os funcionários de forma rápida e justa.
- Esteja aberto a adaptações. Com tantas pessoas a agradar, o agendamento de turnos é encontrado com muitas mudanças e opiniões. Deve haver espaço no processo para lidar com problemas de agendamento ao longo do caminho.
- Use ferramentas de agendamento. A inteligência artificial pode automatizar o processo de agendamento de turnos. As empresas podem usar software de agendamento de trabalho de funcionários para equilibrar a carga de trabalho dos funcionários, acompanhar os dias pessoais dos funcionários, receber alertas quando surgirem conflitos, mover turnos sem esforço, comunicar-se com os funcionários dentro da plataforma e trabalhar em combinação com software financeiro para incluir a folha de pagamento no processo de agendamento.
Alexandra Vazquez
Alexandra Vazquez is a former Senior Content Marketing Specialist at G2. She received her Business Administration degree from Florida International University and is a published playwright. Alexandra's expertise lies in copywriting for the G2 Tea newsletter, interviewing experts in the Industry Insights blog and video series, and leading our internal thought leadership blog series, G2 Voices. In her spare time, she enjoys collecting board games, playing karaoke, and watching trashy reality TV.
