O que é escopo crescente?
Escopo crescente é a expansão gradual dos limites de um projeto além do plano inicial. Isso geralmente acontece quando as partes interessadas percebem que os termos originais do projeto não resultarão no resultado desejado, então elas mudam os requisitos ou entregáveis.
O escopo crescente tem consequências negativas para as empresas, como atrasos ou falhas no projeto, levando à redução da receita obtida.
As empresas usam software de gerenciamento de projetos para prevenir e gerenciar o escopo crescente, mantendo seus projetos no prazo e dentro do orçamento. Essas plataformas permitem que as empresas planejem grandes projetos com base no escopo acordado, dividam-nos em tarefas menores e as atribuam a diferentes funcionários. Os gerentes de projeto podem então monitorar o progresso de um projeto e tomar medidas corretivas se ele sair do curso.
Causas do escopo crescente
O escopo crescente pode afetar uma variedade de projetos empresariais, desde o menor design de logotipo até a maior construção de complexo comercial. Apesar dos melhores esforços de um gerente de projeto, o escopo crescente pode surgir das seguintes causas:
- Declaração de trabalho pouco clara. Normalmente, duas partes aprovam uma declaração de trabalho (SOW), um documento que descreve os objetivos e entregáveis que uma empresa fornecerá a um cliente. O escopo crescente pode resultar quando uma empresa pula essa etapa ou quando esses parâmetros são imprecisos.
- Expectativas ambíguas ou em mudança. O escopo crescente também surge quando o cliente muda os requisitos do projeto e solicita novos recursos de produto ou serviços adicionais. Às vezes, isso tem a ver com o cliente simplesmente modificando suas necessidades, mas outras vezes é devido a um mercado em evolução.
- Falta de comunicação. Muitas vezes, um projeto requer colaboração com diferentes departamentos ou equipes do lado do cliente. Se o cliente não obtiver a aprovação do escopo original por todas as partes interessadas antes do início do trabalho, mudanças podem precisar acontecer à medida que o projeto avança e mais membros da equipe opinam sobre seu progresso.
Consequências do escopo crescente
Todas as partes esperam um projeto tranquilo do início ao fim, mas o escopo crescente interfere nessa experiência. Algumas das desvantagens do escopo crescente incluem:
- Prazos perdidos. À medida que um cliente continua a expandir os limites do que está incluído em um projeto, o prestador de serviços ou a equipe do projeto terá dificuldade em acompanhar. Como resultado, a equipe do projeto tem que adiar marcos e estender a data de entrega final.
- Conflitos entre membros da equipe. A falta de gestão de escopo tem consequências emocionais, causando confusão, drenando a energia das pessoas e aumentando o estresse para cumprir os prazos originais. Os membros da equipe também podem apontar dedos uns para os outros sobre as causas do escopo crescente, criando a necessidade de mais moderação e mediação para o gerente de projeto.
- Pressão orçamentária. À medida que o escopo se expande, o projeto leva mais tempo e dinheiro para ser concluído. Isso pode estar além do orçamento do cliente e causar atrasos enquanto eles garantem mais financiamento.
- Qualidade reduzida nos entregáveis. Uma equipe de projeto pode não estar adequadamente equipada com os recursos ou pessoal para lidar com as demandas de um projeto expandido. Isso significa que a equipe pode comprometer sua qualidade típica para trabalhar dentro do orçamento ou cronograma do cliente, o que pode criar decepção do lado do cliente e prejudicar a reputação da empresa se continuar ao longo do tempo.
Melhores práticas para gerenciar o escopo crescente
Para evitar o escopo crescente e garantir um resultado bem-sucedido, um gerente de projeto deve buscar clareza na comunicação tanto antes quanto durante um projeto. Algumas melhores práticas incluem:
- Estabelecer um escopo de trabalho detalhado. Uma empresa deve sempre criar um escopo de projeto definido com objetivos e entregáveis claros. Às vezes, também vale a pena especificar o que não está coberto nos parâmetros do projeto. Todas as partes interessadas devem aprovar o escopo antes do início do trabalho.
- Desenvolver um plano de gestão de mudanças. O fornecedor deve criar um processo formal para gerenciar mudanças no escopo original. Então, o cliente envia um pedido de itens adicionais, juntamente com justificativa, e o fornecedor reúne informações das partes interessadas relevantes antes de aprovar ou negar a mudança.
- Documentar todas as comunicações. Além do escopo de trabalho original, uma empresa deve criar um "rastro de papel" de todas as comunicações, incluindo e-mails e pedidos formais de mudança. Dessa forma, se surgir confusão sobre os recursos dos entregáveis acordados, a empresa pode produzir documentação para resolver a questão.
Escopo crescente vs. douração
Escopo crescente e douração ambos dizem respeito a mover as metas de um projeto, então esses termos às vezes são confundidos.
Escopo crescente é uma expansão gradual dos objetivos de um projeto. Iniciado pelo lado do cliente, muitas vezes sem a devida aprovação, o escopo crescente é visto como desfavorável porque pode interromper um projeto ou reduzir suas chances de sucesso.
Douração também adiciona recursos ou objetivos a um projeto, mas o termo tem uma conotação positiva. O gerente de projeto ou a equipe intencionalmente inicia melhorias que agregam valor ao projeto. Embora isso possa criar custos extras para a equipe, eles podem decidir que vale a pena impressionar um determinado cliente ou desviar a atenção de características menos desejáveis do projeto.
Aprenda a dominar o gerenciamento de projetos tradicional, que pode ajudar as equipes a evitar o escopo crescente.
Kelly Fiorini
Kelly Fiorini is a freelance writer for G2. After ten years as a teacher, Kelly now creates content for mostly B2B SaaS clients. In her free time, she’s usually reading, spilling coffee, walking her dogs, and trying to keep her plants alive. Kelly received her Bachelor of Arts in English from the University of Notre Dame and her Master of Arts in Teaching from the University of Louisville.
