Gestão de Recursos

O que é gestão de recursos?

A gestão de recursos é a prática de organizar ativos, como tempo e orçamento, para proporcionar o maior benefício à empresa.

Através do planejamento estratégico, agendamento e alocação de recursos, as empresas garantem que os aspectos certos de um projeto estejam disponíveis quando necessários, aumentando a chance de alcançar com sucesso o resultado desejado.

Com tantos tipos diferentes de recursos dentro de uma empresa, usar software de gestão de recursos é a melhor maneira de rastrear e otimizá-los.

Tipos de gestão de recursos

O tipo de gestão necessário depende dos ativos que uma empresa possui e de que tipo de recursos precisam ser distribuídos.

• Membros da equipe. Os funcionários de uma empresa são um dos recursos mais importantes. Esforços de recrutamento são frequentemente impulsionados pela necessidade de mais membros da equipe para lidar com projetos em uma empresa em crescimento.
• Financeiro. Um bom entendimento do orçamento disponível ajuda a manter as empresas estáveis e preparadas para financiar projetos futuros. Mover o orçamento de projeto para projeto ou de departamento para departamento para maximizar a lucratividade é uma parte crítica da gestão de recursos.
• Instalações. Empresas que possuem múltiplos ativos prediais, como escritórios ou centros de dados, também devem incluir essas instalações em uma plataforma de gestão de recursos.
• Digital. Ativos e recursos digitais podem ser tão importantes quanto os recursos físicos. Se o hardware for limitado ou se o software precisar ser compartilhado em toda a empresa devido a licenças, esses recursos devem ser geridos adequadamente.
• Inventário. Empresas que vendem produtos físicos frequentemente têm uma grande quantidade de inventário em mãos. Controlar e otimizar esse inventário em torno de ciclos de vendas regulares, juntamente com períodos promocionais, pode impactar significativamente a receita.

Elementos básicos da gestão de recursos

A gestão eficaz de recursos se move continuamente de acordo com o ciclo de vida de quatro estágios que determina o que precisa acontecer a seguir.

• Análise de recursos. Antes que qualquer alocação ou agendamento possa acontecer, as equipes precisam analisar os recursos atuais. A liderança determina o desempenho anterior e a disponibilidade para planejar quais recursos vão para onde em projetos futuros.
• Planejamento de recursos. As equipes devem registrar informações sobre recursos individuais em seu plano de recursos. Deve incluir quais são os recursos, suas quantidades e quaisquer outros detalhes gerais.
• Alocação de recursos. Decidir onde os recursos são mais eficazes é um processo contínuo. Os funcionários podem atribuir recursos a um determinado projeto e depois realocá-los se as prioridades mudarem.
• Agendamento de recursos. O cronograma de recursos deve mostrar a disponibilidade de quaisquer recursos a qualquer momento. Isso deve se encaixar nos cronogramas de projetos já em uso, com calendários compartilhados para determinar quais elementos precisam trabalhar juntos para um projeto bem-sucedido.
• Rastreamento de recursos. O desempenho contínuo dos recursos, tanto os em uso quanto os que podem estar inativos, deve ser avaliado quanto à confiabilidade e sua contribuição geral para o negócio.

Benefícios da gestão de recursos

Existem muitos benefícios na gestão de recursos, tais como:

• Reduzir o esgotamento dos membros da equipe. A gestão eficiente leva a um desempenho eficaz da equipe. As equipes se sentem mais equilibradas e apoiadas quando seu tempo é devidamente cuidado.
• Evitar possíveis problemas. Os projetos sempre enfrentam problemas imprevistos, mas planejar os recursos para o projeto com antecedência pode antecipar possíveis contratempos e lidar com eles antes que aconteçam.
• Construir transparência. Centralizar a gestão de recursos torna tudo visível para a equipe mais ampla. Isso significa que os líderes podem fazer o melhor uso dos recursos que têm e saber quais funcionam bem com os outros.
• Medição da eficiência. Quando os projetos vão bem, o rastreamento de recursos mostra quais áreas contribuíram para esse sucesso. Alternativamente, as equipes podem facilmente encontrar erros e fazer correções antes do próximo projeto.

Melhores práticas de gestão de recursos

Como uma empresa escolhe gerenciar seus recursos depende do tipo que possui e dos tipos de projetos em que trabalha. Geralmente, as melhores práticas que as equipes devem seguir incluem:

• Saber quais recursos estão em falta. Ficar sem um recurso ou sobrecarregar uma equipe causa problemas substanciais para um projeto. Revise os recursos com antecedência e concentre-se naqueles que precisam ser reabastecidos.
• Trabalhar coletivamente em toda a empresa. Quando os recursos são compartilhados entre as equipes, é fácil para todos quererem priorizar seus próprios projetos. Trabalhar coletivamente para determinar o que é melhor para as necessidades gerais da empresa e quais projetos terão maior sucesso é a melhor maneira de alocá-los para o resultado mais positivo.
• Contabilizar o tempo não relacionado a projetos. Especialmente quando se trata de recursos como membros da equipe e seu tempo, tarefas administrativas também precisam ser agendadas. Inclua esse tempo em qualquer agenda.

Gestão de recursos vs. gestão de projetos

É comum confundir gestão de recursos com gestão de projetos, mas suas diferenças são importantes.

Gestão de recursos está focada principalmente em gerenciar todos os recursos em toda a empresa e determinar onde eles são melhor alocados a qualquer momento. Isso pode abranger vários projetos; o processo é frequentemente planejado em uma base semestral ou anual.

Gestão de projetos analisa como os recursos são melhor alocados para um projeto específico ou meta de equipe, usando software para anotar tarefas individuais e prazos. O software de gestão de recursos deve integrar-se a quaisquer ferramentas de gestão de projetos ao trabalhar em um projeto específico.

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