Alocação de Recursos

O que é alocação de recursos?

A alocação de recursos é o processo de tomar os recursos disponíveis de uma empresa e atribuí-los estrategicamente para atender a vários usos e objetivos. Isso inclui distribuir tarefas de projeto, observar cargas de trabalho, acompanhar e se adaptar a mudanças inesperadas, atualizar prioridades, manter-se dentro do orçamento, garantir precisão no tempo do projeto e mais.

A alocação de recursos permite que as empresas evitem subutilizar ou superutilizar funcionários e materiais. Quando os recursos estão sendo alocados de forma eficaz, há menos oportunidades para excedentes ou escassez. Isso aumenta o retorno sobre o investimento (ROI) e cria uma base sólida para projetos futuros.

A alocação de recursos é apenas uma parte do "bolo" do projeto. Acompanhar vários projetos desde a fase de planejamento até a execução e além pode ser extremamente demorado e tedioso. É por isso que algumas empresas utilizam software de gerenciamento de projetos para automatizar esse processo. O software de gerenciamento de projetos permite que uma empresa monitore pessoas e materiais relacionados a vários projetos ao mesmo tempo, tudo em uma interface.

Software de Alocação de Recursos

Software que menciona alocação de recursos como recurso ou termo.

Smartsheet

Microsoft Project & Portfolio Management

Kantata Professional Services Automation (formerly Mavenlink+ Kimble)

Float

Wrike

Asana

Tipos de recursos para alocar

Existem sete tipos de recursos que uma empresa pode usar para alocação de recursos para se organizar antes de iniciar um projeto. Cada um é determinado no processo de planejamento e é único para as prioridades e capacidades de uma empresa. Esses recursos incluem:

• As pessoas que participarão do projeto e desempenharão papéis importantes na conclusão das tarefas planejadas.
• Os locais onde o projeto ocorrerá. Estes podem incluir locais físicos ou estruturas online.
• Os dados coletados durante o planejamento do projeto, bem como ao longo do projeto.
• As ferramentas e materiais necessários para concluir o projeto em cada etapa.
• Um plano de como a energia será distribuída e onde estarão as principais prioridades.
• As finanças envolvidas na execução do projeto.
• O tempo do projeto. É essencial definir quanto tempo está disponível para concluir o projeto e quanto dele será usado em cada etapa.

Benefícios da alocação de recursos

Com um plano de alocação de recursos eficaz em vigor, as empresas podem concluir um projeto com facilidade, sabendo que todos os recursos foram alocados com sucesso. Os benefícios destacam exatamente o que a alocação de recursos pode fazer para ajudar uma empresa a funcionar de forma mais eficiente, tanto dentro quanto fora do processo do projeto.

A alocação de recursos permitirá que uma empresa:

• Economize dinheiro garantindo que os recursos estejam sendo alocados de forma eficiente e reduza a necessidade potencial de comprar ou terceirizar pessoas e materiais.
• Garanta que menos recursos sejam desperdiçados encontrando onde os materiais existentes se encaixam em projetos futuros.
• Melhore o gerenciamento do tempo criando um cronograma forte.
• Compartilhe planos propostos e crie transparência entre o pessoal da empresa.
• Aproveite as habilidades dos funcionários atuais para garantir que todos sejam alocados nas tarefas certas e se sintam confiantes em suas responsabilidades.
• Aumente a produtividade atualizando constantemente a alocação de recursos com base nas necessidades em andamento.
• Identifique pontos fortes e fracos nos recursos da empresa e em todo o projeto.
• Obtenha insights sobre as necessidades esperadas de projetos futuros.

Como implementar a alocação de recursos

Quando se trata de gerenciamento de projetos, a chave é planejar com antecedência e planejar de forma eficaz. O mesmo se aplica a cada etapa do gerenciamento de projetos, incluindo a alocação de recursos.

Para começar a implementar a alocação de recursos em um plano de projeto, siga os passos abaixo:

• Determine o tamanho e o cronograma do projeto. Converse com aqueles que participam do projeto e defina como o projeto será e quanto tempo levará para ser concluído.
• Identifique os recursos necessários. Identifique pessoas, locais, dados, materiais, energia, orçamento e tempo necessários.
• Reúna informações. Absorva o máximo de conhecimento possível sobre a estrutura da empresa, entregas e as pessoas envolvidas no projeto. Classifique as habilidades e capacidades da equipe.
• Aloque tarefas. Use as informações importantes do último passo para distribuir tarefas de forma apropriada.
• Acompanhe o tempo e a carga de trabalho. Para garantir que as coisas funcionem com facilidade, acompanhe o tempo do projeto. Isso garantirá que tudo siga o cronograma sugerido e, se não seguir, poderá ser abordado de acordo.
• Crie um plano de backup. Para grandes mudanças ao longo do projeto, considere implementar um plano B. Este plano de backup deve incluir instruções sobre como o projeto pode prosseguir sem problemas, com a mudança em mente, e sem grandes atrasos. Também pode incluir recursos que podem ser alocados em uma emergência.
• Colete dados. Gerenciar um projeto não acontece apenas quando o projeto está em andamento. É essencial acumular o máximo de dados possível em cada etapa do processo. Esses dados podem ajudar a identificar pontos fortes e fracos no método de alocação da empresa e fazer os ajustes necessários ao realocar no futuro.
• Considere usar software de gerenciamento de projetos. O software de gerenciamento de projetos organiza informações de alocação de recursos, bem como todas as informações sobre o projeto virtualmente em um só lugar.

Melhores práticas de alocação de recursos

A alocação de recursos nem sempre é fácil de acertar. Aqui estão algumas melhores práticas a serem lembradas à medida que o processo de alocação de recursos se desenrola:

• Esteja pronto para se adaptar. Grandes mudanças na empresa ou no projeto podem criar retrocessos e confusão. Isso pode incluir mudanças em fornecedores, membros da equipe, orçamentos e prioridades do projeto. Mudanças nos recursos significam grande adaptação, porque quando o inventário de recursos é alterado, todo o plano do projeto muda.
• Cuidado com a subutilização e a superutilização. A subutilização ocorre quando recursos insuficientes são usados para um projeto, e a superutilização ocorre quando muitos recursos são usados. A subutilização pode causar um excedente de materiais quando não são engajados em seu pleno potencial. A superutilização pode causar uma escassez de materiais, um aumento no orçamento do projeto e atrasos no tempo. Esses casos também podem se relacionar a funcionários sendo subutilizados ou superutilizados com base no gerenciamento do tempo e nas habilidades pessoais.
• Estruture o tempo para evitar atrasos nas tarefas. Uma vez que o cronograma é definido para um projeto, faça tudo o possível para cumpri-lo. Se as coisas não saírem como planejado, considere o nivelamento de recursos para remediar quaisquer problemas previsíveis.
• Seja realista ao definir prazos. Antes de aderir a esse cronograma de projeto, certifique-se de que a empresa pode cumprir os prazos estabelecidos. Ninguém é perfeito, então esperar perfeição é contraproducente. Permaneça prático sobre os recursos e habilidades disponíveis.
• Crie espaço para comunicação aberta. Um plano de projeto bem lubrificado é aquele em que todas as partes envolvidas estão na mesma página. Falhas de comunicação causam atrasos, então garantir que todos entendam as tarefas em questão é crucial.

Alocação de recursos vs. nivelamento de recursos

A alocação de recursos e o nivelamento de recursos são frequentemente confundidos porque têm aplicações semelhantes no processo de gerenciamento de projetos. No entanto, a maior diferença entre os dois está na fase em que são relevantes.

Alocação de recursos ocorre na fase de planejamento de um projeto. É um processo que ajuda a estabelecer exatamente o que é necessário para um projeto futuro e como uma empresa pode alocar esses recursos. Essas pessoas, lugares e coisas são todos planejados antes de qualquer parte do projeto real começar.

Nivelamento de recursos ocorre quando o projeto já está em andamento. É mais um solucionador de problemas usado para gerenciar quaisquer questões que surgem enquanto o projeto está sendo executado. Algumas das questões abordadas usando o nivelamento de recursos incluem subutilização, superutilização, problemas de orçamento, atrasos e conflitos gerais do projeto. O nivelamento trabalha para garantir que o projeto não exceda os recursos alocados e opere suavemente de acordo com o plano proposto criado na fase de alocação de recursos.

Enquanto a alocação de recursos ajuda na definição de recursos, o nivelamento de recursos permite que uma empresa se adapte às mudanças do projeto à medida que ocorrem em tempo real. A alocação é o "antes", e o nivelamento é o "durante". Dito isso, ambos são necessários para garantir um projeto bem-sucedido com poucos ou nenhum problema ou desafio, gerenciando suprimentos em cada etapa.