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Alocação de Recursos

por Alexandra Vazquez
A alocação de recursos desempenha um papel inestimável no processo de planejamento de gerenciamento de projetos. Saiba mais sobre alocação de recursos, como ela pode beneficiar um projeto e como implementá-la em uma estrutura empresarial.

O que é alocação de recursos?

A alocação de recursos é o processo de tomar os recursos disponíveis de uma empresa e atribuí-los estrategicamente para atender a vários usos e objetivos. Isso inclui distribuir tarefas de projeto, observar cargas de trabalho, acompanhar e se adaptar a mudanças inesperadas, atualizar prioridades, manter-se dentro do orçamento, garantir precisão no tempo do projeto e mais.

A alocação de recursos permite que as empresas evitem subutilizar ou superutilizar funcionários e materiais. Quando os recursos estão sendo alocados de forma eficaz, há menos oportunidades para excedentes ou escassez. Isso aumenta o retorno sobre o investimento (ROI) e cria uma base sólida para projetos futuros.

A alocação de recursos é apenas uma parte do "bolo" do projeto. Acompanhar vários projetos desde a fase de planejamento até a execução e além pode ser extremamente demorado e tedioso. É por isso que algumas empresas utilizam software de gerenciamento de projetos para automatizar esse processo. O software de gerenciamento de projetos permite que uma empresa monitore pessoas e materiais relacionados a vários projetos ao mesmo tempo, tudo em uma interface.

Tipos de recursos para alocar

Existem sete tipos de recursos que uma empresa pode usar para alocação de recursos para se organizar antes de iniciar um projeto. Cada um é determinado no processo de planejamento e é único para as prioridades e capacidades de uma empresa. Esses recursos incluem:

  • As pessoas que participarão do projeto e desempenharão papéis importantes na conclusão das tarefas planejadas.
  • Os locais onde o projeto ocorrerá. Estes podem incluir locais físicos ou estruturas online.
  • Os dados coletados durante o planejamento do projeto, bem como ao longo do projeto.
  • As ferramentas e materiais necessários para concluir o projeto em cada etapa.
  • Um plano de como a energia será distribuída e onde estarão as principais prioridades.
  • As finanças envolvidas na execução do projeto.
  • O tempo do projeto. É essencial definir quanto tempo está disponível para concluir o projeto e quanto dele será usado em cada etapa.

Benefícios da alocação de recursos

Com um plano de alocação de recursos eficaz em vigor, as empresas podem concluir um projeto com facilidade, sabendo que todos os recursos foram alocados com sucesso. Os benefícios destacam exatamente o que a alocação de recursos pode fazer para ajudar uma empresa a funcionar de forma mais eficiente, tanto dentro quanto fora do processo do projeto.

A alocação de recursos permitirá que uma empresa:

  • Economize dinheiro garantindo que os recursos estejam sendo alocados de forma eficiente e reduza a necessidade potencial de comprar ou terceirizar pessoas e materiais.
  • Garanta que menos recursos sejam desperdiçados encontrando onde os materiais existentes se encaixam em projetos futuros.
  • Melhore o gerenciamento do tempo criando um cronograma forte.
  • Compartilhe planos propostos e crie transparência entre o pessoal da empresa.
  • Aproveite as habilidades dos funcionários atuais para garantir que todos sejam alocados nas tarefas certas e se sintam confiantes em suas responsabilidades.
  • Aumente a produtividade atualizando constantemente a alocação de recursos com base nas necessidades em andamento.
  • Identifique pontos fortes e fracos nos recursos da empresa e em todo o projeto.
  • Obtenha insights sobre as necessidades esperadas de projetos futuros.

Como implementar a alocação de recursos

Quando se trata de gerenciamento de projetos, a chave é planejar com antecedência e planejar de forma eficaz. O mesmo se aplica a cada etapa do gerenciamento de projetos, incluindo a alocação de recursos.

Para começar a implementar a alocação de recursos em um plano de projeto, siga os passos abaixo:

  • Determine o tamanho e o cronograma do projeto. Converse com aqueles que participam do projeto e defina como o projeto será e quanto tempo levará para ser concluído.
  • Identifique os recursos necessários. Identifique pessoas, locais, dados, materiais, energia, orçamento e tempo necessários.
  • Reúna informações. Absorva o máximo de conhecimento possível sobre a estrutura da empresa, entregas e as pessoas envolvidas no projeto. Classifique as habilidades e capacidades da equipe.
  • Aloque tarefas. Use as informações importantes do último passo para distribuir tarefas de forma apropriada.
  • Acompanhe o tempo e a carga de trabalho. Para garantir que as coisas funcionem com facilidade, acompanhe o tempo do projeto. Isso garantirá que tudo siga o cronograma sugerido e, se não seguir, poderá ser abordado de acordo.
  • Crie um plano de backup. Para grandes mudanças ao longo do projeto, considere implementar um plano B. Este plano de backup deve incluir instruções sobre como o projeto pode prosseguir sem problemas, com a mudança em mente, e sem grandes atrasos. Também pode incluir recursos que podem ser alocados em uma emergência.
  • Colete dados. Gerenciar um projeto não acontece apenas quando o projeto está em andamento. É essencial acumular o máximo de dados possível em cada etapa do processo. Esses dados podem ajudar a identificar pontos fortes e fracos no método de alocação da empresa e fazer os ajustes necessários ao realocar no futuro.
  • Considere usar software de gerenciamento de projetos. O software de gerenciamento de projetos organiza informações de alocação de recursos, bem como todas as informações sobre o projeto virtualmente em um só lugar.

Melhores práticas de alocação de recursos

A alocação de recursos nem sempre é fácil de acertar. Aqui estão algumas melhores práticas a serem lembradas à medida que o processo de alocação de recursos se desenrola:

  • Esteja pronto para se adaptar. Grandes mudanças na empresa ou no projeto podem criar retrocessos e confusão. Isso pode incluir mudanças em fornecedores, membros da equipe, orçamentos e prioridades do projeto. Mudanças nos recursos significam grande adaptação, porque quando o inventário de recursos é alterado, todo o plano do projeto muda.
  • Cuidado com a subutilização e a superutilização. A subutilização ocorre quando recursos insuficientes são usados para um projeto, e a superutilização ocorre quando muitos recursos são usados. A subutilização pode causar um excedente de materiais quando não são engajados em seu pleno potencial. A superutilização pode causar uma escassez de materiais, um aumento no orçamento do projeto e atrasos no tempo. Esses casos também podem se relacionar a funcionários sendo subutilizados ou superutilizados com base no gerenciamento do tempo e nas habilidades pessoais.
  • Estruture o tempo para evitar atrasos nas tarefas. Uma vez que o cronograma é definido para um projeto, faça tudo o possível para cumpri-lo. Se as coisas não saírem como planejado, considere o nivelamento de recursos para remediar quaisquer problemas previsíveis.
  • Seja realista ao definir prazos. Antes de aderir a esse cronograma de projeto, certifique-se de que a empresa pode cumprir os prazos estabelecidos. Ninguém é perfeito, então esperar perfeição é contraproducente. Permaneça prático sobre os recursos e habilidades disponíveis.
  • Crie espaço para comunicação aberta. Um plano de projeto bem lubrificado é aquele em que todas as partes envolvidas estão na mesma página. Falhas de comunicação causam atrasos, então garantir que todos entendam as tarefas em questão é crucial.

Alocação de recursos vs. nivelamento de recursos

A alocação de recursos e o nivelamento de recursos são frequentemente confundidos porque têm aplicações semelhantes no processo de gerenciamento de projetos. No entanto, a maior diferença entre os dois está na fase em que são relevantes.

Alocação de recursos vs. nivelamento de recursos

Alocação de recursos ocorre na fase de planejamento de um projeto. É um processo que ajuda a estabelecer exatamente o que é necessário para um projeto futuro e como uma empresa pode alocar esses recursos. Essas pessoas, lugares e coisas são todos planejados antes de qualquer parte do projeto real começar.

Nivelamento de recursos ocorre quando o projeto já está em andamento. É mais um solucionador de problemas usado para gerenciar quaisquer questões que surgem enquanto o projeto está sendo executado. Algumas das questões abordadas usando o nivelamento de recursos incluem subutilização, superutilização, problemas de orçamento, atrasos e conflitos gerais do projeto. O nivelamento trabalha para garantir que o projeto não exceda os recursos alocados e opere suavemente de acordo com o plano proposto criado na fase de alocação de recursos.

Enquanto a alocação de recursos ajuda na definição de recursos, o nivelamento de recursos permite que uma empresa se adapte às mudanças do projeto à medida que ocorrem em tempo real. A alocação é o "antes", e o nivelamento é o "durante". Dito isso, ambos são necessários para garantir um projeto bem-sucedido com poucos ou nenhum problema ou desafio, gerenciando suprimentos em cada etapa.

Alexandra Vazquez
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Alexandra Vazquez

Alexandra Vazquez is a former Senior Content Marketing Specialist at G2. She received her Business Administration degree from Florida International University and is a published playwright. Alexandra's expertise lies in copywriting for the G2 Tea newsletter, interviewing experts in the Industry Insights blog and video series, and leading our internal thought leadership blog series, G2 Voices. In her spare time, she enjoys collecting board games, playing karaoke, and watching trashy reality TV.

Software de Alocação de Recursos

Esta lista mostra os principais softwares que mencionam alocação de recursos mais no G2.

Smartsheet é uma plataforma moderna de gestão de trabalho que ajuda as equipes a gerenciar projetos, automatizar processos e escalar fluxos de trabalho, tudo em uma plataforma central.

Microsoft Project & Portfolio Management (PPM) ajuda você a começar rapidamente e executar projetos com facilidade. Modelos integrados, ferramentas de agendamento familiares e acesso em vários dispositivos aumentam a produtividade para gerentes de projetos e equipes.

A Kantata torna os negócios impulsionados por pessoas mais bem-sucedidos e produtivos. Nosso software desenvolvido especificamente está ajudando mais de 500 organizações de serviços profissionais em mais de 100 países a focar e otimizar seu ativo mais importante: suas pessoas. Ao aproveitar a solução de Automação de Serviços Profissionais (PSA) da Kantata, os profissionais têm acesso às informações e ferramentas de que precisam para conquistar mais negócios, garantir que as pessoas certas estejam sempre disponíveis no momento certo e encantar os clientes com uma entrega de projetos e resultados excepcionais.

Float é uma solução de agendamento de recursos para agências, estúdios e empresas que ajuda a acompanhar quem está trabalhando em quê e quando.

Wrike é a plataforma de gestão de trabalho colaborativo mais versátil e segura. É fácil de usar, mas poderosa e flexível o suficiente para atender às necessidades exclusivas de negócios de empresas de todos os tamanhos e setores. Crie um fluxo de trabalho suave e amigável que liga a estratégia à execução diariamente de uma maneira prática e acessível. Além disso, Wrike é uma solução verdadeiramente global com suporte completo de melhor qualidade em mais de 15 idiomas em mais de 130 países.

Asana ajuda as equipes a orquestrar seu trabalho, desde pequenos projetos até iniciativas estratégicas. Com sede em San Francisco, CA, a Asana tem mais de 139.000 clientes pagantes e milhões de organizações gratuitas em 200 países. Clientes globais como Amazon, Japan Airlines, Sky e Affirm confiam na Asana para gerenciar tudo, desde objetivos da empresa até transformação digital, lançamentos de produtos e campanhas de marketing.

Tudo o que você sempre quis em um aplicativo de gerenciamento de tempo. Rastreamento de tempo com conhecimento da indústria. Faturamento com um clique. Relatórios personalizáveis. Integração perfeita com o QuickBooks.

Certinia PS Cloud aproveita o Salesforce, construído no Force.com. Gerencie pessoas, clientes, projetos e finanças em um aplicativo integrado.

Confiado por milhões, o Basecamp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e colaboração baseada na web. Tarefas, arquivos, mensagens, cronogramas, marcos e mais.

ClickUp é um aplicativo para substituir todos eles. É o futuro do trabalho. Mais do que apenas gerenciamento de tarefas - ClickUp oferece documentos, lembretes, metas, calendários e até uma caixa de entrada. Totalmente personalizável, ClickUp funciona para todos os tipos de equipe, para que todas as equipes possam usar o mesmo aplicativo para planejar, organizar e colaborar.

TickTick é um aplicativo de lista de tarefas e gerenciador de tarefas multiplataforma que ajuda a realizar todas as tarefas e a manter a vida bem organizada.

Clarizen One é um líder em gestão colaborativa de trabalho, reunindo gerenciamento de projetos entre empresas, automação de fluxo de trabalho configurável e colaboração em tempo real em uma plataforma de nível empresarial.

TeamGantt é um planejamento de projetos e colaboração sem esforço. Gráficos de Gantt intuitivos e bonitos combinados com comunicação em nível de tarefa e compartilhamento de arquivos.

KEBS é um conjunto de negócios projetado para facilitar a vida da indústria de serviços profissionais. Este ERP moderno permitirá que as empresas reduzam custos e vazamentos de recursos e aumentem sua produtividade e lucratividade em 10 vezes.

Trello é uma ferramenta de colaboração que organiza seus projetos em cartões e quadros. Em um relance, o Trello informa o que está sendo trabalhado, quem está trabalhando nisso e onde algo está no processo.

Workfront é uma solução de Gestão de Trabalho Empresarial baseada em nuvem que ajuda equipes de marketing, TI e outras equipes empresariais a superar o caos de e-mails excessivos, reuniões de status redundantes e ferramentas desconectadas.

Jira é um rastreador de problemas e projetos para equipes que desenvolvem ótimos softwares. Acompanhe bugs e tarefas, vincule problemas a códigos relacionados, planejamento ágil e monitore a atividade.

Resource Guru é um software de agendamento e gerenciamento de recursos que ajuda equipes ocupadas a manter projetos no caminho certo.

monday.com é uma empresa de software que dá a qualquer pessoa o poder de construir e melhorar o funcionamento de sua organização.

Planejamento Dinâmico Com um ótimo planejamento vem uma ótima execução!