O que são renovações de contrato?
Renovações de contrato ocorrem quando as partes escolhem continuar com um contrato comercial. Nesta fase final do ciclo de vida do contrato, o termo original chega ao fim em uma data previamente estabelecida. Com base nas diretrizes estabelecidas no acordo original, o contrato pode ser renovado automaticamente ou pode precisar ser reavaliado e reenviado manualmente.
A fase de renovação do contrato é uma oportunidade para um cliente reavaliar se um serviço ou assinatura está funcionando para ele. É também um momento em que uma empresa pode buscar renegociar os termos para melhorar custos, eficiência e satisfação geral para ambas as partes.
Software de gestão de contratos pode ajudar as organizações a automatizar processos e melhorar o fluxo de trabalho em todas as etapas do ciclo de vida do contrato. Para contratos baseados em assinatura, muitas empresas de software como serviço (SaaS) recorrem a software de faturamento de assinaturas para automatizar os processos envolvidos na gestão de renovações de contrato.
Tipos de renovações de contrato
Existem duas categorias principais de renovações de contrato. Cada tipo tem suas próprias vantagens e desvantagens.
Renovações automáticas
Começam imediatamente no final do contrato anterior, conforme descrito nos termos desse acordo. Este tipo de renovação é mais eficiente tanto para a empresa quanto para o cliente, mas há menos flexibilidade na negociação dos termos.
Renovações manuais
Requerem a iniciativa de ambas as partes. Embora permita que ambas as partes tenham tempo para revisar e renegociar, também pode resultar em atrasos e interrupções no serviço.
Por que as renovações de contrato são importantes?
Navegar pelo período de renovação de contrato de forma bem-sucedida leva a muitos benefícios para uma empresa. Algumas dessas vantagens incluem o seguinte.
Melhores relações comerciais
As renovações apresentam uma oportunidade de fechar outro negócio com um cliente existente, promovendo um senso de confiabilidade e confiança. Se o contrato foi renegociado para se adequar melhor às necessidades do cliente, o cliente é ainda mais propenso a desenvolver um senso de lealdade.
Economiza tempo
Renovar contratos com clientes existentes economiza tempo em comparação com a busca de novos leads e a integração de clientes. Uma empresa com um sistema de gestão de renovações melhor também é mais eficiente em localizar contratos, garantir assinaturas digitais e automatizar faturamento.
Reduz custos
O tempo gasto procurando leads é frequentemente caro, resultando em aumento de gastos com anúncios. Quanto mais sucesso uma empresa tem na fase de renovação, menor é seu custo por lead (CPL).
Aumento de receita
Uma empresa de serviços baseada em assinatura com uma abordagem organizada para renovações tem menos contratos interrompidos e mais renda contínua.
Melhores práticas para renovação de contratos
Ao gerenciar renovações de contrato, mantenha a visão geral e os pequenos detalhes em mente. Considere seguir estas melhores práticas dentro de uma organização ou equipe.
Revisão de contrato
Como a fase de renovação ocorre no final do ciclo de vida, este é o momento perfeito para refletir sobre o que funcionou – e o que poderia ser melhorado. Pergunte como os termos do acordo poderiam ser alterados para se adequar melhor às necessidades de ambas as partes.
Organização de contratos
Muitas organizações armazenam contratos em vários lugares, desde armários de arquivo físicos até armazenamento em nuvem e e-mail. Manter todos os documentos em um único lugar facilita a localização quando chega a hora das renovações.
Gestão de prazos de contrato
Mantenha o controle dos prazos de vencimento dos contratos. Se o contrato não for renovado automaticamente, entre em contato com os clientes pelo menos 30 dias antes dessa data para iniciar o processo de renovação manual. Isso permite tempo suficiente para ambas as partes renegociarem e concluírem o contrato sem estresse adicional.
Encontre o software de gestão de contratos certo
Conforme mencionado anteriormente, empresas SaaS ou outras com muitos contratos para gerenciar devem procurar por software de gestão de contratos com a combinação certa de recursos. A ferramenta perfeita economiza tempo e mantém o controle das renovações e de todas as outras etapas do ciclo de vida do contrato.
Renovações de contrato vs. extensões de contrato
Esses termos são às vezes usados de forma intercambiável, mas diferem no uso. Renovações de contrato resultam em um novo contrato entre duas partes existentes, embora seja provavelmente muito semelhante ao acordo anterior.
Extensões de contrato prolongam o período declarado no contrato original. A confusão ocorre porque ambos resultam em uma relação de trabalho contínua entre duas partes, muitas vezes em uma capacidade semelhante.
Kelly Fiorini
Kelly Fiorini is a freelance writer for G2. After ten years as a teacher, Kelly now creates content for mostly B2B SaaS clients. In her free time, she’s usually reading, spilling coffee, walking her dogs, and trying to keep her plants alive. Kelly received her Bachelor of Arts in English from the University of Notre Dame and her Master of Arts in Teaching from the University of Louisville.
