Gestão de Registros

O que é gestão de registros?

A gestão de registros é um processo que as empresas utilizam para gerenciar documentos que requerem cuidado extra. Os registros têm mais peso do que documentos regulares e fornecem evidências para decisões de negócios, transações e obrigações. Uma vez que um documento é considerado um registro, não são feitas mais edições ou alterações.

Um pedido de seguro é um exemplo de registro. Este registro abrange o formulário de pedido, declarações, fotografias e outros documentos relacionados ao pedido. É comum que as organizações escolham software de geração de documentos para gerar, personalizar, editar e produzir documentos orientados por dados.

Software de Gestão de Registros

Software que menciona gestão de registros como recurso ou termo.

Laserfiche

IBM FileNet Content Manager

OpenText Documentum

OnBase

Microsoft SharePoint

Smartsheet

Tipos de registros

Existem diferentes tipos de registros, com base em seu propósito e em como são armazenados. Alguns registros são digitais, enquanto outros são físicos. As cinco principais categorias de registros são listadas abaixo:

• Registros físicos: Cópias de documentos em papel que ocupam espaço físico
• Registros eletrônicos: Registros criados e armazenados digitalmente
• Registros empresariais: Documentos relacionados à operação de uma empresa, como contratos, acordos e registros de folha de pagamento
• Registros da indústria: Registros que dizem respeito à operação de uma indústria específica
• Registros de retenção legal: Registros exigidos por lei, como registros sobre regulamentos de conformidade

Benefícios do uso da gestão de registros

A gestão adequada de registros ajuda as organizações a evitar penalidades enquanto aumentam sua base de conhecimento geral. Em última análise, isso informa as decisões de planejamento de negócios futuros e cria práticas mais eficientes para armazenar e recuperar registros.

• Controle sobre quais registros são mantidos: À medida que as empresas crescem, elas retêm muitos registros eletrônicos e físicos. A gestão de registros ajuda as organizações a controlar o número de registros que criam e mantêm para evitar o desperdício de espaço de armazenamento.
• Melhorar a eficiência: A gestão de registros ajuda as empresas a recuperar e descartar registros de forma eficiente. Isso economiza tempo, reduzindo, em última análise, o número de horas faturáveis necessárias.
• Manter a conformidade e minimizar riscos de litígio: Este processo auxilia as empresas a aderirem aos requisitos regulatórios. Manter um rastro de papel seguro e organizado também reduz os riscos de litígio.
• Decisões de negócios informadas: Registros facilmente acessíveis ajudam as empresas a tomar decisões de gestão mais rapidamente e com mais informações. A gestão de registros constrói a base de conhecimento de uma organização ao longo do tempo, o que auxilia no planejamento futuro.

Passos básicos da gestão de registros

A gestão de registros é um processo envolvente que garante o manuseio e a gestão adequados de documentos importantes. Os passos básicos do processo de gestão de registros incluem:

• Declaração e registro: O registro é colocado em um repositório e recebe um identificador único para ser facilmente rastreado ao longo do processo de gestão de registros.
• Controles de acesso: Autorizar certos usuários a acessar, recuperar e ler o registro, mas esses usuários não estão autorizados a alterar o registro ou seus metadados.
• Regras de retenção: Dependendo dos processos da organização e das regulamentações relevantes, cada tipo de registro deve ser mantido por um certo período de tempo. Os períodos de retenção variam de acordo com o valor legal, fiscal, administrativo ou histórico do registro.
• Disposição: Quando os registros não são mais necessários, eles devem ser destruídos ou entregues às autoridades legais controladoras, como arquivos ou bibliotecas.
• Trilhas de auditoria: Este passo final é criar uma trilha de auditoria, que fornece evidências de como os registros foram geridos desde a declaração até a disposição.

Melhores práticas de gestão de registros

Os sistemas de gestão de registros variam de empresa para empresa. Dependendo da indústria, a gestão de registros deve aderir a um conjunto específico de regulamentações para conformidade. Em geral, essas melhores práticas sempre se aplicarão:

• Regras de retenção: As empresas devem saber quais registros manter e por quanto tempo devem ser mantidos para garantir a conformidade legal e regulatória.
• Indexação e categorização: Indexar e categorizar registros com precisão é crucial para que as partes interessadas saibam onde encontrar as informações de que precisam.
• Armazenamento seguro: Quer os registros sejam armazenados digitalmente ou fisicamente, o armazenamento seguro é vital para proteger os documentos contra danos e acesso não autorizado. Para armazenamento físico, recomenda-se um centro de registros comercial que atenda aos padrões da National Fire Protection Agency. Controles de acesso, prevenção de intrusões e software de código de barras devem ser usados para proteger registros digitais.
• Treinamento de funcionários: Todos os funcionários da organização devem saber como o sistema de gestão de registros funciona. Dessa forma, os registros são sempre armazenados corretamente através dos processos apropriados. Cópias escritas das regras do sistema de gestão de registros devem ser distribuídas e treinamento contínuo deve ser fornecido para garantir que os funcionários estejam atualizados.

Gestão de registros vs. gestão de documentos

A gestão de registros e a gestão de documentos são processos organizacionais que agregam valor a uma empresa. Esses processos diferem principalmente devido à natureza do que estão organizando.

Documentos são informações, estruturadas ou não, que podem ser acessadas por pessoas dentro da organização. Registros são documentos que atuam como evidência do funcionamento e das políticas de uma organização, muitas vezes são vinculados por conformidade e não podem ser alterados.

Gestão de documentos cria responsabilidade pelo processo de criação de documentos. Esses sistemas são projetados para facilitar o acesso, a gestão, a colaboração e o compartilhamento de documentos. A gestão de documentos permite fácil acesso aos documentos, bem como rastreamento de versões e histórico mostrando todas as revisões que foram feitas.

Gestão de registros cria responsabilidade pela gestão de registros necessários para que uma organização conduza negócios com sucesso. A gestão de registros foca em identificar, armazenar, manter e gerenciar dados relacionados às atividades estatutárias, regulatórias, fiscais ou operacionais de uma organização. A gestão de registros exige que os registros permaneçam inalterados para fins legais. A segurança da gestão de registros é avaliada pelas regulamentações 5015.2 do Departamento de Defesa dos EUA.