O que é um pedido de compra?
Um pedido de compra (PO) é um documento oficial que os compradores criam e emitem para os vendedores, comprometendo-se a pagar aos vendedores pela venda de determinados bens ou serviços que serão entregues no futuro. Este documento de PO é enviado com a intenção de rastrear e controlar o processo de compra.
Os pedidos de compra incluirão um número para fins de rastreamento, juntamente com o tipo de item, quantidade e preço acordado. Informações adicionais também podem ser incluídas no PO. Quanto mais informações o comprador incluir, mais eficaz o pedido de compra se torna.
Uma vez que o vendedor aceita o PO, ele se torna um contrato legalmente vinculativo. O documento de pedido de compra é normalmente criado usando software de compras.
Aqui está uma lista não exaustiva de algumas coisas incluídas nos pedidos de compra:
- Número do pedido de compra
- Data do pedido de compra
- Data de entrega
- Produto ou serviço sendo comprado
- Quantidade de item(ns)
- Nomes de marcas, números de modelo ou unidade de manutenção de estoque (SKU)
- Preço por unidade
- Nome do comprador e endereço de entrega
- Nome do vendedor e endereço de cobrança
- Método de envio
- Termos de envio
- Termos de pagamento
- Descontos
- Impostos
- Preço total
Geralmente, um pedido de compra não contém linguagem contratual. No entanto, o Código Comercial Uniforme ou outras leis relacionadas o estabelecem como um contrato por sua natureza. No entanto, é uma prática comum acompanhar a aprovação de um pedido de compra com os termos e condições de venda ou um documento legal semelhante.
Um pedido de compra pode ajudar a proteger tanto o vendedor quanto o comprador. Se um comprador se recusar a fazer o pagamento, o vendedor permanece protegido devido à natureza legalmente vinculativa do documento. Para que o comprador tenha um tipo semelhante de proteção, é crucial ter uma confirmação do pedido de compra.
Tipos de pedidos de compra
Um pedido de compra é um documento crucial ao fazer grandes compras e transações envolvendo o comprador e o vendedor, e como existem diferentes tipos, é vital emitir o tipo correto de PO.
Os seguintes são os quatro tipos de pedidos de compra:
- Pedidos de compra padrão (SPO): O tipo mais comum de PO e o mais fácil de compreender. É usado para solicitações únicas, irregulares ou infrequentes de bens e serviços. Contém a lista de itens e suas quantidades, data de entrega, local de entrega e termos de pagamento.
- Pedidos de compra planejados (PPO): Semelhante ao SPO, exceto que são usados quando a data de entrega é desconhecida ou quando os bens ou serviços são antecipados para o futuro dentro de um determinado período de tempo. As datas de pagamento e entrega são vagamente definidas em um PPO, mas são consideradas provisórias.
- Pedidos de compra em branco (BPO): Semelhante ao PPO, mas omite a quantidade de itens e, às vezes, o preço do item. Este tipo de pedido de compra é usado para a aquisição repetitiva de um conjunto específico de itens. Ajuda a garantir melhores preços em troca da garantia de compras recorrentes.
- Pedidos de compra por contrato (CPO): Semelhante ao PPO e BPO, exceto que a lista de itens necessários para compra é omitida. O CPO é o tipo mais complexo de pedido de compra e ajuda a criar um acordo formal e de longo prazo entre o comprador e o vendedor.
Benefícios dos pedidos de compra
Os pedidos de compra permitem que as empresas dependam menos de acordos verbais e mais de documentos legais comerciais. Embora os POs possam parecer um pedaço extra de papelada contábil, eles têm vários benefícios para os negócios.
Além de oferecer proteção legal, um pedido de compra:
- Facilita o rastreamento de pedidos
- Ajuda a evitar problemas de auditoria
- Reduz o tempo gasto no processo de compra
- Ajuda a controlar e rastrear gastos
- Melhora o controle do processo de aquisição
- Ajuda a orçar para projetos específicos
- Permite que as empresas lidem com despesas inesperadas
- Facilita a evitação de pedidos duplicados
- Reduz o risco de fraude interna
- Melhora o tempo de entrega
- Permite que os compradores identifiquem fornecedores de alto desempenho
O processo de pedido de compra
Ter um processo de pedido de compra bem definido desde o início pode suavizar o processo de aquisição e aumentar sua eficiência. É útil tanto para compradores quanto para fornecedores e reduz a chance de má comunicação.
Aqui estão as etapas envolvidas no processo de pedido de compra:
- Um comprador decide adquirir um produto ou serviço.
- Eles emitem um pedido de compra eletrônico para o fornecedor via software de compras.
- O fornecedor recebe o pedido de compra e confirma se pode atender ao pedido.
- Se não for possível, o fornecedor informa o comprador e o pedido de compra é cancelado.
- Se possível, o fornecedor começa a preparar o pedido reunindo o inventário correto ou agendando o pessoal necessário.
- O pedido é enviado ou os serviços são prestados. O fornecedor pode usar software de gestão de pedidos para automatizar o processo de atendimento de pedidos.
- O número do PO é incluído no comprovante de embalagem para que o comprador saiba qual pedido chegou.
- O fornecedor envia uma fatura que consiste no número do PO, facilitando a correspondência com as informações de entrega.
- Dependendo dos termos de pagamento, o comprador paga a fatura.
Melhores práticas para pedidos de compra
A aquisição é um processo de negócios caro. Sua eficácia pode depender do pedido de compra e pode afetar o sucesso dos negócios. Aqui estão algumas melhores práticas para enviar pedidos de compra de forma eficiente:
- Tenha diretrizes claramente definidas sobre quem é responsável por lidar com os pedidos de compra da empresa. Caso contrário, há uma chance de pedidos duplicados.
- Faça uso de um sistema eletrônico como software de compras para gerenciar POs. Isso eliminará a papelada desnecessária e facilitará o rastreamento de pedidos.
- Inclua termos e condições da venda no pedido de compra e especifique as responsabilidades de cada parte.
- Crie e armazene cópias do PO.
- Estabeleça um processo de aprovação de compras para controlar os custos.
Pedido de compra vs. fatura
Uma fatura é um pedido de pagamento oficial ou lembrete enviado pelo vendedor ao comprador uma vez que o pedido é atendido. Define a confirmação da venda e lista os produtos ou serviços que foram entregues, juntamente com o valor do dinheiro que é devido.
Uma fatura geralmente consiste no número da fatura, informações do vendedor, data de pagamento e valor total devido. As faturas são úteis para prevenir pagamentos excessivos e pedidos duplicados. Tanto uma fatura quanto um pedido de compra são documentos de compra legalmente vinculativos, e desempenham um papel crucial na comunicação comercial sobre compras.
Pedido de compra vs. ordem de venda
Uma ordem de venda (SO) é criada pelo vendedor para confirmar que ele pode fornecer os produtos ou serviços solicitados pelo comprador. As ordens de venda também confirmam que o vendedor revisou e aceitou os termos e condições e outros detalhes do pedido de compra, incluindo quantidades, preços e termos de pagamento.
Enquanto uma fatura demonstra a data em que o custo dos produtos ou serviços está sendo cobrado ao comprador, uma ordem de venda indica a data em que o processamento de um PO começou. Além disso, uma ordem de venda é enviada ao comprador assim que o pedido de compra é processado.
Amal Joby
Amal is a Research Analyst at G2 researching the cybersecurity, blockchain, and machine learning space. He's fascinated by the human mind and hopes to decipher it in its entirety one day. In his free time, you can find him reading books, obsessing over sci-fi movies, or fighting the urge to have a slice of pizza.
