Escopo do Projeto

O que é o escopo do projeto?

Um escopo de projeto é um conjunto de parâmetros delineados sobre os objetivos de um projeto, seus entregáveis e seus prazos. Ele define exatamente o que deve ser feito para concluir o projeto.

O objetivo de um escopo de projeto é criar uma estrutura para a equipe trabalhar. Isso ajuda a prevenir um problema conhecido como escopo excessivo, quando os entregáveis vão além do que foi delineado no escopo original do projeto. Não só o escopo excessivo adiciona trabalho extra e estresse à equipe, mas também pode se tornar caro à medida que atrasos começam a aparecer no cronograma.

Construir uma declaração de escopo do projeto antecipadamente é uma das melhores maneiras de evitar isso. Ela documenta claramente os detalhes do projeto e pode ser usada com software de gerenciamento de projetos para uma alocação de tarefas e gestão de orçamento mais eficazes.

Tipos de escopo de projeto

Qualquer projeto deve ter um escopo de projeto delineado antecipadamente. Alguns dos tipos comuns de escopo de projeto empresarial são:

• Escopo de projeto de software. Ao desenvolver ou implementar um novo software, as equipes técnicas devem delinear as funções e objetivos associados à nova tecnologia. Elaborar uma declaração de escopo também pode ganhar apoio dos stakeholders para o novo software.
• Escopo de projeto de marketing. Qualquer campanha de marketing em grande escala precisa de escopos de projeto. Isso garante que todos os elementos do marketing offline e online sejam incluídos, permitindo que os gerentes de projeto atribuam tarefas individuais aos membros da equipe de marketing.
• Escopo de projeto de evento. Não importa o tamanho do evento, um escopo de projeto pode ajudar a mantê-lo dentro do orçamento. Informações sobre o local, detalhes de catering, cronograma e estimativas de participantes devem fazer parte do escopo do projeto do evento.

Elementos básicos de um escopo de projeto

Ao elaborar uma declaração de escopo de projeto, várias informações-chave devem ser abordadas.

• Metas e objetivos. Nenhum projeto será bem-sucedido se o resultado pretendido não for claramente declarado antes do início do trabalho. Os gerentes de projeto precisam comunicar os resultados finais aos stakeholders e à equipe mais ampla.
• Entregáveis. Estas são as tarefas que precisam ser concluídas para finalizar um projeto. As tarefas e os membros da equipe responsáveis por elas devem ser documentados para manter todos responsáveis por seu trabalho. Os entregáveis podem ter seus próprios prazos para manter o projeto geral avançando.
• Restrições ou problemas esperados. Se houver problemas que um gerente de projeto prevê durante o curso do projeto, eles também devem ser anotados no escopo do projeto. Sugestões de maneiras de superá-los ou opções alternativas também são úteis para adicionar.
• Marcos e prazos. Os prazos do projeto são informações essenciais a serem incluídas no escopo. Perder marcos pode causar sérios problemas no projeto, como gastos excessivos ou não atender às expectativas do cliente.
• Orçamento. Saber quanto dinheiro está sendo alocado para o projeto como um todo é vital, mas as equipes também precisam delinear orçamentos individuais para os entregáveis. Alguns entregáveis podem ultrapassar seu orçamento alocado, o que significa que o gerente de projeto precisa realocar dinheiro de outras áreas para manter o plano financeiro geral.
• Recursos disponíveis. Além do orçamento, também é importante detalhar quais outros recursos a equipe tem à disposição. Isso pode incluir recursos físicos, como equipamentos ou software, ou pessoal disponível que pode ajudar com os entregáveis do projeto.

Benefícios de um escopo de projeto

Existem muitos benefícios que vêm de se elaborar um escopo de projeto, que se resumem a três áreas críticas:

• Gerenciamento de custos do projeto. O gerente de projeto é responsável por manter tudo dentro do orçamento. Quando isso é claramente delineado no escopo do projeto, há menos chance de ultrapassar.
• Agendamento do projeto. Quando os prazos são claros, o projeto continua avançando no ritmo esperado. Isso mantém os recursos disponíveis para o projeto quando necessário, sem afetar os cronogramas de outros membros da equipe ou retirar recursos de outros projetos.
• Foco nos resultados do projeto. Todo projeto deve ter um objetivo final. Trabalhar sob um escopo de projeto significa que as tarefas individuais permanecem presentes junto com o projeto mais amplo. Isso mantém as equipes focadas nas áreas certas, especialmente aquelas que têm um impacto financeiro no negócio.

Melhores práticas para escopo de projeto

Ao trabalhar em um novo projeto, delinear o escopo antecipadamente é a melhor maneira de manter os objetivos no caminho certo. Os gerentes de projeto devem definir o escopo do projeto por:

• Delinear os objetivos primeiro. As metas e resultados do projeto são o passo mais importante em qualquer escopo de projeto. As equipes precisam saber o que esperam alcançar antes que tarefas e entregáveis individuais possam ser atribuídos. O destino do projeto é sempre o primeiro aspecto a ser decidido.
• Coletar informações sobre recursos. Os gerentes de projeto devem trabalhar com outros departamentos para descobrir quais recursos estão disponíveis. Esse acesso afeta prazos e marcos, então construir um plano de gestão de recursos é útil antes de definir datas de vencimento.
• Elaborar uma declaração de escopo. Redigir uma declaração de escopo coloca todas as informações relevantes em um só lugar. A declaração deve explicar as partes mais importantes do escopo do projeto, incluindo membros da equipe e os prazos envolvidos. Os entregáveis individuais não precisam necessariamente ser delineados aqui. Em vez disso, o software de gerenciamento de projetos pode ser usado para rastrear essas tarefas. Marcos e prazos principais são suficientes para a declaração de escopo.
• Referir-se à declaração com frequência. É fácil para os projetos saírem do caminho, tanto em termos de orçamento quanto de tempo. Ao revisar a declaração de escopo regularmente, os gerentes de projeto podem ter uma melhor visão dos obstáculos que enfrentam. Os gerentes então têm tempo para fazer correções antes que erros custosos aconteçam.

Fique no topo dos fluxos de trabalho da equipe com software de gerenciamento de tarefas que se integra com ferramentas maiores de gerenciamento de projetos.