Planejamento de Projeto

O que é planejamento de projeto?

O planejamento de projeto é a segunda etapa de um ciclo de vida de gerenciamento de projetos de quatro etapas. Esta etapa, também conhecida como planejamento de trabalho, segue a iniciação, onde metas e objetivos são delineados, e precede a execução, onde os entregáveis do projeto são concluídos antes do encerramento do projeto.

Definir os elementos de um projeto na fase de planejamento é crítico para aumentar as chances de sucesso. Durante esta etapa, custos e recursos são definidos com mais detalhes em comparação com a fase de iniciação, com marcos importantes mapeados para estabelecer o cronograma estimado do projeto.

A documentação produzida durante o planejamento do projeto é tipicamente criada e armazenada em software de gerenciamento de projetos. Isso dá a todos os membros relevantes da equipe acesso às informações de que precisam enquanto o projeto está em andamento.

Tipos de planejamento de projeto

Cada equipe e cada projeto que completam abordará o planejamento de projeto de maneira diferente. Mas, para a maioria, o planejamento de projeto geralmente assume uma das três formas:

• Planejamento vertical, também conhecido como planejamento em cascata, é onde um gerente de projeto mapeia cada fase do projeto sequencialmente, do início ao fim.
• Planejamento horizontal, ou ágil, é onde vários elementos são planejados simultaneamente, independentemente de onde eles se encaixam no cronograma.
• Planejamento conjunto ou planejamento integrado, é uma mistura de planejamento horizontal e vertical, que incorpora elementos de planejamento sequencial e simultâneo ao longo do projeto.

Elementos básicos do planejamento de projeto

Como o plano de projeto precisa ser um mapa abrangente que guie a equipe, há informações-chave que devem ser incluídas. Estas são:

• Escopo do projeto: Isso descreve o que a equipe precisa entregar para considerar o projeto concluído com sucesso.
• Divisão do trabalho: O gerente de projeto é responsável por dividir os entregáveis maiores do projeto em tarefas menores e, em seguida, atribuí-las a membros individuais da equipe.
• Cronograma: Marcos-alvo, juntamente com quaisquer cronogramas específicos que a equipe precisa estar ciente, são todos delineados no cronograma.
• Plano de recursos: Materiais e equipamentos necessários para completar o projeto, juntamente com recursos de pessoal, devem ser todos determinados nesta parte do plano de projeto.
• Plano de riscos: Todos os projetos incluem algum elemento de risco. Delinear isso durante o planejamento do projeto prepara a equipe com possíveis soluções para problemas antecipados.
• Plano de orçamento: Manter-se dentro do orçamento é crucial. Todos os custos relacionados ao projeto, incluindo taxas de equipamentos ou de pessoal, devem ser detalhados no plano.
• Plano de comunicação: Stakeholders vão querer ser atualizados sobre o progresso do projeto. Um plano claro para comunicação, incluindo métodos e frequência, deve ser incluído no planejamento do projeto.

Benefícios do planejamento de projeto

Embora nada possa garantir o sucesso de um projeto, um planejamento eficaz pode melhorar significativamente as chances de um resultado positivo. Outros benefícios do planejamento de projeto são:

• Economiza dinheiro: Ter um plano de projeto claro é uma das melhores maneiras de manter-se dentro do orçamento e evitar o aumento do escopo devido a mudanças inesperadas antes do lançamento.
• Aloca recursos mais eficazmente: Saber quem está trabalhando em quais partes do projeto e como cada marco contribui para um indicador-chave de desempenho (KPI) ou meta do projeto significa que os recursos estão sendo usados da maneira mais apropriada.
• Suporta uma boa comunicação: Um plano de projeto eficaz deve delinear como e quando os colaboradores devem compartilhar seu progresso ou ideias. Isso é especialmente importante para equipes remotas colaborando em um projeto.
• Mantém a equipe alinhada em direção a uma meta clara: Todos na equipe provavelmente se concentrarão nas áreas atribuídas a eles, tornando fácil esquecer como cada parte contribui para o projeto como um todo. O planejamento de projeto dá uma visão clara de como cada parte do projeto se encaixa, criando uma atmosfera de trabalho mais unificada e colaborativa.

Melhores práticas para planejamento de projeto

Alguns projetos exigirão um planejamento mais extenso do que outros. Mas, independentemente do escopo ou tamanho, o planejamento de projeto deve seguir melhores práticas, como:

• Documentar mudanças ou atualizações do plano: Mesmo o projeto mais bem planejado pode enfrentar problemas inesperados. Se mudanças precisarem ser feitas em algum momento, elas devem ser documentadas no plano de projeto, com explicações claras sobre por que a mudança é necessária.
• Incluir membros da equipe na fase de planejamento: Todos na equipe trazem seu próprio ponto de vista e habilidades únicas. Incluí-los durante o planejamento pode dar insights mais objetivos sobre o que será necessário para completar o projeto com sucesso.
• Obter aprovação dos principais stakeholders: Uma vez que um plano de projeto tenha sido elaborado, qualquer stakeholder ou investidor importante da empresa deve ter a oportunidade de revisá-lo antes da aprovação final. Isso dá espaço para que quaisquer mal-entendidos sobre expectativas, escopo ou orçamento sejam abordados antes que o trabalho do projeto comece.
• Alocar tempo extra antes do lançamento: O trabalho pode levar mais tempo do que o esperado. Incluir tempo adicional no cronograma do projeto como contingência evita desapontar stakeholders e dá mais espaço para os membros da equipe tentarem diferentes abordagens.
• Começar com os itens mais complexos primeiro: Se possível, as partes mais difíceis do projeto devem ser agendadas primeiro. Isso dá à equipe mais tempo para encontrar soluções se problemas ocorrerem, sem que o projeto tenha usado uma quantidade significativa do orçamento ou recursos antes de chegar a esse ponto.

Trabalhar em conjunto como um grupo é uma parte crucial do planejamento de projeto eficaz. Usando software de quadro branco colaborativo, sua equipe pode compartilhar ideias e avançar no projeto de onde quer que estejam.