Orçamento de Projeto

O que é orçamento de projeto?

O orçamento de projeto é o processo de estimar quanto um projeto custará do início ao fim. Para determinar o orçamento de um projeto, as equipes consideram o custo de completar cada etapa do projeto, aproximadamente quanto tempo levará para concluir e possíveis obstáculos que possam dificultar o progresso.

Os orçamentos são essenciais porque ajudam a definir expectativas e também são críticos para obter a aprovação do projeto por parte dos principais interessados. Um orçamento também garante que os fundos adequados estejam disponíveis e ajuda a medir o desempenho da equipe. O documento que descreve os detalhes do orçamento deve ser monitorado, atualizado e revisado ao longo do projeto.

Software de gerenciamento de projetos é frequentemente usado ao desenvolver um orçamento. Essas ferramentas ajudam a gerenciar metas e vários projetos de longo prazo, bem como a coordenar as tarefas individuais que compõem um orçamento.

Software de Orçamento de Projeto

Software que menciona orçamento de projeto como recurso ou termo.

Basecamp

TickTick

Sage Intacct

Hitask

ClickUp

Smartsheet

Abordagens para orçamento de projeto

Não é fácil estimar o tamanho e o custo de um projeto, mas existem diferentes abordagens para simplificá-lo. Essas seis técnicas melhorarão a precisão de um orçamento de projeto e tornarão todo o processo mais tranquilo.

• Estimativa análoga: Utilizar os dados de orçamento e as melhores práticas de projetos passados para desenvolver uma opinião ou estratégia sobre quanto o atual custará. Encontrar as semelhanças e diferenças entre projetos passados e presentes torna essa abordagem possível.
• Estimativa de três pontos: Uma abordagem sensata e pragmática que inclui uma média ponderada baseada nos piores, melhores e mais prováveis cenários de orçamento. Este método força a equipe do projeto a considerar múltiplas perspectivas ao determinar um orçamento, permitindo uma estimativa de custo mais realista.
• Análise de valor agregado: Estimar a precisão do orçamento de um projeto enquanto o projeto está sendo executado. A equipe constantemente compara o custo de cada fase com as estimativas anteriores. 
• Estimativa paramétrica: Utilizar as variáveis de custo e pontos de dados de certas partes de projetos relacionados e aplicá-los ao atual, permitindo que a equipe do projeto crie um orçamento baseado em dados. Analisar a relação estatística entre elementos comuns torna um orçamento de projeto mais preciso.
• Método de baixo para cima: Estimar os elementos individuais de um projeto, como os marcos, tarefas e fases, e totalizá-los para obter o custo do projeto. Esta abordagem é usada se uma declaração de trabalho está sendo criada e a equipe do projeto conhece todos os detalhes do projeto com antecedência.
• Método de cima para baixo: Estimar o total do orçamento do projeto antecipadamente e determinar os elementos individuais a partir daí. Esta abordagem é melhor usada quando há um preço fixo para o projeto e o orçamento está definido. A previsão pode ser usada para ter uma compreensão clara de como cada elemento afetará o preço. 

Elementos básicos do orçamento de projeto

Existem elementos e custos específicos associados à definição de um orçamento de projeto. Geralmente, esses elementos são:

• Custos de mão de obra: Considerar quanto custará a um funcionário completar o projeto, incluindo salários, impostos sobre a folha de pagamento, benefícios e quaisquer despesas gerais.
• Custos de aquisição de materiais: Considerar os itens tangíveis necessários para completar o projeto, como suprimentos, equipamentos e diversos bens.

Além desses elementos principais, esses custos podem estar dentro de duas categorias abrangentes:

• Custos fixos: Os detalhes do orçamento estabelecidos para o projeto que não mudarão. Um exemplo de custo fixo é uma cotação de preço de um fornecedor com base na quantidade de um item específico que a equipe precisará para completar o projeto.
• Custos variáveis: Os detalhes do orçamento que podem mudar com base na atividade. Um exemplo de custo variável é um freelancer concordando em trabalhar no projeto por um total de 40 horas. Se o projeto entrar em horas extras, o custo aumentará.

Benefícios do orçamento de projeto

Quando a equipe do projeto dedica tempo para estimar o orçamento e os custos associados, isso pode levar a muitos benefícios. Mantenha esses benefícios em mente quando estiver em dúvida se o orçamento de projeto vale a pena para a equipe.

• Garante financiamento do projeto: Os orçamentos de projeto apresentam insights que os interessados querem saber sobre exatamente quanto dinheiro é necessário antecipadamente para garantir o projeto antes que ele comece. Também detalha quando o dinheiro é necessário.
• Melhor tomada de decisão: Ter um orçamento antes que um projeto esteja oficialmente em andamento ajuda a determinar quanto investir em etapas menores dentro do projeto. Também pode ajudar uma organização a determinar em quais outros projetos investir ao longo do ano.
• Promove o pensamento e planejamento futuros: Conhecer o orçamento de um projeto pode ajudar a estimar um orçamento para projetos futuros no pipeline. Aqueles envolvidos no planejamento de um orçamento estão melhor preparados para participar de conversas no futuro.

Melhores práticas de orçamento de projeto

 É uma boa ideia manter essas melhores práticas em mente enquanto a equipe do projeto cria um orçamento. Fazer isso ajudará a garantir que a estimativa esteja o mais próxima possível do número final.

• Foque nas necessidades da empresa: Ao criar um orçamento, lembre-se de que o objetivo final de qualquer projeto é ajudar uma organização a alcançar seus objetivos e ter sucesso. Saber o quão valioso um projeto é para a organização é um passo para melhorar a precisão do orçamento.
• Divida o projeto em etapas e marcos: Para estimar com precisão o custo de um projeto, a equipe frequentemente o divide em etapas ou marcos menores. Isso ajuda a fornecer uma compreensão do que é esperado ou está por vir. 
• Adicione contingência e impostos: É sempre melhor prevenir do que remediar, então, para garantir que a equipe não ultrapasse o orçamento, adicione contingência e impostos para planejar o que pode mudar ao longo do tempo. Fazer isso também ajuda a garantir que a estimativa esteja próxima do orçamento final. 
• Mantenha a comunicação aberta com os interessados: Comunicação constante com as pessoas que mais se beneficiam de uma conclusão bem-sucedida é essencial ao estabelecer um orçamento. Os principais interessados também podem ajudar a garantir que o orçamento seja preciso e fazer ajustes potenciais no escopo. 
• Adapte-se a parâmetros em mudança: Situações, eventos e cenários imprevistos podem ocorrer desde o momento em que um projeto é orçado até sua conclusão. Ter um plano para isso dá à equipe a flexibilidade para se adaptar a mudanças, sejam elas externas ou internas.