O que é gestão de programas?
A gestão de programas é um processo de gerenciamento de múltiplos projetos individuais relacionados a objetivos organizacionais semelhantes e desempenho, ligados entre si sob um único grupo.
O objetivo de organizar projetos dessa forma é ser mais consistente e visível entre equipes e departamentos dentro de uma empresa. Embora cada um tenha seus próprios objetivos e tarefas associadas, cada projeto relacionado contribui para os objetivos gerais da empresa. Com a gestão de programas, esses objetivos podem ser mais facilmente medidos sob o mesmo guarda-chuva.
Usando software de colaboração de projetos, os gerentes de programa podem supervisionar cada parte do processo em um local central para planejar estratégias, delegar e acompanhar o trabalho em andamento.
Elementos básicos da gestão de programas
Como os projetos são agrupados sob um programa depende da indústria e do tipo de projetos em andamento. Mas, ao longo do processo de gestão de programas, quatro elementos são sempre considerados:
- Governança e propriedade. Saber quem supervisiona o processo de gestão de programas é essencial para o sucesso. Isso deve ser determinado desde o início, com as responsabilidades do gerente de programa claramente definidas para medir o progresso. Nesta fase inicial, os stakeholders provavelmente estarão mais envolvidos na criação do programa antes de transferir a autoridade para um gerente.
- Gestão. Uma boa supervisão é imprescindível. A gestão e a governança ou propriedade podem ser realizadas pelas mesmas pessoas dentro da equipe ou uma hierarquia pode ser atribuída para distribuir a carga de trabalho.
- Orçamento e finanças. Embora cada equipe de projeto deva ter um bom entendimento de sua própria situação financeira para seu projeto, saber como a empresa está gastando como um todo em todos os projetos é uma parte crítica da gestão de programas. Os orçamentos devem ser continuamente monitorados e avaliados para garantir que ninguém gaste além do limite.
- Infraestrutura. Agrupar projetos semelhantes sob um programa alinha o trabalho para todos na equipe. A liderança deve construir uma infraestrutura em torno desses projetos para compartilhar recursos e melhor controlar cada projeto dentro do programa com base no motivo pelo qual foram organizados juntos.
Benefícios da gestão de programas
Mesmo com os gerentes de projeto mais dedicados, gerenciar vários projetos ao mesmo tempo pode facilmente se tornar um desafio. Com a gestão de programas, as empresas são capazes de:
- Organizar projetos para trabalhar em direção a um objetivo unificado. Os gerentes de programa são encarregados de ver a visão geral, enquanto os gerentes de projeto se concentram especificamente na tarefa individual em que estão trabalhando com sua equipe. Ao conectar projetos sob um único grupo, esses objetivos individuais podem ser mais facilmente vinculados aos objetivos e resultados-chave da empresa.
- Alocar recursos de forma mais eficaz. Quando os projetos estão conectados, torna-se muito mais fácil ver quais deles carecem de recursos necessários. Se outro projeto os possui, compartilhar entre diferentes equipes de projeto se torna muito mais simples sem interromper os fluxos de trabalho e o progresso existentes.
- Equilibrar risco e oportunidade. Cada projeto traz seus próprios riscos e potencial, então esses são ampliados quando práticas de gestão de programas são introduzidas, simplesmente porque todas essas possibilidades são vistas de uma vez. Mas conhecer todos os riscos ao mesmo tempo beneficia os gerentes de projeto. Sua visão holística de todos os projetos atuais significa que eles podem ver onde os riscos devem ser mitigados, enquanto também identificam lacunas e oportunidades que equipes muito próximas de um projeto podem não perceber.
Melhores práticas para gestão de programas
Como qualquer boa abordagem de gestão, é importante lembrar que todos estão trabalhando em direção ao mesmo resultado. Para executar um processo de gestão de programas bem-sucedido, é benéfico:
- Entender onde cada projeto se encaixa. O objetivo principal da gestão de programas é facilitar o trabalho para todos. Bons gerentes de programa devem ter um forte entendimento do que cada equipe de projeto está trabalhando, por que e quais são seus objetivos. Isso molda o processo de gestão de projetos e significa que os gerentes podem encontrar sobreposições entre projetos que se alinham com os objetivos estratégicos da empresa.
- Incentivar as equipes a compartilharem suas ideias. Todo gerente de programa deve ter como objetivo desenvolver um ambiente onde os membros da equipe se sintam empoderados e encorajados a compartilhar suas ideias sobre seus projetos individuais e os outros sob o programa. O compartilhamento de conhecimento, discussões sobre preocupações ou riscos e brainstorming de ideias incentivam uma busca mais diversificada por soluções para problemas.
- Usar ferramentas dedicadas de gestão de programas. Gerenciar vários programas ao mesmo tempo pode rapidamente se tornar um pesadelo logístico. Usar ferramentas especializadas que oferecem fácil acesso à documentação de projetos pode manter tudo no cronograma e tornar a comunicação entre os membros da equipe mais transparente.
Gestão de programas vs. gestão de projetos
Alguns podem confundir gestão de programas com gestão de projetos, mas os dois diferem.
Enquanto os projetos podem contribuir para os objetivos estratégicos de uma empresa graças aos seus resultados concluídos, a gestão de programas é dedicada a apoiar o resultado agregado geral de todos os projetos.
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Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
