O que é gestão de programas?
A gestão de programas é o ato de supervisionar um grupo de projetos individuais que estão todos ligados por um objetivo comum para uma organização ou uma área de impacto compartilhada. O foco principal da gestão de programas é ajudar uma empresa a alcançar metas específicas de negócios por meio de iniciativas específicas e estratégicas.
Normalmente, isso envolve vários projetos relacionados entre si. É função do gerente de programas supervisionar a equipe de gerentes de projetos individuais enquanto trabalham para concluir as tarefas dentro de cada projeto. Os gerentes de programas podem usar software de gestão de programas para ajudar a gerenciar projetos relacionados em vários departamentos.
Por exemplo, se uma empresa está buscando realizar um projeto colaborativo para criar um novo site com uma campanha de marketing correspondente, o uso da gestão de programas seria essencial para o sucesso de todos os projetos relacionados.
Se uma empresa tem vários projetos acontecendo ao mesmo tempo que estão conectados, eles são agrupados para que todo o programa possa ser gerenciado de forma eficaz e eficiente.
Benefícios da gestão de programas
Quando feita corretamente, a gestão de programas pode trazer muitas vantagens para uma organização.
- Aumentar a eficiência e a eficácia em projetos e equipes, pois os processos e recursos são otimizados em toda a organização
- Garantir que os objetivos dos projetos individuais estejam alinhados com as metas maiores da organização
- Melhorar a visibilidade e a gestão dos riscos associados aos projetos para aumentar a chance de sucesso
Responsabilidades da gestão de programas
Ao conduzir a gestão de programas, alguns componentes são comuns, independentemente do tamanho e da escala do programa. Esta prática geral é aplicada e utilizada por gerentes de projetos enquanto supervisionam gerentes de programas.
- Alinhar cronogramas para todos os envolvidos
- Trabalhar em direção a vários marcos e acompanhar o progresso desses marcos
- Atualizar as partes interessadas sobre o programa como um todo, bem como sobre projetos individuais
- Gerenciar e alocar recursos
- Atualizar a linha de base que mede desempenho, cronograma, custo e escopo do plano do projeto
- Acompanhar o roteiro, geralmente um cronograma de gráfico de Gantt, que organiza todos os projetos do programa e os mapeia juntos com base no nível de tarefa
- Mitigar e identificar riscos com antecedência
Melhores práticas de gestão de programas
Para gerenciar programas de forma eficaz, um indivíduo precisa ter um conjunto específico de habilidades que serão úteis devido aos diferentes tipos de responsabilidades e tarefas associadas à gestão de programas.
- Habilidades de resolução de problemas: À medida que surgem obstáculos e desafios, um gerente de programas deve criar soluções e planos de ação que mantenham todos no caminho certo e garantam que o programa e os projetos não estejam em risco.
- Habilidades de comunicação clara: Um gerente de programas precisará ter excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal para entregar relatórios de status e atualizações às partes interessadas, além de precisar ser uma voz para defender o valor do programa e dos projetos dentro dele. A comunicação também é necessária para ajudar as equipes de projeto a entender como seu trabalho ajuda a organização a alcançar seus objetivos.
- Habilidades de multitarefa: Um gerente de programas tem que lidar com várias equipes, metas, orçamentos, componentes e estratégias, por isso é melhor que ele acompanhe todas essas tarefas e garanta que tudo esteja alinhado com o objetivo comum.
- Olho para oportunidades: É importante que um gerente de programas olhe dentro do portfólio de projetos e veja se há maneiras de economizar dinheiro, otimizar recursos ou melhorar processos. Fazer isso garante que o programa permaneça dentro do orçamento e no alvo para cumprir todos os prazos necessários.
- Utilização de software: Para otimizar todas as tarefas associadas à gestão de programas, é do interesse de todos usar as soluções de software adequadas para acompanhar responsabilidades, prazos, recursos e mais.
Gestão de programas vs. gestão de projetos
A gestão de programas é às vezes confundida com gestão de projetos, mas existem diferenças fundamentais.
A gestão de programas, ou o gerente de programas, supervisiona iniciativas em andamento dentro de vários projetos relacionados, com o foco principal sendo as metas de negócios e os requisitos necessários para alcançar essas metas. Eles mantêm um plano e cronograma para todos os programas, atualizam e aconselham as partes interessadas e revisam os status e o progresso de cada projeto.
Algumas organizações podem considerar estabelecer um Escritório de Gestão de Programas (PMO) oficial que serve como o local centralizado para gerenciar projetos estratégicos.
A gestão de projetos, liderada pelo gerente de projetos, trabalha com as entregas individuais que têm datas de início e término específicas. O foco principal está nas metas e requisitos específicos dos projetos individuais dentro do programa.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
