O que é gestão de políticas
A gestão de políticas é o processo de criação, revisão, aprovação, organização e distribuição de todos os documentos de políticas e procedimentos dentro de uma organização. A gestão de políticas permite que as empresas se adaptem conforme necessário, abandonando o antigo fichário de políticas por um formato moderno e de fácil compreensão.
Os funcionários de uma organização precisam se manter atualizados com as últimas ameaças, riscos e dados e trabalhar de acordo com as regras e regulamentos aplicáveis. A gestão de políticas ajuda as organizações a garantir que todos os funcionários saibam como operar e cumprir suas políticas.
Software de gestão de políticas ajuda os usuários a gerenciar políticas desde a criação até a aprovação e em cada etapa intermediária, de acordo com o fluxo de trabalho estabelecido pela organização. A gestão de políticas permite que os líderes de equipe distribuam e compartilhem políticas com todos os funcionários relevantes. Esse processo ajuda ainda mais as organizações a cumprir regulamentos externos e a responder rapidamente a situações como escalonamentos de clientes ou violações de segurança.
Tipos de gestão de políticas
Existem vários tipos de gestão de políticas, alguns mais eficazes que outros. O tipo que uma empresa escolhe depende de seu tamanho, orçamento e preferência.
- Baseado em papel: Descreve políticas em papel físico, organizando-as usando métodos antiquados como arquivos e fichários. Este método é geralmente considerado arriscado, pois as políticas em papel são fáceis de perder ou danificar, propensas a riscos de segurança e demoradas para atualizar. Além disso, a impressão frequente pode ser cara.
- Mídia mista: Uma mistura de soluções em papel e digitais. Ajuda a reduzir o uso de papel e a ineficiência. Este tipo de gestão de políticas permite que as organizações colaborem e distribuam documentos de políticas um pouco mais facilmente do que o método baseado em papel. A gestão de políticas em mídia mista geralmente envolve o upload de documentos para drives de intranet compartilhados, assinatura e rastreamento de documentos digitalmente e colaboração usando ferramentas como Gmail, Google Workspace, Microsoft Teams, e assim por diante. Este método é mais seguro do que o método baseado em papel, mas ainda é propenso a ineficiências como documentos desatualizados ou duplicados. Os funcionários precisam atualizar essas políticas manualmente.
- Baseado em digital: Usa software baseado em nuvem para organizar, atualizar e distribuir documentos da forma mais eficiente possível. O software permite que as organizações automatizem fluxos de trabalho e atualizem políticas em tempo real, eliminando a necessidade de distribuir novos documentos de políticas sempre que algo muda.
Benefícios do uso da gestão de políticas
Gerenciar políticas ajuda as equipes a se manterem atualizadas com as versões mais recentes, para que os funcionários permaneçam em conformidade em todas as situações.
- Atualizações fáceis. A gestão de políticas ajuda a prevenir a perda de atualizações críticas e novas políticas transmitidas dos gerentes para os funcionários.
- Gestão de riscos. Funcionários que sabem o que se espera deles para cumprir as políticas relevantes reduzem o risco de não conformidade para suas organizações.
- Economize tempo com fluxo de trabalho automatizado. A gestão de políticas em grandes organizações reduz a distância entre os formuladores de políticas e os funcionários e dá aos formuladores de políticas mais influência. Também ajuda as equipes a automatizar fluxos de trabalho para economizar tempo.
- Relatórios fáceis. A gestão de políticas documenta todas as políticas e revisões em um local centralizado, permitindo relatórios fáceis.
- Transparência de responsabilidade. A gestão de políticas ajuda a rastrear quais funcionários fizeram alterações e torna o processo mais responsável e transparente.
Elementos básicos da gestão de políticas
A gestão de políticas requer um sistema para manter e atualizar documentos. Isso é tipicamente referido como um catálogo de políticas. Quanto mais avançado o catálogo, mais benéfico é para a organização.
Os elementos básicos de um bom sistema de gestão de políticas incluem:
- Revisão de políticas: A revisão periódica garante que todas as políticas estejam atualizadas. Isso requer que os funcionários e gerentes compartilhem, editem e aprovem os documentos em tempo hábil.
- Relatório de políticas: O relatório de status é importante para relatar à liderança e auditoria. A gestão de políticas deve permitir relatórios frequentes e fáceis.
- Aprovação de políticas: A liderança aprova as políticas, deixando a equipe de gestão de políticas para rastrear o status de aprovação de cada política.
- Revisão de políticas: A gestão de políticas deve facilitar atualizações fáceis que identifiquem as versões mais atuais.
Melhores práticas de gestão de políticas
O sistema de gestão de políticas deve ser configurado para o sucesso e mantido regularmente para resultados positivos. Siga estas melhores práticas:
- Use software. Empresas sem um sistema de gestão de políticas organizado enfrentam dificuldades com a consistência e comunicação das políticas. Além disso, distribuir políticas manualmente em papel, planilhas ou sistemas básicos de armazenamento em nuvem deixa muito espaço para erros. Com software, as organizações podem atualizar automaticamente as políticas em toda a empresa. As versões das políticas estão localizadas centralmente, proporcionando acesso constante a todas as partes interessadas envolvidas. As organizações também não precisam se preocupar em lidar com várias versões de políticas, pois o software sempre mostra a versão atualizada.
- Priorize a consistência. A gestão de políticas precisa ser consistente para que os funcionários entendam a importância das políticas. A gestão adequada de políticas fornece aos gerentes diretrizes consistentes para ações disciplinares, essenciais para um tratamento justo.
- Torne as políticas acessíveis. As políticas devem ser facilmente acessíveis aos funcionários em toda a organização. Dar aos funcionários a capacidade de pesquisar e encontrar a política que estão procurando os ajuda a saber exatamente o que as políticas esperam que façam, para que possam responder às situações de acordo.
- Forneça treinamento sobre políticas. O treinamento baseado em políticas da empresa ajuda os funcionários a contextualizar as políticas, melhorando a gestão de conformidade de políticas a longo prazo.
- Revise frequentemente. Revisar e atualizar políticas é uma grande parte da gestão de políticas. As políticas podem mudar frequentemente, e um bom sistema de gestão de políticas acompanha essas mudanças.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
