O que é gestão de folha de pagamento?
A gestão de folha de pagamento é um processo administrativo em que os funcionários são financeiramente compensados pelo trabalho que realizaram. Registros financeiros, como ganhos brutos dos funcionários, deduções de folha de pagamento e responsabilidade fiscal, também são geridos por sistemas de gestão de folha de pagamento.
A maioria das equipes de recursos humanos (RH) usa software de folha de pagamento para gerenciar esses processos, de modo que os funcionários recebam seus pagamentos devidos no prazo e no valor correto. Uma vez que os funcionários são integrados, a folha de pagamento é tipicamente automatizada por meio desse software para manter a precisão e a eficiência.
Tipos de gestão de folha de pagamento
Independentemente do tamanho, todas as empresas devem considerar o uso de soluções de gestão de folha de pagamento para pagar seus funcionários com precisão e cumprir os requisitos de conformidade regulatória. O pessoal de folha de pagamento utiliza quatro tipos diferentes de gestão.
- Gerida internamente. Para pequenas empresas, cuidar da gestão de folha de pagamento internamente pode ser a melhor opção. Isso envolve mais trabalho manual do que outras soluções, mas pode ser bem-sucedido para pequenas equipes.
- Gerida profissionalmente. Contadores e contadores públicos certificados (CPAs) podem supervisionar a folha de pagamento para empresas maiores ou aquelas sem equipe interna. A terceirização da gestão de folha de pagamento para especialistas pode prevenir discrepâncias ou problemas fiscais.
- Gerida por software. Uma abordagem mais prática para a folha de pagamento gerida internamente, as opções de gestão por software geralmente têm portais online que executam a folha de pagamento automaticamente. No entanto, discrepâncias podem ocorrer sem supervisão regular e se tornarem problemas maiores ao longo do tempo.
- Agências de serviços de folha de pagamento. Diferente de um contador ou CPA, uma agência de folha de pagamento lida apenas com esse único aspecto de um negócio. Para empresas com um contador interno, isso apresenta uma boa opção.
Elementos básicos da gestão de folha de pagamento
Em todas as formas de gestão de folha de pagamento, certos elementos devem ser considerados.
Este é o caso para equipes de todos os tamanhos no que diz respeito à manutenção da conformidade e garantia de que os funcionários sejam pagos pelo que lhes é devido no momento certo.
- Calcular os salários dos funcionários. Folhas de ponto e presença podem fazer parte do software de gestão de folha de pagamento ou, se não incluídas, devem ser integradas a essas ferramentas. Isso calcula o que um funcionário não isento deve receber com base em suas horas de trabalho. Considera o tempo de folga remunerado. O software de gestão de folha de pagamento também registra quaisquer deduções voluntárias em cada contracheque, como contribuições para planos de aposentadoria ou taxas sindicais.
- Processar impostos sobre a folha de pagamento. Impostos estaduais, federais e locais são tipicamente retidos dos salários dos funcionários pelos empregadores. Tudo isso é registrado e processado através do sistema de gestão de folha de pagamento.
- Manter registros de folha de pagamento. Registros devem ser mantidos para cada funcionário. Isso inclui informações críticas como número de segurança social, taxa de pagamento por hora ou salário bruto, horas de trabalho semanais, deduções de folha de pagamento e impostos retidos. Informações fiscais para funcionários, como W-4 ou certificados de retenção estaduais, também devem ser mantidas nos sistemas de gestão de folha de pagamento.
- Fornecer relatórios na época de impostos. Além de manter registros de pagamento dos funcionários, uma função crucial da gestão de folha de pagamento é gerar relatórios trimestrais ou anuais para empregadores e funcionários usarem para fins fiscais. Esses relatórios devem delinear os salários pagos para o período dado, retenções de impostos e quaisquer detalhes sobre o que um funcionário pode dever em pagamentos de impostos.
Benefícios da gestão de folha de pagamento
Pagar funcionários é uma das responsabilidades mais importantes da equipe de RH. Sistemas eficazes de gestão de folha de pagamento significam que:
- Os funcionários estão mais engajados. As pessoas querem ser pagas pelo trabalho que fazem. A gestão de folha de pagamento é essencial para rastrear o que é devido aos funcionários e processar esses pagamentos no prazo. Consistência e precisão na folha de pagamento ajudam a satisfazer os funcionários, para que eles tenham mais probabilidade de permanecer interessados em seu trabalho a longo prazo.
- Erros de folha de pagamento são reduzidos. A entrada manual repetitiva de dados pode levar a informações imprecisas e rapidamente se tornar difícil de resolver. Gerenciar a folha de pagamento através de software dedicado pode prevenir esses erros de ocorrerem e sinalizar potenciais inconsistências para a equipe de RH revisar.
- Informações pessoais são mais seguras. Detalhes de folha de pagamento contêm informações altamente sensíveis e pessoalmente identificáveis sobre os funcionários. Usar software dedicado de gestão de folha de pagamento com medidas de segurança como criptografia, mantém os dados dos funcionários e da empresa seguros contra violação de dados e roubo.
Melhores práticas na gestão de folha de pagamento
Embora a gestão de folha de pagamento esteja mudando frequentemente à medida que o software se torna mais sofisticado, existem práticas recomendadas contínuas que as empresas devem tentar incorporar em seus processos de folha de pagamento.
- Criar políticas e procedimentos padronizados. A gestão de folha de pagamento pode se tornar complexa muito rapidamente. Ao aderir a uma política padrão em toda a empresa, as empresas permanecem em conformidade e tornam o processamento da folha de pagamento mais simples.
- Adicionar notificações antes de prazos importantes. Cada estado e país tem diferentes requisitos fiscais que devem ser atendidos. Criar alertas antes desses prazos mantém as equipes de RH organizadas e atualizadas.
- Revisar a classificação de trabalho regularmente. Devido ao seu status legal em relação aos pagamentos de impostos, funcionários em tempo integral e meio período e contratados independentes precisam ser categorizados de forma diferente dentro do sistema de gestão de folha de pagamento. As empresas podem enfrentar penalidades fiscais significativas se os funcionários forem classificados incorretamente e tiverem direito a pagamento adicional ou precisarem reter impostos adicionais.
- Automatizar funções frequentes de folha de pagamento. Não só automatizar tarefas economiza tempo, mas também significa que as equipes podem evitar erros humanos ao longo do processo de gestão de folha de pagamento.
Garanta que os funcionários sejam pagos pelo que lhes é devido pelo tempo que trabalham com software de rastreamento de tempo dedicado.
Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
