O que é folha de pagamento?
Folha de pagamento é o processo de uma empresa para gerenciar a compensação dos funcionários. O termo também pode se referir à lista de pessoas que uma empresa paga.
O processo de folha de pagamento é frequentemente complexo, pois os funcionários precisam receber seus pagamentos em intervalos previsíveis, mas podem ter salários diferentes, horas extras e deduções. Grandes organizações frequentemente terceirizam a folha de pagamento para economizar tempo e garantir conformidade.
Software de folha de pagamento ajuda as empresas a organizar e gerenciar o pagamento de seus funcionários, incluindo a impressão de cheques ou a realização de depósitos diretos. Com essas ferramentas, as empresas também mantêm registros de pagamento precisos para fins contábeis e de escrituração.
Tipos de folha de pagamento
As empresas têm várias opções quando se trata de executar a folha de pagamento. A escolha depende de sua indústria e tamanho da empresa. As formas mais comuns de processar a folha de pagamento são:
- Manual. Empresas menores podem optar pelo processamento manual. Os funcionários entregam cartões de ponto ou folhas de ponto, e o proprietário ou contador calcula os ganhos de cada indivíduo e escreve seus cheques. Este método requer que as empresas se mantenham organizadas, detalhistas e disciplinadas para manter registros precisos e pagar os trabalhadores em dia.
- Software. O software de folha de pagamento simplifica os processos do departamento de recursos humanos (RH) e armazena com segurança os dados dos funcionários. O software armazena informações de identificação dos funcionários, salários e deduções, calcula seus ganhos e emite pagamentos. Os departamentos de RH e contabilidade podem contar com cálculos de dados confiáveis e fluxos de trabalho mais fáceis.
- Terceirização. Esta opção é popular entre empresas de qualquer tamanho que desejam a tranquilidade de saber que um profissional dedicado está lidando com sua folha de pagamento. Essas empresas contratam um provedor de serviços de folha de pagamento externo para supervisionar todos os processos e fornecer relatórios regulares.
Elementos básicos da folha de pagamento
Primeiramente, cada tipo de folha de pagamento requer algumas informações essenciais. As organizações precisam coletar os seguintes documentos e dados:
- Formulários de funcionários. Nos Estados Unidos, o governo exige que os empregadores coletem certos formulários de seus novos contratados antes de adicioná-los à folha de pagamento. Um formulário W-4 fornece informações básicas, incluindo nome, endereço e número de segurança social, e permite que os funcionários selecionem suas retenções de impostos. Outro documento, o formulário I-9, verifica a elegibilidade do trabalhador para o emprego.
- Frequência de pagamento. As empresas devem selecionar intervalos para o pagamento dos funcionários. As opções padrão incluem semanal, quinzenal, semestral e mensal.
- Salário e remuneração. Alguns funcionários recebem um salário anual, que é dividido pelo número de cheques de pagamento do ano. Outros podem receber um salário por hora, que é multiplicado pelo número de horas trabalhadas no período de pagamento. O pagamento também deve incluir as horas extras trabalhadas pelos funcionários, muitas vezes a uma taxa mais alta. Dependendo da posição do funcionário, eles podem receber bônus, como pagamento por mérito, ou comissões para alguns períodos de pagamento.
- Deduções e retenções. O pagamento bruto de um trabalhador não é o valor que ele recebe em um cheque ou por depósito direto. Em vez disso, a empresa deve aplicar deduções e retenções. Por exemplo, a maioria dos funcionários tem dinheiro deduzido de seus cheques de pagamento para impostos de renda, segurança social e Medicare.
- Pagamento líquido. Uma vez que a empresa fez todas as deduções do cheque de pagamento de um funcionário, o valor restante é chamado de pagamento líquido. Este valor, que a empresa deve relatar ao serviço de receita interna (IRS) juntamente com o pagamento bruto, é o valor total que o funcionário recebe como pagamento por seus serviços.
Melhores práticas de folha de pagamento
Acompanhar a folha de pagamento é uma tarefa enorme e um gasto para a maioria das empresas. Para garantir que o processo ocorra sem problemas, as organizações devem se concentrar no seguinte:
- Garantir conformidade. A folha de pagamento é um processo altamente regulamentado com leis complexas. As pessoas encarregadas da folha de pagamento, incluindo funcionários internos ou agências externas, precisam conhecer todas as diretrizes estaduais e federais. As empresas devem pesquisar para garantir que estão pagando o salário mínimo estadual, fornecendo horas extras aos funcionários quando necessário e pagando os funcionários dentro do prazo legal estabelecido pelo estado.
- Criar um guia de folha de pagamento. Solidificar e esclarecer todas as políticas por escrito garante a compreensão em toda a empresa, especialmente em organizações maiores com extensos departamentos de RH e contabilidade. As empresas devem incluir uma lista de verificação para novos contratados para iniciá-los no sistema.
- Solidificar práticas de manutenção de registros. O Fair Labor Standards Act (FLSA) dita quais registros as empresas precisam manter. A maioria deve armazenar registros de folha de pagamento por pelo menos três anos e registros de impostos sobre a folha de pagamento por pelo menos quatro. Se uma empresa tem um grande número de funcionários, isso equivale a páginas de papelada. As empresas que realizam a folha de pagamento manualmente devem desenvolver um plano detalhado e um fluxo de trabalho para armazenar os registros com segurança. Se estiver usando software, as organizações precisam de um plano para baixar e armazenar documentos digitalmente também.
- Definir lembretes para prazos. O Departamento do Trabalho (DOL) estabelece e aplica prazos para que as empresas enviem documentos e pagamentos de impostos dos funcionários. Os departamentos de RH devem definir lembretes eletrônicos para garantir que entreguem toda a papelada e pagamentos no prazo para evitar multas.
Quer adotar uma abordagem mais prática para a folha de pagamento? Considere terceirizar para um provedor de serviços de folha de pagamento para economizar tempo e garantir precisão.
Kelly Fiorini
Kelly Fiorini is a freelance writer for G2. After ten years as a teacher, Kelly now creates content for mostly B2B SaaS clients. In her free time, she’s usually reading, spilling coffee, walking her dogs, and trying to keep her plants alive. Kelly received her Bachelor of Arts in English from the University of Notre Dame and her Master of Arts in Teaching from the University of Louisville.
