O que é gestão de mudanças?
Gestão de mudanças é um processo em que um empregador transfere um funcionário existente, um novo recruta ou um estagiário para um novo local. Durante qualquer processo de gestão de mudanças, espera-se que a organização cubra pelo menos alguns ou todos os custos de realocação do funcionário.
A gestão de mudanças também é conhecida como gestão de realocação. É um procedimento extenso gerenciado por equipes de recursos humanos (RH). Com a ajuda da gestão de mudanças, os empregadores podem otimizar as despesas incorridas durante a realocação, simplificar o processo de mudança e reduzir o tempo e o esforço necessários para facilitar tal mudança.
Os processos de mudança incluem muitas atividades: rastreamento do movimento dos funcionários, gerenciamento dos custos de realocação e coleta de detalhes sobre o destino alvo. Com tantas tarefas envolvidas em uma mudança dessa magnitude, é imperativo que as equipes de RH utilizem software de gestão de realocação para simplificar processos díspares e executar um plano de mudança eficiente.
Serviços de gestão de mudanças
Como estabelecido anteriormente, um plano de mudança abrangente envolve várias atividades e serviços que precisam ser realizados antes, durante e após uma realocação. Alguns serviços de realocação de escritório incluem:
- Gestão de solicitações: Os funcionários podem solicitar uma mudança de local, seja internamente ou fora da organização. Essas solicitações de mudança precisam ser compiladas e avaliadas em um local centralizado. As equipes de RH que recebem essas solicitações revisam cada uma cuidadosamente e chegam a um consenso sobre o movimento do funcionário.
- Gestão de despesas: Realocações custam dinheiro. Espera-se que o empregador cubra a maioria, senão todas, as despesas incorridas em um plano de mudança. Gestão de despesas também inclui a criação e manutenção de uma rede de fornecedores e prestadores de serviços que desempenham um papel importante durante o processo de movimento. Estes podem incluir embaladores, empresas de mudança, corretores de imóveis e associações de proprietários.
- Documentação internacional: Os funcionários que precisam se mudar para outro país precisam ter toda a documentação em ordem. Documentos como vistos e passaportes precisam ser organizados antes da mudança. As equipes de RH serão necessárias para ajudar os funcionários a agendar compromissos de visto e manter uma lista de verificação de todos os documentos necessários.
- Help desk: Os funcionários precisarão de assistência em vários segmentos do processo de realocação. Ter uma pessoa de referência que possa responder a perguntas sobre o processo de mudança, fazer reservas em hotéis, reservar passagens e providenciar qualquer recurso adicional, como transporte porta a porta, pode ser especialmente útil.
Benefícios da gestão de mudanças
Realocar um funcionário pode ser bastante desafiador. Um plano de gestão de mudanças reduz o tempo e o esforço gastos na supervisão de todo o processo de realocação. Aqui estão alguns dos principais benefícios da gestão de mudanças:
- Reduzir o tempo de inatividade. Quando os funcionários precisam se mudar de um local para outro, o trabalho é inevitavelmente interrompido. Se esses funcionários fazem parte de uma equipe maior, os membros da equipe acabarão se esforçando para preencher as lacunas deixadas por essa realocação. Com um processo de planejamento de mudança adequado, o tempo necessário para que os funcionários se adaptem à sua nova área é significativamente reduzido, deixando mais tempo para o trabalho ser realizado.
- Relatar facilmente. As realocações podem se tornar extremamente caóticas. Muitas informações cruciais podem ser perdidas durante o processo de mudança. Com a ajuda de software de gestão de mudanças, os empregadores podem criar um relatório abrangente de todo o procedimento, acompanhar o progresso da mudança, anotar o orçamento e o gasto total, prever custos para futuras realocações e analisar o sucesso geral.
- Preparar os funcionários. Um sistema de gestão de mudanças padronizado pode ajudar os funcionários em cada etapa do processo. Os indivíduos saberão exatamente o que fazer, o que esperar da mudança, o custo total do programa e quanto tempo levará para se estabelecerem em um novo espaço.
- Planejar melhor os espaços. Para movimentos internos (como mudar para um novo prédio ou mudar para outro andar), a gestão de mudanças pode ajudar os empregadores a planejar o layout eficiente dos espaços de trabalho. Plantas de piso e o volume da sala são avaliados antes que qualquer funcionário se mude para o novo ambiente. Isso elimina a superlotação do escritório e a má gestão de recursos.
Melhores práticas para um programa de gestão de mudanças
Aqui estão algumas melhores práticas a seguir em qualquer programa de gestão de mudanças:
- Mantenha um banco de dados de fornecedores. Muitos fornecedores estarão envolvidos em um programa de realocação. Manter uma lista de fornecedores necessários para diferentes etapas de uma mudança pode ser extremamente útil. Certifique-se de que este banco de dados seja atualizado regularmente para evitar qualquer contratempo de última hora.
- Comunique-se claramente. A realocação pode ser assustadora para um funcionário, especialmente para alguém que nunca se mudou de casa. Com diretrizes adequadas e uma linha de comunicação clara, mal-entendidos podem ser evitados. Também define expectativas sobre como o processo de mudança se desenrolará para o funcionário e garante que ele não receba surpresas indesejadas.
- Evolua continuamente. Os processos sempre podem ser melhorados. Explorar diferentes opções, como novos fornecedores, diferentes locais geográficos ou espaços aprimorados, pode não apenas melhorar a experiência do funcionário, mas também oferecer oportunidades para otimizar o custo total do programa.
- Receba feedback. No final de cada processo de realocação, é uma boa prática enviar pesquisas ou formulários de feedback para tentar entender o que funcionou para o funcionário e o que não funcionou. Isso também permite que os empregadores melhorem os processos existentes.
Ninisha Pradhan
Ninisha is a former Content Marketing Specialist at G2. She graduated from R.V College of Engineering, Bangalore, and holds a Bachelor's degree in Engineering. Before G2, Ninisha worked at a FinTech company as an Associate Marketing Manager, where she led Content and Social Media Marketing, and Analyst Relations. When she's not reading up on Marketing, she's busy creating music, videos, and a bunch of sweet treats.
