O que é relatório de inventário?
O relatório de inventário é um resumo organizado do estoque disponível de uma empresa. Os relatórios são feitos para documentar todos os recursos internos em detalhes, quais produtos podem ser criados usando esses recursos, quando os materiais precisam ser reordenados e como o processo geral de inventário está se desempenhando.
O relatório de inventário oferece às empresas uma boa visão do que pode ou não estar funcionando em seus sistemas de gestão de inventário. Ele ajuda a identificar riscos de uma possível escassez ou excesso, categorizar itens para agilizar reordens e liberar espaço ocupado por materiais desnecessários. Com os custos de manutenção representando 20-30% dos custos totais de inventário, otimizar os recursos mantidos em estoque é essencial.
A documentação de inventário pode ser feita como relatórios físicos ou digitalmente usando ferramentas de automação. Gerenciar inventário virtualmente permite que as empresas acessem dados atualizados de estoque a qualquer hora e em qualquer lugar. Software de controle de inventário pode ser usado para manter um registro dos relatórios de inventário, prever necessidades futuras de inventário, rastrear ativos, otimizar pedidos e muito mais.
Tipos de relatórios de inventário
Existem vários tipos de relatórios de análise de inventário que são úteis dependendo das necessidades únicas de uma empresa para seu inventário. Esses relatórios podem ser usados individualmente ou em conjunto com documentos e cumprir quaisquer metas ou KPIs de inventário predeterminados.
- Um relatório de múltiplas localizações de estoque ajuda as empresas a listar o estoque em várias localizações de inventário. Este tipo de relatório é muito valioso ao descobrir como consolidar o inventário entre armazéns, quando reordenar suprimentos necessários e para onde enviá-los.
- Um relatório de estoque disponível inclui estoque em diferentes locais e todos os itens que passam pelo processo de produção e distribuição. Isso inclui recursos que acabaram de ser recebidos em um armazém da empresa, materiais aguardando organização no inventário, itens prontos para venda e produtos ainda em processo de entrega ao usuário final.
- Um relatório de pedido de compra reúne todas as informações sobre itens pendentes que foram comprados e estão a caminho de um local de estoque de inventário.
- Um relatório de reordem mostra todas as contagens atuais de itens de inventário, quaisquer compras ou vendas pendentes e quando as coisas precisam ser reordenadas. Normalmente, os relatórios de reordem de inventário variam por localização, pois cada local de estoque pode exigir que os materiais sejam reabastecidos em diferentes taxas.
- Um relatório de mudança mostra todas as mudanças e movimentos dentro do estoque e inventário e explica por que essas mudanças podem ter ocorrido. As datas são especialmente importantes neste relatório, pois podem ser benéficas para identificar padrões de mudança em um determinado período de tempo.
- Um relatório de coleta lista quais itens de inventário precisam ser reunidos para atender a uma necessidade específica, seja criando um produto, completando um pedido de cliente ou passando o inventário para a produção.
- Um relatório de embalagem lista quais produtos ou materiais devem ser incluídos no pacote final para o cliente enquanto está sendo embalado para envio na etapa de distribuição.
Benefícios do relatório de inventário
Os sete tipos de relatórios de inventário criam muitas oportunidades para monitorar, documentar e melhorar os processos de inventário. O relatório de inventário também desempenha um papel na organização não apenas do estoque, mas de todos os aspectos de uma empresa que está criando um produto e distribuindo-o. Os seguintes pontos destacam as diferentes maneiras pelas quais uma empresa pode se beneficiar do relatório de inventário:
- Reabastecer estoque de forma eficiente. Cada tipo de relatório de inventário é feito com um propósito principal: garantir que tudo esteja onde precisa estar quando necessário. Relatar efetivamente o inventário ajuda a agilizar como os materiais de inventário são usados e reordenados. Reabastecer itens é muito mais fácil quando há mais informações sobre os números exatos de estoque e necessidades de inventário.
- Identificar problemas de inventário. Quanto mais tempo se gasta em algo, maior a chance de reconhecer maneiras de melhorar o processo. O relatório de inventário pode ajudar uma empresa a ver possíveis erros de inventário antes que ocorram. Abordar esses problemas rapidamente pode economizar dinheiro para as empresas em custos de manutenção e manuseio.
- Criar transparência. Quando as informações são precisas e estão prontamente disponíveis, há menos espaço para possíveis falhas de comunicação. Criar transparência dentro de uma organização é inestimável no processo de produção e distribuição. O relatório de inventário ajuda todos os indivíduos envolvidos a permanecerem na mesma página e cria um ambiente onde todos sabem o que está acontecendo e quando.
- Otimizar custos de inventário. Após usar o relatório de inventário para identificar possíveis problemas, as empresas podem usar esse novo conhecimento para fazer mudanças que podem economizar muito tempo e dinheiro. Ver o inventário mais claramente também pode ajudar as empresas a alocar orçamentos de forma mais eficaz, evitando as chances de experimentar escassez ou excesso de inventário.
- Melhorar o atendimento ao cliente. Os clientes apreciam quando seu item é entregue de forma eficiente. Enquanto o relatório de inventário refina o processo de inventário, todas as etapas de produção e distribuição são positivamente afetadas também. Quando as coisas estão organizadas e bem cuidadas, você fica com um processo suave com poucas ou nenhuma falha. Um produto de alta qualidade entregue de forma eficiente e rápida cria satisfação do cliente e traz os usuários finais de volta para mais.
- Prever demanda futura. Uma vez que os relatórios de inventário se acumulam, as empresas podem usar esses dados históricos de inventário para prever necessidades futuras de estoque usando planejamento de demanda. Informações detalhadas do passado mostram padrões nas necessidades de inventário e altos ou baixos de demanda.
Como escrever um relatório de inventário
Com todos os tipos de relatórios e benefícios em mente, as empresas podem agora mergulhar no processo de escrever um relatório de gestão de inventário. Como um relatório de inventário é escrito pode variar dependendo do que funciona para organizações individuais. O guia geral para escrever um relatório de inventário consiste em seis etapas principais.
- Liste todos os principais itens de inventário. Anote cada item que será incluído no resumo do inventário e deixe espaço para descritores. Dependendo do tipo de relatório, isso pode ser materiais disponíveis, pedidos de compra ou de embalagem. Algumas empresas podem optar por incluir itens de estoque em todas as localizações ou criar relatórios únicos para cada uma.
- Categorize e priorize. Pegue todos os itens listados e organize-os em uma ordem que seja mais conveniente para atender às necessidades de inventário e reabastecer o estoque. Métodos de organização podem incluir agrupar itens pelo produto que criam, data de reordem, ordem de uso na produção ou até mesmo alfabeticamente.
- Precifique os itens. Se possível, inclua os preços e custos associados a todos os itens de inventário. Ter esses valores contabilizados em um relatório de inventário pode ajudar a identificar melhorias orçamentárias.
- Liste as quantidades de unidades. Anote as contagens mais atualizadas de cada item de inventário. Garantir a máxima precisão nesta etapa é crucial.
- Preencha descrições detalhadas. Essas descrições devem incluir cores, usos, tamanhos, datas de reordem, datas de validade, se aplicável, e qualquer informação que possa ser útil na organização e identificação do material à medida que se move pelo inventário.
- Escolha uma base de relatório. Uma vez que os relatórios estejam concluídos, certifique-se de que um sistema esteja em vigor para determinar com que frequência os relatórios serão realizados e atualizados. Dependendo da escolha de um método de gestão de inventário, as empresas podem optar por fazer inventário diariamente, semanalmente ou mensalmente. Algumas empresas podem até decidir fazer o inventário após uma certa quantidade de unidades terem sido produzidas. Atualizar as informações do relatório pode ser feito de forma mais rápida e eficaz usando automação de inventário.
Alexandra Vazquez
Alexandra Vazquez is a former Senior Content Marketing Specialist at G2. She received her Business Administration degree from Florida International University and is a published playwright. Alexandra's expertise lies in copywriting for the G2 Tea newsletter, interviewing experts in the Industry Insights blog and video series, and leading our internal thought leadership blog series, G2 Voices. In her spare time, she enjoys collecting board games, playing karaoke, and watching trashy reality TV.
