O que é um HRIS?
Um sistema de informação de recursos humanos (HRIS) é um tipo de software que as equipes de recursos humanos usam para gerenciar dados de funcionários e políticas e procedimentos organizacionais. Dependendo do tipo de módulos incluídos, esses sistemas lidam com processos como informações sobre funções de trabalho dos funcionários, dados demográficos, taxas de pagamento, estruturas organizacionais, administração de benefícios e folha de pagamento por meio de integrações.
Muitas equipes de recursos humanos usam software de recursos humanos (RH) central para gerenciar informações de funcionários dentro de um banco de dados centralizado e de fácil acesso. As soluções de RH central ajudam as equipes de RH a armazenar informações, gerenciar dados de funcionários e integrar-se com outros aplicativos de RH de terceiros para simplificar fluxos de trabalho relacionados.
Tipos de HRIS
A maioria das formas de HRIS inclui funcionalidades de banco de dados e automação para auxiliar em vários processos. Além desses atributos, diferentes tipos de HRIS servem a propósitos distintos.
- HRIS Operacional enfatiza o suporte a procedimentos operacionais, como armazenar detalhes de posição de funcionários, registrar informações de gestão de desempenho e relatar promoções e mudanças de posição interna. Este tipo de HRIS facilita funções manuais e permite que o RH rastreie e armazene dados críticos de funcionários.
- HRIS Tático é a melhor escolha para processos relacionados a recursos. Este HRIS inclui funcionalidades para componentes como recrutamento, compensação e treinamento. Por exemplo, as equipes podem usar um HRIS tático para tomar decisões de alocação e desenvolvimento de recursos.
- HRIS Estratégico é uma escolha adequada para organizações que precisam de suporte para tomada de decisões estratégicas e planejamento futuro. Esses sistemas se alinham com empresas que buscam tomar decisões baseadas em dados à medida que crescem e se expandem.
- HRIS Abrangente é uma combinação dos estilos mencionados acima. É uma solução completa para equipes de recursos humanos e oferece uma gama de funcionalidades operacionais, táticas e estratégicas.
Componentes básicos de um HRIS
Quando uma empresa seleciona um software, há vários componentes a considerar. Alguns dos mais populares incluem:
- Gestão de banco de dados. Um HRIS é um banco de dados que armazena e gerencia informações de funcionários. Os profissionais de RH devem ser capazes de inserir rapidamente e facilmente informações de pessoal no sistema.
- Gestão de tempo e trabalho. Os departamentos de RH usam HRIS para gerenciar licenças remuneradas (PTO) e solicitações de licença, além de registros de presença e dias de trabalho. Este componente deve ser intuitivo e simples de navegar para a melhor experiência do funcionário.
- Folha de pagamento. Usar um HRIS para rastrear tempo e trabalho ajuda a gerenciar os esforços de folha de pagamento. O HRIS certo facilita o download e upload de dados de trabalho dos funcionários e histórico de pagamentos anteriores.
- Gestão de benefícios. Com o HRIS certo, as organizações podem cuidar da inscrição de benefícios. Os profissionais de RH devem determinar se a funcionalidade do módulo de benefícios é suficiente para o tamanho de sua organização.
- Autoatendimento do funcionário. Algumas soluções de HRIS permitem que os funcionários atualizem informações pessoais, como endereço ou estado civil, por meio de portais de autoatendimento do funcionário. Isso facilita para o RH obter informações atualizadas dos membros da equipe sem precisar rastrear cada indivíduo.
Benefícios de um HRIS
O HRIS certo beneficia a equipe de recursos humanos e todos os membros de uma organização. Alguns dos principais benefícios de usar um HRIS incluem:
- Organização simplificada. Um HRIS pode consolidar dados de funcionários e armazenamento de arquivos, eliminando a necessidade de várias planilhas e arquivos de papelada. Os profissionais de RH podem gastar mais tempo reunindo dados de qualidade do que localizando-os.
- Conformidade mais fácil. Muitas leis e regulamentos estão envolvidos na conformidade de RH, e um HRIS pode facilitar para as organizações aderirem e cumprirem as regras em mudança. Além disso, o armazenamento centralizado de informações relacionadas a funcionários simplifica o acesso aos materiais necessários para auditorias e questões legais.
- Integração mais suave. Quando um funcionário começa um novo trabalho, o HRIS certo pode simplificar sua experiência de integração e tornar as informações mais prontamente disponíveis. Com recursos automatizados de integração de funcionários, as organizações acertarão na experiência de integração desde o início, levando a uma melhor satisfação dos funcionários em geral.
- Automação. Um HRIS automatiza vários processos de RH e reduz o tempo gasto em tarefas administrativas manuais sujeitas a erros humanos. Por exemplo, as organizações podem usar um HRIS para listar vagas de emprego em vez de postá-las manualmente, uma por uma.
- Melhores insights da empresa. Não importa qual tipo de HRIS uma empresa escolha, essas soluções fornecem insights valiosos sobre a empresa. Relatórios sobre ausência, rotatividade de funcionários e dados demográficos pintam um quadro do estado de bem-estar de uma organização.
Melhores práticas para implementar um HRIS
Implementar um HRIS pode parecer assustador e opressor, mas não precisa ser. Para a maior probabilidade de sucesso, as organizações devem considerar as seguintes melhores práticas.
- Compare diferentes soluções de HRIS. Os profissionais de RH devem pesquisar para comparar opções de solução e identificar qual funcionará melhor para seus negócios. Uma lista curta de recursos e funcionalidades indispensáveis determinará quais ferramentas se alinham com quais necessidades de negócios.
- Implemente o HRIS em fases. As equipes podem fazer muito com um HRIS. Uma abordagem de implementação em fases reduz a sobrecarga e a falta de adoção. As equipes devem implementar primeiro os recursos e funcionalidades de maior prioridade para a organização.
- Continue treinando e colha feedback ao longo do tempo. Um HRIS não é uma ferramenta de "configurar e esquecer". As organizações devem treinar os membros da equipe e pedir feedback para garantir que o HRIS atenda às necessidades da empresa.
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Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
