O que é gestão de casos de RH?
Uma plataforma de gestão de casos de RH pode padronizar e automatizar processos manuais de RH para fornecer suporte a casos relacionados a ações disciplinares, queixas ou licenças médicas de longo prazo, para citar alguns. Às vezes, também é referida como software de investigação de relações de RH e funcionários, dependendo do produto. As soluções de gestão de casos de RH auxiliam o pessoal de RH, gerentes e funcionários na submissão, revisão e resposta a solicitações. Essas soluções de RH incluem recursos que ajudam as organizações a criar fluxos de trabalho personalizados de RH, converter formulários em papel em conteúdo digital, fornecer relatórios e painéis, e mais.
Os produtos de gestão de casos de RH frequentemente incluem interfaces de programação de aplicativos (APIs) para integrar com uma variedade de soluções de negócios, como software de CRM e software de RH central. Pode funcionar em conjunto com software de denúncia, software de conformidade de RH e software de gestão de ausências também.
A gestão de casos de RH é mais frequentemente usada por pessoal de RH, gerentes e funcionários para que consultas e perguntas possam ser submetidas e geridas dentro do sistema de gestão de casos de RH. Os funcionários podem submeter suas consultas sobre licença de longo prazo, relatórios de má conduta, queixas e mais através do portal de gestão de casos. O software torna simples e eficiente para os funcionários submeterem casos sem ter que preencher papelada real.
O pessoal de RH pode gerenciar as submissões dos funcionários através do portal de gestão de casos e enviá-las para o departamento e equipes de gestão corretos. Após serem avaliadas pela equipe de RH, as consultas são enviadas aos gerentes para serem tratadas rapidamente, dependendo da prioridade do caso.
Benefícios do uso da gestão de casos de RH
As empresas perceberam os benefícios do uso de software de gestão de casos de RH, consolidando assim sua proeminência no local de trabalho para comunicação e processos de RH.
- Acesso imediato: Um sistema centralizado dá acesso imediato ao pessoal de RH e funcionários para submeter consultas, perguntas ou preocupações sobre o local de trabalho.
- Priorização: Através de um sistema de gestão de casos de RH, os casos podem ser priorizados e tratados de maneira oportuna e eficiente. Por exemplo, uma queixa de assédio ou disciplina seria priorizada em vez de preocupações com benefícios de trabalho. No entanto, ambas as submissões de casos seriam tratadas de acordo, com base na prioridade.
- Atualizações de status: Após um funcionário submeter um caso, o sistema de gestão de casos permitiria que o funcionário e o pessoal de RH acessassem o status do caso. O funcionário também receberia atualizações à medida que seu caso fosse escalado ou concluído.
- Automação de fluxo de trabalho: Os funcionários são capacitados a acessar e definir facilmente fluxos de trabalho de diferentes tipos de casos, de modo que libera o tempo do pessoal de RH para se concentrar em questões que requerem uma análise mais complicada.
- Escalação e colaboração eficientes: O software de gestão de casos de RH permite que os casos sejam direcionados ao pessoal de RH com a experiência necessária para resolver o caso. Também permite que diferentes membros da equipe colaborem e resolvam casos complexos, pois terão acesso às mesmas informações no mesmo portal.
Melhores práticas de gestão de casos de RH
O software de gestão de casos de RH é projetado para ser amigável ao usuário e fácil de aprender através de uma breve sessão de treinamento, com mais treinamento adicional dependendo do produto de software. Especificamente, algumas das melhores práticas ao usar a gestão de casos de RH são:
- Escolher software confiável: Dependendo das necessidades específicas do negócio, certos elementos do software devem ser considerados durante a compra. Existem alguns recursos, no entanto, que são universais e devem ser adquiridos para obter o melhor da solução de software. O software de gestão de casos confiável tem uma interface de usuário fácil de usar e é escalável, permitindo integrações e diferentes níveis de acesso.
- Treinamento e integração adequados dos funcionários: Ao mudar ou implementar um novo sistema de gestão de casos de RH, os gerentes de RH precisam treinar adequadamente a nova força de trabalho e a existente para usar o sistema. Sem treinamento adequado, os funcionários ficarão confusos, atrasando-os no processo de trabalhar em casos. Ao treinar adequadamente a força de trabalho, os funcionários podem usar o sistema para autoatendimento, submetendo perguntas e capacitando o RH a fornecer um serviço de qualidade.
- Conceder diferentes níveis de acesso: Os usuários do software devem poder acessar apenas o que precisam para seu trabalho. Os profissionais de RH devem ter o maior acesso, com os gerentes tendo um segundo nível de acesso e os funcionários tendo acesso mínimo apenas para a submissão de casos e acompanhamento do status dos casos.
- Identificar problemas frequentes com antecedência: O sistema de gestão de casos de RH reúne todos os casos em um só lugar, permitindo que as equipes de RH revisem os tipos de casos e interações dos funcionários e a frequência com que ocorrem. Dessa forma, os gerentes de RH podem identificar problemas ou tendências potenciais com antecedência e tomar melhores decisões baseadas em dados.
Gestão de casos de RH vs. conformidade de RH
O software de gestão de casos de RH é semelhante ao software de conformidade de RH porque lidam com regulamentos e conformidade de RH que automatizam processos relacionados à gestão de documentos, fluxos de trabalho e relatórios.
Eles são diferentes em que o software de conformidade de RH é mais focado na legislação e regras de conformidade. Ele ajuda principalmente com finanças, benefícios, riscos, recrutamento e conformidade de relações com funcionários para empresas.
Ambas as soluções de software podem ser utilizadas por um departamento de RH, mas para diferentes propósitos dentro dos processos de RH.
Gestão de casos de RH vs. denúncia
O software de gestão de casos de RH é semelhante ao software de denúncia em que ambos são usados para submeter casos ou relatórios que fornecem aos funcionários a capacidade de relatar problemas na organização. Em alguns casos, o software de denúncia é referido como sistemas de gestão de casos.
Eles são diferentes em que o software de denúncia está mais preocupado com casos relacionados a fraude, assédio, roubo, desfalque, corrupção e outros comportamentos antiéticos que não estão alinhados com os valores ou políticas de uma organização. O software de gestão de casos de RH, por outro lado, pode ser para casos menos sérios que têm mais a ver com funcionalidades diárias de RH. Essas duas soluções de software podem trabalhar em conjunto em vez de uma sobre a outra.
Marina Schlosser
Marina is an Associate Market Research Analyst at G2. She is fascinated by the world of technology, how it affects people on the day to day, and how it continues to influence our future. Prior to joining G2, Marina worked as an AmeriCorps volunteer as a Community Partnership Coordinator at an elementary school in Philadelphia. In her free time, Marina enjoys traveling, playing volleyball, painting, watching sports, hiking, binging a lot of tv and movies, and taking on whatever adventure or challenge comes her way.
