O que são gráficos de Gantt?
Um gráfico de Gantt é uma ferramenta visual de gerenciamento de projetos, semelhante a um gráfico de barras, comumente usada para ilustrar tarefas de projeto ao longo do tempo. Os gráficos de Gantt geralmente incluem uma lista de tarefas delineadas no lado esquerdo e barras horizontais de diferentes comprimentos para representar a conclusão das tarefas ao longo do tempo. Gerentes de projeto e outros profissionais da indústria podem se referir aos gráficos de Gantt como um roteiro do projeto.
Equipes de diversos setores usam ferramentas de gerenciamento de projetos para visualização, planejamento e relatórios. Em geral, as ferramentas de gerenciamento de projetos complementam o software de gerenciamento de projetos, pois as ferramentas de gerenciamento de projetos não são destinadas a gerenciar projetos completamente do início ao fim.
De onde vêm os gráficos de Gantt?
Os gráficos de Gantt recebem seu nome de Henry Gantt (1861-1919), um engenheiro mecânico e consultor de gestão, que projetou o gráfico de Gantt entre 1910 e 1915 para medir os níveis de produtividade dos funcionários. Os gráficos de Gantt foram usados durante grandes projetos de infraestrutura, incluindo a Represa Hoover na década de 1930.
Elementos básicos dos gráficos de Gantt
Software de gráfico de Gantt ajuda as equipes de projeto a visualizar tarefas e cronogramas do projeto para essas tarefas. Além disso, os gráficos de Gantt podem incluir detalhes adicionais sobre o trabalho, incluindo:
- Nome e detalhes: Todas as atribuições devem ter um título claro que todos os membros da equipe entenderão. Algumas ferramentas incluem funcionalidades que permitem às equipes incluir detalhes das tarefas para maior esclarecimento. Também pode ser benéfico ter a prioridade de cada tarefa nas notas de detalhe.
- Responsável: Indicar quem é responsável por qual tarefa permite que os membros da equipe do projeto responsabilizem uns aos outros pelo trabalho que devem completar. Também dá aos indivíduos uma referência para voltar quando precisam confirmar suas responsabilidades como parte de um projeto específico.
- Dependências: Os gráficos de Gantt não apenas exibem o cronograma completo do projeto do início ao fim, mas também mostram dependências entre tarefas. Incorporar dependências de tarefas ajuda as equipes a entender a ordem da logística do projeto e alerta as equipes de que tarefas dependentes provavelmente precisam ser reprogramadas.
- Datas de vencimento: Adicionar datas de vencimento para cada tarefa dentro do cronograma mais amplo do projeto ajuda a garantir que o projeto avance no ritmo desejado. Também pode ajudar a comparar a conclusão planejada das tarefas com o tempo real gasto para prever melhor o trabalho futuro do projeto.
- Porcentagem concluída: Em alguns casos, os membros da equipe podem inserir uma taxa de conclusão estimada em porcentagem para informar aos outros onde estão com a tarefa.
Benefícios dos gráficos de Gantt
Os gráficos de Gantt são ferramentas fáceis de usar que oferecem muitos benefícios para as equipes de projeto, incluindo:
- Uma visão geral de alto nível de um projeto para várias partes interessadas: Um gráfico de Gantt fornece uma visão geral de um projeto sem entrar em detalhes. É um cronograma útil para muitos grupos de partes interessadas importantes, incluindo a equipe direta do projeto, os patrocinadores do projeto e as partes interessadas executivas.
- Melhor acompanhamento do projeto e planejamento de recursos: Os gráficos de Gantt permitem que os líderes de projeto acompanhem de perto os fluxos de trabalho e tarefas gerais dentro de um projeto em um único lugar centralizado. O layout visual ajuda a revelar possíveis restrições, problemas de agendamento e alocação de recursos ineficiente, permitindo que os líderes mitiguem esses problemas antes que o projeto atrase.
- Maior alinhamento entre os membros da equipe: Quando as equipes de projeto usam ferramentas como gráficos de Gantt, todos têm acesso ao mesmo nível de informação, criando uma base para o alinhamento. Com uma compreensão compartilhada do trabalho, os membros da equipe podem ter melhores conversas sobre cronogramas e responsabilidade.
Desvantagens dos gráficos de Gantt
Um gráfico de Gantt pode ser uma ferramenta útil para equipes de projeto, mas, como todas as ferramentas, há algumas desvantagens potenciais. Elas incluem:
- Potencialmente demorado para configurar e atualizar regularmente: Configurar um gráfico de Gantt para um projeto altamente complexo requer tempo e planejamento. Equipes já com um cronograma apertado podem não ter tempo adicional para investir na configuração de um gráfico de Gantt. Além disso, há muitas maneiras de configurar um gráfico de Gantt; no entanto, sem uma ferramenta de software, os gráficos de Gantt exigem atualização manual.
- Falta de priorização: Os gráficos de Gantt apresentam tarefas dentro de um projeto em ordem de conclusão com base em dependências e uma estimativa de quanto tempo cada tarefa levará. Eles não revelam a prioridade das tarefas fora da relação entre dependências. Os membros da equipe podem não entender as tarefas de maior prioridade, a menos que sejam claramente declaradas.
- Alta complexidade pode levar à confusão: Gráficos de Gantt para projetos grandes e altamente complexos com muitas tarefas e subtarefas podem ser difíceis de ler. Muitas tarefas e subtarefas podem criar mais confusão do que clareza, dependendo de como o gráfico de Gantt é estruturado.
Passos para criar um gráfico de Gantt
Seja configurando um gráfico de Gantt usando um programa de software ou criando um manualmente em uma ferramenta de planilha, há alguns passos que os gerentes de projeto devem seguir.
Os passos para criar um gráfico de Gantt eficaz são:
- Confirmar o cronograma do projeto: Os gráficos de Gantt exibem um projeto do início ao fim, o que significa que os gerentes de projeto devem primeiro estabelecer e solidificar a data de início e término do projeto. Garantir que todos os membros da equipe do projeto estejam alinhados com o cronograma é uma parte essencial deste processo.
- Reunir uma lista completa de tarefas e subtarefas com cronogramas estimados: Os gerentes de projeto podem ser capazes de extrair uma lista de tarefas do projeto de outros documentos de planejamento; no entanto, eles também devem garantir que cada tarefa tenha uma data de início e término associada a ela. Datas de início e término precisas fornecem uma melhor visualização e transmitem aos membros da equipe quando devem trabalhar em tarefas específicas.
- Identificar e capturar dependências: Desenhar dependências entre tarefas ajuda as equipes a se manterem cientes de como suas entregas impactam outras e a conclusão geral do projeto. Os gerentes de projeto devem trabalhar com a equipe do projeto para delinear e capturar todas as dependências para incluí-las no gráfico de Gantt.
- Compartilhar o gráfico de Gantt com a equipe: Uma vez que o gráfico de Gantt esteja completo, o gerente de projeto ou líder da equipe deve compartilhá-lo com todas as partes interessadas necessárias para fácil acesso. Os gerentes de projeto ou líderes de equipe devem percorrer o gráfico de Gantt com a equipe para garantir que todos entendam como usá-lo ao longo do projeto.
- Estabelecer uma cadência para atualizações do gráfico de Gantt: Os cronogramas do projeto inevitavelmente mudarão com mais frequência do que não. Os gerentes de projeto devem estabelecer um ritmo regular para atualizar o gráfico de Gantt para garantir que os membros da equipe saibam sobre as mudanças e possam se adaptar para manter o projeto no caminho certo.
Gráficos de Gantt vs. gráficos PERT
Os gerentes de projeto usam gráficos de Gantt e gráficos de Técnica de Avaliação e Revisão de Programas (PERT) para monitorar tarefas e status do projeto.
Um gráfico de Gantt exibe tarefas e cronogramas em um formato de gráfico de barras para uma visão geral de alto nível do projeto do início ao fim.
Um gráfico PERT mostra tarefas em um formato de diagrama de rede para mostrar dependências de outras tarefas. A diferença mais significativa entre essas ferramentas é que um gráfico de Gantt inclui um eixo x para representar o cronograma do projeto, e um gráfico PERT não inclui um eixo para representar o tempo.
Mantenha os projetos no caminho certo. Entenda como o gerenciamento de riscos de projeto ajuda as equipes a proteger projetos contra falhas.
Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
