O que é um relatório de despesas?
Um relatório de despesas é uma lista detalhada de despesas incorridas em nome de uma organização. Em alguns casos, os funcionários enviam relatórios de despesas para receber reembolso por despesas pagas com fundos pessoais.
Os relatórios de despesas ajudam as equipes de contabilidade e finanças a entender o que um funcionário comprou, quanto dinheiro gastou e quanto a organização deve reembolsá-lo.
As empresas utilizam software de gestão de despesas para agilizar e monitorar as despesas iniciadas pelos funcionários. Essas ferramentas simplificam e automatizam a entrada de despesas de uma empresa, aceleram o tempo de revisão, eliminam a necessidade de um rastro de papel e reduzem o esforço administrativo.
Tipos de despesas
Os detalhes em um relatório de despesas variam dependendo do setor e do tipo de negócio. As organizações devem especificar os tipos de despesas que reembolsam e outras informações relevantes, como valores máximos, em suas políticas. Abaixo estão alguns dos tipos de custos mais comuns a serem considerados:
- Viagem. Os funcionários podem incorrer em despesas ao viajar para atividades de negócios. Os custos nesta categoria incluem passagens aéreas, upgrades de viagem aérea, hotéis, transporte, rastreamento de quilometragem, estacionamento e refeições. As empresas devem delinear quais custos relacionados a viagens cobrem e especificar limites de valores em uma política de viagens corporativas.
- Refeições e entretenimento. Algumas empresas fornecem orçamentos para despesas de refeições e entretenimento. Esta categoria inclui bebidas e refeições para reuniões de negócios, refeições individuais e entretenimento em equipe.
- Espaço de trabalho. As organizações podem reembolsar os funcionários por despesas relacionadas ao espaço de trabalho, especialmente para trabalhadores remotos ou híbridos. Algumas despesas de espaço de trabalho incluem computadores, dispositivos móveis, serviço de internet, mesas e cadeiras de escritório.
- Crescimento e desenvolvimento. Desenvolvimento profissional é essencial para o crescimento dos funcionários, e algumas empresas pagam por custos de desenvolvimento parcial ou total. Isso pode incluir reembolso de mensalidades, taxas de associação profissional, inscrições em conferências e feiras, taxas de certificação, cursos online e seminários.
O que está incluído em um relatório de despesas?
Dependendo da empresa, um relatório de despesas pode conter apenas informações essenciais ou informações mais detalhadas sobre as despesas. Em geral, não importa quão simples ou elaborado, um relatório de despesas normalmente inclui:
- Detalhes do funcionário. Um relatório incluirá informações sobre o funcionário que está enviando as despesas, como nome do funcionário, departamento, gerente e outros detalhes de contato.
- Detalhes das despesas. Os funcionários devem relatar a data da compra e os valores individuais das despesas, apoiados por um recibo ou comprovante de compra. O comerciante ou fornecedor que forneceu o item ou serviço também é incluído. Descrições adicionais sobre cada despesa podem ser necessárias.
- Informações relevantes do cliente ou projeto. Um funcionário deve incluir as informações relevantes se uma despesa for para um cliente ou projeto específico. Também pode ser útil designar se uma despesa é faturável a um cliente.
Por que os relatórios de despesas são importantes?
Os relatórios de despesas são essenciais por várias razões. Algumas delas são detalhadas abaixo.
- Eles ajudam as empresas a entender quanto estão gastando. Rastrear despesas permite uma visão precisa dos gastos da empresa. Isso é útil para orçamento e previsão, para que as empresas tenham uma ideia de quanto receita precisam gerar para cobrir todas as despesas.
- São úteis para fins fiscais. Em muitos casos, as despesas comerciais são dedutíveis de impostos. Os relatórios de despesas justificam que uma despesa é relacionada a negócios, o que pode ser benéfico se auditores realizarem uma auditoria após a empresa declarar impostos.
- As empresas podem reembolsar rapidamente os funcionários por despesas do próprio bolso. Os relatórios de despesas são necessários para garantir que os funcionários recebam reembolsos. Os funcionários apreciam ser reembolsados por despesas comerciais prontamente, o que pode ser complicado sem processos de relatório adequados.
Melhores práticas para relatórios de despesas
Para obter os melhores resultados dos relatórios de despesas, algumas práticas gerais devem ser mantidas em mente. Considere o seguinte:
- Crie políticas de despesas claras. Garanta que os funcionários entendam como o processo de despesas funciona e quais custos incorridos podem ser reembolsados. As políticas devem estar alinhadas com as necessidades e o plano financeiro de uma empresa. As políticas de despesas também podem ajudar o Internal Revenue Service (IRS) a entender quais despesas uma empresa está reembolsando aos funcionários, confirmando que são despesas comerciais razoáveis.
- Não complique demais o processo. Mantenha as aprovações de despesas e os métodos de rastreamento o mais simples possível. Adicionar muitos passos ao processo pode causar confusão e frustração, levando a relatórios imprecisos e trabalho desnecessário.
- Peça as informações corretas. Garanta que as informações solicitadas nos relatórios de despesas sejam precisas de acordo com as necessidades das equipes de finanças e contabilidade. Lembre-se de que informações diferentes são necessárias para diferentes tipos de despesas. Siga as diretrizes adequadas do IRS e fiscais quando estiver em dúvida.
- Treine os gerentes aprovadores. As empresas geralmente designam gerentes para aprovar os relatórios de despesas dos membros da equipe. Treinar gerentes é crucial para relatórios precisos. Responsabilize os gerentes aprovadores por manter as políticas da empresa e verificar se os funcionários relatam as despesas corretamente.
Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
