Matriz de Eisenhower

O que é a Matriz Eisenhower?

A Matriz Eisenhower é um método de priorização de quatro quadrantes para estruturar tarefas por importância e urgência. Usando este método, indivíduos e empresas ajustam suas listas de afazeres e agendam tarefas usando dois critérios.

As empresas aproveitam o poder do software de gerenciamento de tarefas para coordenar tarefas individuais e listas diárias de afazeres. A priorização de tarefas dentro da Matriz Eisenhower permite que as equipes acompanhem suas tarefas com melhor produtividade e eficiência.

Software de Matriz de Eisenhower

Software que menciona matriz de eisenhower como recurso ou termo.

Priority Matrix

TickTick

Asana

Miro

Notion

Factor 8

História da Matriz Eisenhower

O 34º Presidente dos Estados Unidos e general cinco estrelas da Segunda Guerra Mundial, Dwight David “Ike” Eisenhower, desenvolveu o conceito por trás da Matriz Eisenhower. Após servir como Presidente, ele proferiu um discurso em 1954, citando um presidente de universidade não identificado: “Tenho dois tipos de problemas, os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes.”

Décadas depois, Stephen Covey, autor de Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, reformulou os insights de Eisenhower de seu discurso em uma matriz de quatro quadrantes agora conhecida como A Matriz Eisenhower. As pessoas também se referem a ela como a Caixa Eisenhower, o Método Eisenhower e a Matriz Urgente-Importante.

Tipos de tarefas da Matriz Eisenhower

A Matriz Eisenhower usa dois critérios para categorizar tarefas: urgência e importância. Embora as palavras possam parecer semelhantes, a diferença nas definições é crucial ao usar este método para priorizar tarefas.

• Tarefas urgentes requerem atenção imediata, e há consequências claras por não fazê-lo. Por exemplo, responder a um cliente insatisfeito ou resolver problemas de codificação com defeito contam como tarefas urgentes.

• Tarefas importantes alcançam metas ou se alinham com valores. Na maioria das vezes, elas requerem consideração e planejamento cuidadosos, pois o que é importante para uma pessoa pode não ser para outra, já que essas tarefas são frequentemente subjetivas. Nem todas as tarefas importantes são urgentes. Planejar etapas que levam a uma promoção e participar de eventos de treinamento para crescimento profissional são tarefas importantes.

Os quatro quadrantes da Matriz Eisenhower

Entender o que cada quadrante significa e como lidar com as tarefas em cada um dos quatro quadrantes é essencial. Abaixo está uma descrição de cada quadrante, juntamente com maneiras de abordá-los.

• Urgente e importante: As pessoas às vezes se referem a este quadrante como o quadrante fazer, significando que os indivíduos devem atender imediatamente a qualquer tarefa que se enquadre nesta categoria. Tarefas urgentes e importantes são sensíveis ao tempo, têm consequências claras e afetam significativamente todos os envolvidos com essas ações.

• Importante e não urgente: O segundo quadrante é o quadrante agendar. Essas tarefas afetam metas de longo prazo, mas podem ser feitas em uma data posterior ou servir como parte de um processo contínuo. As tarefas nesta categoria não são sensíveis ao tempo, mas os profissionais devem ainda estar atentos a prazos e cronogramas relevantes.

• Urgente e não importante: As pessoas às vezes se referem a este quadrante como o quadrante delegar. As tarefas nesta categoria precisam ser concluídas imediatamente, mas como não são significativas, os especialistas recomendam delegá-las a outros membros da equipe quando possível.

• Não urgente e não importante: As tarefas restantes que não se encaixam em um dos três quadrantes anteriores caem na categoria excluir. Itens que não são urgentes ou importantes podem ser grandes desperdiçadores de tempo, e os indivíduos devem avaliar se essas tarefas realmente precisam ser feitas.

Benefícios da Matriz Eisenhower

Usar a Matriz Eisenhower torna a vida profissional mais fácil e organizada. Empresas que dependem deste processo podem aproveitar estas vantagens.

• Interface de usuário simples. Ao contrário de algumas estratégias complexas de gerenciamento de tempo, a Matriz Eisenhower é fácil de abordar. Requer pouco esforço para começar a usá-la e não exige conhecimento prévio ou ferramentas adicionais.
• Aplicações para qualquer função, indústria ou tempo de serviço. A Matriz Eisenhower é valiosa para qualquer posição júnior ou sênior. Também funciona bem para indivíduos de diferentes indústrias, já que urgência e importância são considerações para todos os tipos de trabalho.
• Decisões mais bem informadas. Em vez de apenas enfatizar a conclusão de uma lista de afazeres inteira em um período definido, a Matriz Eisenhower força os indivíduos a considerar a essência de cada tarefa. Isso permite que as equipes tomem melhores decisões sobre como gastam seu tempo, o que ajuda no estabelecimento de limites e no planejamento orientado para o crescimento.
• Eficiência melhorada. Quando implementada adequadamente, a Matriz Eisenhower pode melhorar a eficiência ao longo do tempo, à medida que as tarefas saem de sua lista de afazeres conforme o plano. A Matriz Eisenhower também pode ajudar os trabalhadores a sentirem que têm controle sobre seu tempo, o que é empoderador.

Melhores práticas da Matriz Eisenhower

Para obter o máximo da Matriz Eisenhower, as empresas usam as seguintes melhores práticas e dicas para implementação.

• Defina limites para os quadrantes. Os indivíduos podem usar alguns quadrantes mais do que outros. É benéfico definir limites aproximados para cada quadrante para evitar colocar muitas tarefas em uma única caixa.

• Separe tarefas pessoais e profissionais. Por mais tentador que seja combinar todas as tarefas e classificá-las usando uma única Matriz Eisenhower, é melhor criar matrizes diferentes. Separar as tarefas evita compromissos sobrepostos e esclarece os itens de ação que precisam ser realizados durante o dia de trabalho ou fora do horário de trabalho.

• Combine com o bloqueio de tempo. Classificar tarefas usando a Matriz Eisenhower ajuda os indivíduos a organizar suas listas de afazeres, mas não ajuda a determinar quando as tarefas serão realizadas. Para máxima eficácia, a Matriz Eisenhower pode ser combinada com o bloqueio de tempo.

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