O que é eDiscovery?
Como a maioria das evidências em casos legais agora é armazenada eletronicamente, o eDiscovery tornou-se um componente essencial da prática jurídica moderna. Conduzir eDiscovery requer expertise especializada e tecnologia para revisar documentos armazenados eletronicamente.
Profissionais usam software de eDiscovery para examinar documentos e informações eletrônicas durante litígios. O objetivo do eDiscovery é encontrar, preservar, coletar, revisar e produzir informações eletronicamente armazenadas (ESI) que possam ser relevantes para uma investigação legal ou regulatória.
ESI inclui e-mails, mensagens instantâneas, mensagens de texto, postagens em redes sociais, vídeos, arquivos de áudio, documentos e outros tipos de dados eletrônicos. O eDiscovery é importante porque os dados eletrônicos se tornaram o principal meio de comunicação e armazenamento de informações no mundo de hoje.
Tipos de eDiscovery
As empresas geralmente dependem de dois tipos de eDiscovery. Ambos requerem planejamento, gestão e execução cuidadosos para que os dados relevantes sejam coletados e analisados de maneira eficiente. As organizações podem precisar trabalhar com fornecedores ou consultores externos de eDiscovery para ajudar a gerenciar esses processos, especialmente em casos que envolvem grandes volumes de dados ou questões técnicas complexas.
- eDiscovery Proativo envolve a coleta, processamento e análise rotineira e contínua de dados eletrônicos para gerenciar riscos potenciais, como violações de dados ou violações regulatórias.
- eDiscovery Reativo é a forma mais tradicional de eDiscovery, que envolve a compilação e revisão de dados eletrônicos em resposta a uma solicitação legal ou investigação específica. O eDiscovery Reativo pode ser demorado e caro. Requer o reconhecimento e a acumulação de dados potencialmente relevantes de várias fontes, o processamento e a análise dos dados, e a produção deles em um formato admissível em tribunal.
Benefícios do eDiscovery
O eDiscovery pode ajudar as organizações a gerenciar mais efetivamente o processo de descoberta, reduzir custos e riscos, e melhorar suas estratégias gerais de litígio e gestão de riscos. Abaixo estão alguns benefícios comuns do eDiscovery.
- Precisão: As ferramentas e técnicas de eDiscovery garantem que os dados eletrônicos sejam coletados e analisados de forma precisa e abrangente, reduzindo o risco de perder informações importantes ou cometer erros no processo de descoberta.
- Acessibilidade: Os dados eletrônicos podem ser facilmente pesquisados, classificados e analisados, facilitando para as organizações a extração de informações relevantes de grandes volumes.
- Conformidade: As empresas recorrem a leis locais e federais para manter a conformidade com os requisitos legais e regulatórios para preservar e produzir dados eletrônicos, reduzindo o risco de sanções.
- Gestão de riscos: Gerenciar riscos potenciais relacionados à privacidade de dados, segurança e conformidade e reduzir o risco de violações de dados, violações regulatórias ou outros problemas legais estão contidos sob o guarda-chuva da gestão de riscos.
- Estratégia de litígio: O eDiscovery permite que as organizações construam uma estratégia de litígio mais eficaz, identificando documentos e evidências-chave, avaliando a força de seu caso e avaliando opções de acordo potencial.
Processo de eDiscovery
Inicialmente, o processo de recuperação e revisão de informações armazenadas eletronicamente fazia pouco uso de software de eDiscovery. Mas à medida que a tecnologia se tornou mais presente na vida diária e no local de trabalho, as soluções se expandiram para incluir todo o processo de eDiscovery. Um mercado considerável foi criado devido ao aumento de soluções abrangentes e à aceitação de arquivos eletrônicos, como evidenciado pelo sistema legal.
- Governança da informação (IG): A IG é gerida pelo modelo de referência de governança da informação (IGRM), que oferece um quadro que as agências podem seguir. A IG descreve os processos, políticas e controles para a coleta de dados.
- Identificação: A preservação de evidências é essencial para um julgamento bem-sucedido. As equipes trabalham na fase de identificação conversando com partes interessadas importantes, revisando os fatos do caso e examinando evidências digitais para determinar quais dados devem ser preservados. Um bloqueio legal é colocado em um arquivo uma vez que se determina que ele é pertinente a um caso. Os arquivos não podem ser excluídos, destruídos ou alterados de qualquer forma. Após os arquivos estarem sujeitos a um bloqueio legal, o software de eDiscovery identifica aqueles que podem ser relevantes, os remove e os armazena em um banco de dados.
- Preservação: Uma vez que os dados pertinentes foram localizados, os proprietários preservam as informações com segurança. O programa escaneia os arquivos, depois separa as informações relevantes e irrelevantes. Os arquivos pertinentes são armazenados em um local digital seguro.
- Coleta de dados: Dependendo das necessidades, a coleta de dados pode ser feita usando várias tecnologias, mas a aplicação deve seguir procedimentos legais. As evidências digitais e os dados não devem ser comprometidos ou alterados.
- Processamento: Após os dados terem sido coletados, eles podem não estar organizados e não podem ser apresentados em sua forma atual aos advogados do tribunal. O software automatizado de eDiscovery, a organização e o processamento de dados podem ajudar a garantir a relevância e a extração de informações úteis. Alguns documentos são convertidos para um formato de arquivo diferente, frequentemente um PDF, para remover informações privilegiadas. As redações podem impedir que informações irrelevantes sejam visualizadas em um arquivo que de outra forma seria relevante.
- Revisão: Examinar e registrar os dados antes de apresentá-los é crucial. O processo de revisão pode ser realizado manualmente ou com inteligência artificial. Esta etapa identifica os documentos que são protegidos pelo privilégio cliente-advogado. Advogados e paralegais revisam a documentação.
- Análise: A classificação de dados por tópico permite ver padrões e o contexto geral nesta fase. As informações armazenadas (SI) são avaliadas em contexto e conteúdo, incluindo tendências importantes, discussões e indivíduos.
- Produção: Durante esta etapa, as informações são entregues ao adversário no formato solicitado de acordo com o cronograma e a estratégia de entrega predeterminados. A esta altura, as informações devem estar organizadas, minuciosamente examinadas quanto a privilégios e relevância, e reduzidas para que não sejam cumulativas ou redundantes.
- Apresentação: As informações eletronicamente armazenadas (ESI) são mostradas a audiências durante depoimentos, audiências, julgamentos, etc., particularmente em formas nativas, como a criação de vídeos tutoriais, etc., e formas quase nativas para obter informações adicionais e confirmar crenças ou posições já mantidas.
eDiscovery vs. forense digital
O processo de localizar e proteger ESI para usá-lo em um processo legal é conhecido como eDiscovery. Normalmente, envolve análise de dados e exame de grandes volumes de documentos ou outros tipos de dados.
Cada caso tem um procedimento e objetivo de eDiscovery únicos. Uma ampla gama de questões pode ser coberta pelo eDiscovery, desde investigações corporativas sobre fraudes até casos legais envolvendo disputas de propriedade intelectual, reivindicações trabalhistas ou disputas de acionistas. Essas técnicas também são aplicadas em casos de conformidade envolvendo leis antitruste, ambientais ou de privacidade. À medida que as empresas realizam sua devida diligência durante fusões e aquisições, elas frequentemente usam um procedimento de eDiscovery para revisar documentos.
Forense digital é a aplicação de técnicas científicas para a preservação, coleta, validação, identificação, análise, interpretação, documentação e apresentação de ESI como um componente de investigação em atividade ilegal. A forense digital exige um entendimento profundo de muitos métodos investigativos diferentes. Encontrar arquivos excluídos e reconstruir cronogramas usando artefatos como sistemas operacionais e históricos da web são típicos.
Ao contrário da forense digital, o eDiscovery não aborda explicitamente ESI que foi removido, alterado ou ocultado. Por outro lado, a forense digital frequentemente entra em cena assim que o ESI está inacessível ou indisponível. Simplificando, a forense digital visa localizar e enumerar ESI. Como resultado, em comparação com o eDiscovery, a forense digital tende a ser uma tarefa mais técnica que requer equipamentos, expertise e treinamento diferentes.
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Sagar Joshi
Sagar Joshi is a former content marketing specialist at G2 in India. He is an engineer with a keen interest in data analytics and cybersecurity. He writes about topics related to them. You can find him reading books, learning a new language, or playing pool in his free time.
