O que é uma assinatura eletrônica?
Uma assinatura eletrônica, ou e-assinatura, é uma forma de verificar que uma pessoa concordou com o conteúdo de um documento sem exigir que ela assine fisicamente um documento em papel. As assinaturas eletrônicas são frequentemente usadas em transações legais, financeiras e comerciais para economizar tempo e eliminar a necessidade de troca física de documentos.
Os profissionais podem criá-la usando vários métodos, como digitar um nome ou desenhar uma assinatura em uma tela sensível ao toque, ou usando software de assinatura eletrônica. As assinaturas eletrônicas são frequentemente legalmente vinculativas, desde que certos requisitos sejam atendidos, como o uso de um serviço de terceiros para verificar a identidade do assinante e manter a integridade do documento.
Tipos de assinaturas eletrônicas
O tipo de assinatura eletrônica que se usa dependerá do nível de segurança e reconhecimento legal necessário para seus documentos eletrônicos. Assinaturas eletrônicas básicas são geralmente as menos seguras e reconhecidas legalmente, enquanto as qualificadas oferecem a maior segurança e reconhecimento legal. Existem três tipos principais de assinaturas eletrônicas:
- Assinaturas eletrônicas simples: Uma assinatura eletrônica simples é qualquer marca, símbolo ou som eletrônico logicamente associado a um registro eletrônico e pode indicar a intenção do assinante. Exemplos incluem um nome digitado ou uma imagem de uma assinatura.
- Assinaturas eletrônicas avançadas: Uma assinatura eletrônica avançada está unicamente vinculada ao assinante. Ela pode identificar o assinante e é criada usando meios que o assinante pode manter sob seu controle exclusivo. Exemplos incluem assinaturas digitais, que usam métodos criptográficos para garantir a autenticidade da assinatura.
- Assinaturas eletrônicas qualificadas: Uma assinatura eletrônica qualificada é criada usando um dispositivo certificado e aprovado. Essas assinaturas são baseadas em um certificado qualificado para assinaturas eletrônicas. A regulamentação eIDAS da UE reconhece assinaturas eletrônicas qualificadas como tendo o mesmo efeito legal que uma assinatura manuscrita.
Benefícios das assinaturas eletrônicas
Embora a maioria das pessoas saiba o quão convenientes são as assinaturas eletrônicas, elas podem negligenciar ou dar certas coisas como garantidas. As assinaturas eletrônicas oferecem as seguintes vantagens:
- Acessibilidade: Os signatários podem fornecer assinaturas eletrônicas de qualquer lugar, seja no escritório ou no exterior.
- Segurança: As assinaturas eletrônicas são bastante seguras quando usadas corretamente por todas as partes.
- Automação: As assinaturas eletrônicas são cruciais para um fluxo de trabalho digital simplificado para muitas organizações. As equipes podem passar imediatamente para a próxima fase após coletar assinaturas.
- Manutenção de registros: Cópias de documentos podem ser salvas localmente pelas partes para seus registros após a assinatura.
- Economia de tempo: As assinaturas eletrônicas são rápidas. Quando uma parte envia um documento, todos recebem a notificação imediatamente e podem assiná-lo imediatamente.
Como criar assinaturas eletrônicas
Os passos e recursos exatos podem variar dependendo da plataforma de assinatura eletrônica usada, mas esses passos gerais devem dar uma ideia do que esperar ao usar assinaturas eletrônicas.
O processo por trás da criação de uma assinatura eletrônica varia dependendo da plataforma usada. Geralmente, o usuário faz o upload do documento para a plataforma de assinatura eletrônica, adiciona os campos de assinatura onde cada parte precisa assinar, adiciona os endereços de e-mail dos signatários e envia o documento para as pessoas relevantes.
Dependendo da plataforma, os signatários podem assinar o documento digitando seu nome, desenhando sua assinatura ou usando uma assinatura digital pré-existente. Uma vez que isso é concluído, a plataforma notificará o usuário, e a ferramenta armazenará o documento assinado com segurança, fornecendo ao usuário acesso para baixá-lo ou visualizá-lo sempre que necessário.
Melhores práticas para assinaturas eletrônicas
Implementar assinaturas eletrônicas ajuda as empresas a acompanhar os estilos de trabalho em evolução dos funcionários. No entanto, as organizações devem estabelecer confiança e garantir que todos estejam familiarizados e usando assinaturas eletrônicas com facilidade.
- Escolha um fornecedor de assinaturas eletrônicas respeitável: Escolha um fornecedor que seja confiável e bem conhecido no setor para garantir que as assinaturas eletrônicas dos usuários sejam seguras e legalmente vinculativas.
- Compreenda os requisitos legais: Diferentes países e jurisdições podem ter diferentes requisitos legais para assinaturas eletrônicas. Compreenda as leis e regulamentos em sua área para garantir a conformidade.
- Autentique os signatários: Use um método confiável para autenticar as identidades dos signatários, como verificação por e-mail, telefone ou identificação.
- Defina o processo de assinatura: Comunique claramente o processo de assinatura a todas as partes para evitar confusão e garantir que o documento seja assinado corretamente.
- Use criptografia: Use criptografia para garantir a confidencialidade e integridade dos documentos assinados.
- Mantenha registros: Mantenha registros de todos os documentos assinados, incluindo o processo de assinatura e quaisquer métodos de autenticação usados.
- Eduque os signatários: Eduque os signatários sobre como usar a plataforma de assinatura eletrônica para evitar qualquer confusão ou erro durante o processo.
- Revise e atualize regularmente as políticas e procedimentos de assinatura eletrônica: Revise e atualize regularmente as políticas e procedimentos de assinatura eletrônica para garantir que estejam atualizados e eficazes.
Assinaturas eletrônicas vs. assinaturas digitais
Alguns podem confundir assinaturas eletrônicas com assinaturas digitais, mas as duas são diferentes.
Assinatura eletrônica é uma palavra coletiva para qualquer marca, símbolo ou som eletrônico que transmita a intenção de um assinante e é uma representação digital da assinatura de uma pessoa. Assinaturas eletrônicas incluem um nome digitado, uma imagem escaneada de uma assinatura manuscrita ou um tique indicando concordância.
Por outro lado, assinaturas digitais são assinaturas eletrônicas que usam técnicas criptográficas para garantir a legitimidade, integridade e não repúdio de um documento assinado. Para validar a assinatura e identificar quaisquer modificações no documento, as assinaturas digitais usam um método matemático para gerar um código digital especial aplicado ao texto.
Embora documentos eletrônicos possam ser assinados com ambas as assinaturas eletrônicas e digitais, a última oferece maior segurança e reconhecimento legal. Muitas jurisdições, incluindo os EUA e a UE, reconhecem assinaturas digitais como uma forma mais segura e legalmente vinculativa de assinaturas eletrônicas.
Saiba mais sobre assinatura de documentos e o papel que desempenha na gestão de contratos.
Sagar Joshi
Sagar Joshi is a former content marketing specialist at G2 in India. He is an engineer with a keen interest in data analytics and cybersecurity. He writes about topics related to them. You can find him reading books, learning a new language, or playing pool in his free time.
