O que é assinatura de documentos?
A assinatura de documentos é o processo de adicionar uma assinatura digital ou eletrônica a um documento para fornecer a identidade do remetente. A assinatura de documentos eletronicamente elimina a necessidade de documentos em papel físico e acelera drasticamente o processo de assinatura.
A assinatura de documentos é frequentemente uma parte crítica de qualquer contrato e desempenha um papel importante dentro do software de gestão de contratos e do software de propostas. A assinatura de documentos simplifica o fluxo de documentos com múltiplas funcionalidades projetadas para simplificar a criação de documentos, estabelecer fluxos de trabalho e lembrar as partes de enviar documentos assinados. Muitas indústrias, incluindo bancos e imobiliárias, dependem da assinatura de documentos para apoiar suas operações comerciais diárias e finalizar contratos de maneira oportuna.
Tipos de assinatura de documentos
As empresas usam várias formas de assinatura digital de documentos para finalizar diferentes tipos de contratos e documentos. É importante entender tanto o software que fornece aos usuários a capacidade de assinar documentos quanto os vários padrões que foram estabelecidos para a assinatura de documentos. Em termos de software, geralmente há dois tipos comuns:
- Assinaturas eletrônicas: As assinaturas eletrônicas são a maneira mais comum de assinar eletronicamente um documento, o que é realizado utilizando software de assinatura eletrônica. É uma forma digital de assinatura que é legalmente vinculativa e segura, mas não incorpora qualquer codificação ou padrões. As empresas usam assinaturas eletrônicas quando precisam apenas verificar o documento. Por exemplo, uma assinatura eletrônica pode incluir uma fotocópia de uma assinatura manuscrita, uma assinatura desenhada digitada ou até mesmo apenas clicar em um "botão de aceitar".
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Assinaturas digitais: As assinaturas digitais são outra forma comum de assinatura de documentos, mas, em contraste com as assinaturas eletrônicas, as assinaturas digitais são geralmente mais seguras. Com uma assinatura digital, os usuários são obrigados a ter um certificado digital para que ele ou ela possa ser vinculado ao documento. Uma assinatura digital é frequentemente autorizada por autoridades de certificação que são responsáveis por fornecer certificados digitais que podem ser comparados a licenças ou passaportes. Um certificado digital é usado para validar o documento para determinar sua autenticidade. Isso é crítico para verificar a identidade da pessoa original com a assinatura.
Além do software, também existem diferentes padrões estabelecidos para a assinatura de documentos em termos de segurança e validade. Esses padrões são estabelecidos pelos regulamentos da União Europeia e estão sendo lentamente adotados em todo o mundo. Esses padrões são os seguintes:
- Assinaturas eletrônicas padrão: As assinaturas eletrônicas padrão não exigem verificação de ID do usuário. Elas podem ser usadas com software de assinatura eletrônica e incluem assinaturas digitalizadas e o uso de um botão "Eu aceito".
- Assinaturas eletrônicas avançadas (AES): AES é usado para assinaturas eletrônicas legalmente válidas. Essas assinaturas são exclusivamente vinculadas ao assinante, podem identificar o assinante e podem revelar quaisquer alterações nos dados assinados. Esse tipo de assinatura de documento é frequentemente concluído usando verificação em duas etapas, que fornece essa segunda camada de verificação. Um exemplo disso pode ser um aplicativo no seu telefone celular que um signatário precisa usar para validar que sua assinatura em um documento eletrônico foi realmente feita por ele mesmo.
- Assinaturas eletrônicas qualificadas (QES): QES fornece os mais altos requisitos de segurança e legalidade de todas as assinaturas digitais. Assinaturas qualificadas fornecem segurança adicional por um Provedor de Serviços de Confiança (TSP) de terceiros. Elas podem ser necessárias para documentos que precisam de alta segurança, como transferências de propriedade, contratos legais, incorporações e muitas outras interações corporativas e governamentais.
Benefícios da assinatura de documentos para empresas
É importante delinear os benefícios do processo de assinatura de documentos, bem como os benefícios do software de assinatura digital:
- Permite que os usuários autentiquem um contrato ou acordo vinculativo
- Fornece aos usuários um documento de registro para provar o que foi acordado
- Fornece um meio de entendimento entre comprador e vendedor
- Proporciona uma rotação de contrato mais rápida, uma redução de gargalos e conformidade regulatória em tempo real.
Elementos básicos da assinatura de documentos
Alguns elementos fundamentais para a assinatura de documentos incluem:
- Assinatura de documentos: A assinatura de documentos permite que o signatário assine documentos de forma fácil e intuitiva.
- Lembretes e expirações: Este recurso lembra os signatários de documentos que estão aguardando para serem assinados e das datas de expiração dos documentos.
- Processo de login: O processo de login ou o processo de autenticação é seguro e contínuo.
- Assinaturas móveis: Os usuários podem facilmente enviar e assinar documentos em dispositivos móveis.
- Fluxo de trabalho de assinatura: Remetentes, administradores ou ambos podem facilmente configurar e rastrear documentos através de múltiplas etapas de assinatura.
- Assinaturas digitais em massa: A assinatura de documentos fornece a capacidade de enviar documentos que exigem milhares de signatários de uma só vez.
- Relatórios: O recurso de relatórios ajuda a fornecer relatórios padrão e facilita a criação fácil de relatórios personalizados para gerenciar o processo de assinatura.
- Criação de documentos de assinatura: A assinatura de documentos fornece fácil criação de blocos de assinatura em todos os tipos de documentos ou formulários eletrônicos necessários.
- Conformidade regulatória: O software atende à conformidade regulatória exigida.
- Histórico e auditoria de assinaturas: Este recurso ajuda a rastrear todo o histórico de assinaturas de documentos para cumprir com os regulamentos exigidos.
- Escalabilidade empresarial: A assinatura de documentos fornece recursos para permitir a escalabilidade para grandes organizações.
- Marca personalizada: A marca personalizada pode ser aplicada durante o processo de assinatura.
Melhores práticas para assinatura de documentos
Para fazer o melhor uso das soluções de assinatura de documentos, as empresas devem seguir estas melhores práticas:
- Faça perguntas sobre quaisquer cláusulas que possam parecer questionáveis
- Considere objetivos comerciais específicos ao assinar o documento
- Peça a vários stakeholders para revisar o documento para garantir que nada significativo esteja faltando
- Entenda de quem são necessárias assinaturas para completar o documento
Michael Gigante
Mike is a former market research analyst focusing on CAD, PLM, and supply chain software. Since joining G2 in October 2018, Mike has grounded his work in the industrial and architectural design space by gaining market knowledge in building information modeling, computer-aided engineering and manufacturing, and product and machine design. Mike leverages his knowledge of the CAD market to accurately represent the space for buyers, build out new software categories on G2, and provide consumers with data-driven content and research. Mike is a Chicago native. In his spare time he enjoys going to improv shows, watching sports, and reading Wikipedia pages on virtually any subject.
