O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos é o processo de capturar, rastrear e armazenar documentos eletrônicos, como documentos de texto, PDFs, apresentações, faturas, imagens digitalizadas de documentos em papel e outros documentos empresariais.
Sistemas de gestão de documentos economizam tempo e dinheiro para uma empresa ao fornecer armazenamento centralizado, controle de acesso e permissões, segurança de documentos, trilhas de auditoria e fluxos de trabalho simplificados.
Algumas empresas usam software de gestão de documentos para salvar, recuperar e organizar documentos, permitindo que as partes interessadas os acessem facilmente. O software melhora os fluxos de trabalho de revisão e aprovação, aumentando a eficiência das equipes administrativas.
Sistemas padrão de gestão de documentos incluem recursos como armazenamento de documentos, controle de acesso a versões, busca em texto completo e análises. Esses recursos suportam fluxos de trabalho de empresas, instituições governamentais e educacionais, e outras autoridades que trabalham com grandes volumes de documentos em papel ou digitais.
Tipos de gestão de documentos
As demandas e requisitos empresariais variam. As organizações escolhem um tipo específico de gestão de documentos com base neles.
- Gestão de conteúdo empresarial (ECM): Sistemas de gestão de conteúdo empresarial (ECM) facilitam o processo de captura, armazenamento e organização de conteúdo não estruturado em um repositório centralizado. ECM muitas vezes é um termo abrangente que está acima de sistemas de gestão de documentos mais definidos, pois se refere ao armazenamento de qualquer tipo de informação empresarial—documentos em papel digitalizados, arquivos digitais, e-mails, apresentações, planilhas, etc.
- Gestão do conhecimento: Software de gestão do conhecimento suporta uma abordagem integrada para identificar, capturar, recuperar e compartilhar ativos de informação que têm um forte foco em como realizar uma tarefa, como lidar com uma situação, como um processo funciona e como concluir um trabalho. Oferecer aos funcionários a capacidade de acessar a informação certa no momento certo permite uma melhor tomada de decisão e eficiência.
- Gestão de conteúdo em nuvem: A gestão de conteúdo em nuvem é o processo de armazenar vários tipos de conteúdo na nuvem, possibilitando que equipes acessem informações de qualquer lugar e permitindo a colaboração.
- Gestão de registros preserva dados e permite que partes interessadas os recuperem quando necessário. Organizações de direito, medicina e governo empregam principalmente sistemas de gestão de registros.
- Automação de fluxos de trabalho permite que as empresas automatizem tarefas repetitivas no processo de gestão de documentos, reduzindo erros enquanto economizam tempo.
- Imagens de documentos convertem documentos em papel em arquivos e dados eletrônicos.
Benefícios da gestão de documentos
A gestão de documentos melhora a eficiência e segurança geral para organizações que processam grandes volumes de dados. Abaixo estão alguns benefícios que a gestão de documentos revela para as organizações.
- Economia de tempo: A gestão de documentos melhora drasticamente as velocidades de recuperação de documentos, dado o enorme volume de conteúdo circulando em uma empresa. Os metadados, marcações e recursos de busca nos sistemas de gestão de documentos permitem uma recuperação fácil e precisa.
- Segurança: Os sistemas de gestão de documentos permitem que os administradores definam regras de acesso e permissão para um compartilhamento mais seguro de documentos empresariais.
- Redução de espaço e recursos: Digitalizar documentos em papel e armazená-los nesses sistemas reduz o custo de papel, impressão e armazenamento.
- Fonte única de verdade: O conteúdo está constantemente sendo replicado e editado, tornando difícil acompanhar as informações mais recentes e precisas. Os sistemas de gestão de documentos fornecem um histórico completo de versões, para que os usuários saibam que estão acessando o conteúdo mais atualizado.
- Melhorias no fluxo de trabalho: Algumas soluções são equipadas com funcionalidades de extração e análise de dados, permitindo que as informações fluam automaticamente para outros processos empresariais, otimizando assim o uso das informações armazenadas.
- Aumento da colaboração: A gestão de documentos tira o conteúdo de seus silos e o compartilha por toda a empresa, permitindo que os usuários visualizem, editem, comentem e anotem o mesmo conteúdo.
Fluxo de trabalho de gestão de documentos
O fluxo de trabalho de gestão de documentos pode ser diferente para as empresas, pois elas gerenciam registros diversos.
Abaixo está um fluxo de trabalho padrão para gerenciar documentos que as equipes podem usar como base para criar o seu próprio.
- Crie um documento: O processo de criação de documentos envolve entender seus objetivos, procedimentos, papéis e responsabilidades. Pode ser necessário colaborar com escritores ou designers nesta etapa.
- Avalie e aprove o documento: Nesta etapa, a equipe envia o documento para seus gerentes, que verificam seu conteúdo e dão aprovações.
- Carregue o documento: A equipe carrega o registro com o máximo de tags possível em um sistema de gestão de documentos.
- Compartilhe o documento: Uma vez carregado no DMS, as partes interessadas internas recebem uma notificação para revisão. A equipe realiza todas as revisões antes de publicar o documento.
Elementos básicos da gestão de documentos
Os sistemas de gestão de documentos fornecem múltiplas funcionalidades, cada uma com seu próprio conjunto de benefícios para as organizações. Com a abundância de tais funções, as organizações precisam de ajuda para decidir sobre os recursos essenciais e os desejáveis. Aqui estão alguns elementos gerais que são fundamentais para práticas eficazes de gestão de documentos:
- Captura de documentos: A gestão de documentos começa com a digitalização de documentos em papel ou a importação de arquivos digitais para o repositório central. Software OCR é frequentemente utilizado para analisar e organizar automaticamente os documentos capturados.
- Armazenamento: As empresas frequentemente têm uma quantidade esmagadora de dados e conteúdo, então espaço de armazenamento adequado e capacidades de armazenamento são essenciais para a gestão de documentos.
- Opções de busca ajudam os usuários a localizar arquivos através de uma ampla gama de capacidades de busca, como busca por palavras-chave, data da última modificação e tipo de arquivo.
- Fluxo de trabalho: Além de simplesmente armazenar documentos, os sistemas de gestão de documentos frequentemente têm a capacidade de automatizar o encaminhamento de documentos para várias pessoas e processos, eliminando gargalos e simplificando os fluxos de trabalho empresariais.
- Distribuição: A gestão de documentos ajuda a levar a informação certa para as pessoas certas. Sistemas eficazes regularão o compartilhamento e a distribuição de documentos e pastas de documentos para pessoas autorizadas.
- Controles de acessibilidade permitem que apenas usuários autorizados acessem facilmente os arquivos. Controles de acesso podem ser definidos com base em uma pessoa, projeto, função de trabalho e qualquer critério relevante para sua organização.
- Integrações permitem que administradores conectem sistemas de gestão de documentos com outros softwares empresariais, como gestão de relacionamento com o cliente (CRM) e clientes de e-mail.
- Amigável para dispositivos móveis permite que os funcionários armazenem e recuperem arquivos remotamente ou em movimento.
Casos de uso da gestão de documentos
As empresas adotam a gestão de documentos para vários propósitos. Abaixo estão alguns dos casos de uso da gestão de documentos nas organizações.
- Manuais de produtos: Toda empresa fornece um guia para os serviços ou produtos que oferece. Eles vêm em diferentes formas e tamanhos. Esses guias têm como objetivo educar usuários internos e externos sobre o produto.
- Diretrizes: As melhores práticas de gestão de projetos incluem diretrizes de marca, requisitos de conformidade e padrões de design. A primeira fase da maioria dos projetos envolve o estabelecimento de diretrizes e a identificação de um ponto de acordo. Ferramentas de colaboração de documentos ajudam na criação de políticas.
- Registros de pessoal: Os requisitos de segurança variam dependendo do documento. Registros de funcionários são privados e devem ser acessíveis apenas a membros aprovados da alta administração e da equipe de RH. Um sistema eficaz de gestão de documentos usa controle de acesso para garantir que apenas usuários autorizados possam ver informações confidenciais.
- Protocolos: Um protocolo é um grupo de ações ou comportamentos que uma organização usa para realizar uma atividade específica. Por exemplo, para gerenciar um projeto de marketing, é necessário definir metas e objetivos e as políticas e procedimentos necessários para alcançá-los.
- Documentos legais: Todo registro legal deve ser rastreável. Por exemplo, um contrato que não foi referenciado por vários anos ainda precisa ser preservado para uso quando houver um conflito entre as partes que o assinaram.
Melhores práticas de gestão de documentos
Adotar as seguintes melhores práticas permite que as empresas implementem práticas eficazes de gestão de documentos:
- Estruturas claras e consistentes de nomeação de pastas e documentos: Nomeação consistente ajuda os usuários a encontrar o que estão procurando e reduz documentos duplicados, reduzindo o tempo gasto na busca por arquivos e a confusão e frustração geral.
- Regras para controle de versão: O objetivo da gestão de documentos é organizar o conteúdo de uma forma que reduza a desordem e leve o conteúdo certo para as pessoas certas. Ter regras definidas para quando uma nova versão de um documento deve e não deve ser criada ajuda a manter o sistema organizado e eficaz.
- Configure a automação de fluxos de trabalho: Priorizar quais processos automatizar deve depender de quais processos são críticos para os negócios e mais alinhados com os objetivos empresariais. O próximo passo é configurar regras de automação e informar os usuários sobre esses fluxos de trabalho.
Gestão de documentos vs. gestão de conteúdo vs. gestão de registros
Gestão de documentos gerencia dados estruturados, como documentos de texto, PDFs, apresentações, etc., principalmente para fins de conformidade e gestão de fluxos de trabalho. Ela rastreia e gerencia documentos digitais e imagens digitalizadas de documentos em papel. Ela generaliza um processo de criação de documentos e automatiza a aprovação e garantia de qualidade, melhorando a eficiência geral dos departamentos com grandes volumes de documentos.
Gestão de conteúdo, usando software de gestão de conteúdo, lida com dados estruturados e não estruturados, como conteúdo web (arquivos HTML e PDF) e arquivos digitais para o principal propósito de armazenamento, recuperação e publicação de conteúdo web.
Gestão de registros geralmente lida com documentos que são evidências de uma transação ou decisão. Ela impõe obrigações legais a uma organização. Reivindicações de seguro ou um contrato legal podem ser classificados como um registro.
Saiba mais sobre gestão de registros e entenda como ela contribui para o sucesso de uma organização.
Priya Patel
Priya is a Senior Research Analyst at G2 focusing on content management and design software. Priya leverages her background in market research to build subject matter expertise in the software space. Before moving back to Chicago in 2018, Priya lived in New Zealand for several years, where she studied at the University of Auckland and worked in consulting. In her free time, Priya enjoys being creative, whether it’s painting, cooking, or dancing.
